PCM: eroarea ZRepAlreadyRegistered — raportul Z este înregistrat, dar schimbul nu s-a închis

Ce trebuie să facă antreprenorul dacă raportul Z este înregistrat, dar schimbul nu s-a închis

În condițiile unui comerț zilnic intens, plățile pentru produse și servicii trebuie efectuate continuu și corect, iar pentru aceasta în programele de evidență se utilizează modul registratorului programabil al operațiunilor de decontare (PCM). La sfârșitul fiecărei zile de lucru sau al fiecărui schimb, casierii trebuie să înregistreze totalurile zilnice și să reseteze registrele, trimițând raportul fiscal către serviciul fiscal.

Totuși, în timpul acestei proceduri, utilizatorii se confruntă uneori cu situația în care raportul pare să fi fost trimis, dar postul de lucru rămâne blocat, iar aceștia adresează serviciului de asistență tehnică și departamentului de vânzări următoarele întrebări: «De ce apare mesajul serverului Serviciului Fiscal de Stat că raportul Z pentru schimbul curent a fost deja înregistrat?», «De ce schimbul este considerat deschis, deși raportul a fost de fapt generat?», «Cum pot tipări o copie a raportului dacă imprimanta nu a funcționat, iar încercarea repetată este blocată?» și «Cum pot închide schimbul manual fără dublarea datelor în sistemul fiscal?».

Definirea noțiunilor de bază și situația actuală

Pentru înțelegerea corectă a problemei, este necesar să distingem următoarele noțiuni-cheie:

• PCM (CM programabil) — echivalentul digital al unei case de marcat clasice, care funcționează pe un computer sau pe alt dispozitiv și transmite bonurile electronice direct către serverul fiscal al Serviciului Fiscal de Stat.

• Raport Z (bon fiscal de raportare) — document obligatoriu, generat zilnic sau la închiderea schimbului de lucru. Acesta conține informații sintetizate despre toate operațiunile de decontare efectuate în timpul schimbului, resetează registrele monetare și fixează valorile finale.

• Documentul de închidere a schimbului (bonul de închidere a schimbului) — document electronic de serviciu care este trimis către serverul Serviciului Fiscal de Stat după raportul Z pentru închiderea oficială a sesiunii de lucru a casierului pe un anumit PCM.

• Eroarea ZRepAlreadyRegistered (Cod 8) — mesaj al serverului serviciului fiscal care înseamnă că pentru schimbul curent pe PCM a fost deja înregistrat un raport Z, dar schimbul propriu-zis, din anumite motive, a rămas deschis pe server sau în baza de date locală a programului.

În versiunile moderne ale programului Torgsoft, dezvoltatorii au redus semnificativ riscurile apariției acestei situații. Anterior, de exemplu, dacă în timpul tipăririi raportului Z apărea o eroare de șablon sau o defecțiune a imprimantei (de exemplu, fișierul șablon .rp53 nu era găsit), procesul de închidere a schimbului se întrerupea, deși raportul propriu-zis fusese deja înregistrat pe serverul Serviciului Fiscal de Stat. Acum, erorile de tipărire sau alte situații excepționale după fiscalizarea reușită a raportului nu împiedică finalizarea corectă a sesiunii. De asemenea, au fost adăugate mecanisme de avertizare a utilizatorilor despre schimburile neînchise la ieșirea din program, pentru a evita depășirea duratei schimbului, care în mod implicit nu trebuie să depășească 23–24 de ore.

Cauzele apariției erorii ZRepAlreadyRegistered

Principala cauză a situației este afectarea sincronizării și integrității transmiterii documentelor între PCM din programul local și serverul fiscal al serviciului fiscal. Procesul de închidere a schimbului constă din doi pași consecutivi: înregistrarea raportului Z și trimiterea documentului de închidere a schimbului. Dacă primul pas s-a încheiat cu succes, iar la al doilea apare o eroare, se produce o desincronizare.

Principalii factori tehnici care duc la apariția erorii sunt:

1. Defecțiuni ale echipamentului local sau ale șabloanelor. Dacă în momentul generării raportului fiscal programul întâmpină o eroare critică (de exemplu, lipsește fișierul local al formularului de raport sau șablonul este deteriorat), procesul de prelucrare se poate întrerupe. Chiar dacă serverul fiscal al Serviciului Fiscal de Stat a reușit să primească și să înregistreze raportul Z, în Torgsoft operațiunea de închidere a schimbului poate să nu fie înregistrată ca finalizată. La apăsarea repetată a butonului «Tipărire raport Z», serverul returnează un refuz cu codul de eroare 8 și textul ZRepAlreadyRegistered.

2. Documentul de închidere a schimbului nu a fost trimis. În timpul sesiunii de conexiune, raportul Z este înregistrat pe server, dar din cauza întreruperii conexiunii la internet sau a blocării răspunsului serverului, documentul de server «Închiderea schimbului» nu este creat sau nu ajunge în Torgsoft. Programul păstrează starea schimbului ca «deschis», iar încercările de a efectua vânzări noi sunt blocate de Serviciul Fiscal de Stat deoarece există deja un raport înregistrat.

3. Probleme cauzate de diferența dintre ora PC-ului și ora serverului Serviciului Fiscal de Stat. Nepotrivirea orei sistemului de pe computerul contribuabilului cu ora serverului fiscal poate duce la transmiterea către serviciul fiscal doar a raportului Z, în timp ce documentul aferent de închidere a schimbului este respins din cauza marcajelor de timp incorecte.

4. Manipularea documentelor în modul offline. Dacă schimbul a fost închis în modul offline, iar ulterior utilizatorul a șters manual documentul local de închidere a schimbului din fila de analiză PCM (de exemplu, din cauza unor acțiuni greșite în meniu), programul va considera schimbul deschis. La încercarea de a trece în modul online și de a sincroniza pachetul de documente, serverul va identifica existența raportului Z și va bloca trecerea în online prin eroarea ZRepAlreadyRegistered.

5. Șabloane de raport incorecte și software învechit. Utilizatorii versiunilor vechi ale programului se confruntă mai des cu astfel de erori. De asemenea, utilizarea unor versiuni vechi ale bazelor de date (de exemplu, MS SQL Server 2005) poate provoca o eroare internă de sintaxă la înregistrarea sau afișarea tipurilor de plată în raport, ceea ce întrerupe de asemenea procedura.

Algorithm pas cu pas pentru eliminarea erorii ZRepAlreadyRegistered

Dacă v-ați confruntat cu această eroare, soluția depinde de faptul dacă aveți acces la internet (mod online) și de versiunea programului instalată. Urmați acești pași pentru a restabili funcționarea casei:

Înainte de a efectua orice acțiune, trebuie să determinați starea reală a casei pe serverul fiscal al serviciului fiscal.

• Accesați meniul Setări — CM programabil — Analiză pentru CM programabil.

• Verificați dacă documentul raportului Z este prezent în baza de date și ce documente sunt înregistrate pe portalul de stat (de exemplu, prin Cabinetul electronic al contribuabilului sau cu ajutorul acțiunii «Raport final pentru perioadă» direct din programul Torgsoft).

• Dacă raportul este într-adevăr înregistrat la Serviciul Fiscal de Stat, dar în Torgsoft schimbul este considerat deschis, treceți la pasul următor.

Dacă raportul Z este deja înregistrat pe serverul Serviciului Fiscal de Stat, dar în Torgsoft schimbul rămâne deschis, nu trebuie să generați sau să trimiteți din nou raportul Z. O încercare repetată va duce la eroarea ZRepAlreadyRegistered, deoarece serverul Serviciului Fiscal de Stat are deja un raport înregistrat pentru acest schimb.

Verificați starea documentelor în secțiunea Setări — CM programabil — Analiză pentru CM programabil. Dacă raportul Z este înregistrat, dar starea schimbului din program nu corespunde datelor de pe serverul Serviciului Fiscal de Stat, contactați asistența tehnică Torgsoft. Specialistul va verifica starea documentelor PCM și va ajuta la restabilirea sincronizării corecte a programului cu serverul Serviciului Fiscal de Stat.

Nu trebuie să creați singur documente de serviciu pentru închiderea schimbului și nici să utilizați utilitare terțe sau de serviciu pentru modificarea stării PCM.

Dacă situația cu eroarea ZRepAlreadyRegistered a apărut din cauza ștergerii bonului de închidere în timpul lucrului offline, procedați astfel:

• Dacă apare o eroare la încercarea de a trece în modul online, nu încercați să creați din nou bonurile offline.

• Verificați starea PCM prin fila «Analiză pentru CM programabil». Dacă local starea PCM este incorectă (de exemplu, în schimb este înregistrat raportul Z, dar lipsește documentul de început al sesiunii offline sau acesta este deteriorat), trebuie șters raportul local incorect, setată starea PCM ca «Pregătit» cu ajutorul indicatorilor formali și efectuată procedura de închidere a schimbului în modul online obișnuit.

Întrebări frecvente ale antreprenorilor despre lucrul cu PCM și rapoartele Z

? Ce trebuie să faceți dacă raportul Z este înregistrat la Serviciul Fiscal de Stat, dar bonul pe hârtie nu a fost tipărit din cauza lipsei hârtiei sau a unei defecțiuni a dispozitivului?

Aceasta este una dintre cele mai frecvente situații. Dacă serverul fiscal a acceptat cu succes documentul și i-a atribuit un număr, schimbul va fi închis pe server, dar pe imprimanta de bonuri nu va apărea nimic. Nu trebuie să încercați să generați din nou raportul Z, deoarece acest lucru va duce la eroarea ZRepAlreadyRegistered. În schimb, accesați secțiunea «Analiză pentru CM programabil», găsiți documentul înregistrat și utilizați funcția de tipărire a unei copii a raportului Z. O copie poate fi descărcată și direct de pe serverul serviciului fiscal.

? De ce apare o eroare de acces a casierului la încercarea de a genera raportul Z după schimbarea Persoană fizică autorizată sau a casierului?

Dacă la punctul comercial s-a schimbat subiectul activității economice (Persoană fizică autorizată) sau casierul, dar în fișa angajatului din Torgsoft a rămas selectată semnătura digitală calificată (QES) a utilizatorului anterior, sistemul va încerca să semneze raportul cu o cheie necorespunzătoare. În acest caz, serverul va returna o eroare precum OperatorAccessToTransactionsRegistrarNotGranted (lipsă acces la PCM). Pentru eliminarea problemei, este necesar să verificați setările din fișa angajatului și să vă asigurați că pentru semnarea documentelor se utilizează QES-ul casierului actual, înregistrat pentru acest PCM.

? Cum pot fi prevenite erorile mecanice ale casierului când, la începutul zilei, este apăsat din greșeală raportul Z în locul raportului X?

Pentru aceasta, dezvoltatorii Torgsoft au prevăzut mai multe instrumente de protecție:

• În program sunt implementate confirmări suplimentare la încercarea de a executa acțiunea «Tipărire raport Z» direct din fereastra de lucru a vânzării.

• De asemenea, utilizatorii au solicitat separarea vizuală a butoanelor din meniu. În consecință, butoanele raportului X și raportului Z sunt amplasate la distanță unul de altul (raportul X în partea de sus, iar raportul Z în partea de jos a listei de acțiuni), pentru a preveni închiderea accidentală a schimbului din neatenție.

? Se poate închide schimbul a doua zi dacă casierul a uitat să facă acest lucru seara?

Din punct de vedere tehnic, schimbul poate fi închis a doua zi, însă durata unui schimb PCM este limitată prin lege la cel mult 24 de ore. Pentru ca angajații să nu uite să efectueze această procedură obligatorie, se recomandă activarea în program a funcției de afișare a unui memento privind necesitatea închiderii schimbului înainte de ieșirea din program și a notificării privind depășirea limitei admise a duratei schimbului.

Recomandări pentru prevenirea defecțiunilor tehnice în funcționarea PCM

Pentru asigurarea funcționării continue și stabile a modulului fiscal, respectați următoarele reguli:

1. Actualizați la timp programul de evidență. Majoritatea erorilor identificate legate de desincronizarea documentelor offline, dublarea înregistrărilor de închidere a schimbului sau verificarea incorectă a limitei de timp au fost corectate în versiunile moderne ale Torgsoft (începând cu versiunea 2020.0.30 și în actualizările seriilor 2022 și 2026).

2. Actualizați mediul de sistem. Urmăriți versiunile bazelor de date și ale bibliotecilor criptografice. Multe defecțiuni tehnice la tipărirea și vizualizarea rapoartelor apar din cauza utilizării unor versiuni învechite ale SGBD (de exemplu, MS SQL Server 2005). Trecerea la MS SQL Server 2008 R2 sau la o versiune mai nouă asigură prelucrarea corectă a interogărilor SQL.

3. Verificați actualitatea semnăturilor digitale. Înlocuiți QES la timp și verificați perioada de valabilitate a certificatelor. Dacă certificatul semnatarului a fost revocat (codul de eroare 9 DocumentValidationError cu un motiv precum EnCrSuperseded), PCM nu va putea închide schimbul și va trebui să vă adresați unui centru acreditat de certificare pentru reemiterea cheii.