Rezervarea mărfurilor din mai multe depozite

În realitățile comerțului cu amănuntul, mai ales atunci când magazinele offline sunt combinate cu vânzările online, antreprenorii se confruntă regulat cu problema consolidării comenzii. Clientul poate comanda mai multe produse care se află fizic în depozite diferite sau în puncte comerciale ale rețelei. 

Antreprenorii întreabă frecvent: «Cum pot vinde un produs care se află într-un alt magazin?», «De ce la rezervare apar transferuri interne automate care încurcă stocurile?» sau «Cum pot asambla corect o singură comandă din centre de evidență diferite, astfel încât produsul să nu fie vândut de două ori?». 

Comanda și rezervarea multi-depozit — este un mecanism din programul Torgsoft care permite colectarea produselor din orice centre de evidență disponibile într-un singur document (factură), rezervarea lor împotriva vânzării accidentale și controlul logisticii de expediere către client.

Setările principale pentru lucrul cu mai multe depozite

Pentru ca managerul să poată adăuga într-o singură comandă produse care se află efectiv în centre de evidență diferite (CE), este necesar să configurați corect drepturile de acces și parametrii programului.

Setarea principală se află în meniul Setări - Parametri - Document. Acolo trebuie activate comutatoarele «Permite vânzarea din toate punctele comerciale în forma "Realizare"» și «Permite vânzarea din toate punctele comerciale în forma "Comerț cu emiterea facturii"». Dacă acest comutator este activ, atunci la adăugarea aceluiași produs care există în mai multe centre de evidență, programul va întreba utilizatorul din ce depozit trebuie scăzut produsul care se vinde sau se rezervă.

Dacă accesul «Permite vânzarea din toate punctele comerciale» este dezactivat, utilizatorul nu va avea posibilitatea să selecteze produse din alte depozite. Acest lucru este făcut pentru a exclude transferurile inutile și necontrolate ale mărfurilor din depozite și din depozitele de rezervă de către angajații care nu au aceste împuterniciri. În plus, utilizatorilor trebuie să li se acorde acces la acele centre de evidență cu care vor lucra.

Lucrul cu comenzile online (distribuție multi-depozit)

Problema mai multor depozite devine deosebit de importantă la procesarea comenzilor din magazinul online sau de pe marketplace-uri. Pentru automatizarea acestui proces, în obiectul de sincronizare sunt prevăzute setări speciale:

• Propune selectarea centrului de evidență al facturii — la emiterea facturii din «Comanda clientului la distanță», programul va permite alegerea CE pentru document.

• Propune produse din alte depozite — în formă va fi afișată forma specială «Distribuirea produselor comenzii clientului la distanță», unde se poate distribui din ce depozit să fie luat fiecare produs.

• Doar dacă produsul nu este suficient în depozit — forma de distribuire între depozite va apărea numai atunci când cel puțin un produs din comandă lipsește din depozitul curent al managerului.

În forma de distribuire, cantitatea de marfă pentru scădere din depozitele în care aceasta este disponibilă va fi completată automat, însă, dacă este necesar, cantitatea poate fi corectată manual.

Algoritmul de rezervare a produselor din depozite diferite

Instrumentul principal pentru gestionarea comenzilor multi-depozit este modul «Document - Comerț cu emiterea facturii».

În sistem există două variante conceptuale de rezervare a produsului:

1. Cu transfer într-un depozit de păstrare temporară (nivelul 3). La rezervare, produsul este scos fizic și nominal din depozitul principal și transferat într-un «Depozit pentru marfă sub garanție» creat special sau într-un depozit de rezervă. Programul formează automat facturi de transfer intern către acest depozit. Un astfel de produs nu va participa la inventarierile depozitului principal, deoarece nu se mai află acolo.

2. Fără transfer. Produsul rămâne în depozitul principal al magazinului, dar este rezervat nominal. El este disponibil pentru vânzarea obișnuită către alți clienți, însă, pentru a nu-l pierde, trebuie folosite rapoartele privind produsele comandate.

Controlul disponibilității și gestionarea rezervei

Pentru a controla o comandă multi-depozit, în modul Comerț cu emiterea facturii există fila «Disponibilitatea produselor în depozite». Este comod să fie folosită pentru a urmări care produs este deja pregătit pentru expediere și care încă trebuie așteptat.

Dacă un produs nu este disponibil în depozite (cantitate zero sau negativă), acesta este evidențiat cu roșu. Pentru o înțelegere clară a situației comenzii se folosesc coloanele:

• «În rezervă» — afișează cantitatea de marfă care se află deja în rezervă pentru această factură concretă.

• «De comandat» — afișează cantitatea de marfă care lipsește. De exemplu, dacă un client a comandat 1 produs, acesta a fost găsit în depozit și rezervat, atunci în coloana «În rezervă» va fi 1, iar în «De comandat» — 0.

Expedierea parțială și scoaterea din rezervă

Destul de des apare situația în care produsele din mai multe depozite ajung în momente diferite, iar comanda este expediată clientului pe părți. 

În plus, pentru lucrul comod cu expedierile parțiale, fila «Disponibilitatea produselor în depozite» nu dispare după crearea primei facturi de ieșire, ceea ce îi permite managerului să vadă cât a fost deja expediat și cât a mai rămas de transmis clientului.

După ce factura de ieșire este creată și produsul este expediat complet, acesta este scos automat din rezervă. Dacă produsul a fost scos manual din rezervă înainte de expediere, acesta este mutat automat înapoi în depozitul principal, iar documentele automate corespunzătoare de transfer intern sunt șterse.

Pentru rețelele mari, unde produsul este eliberat nu în locul unde este оформată comanda (de exemplu, vânzătorul din sală emite factura, iar produsul este eliberat clientului de către magazioner dintr-un depozit la distanță), se recomandă și utilizarea modului «Expediere din depozit» pentru controlul clar al mișcării bunurilor și materialelor.