Cursul valutar „1” în veniturile din devize: de ce prețul de cost este calculat incorect și cum se recalculează

La achiziționarea mărfurilor în valută străină, Torgsoft păstrează valuta documentului de intrare, prețul furnizorului și cursul de schimb față de grivnă. Aceste date pot fi utilizate la calcularea costului. Antreprenorii apelează la suportul tehnic atunci când, de exemplu, marfa a fost cumpărată cu 10 USD, dar în «Starea depozitului» costul este afișat ca 10 UAH, profitul se modifică brusc după înregistrarea intrării sau, după corectarea cursului, valorile din rapoarte rămân neschimbate. Una dintre cauze poate fi cursul valutar «1» în documentul de intrare sau în registrul cursurilor valutare. Pentru remediere, trebuie identificată sursa cursului incorect, verificată metoda de calcul a costului și, după corectare, efectuată recalcularea acestuia.

Ce înseamnă cursul în intrarea în valută

Dacă furnizorul stabilește prețul în valută străină, la crearea documentului de intrare în Torgsoft puteți selecta valuta respectivă.

În document apare câmpul «Curs față de UAH». Acesta este necesar pentru conversia prețului de achiziție în valută în moneda națională.

De exemplu:

• prețul furnizorului — 10 USD;

• cursul — 40 UAH pentru 1 USD;

• valoarea achiziției în echivalent UAH — 400 UAH.

Dacă în același document este indicat accidental cursul 1, programul va calcula: 10 × 1 = 10 UAH. Ca urmare, valoarea achiziției în grivne nu mai corespunde costului real al mărfii.

Documentația oficială Torgsoft confirmă că, atunci când în documentul de intrare este selectată o valută diferită de moneda națională, se utilizează câmpul «Curs față de UAH», iar prețurile de achiziție în valută și în grivne sunt corelate prin acest curs.

Cum influențează cursul «1» costul

Costul în Torgsoft depinde de metoda de calcul selectată. Aceasta poate fi verificată în: Setări → Parametri → Evidență → Metoda de calcul a costului mărfii.

Prin urmare, același curs incorect poate influența diferit baze de date diferite.

Dacă se utilizează «Ultimul preț de achiziție»

În această metodă, în «Starea depozitului» costul este determinat pe baza ultimului preț de achiziție.

Dacă ultima achiziție a fost efectuată în valută, Torgsoft ia în considerare cursul valutar. În documentația oficială este menționat că, pentru ultimul preț de achiziție în valută, costul se calculează ținând cont de cursul actual din program sau de cursul din documentul de intrare, conform regulilor acestei metode.

Prin urmare, un curs «1» poate determina un cost mult subevaluat.

Dacă se utilizează metoda pe loturi cu curs valutar

Pentru metodele de evidență pe loturi, Torgsoft are setarea «A lua în considerare cursul de cumpărare al valutei».

Dacă această setare este activată și marfa a fost cumpărată în valută, programul calculează costul stocurilor rămase pe baza documentelor de intrare corespunzătoare și ține cont de cursul valutar. La completarea costului în documentele de ieșire, cursul poate participa, de asemenea, la calcul.

Așadar, sursa problemei poate fi nu doar cursul dintr-un anumit document. Trebuie verificat și registrul general: Plată → Curs valutar.

Două locuri în care trebuie căutat cursul «1»

Acesta este punctul principal al diagnosticării.

1. Cursul din documentul de intrare

Acesta se află în parametrii intrării respective.

De exemplu:

• valuta — USD;

• prețul — 10 USD;

• cursul față de grivnă — 1.

Un astfel de document conține din start o conversie valutară incorectă.

Pe site-ul Torgsoft, printre situațiile tipice legate de prețurile de achiziție, este descris separat cazul în care în antetul documentului de intrare este setat accidental cursul valutar 1: din această cauză, prețurile, costul și sumele documentului pot fi calculate incorect.

2. Cursul din registrul «Curs valutar»

Deschideți: Plată → Curs valutar. Aici sunt păstrate cursurile valutare pe date.

Torgsoft utilizează acest registru pentru operațiunile valutare, inclusiv pentru recepția mărfurilor și pentru anumite metode de calcul al costului.

Dacă în registru există, de exemplu:

trebuie verificată anume înregistrarea din 02.09.

Pentru USD sau EUR, valoarea de 1 UAH nu corespunde în mod evident cursului valutar real. Dacă metoda de calcul al costului utilizează această înregistrare, indicatorul se poate modifica nu doar pentru o singură intrare nouă.

Cum se manifestă problema în «Starea depozitului»

Unul dintre cele mai caracteristice simptome este faptul că valoarea costului devine numeric apropiată de prețul de achiziție în valută.

De exemplu:

• achiziția — 12 USD;

• cursul normal — 41 UAH;

• valoarea estimată în grivne — aproximativ 492 UAH;

• în «Starea depozitului» costul este de aproximativ 12 UAH.

Acesta este un indiciu puternic că la una dintre etapele conversiei valutare a fost aplicat cursul 1.

Totuși, cursul nu trebuie modificat doar pe baza acestui indiciu. Costul poate fi incorect și din alte motive: preț de achiziție greșit, costuri suplimentare, altă metodă de calcul, stocuri negative sau particularități ale evidenței pe loturi.

De aceea, mai întâi identificați intrarea concretă.

Deschideți: Depozit → Starea depozitului. Găsiți marfa cu un cost suspect.

Verificați:

• ultimul preț de achiziție;

• valuta ultimei achiziții;

• costul;

• data ultimei intrări.

Dacă este necesar, deschideți mișcarea mărfii sau documentul de intrare corespunzător pentru a stabili din ce livrare provine marfa. Nu corectați imediat cursul în întreaga bază de date. Mai întâi trebuie confirmată problema pentru o anumită marfă.

Deschideți: Document → Intrare marfă. Găsiți documentul necesar și deschideți parametrii acestuia prin «Modifică parametrii intrării».

Verificați:

• valuta;

• cursul față de UAH;

• prețul de achiziție al mărfii;

• echivalentul în UAH.

Dacă marfa a fost cumpărată cu 10 USD, iar în câmpul «Curs față de UAH» este indicat 1, trebuie introdusă valoarea corectă utilizată pentru această intrare conform evidenței dumneavoastră.

La modificarea valutei sau cursului într-un document de intrare deja completat, Torgsoft informează despre modificarea parametrilor și propune recalcularea prețurilor din document.

Această operațiune trebuie efectuată pentru ca mărfurile din document să corespundă cursului corectat.

Chiar dacă cursul din documentul de intrare este corect, verificați: Plată → Curs valutar.

Găsiți valuta necesară și verificați înregistrările:

• la data intrării;

• după data intrării;

• la data la care costul a devenit incorect.

Acest lucru este deosebit de important dacă se utilizează o metodă de calcul al costului care ține cont de cursurile valutare actuale.

Pentru metoda pe loturi cu setarea «A lua în considerare cursul de cumpărare al valutei», Torgsoft utilizează cel mai apropiat curs admisibil în funcție de data intrării și momentul calculului. Dacă nu există un curs corespunzător, programul utilizează costul din documentul de intrare.

Prin urmare, situația poate arăta astfel:

1. marfa a fost recepționată corect la cursul 40;

2. după câteva zile, în registru a apărut din greșeală cursul 1;

3. a fost efectuată recalcularea costului;

4. pentru marfă a început să fie utilizată valoarea incorectă.

În acest caz, simpla modificare a documentului de intrare nu este suficientă. Trebuie corectată înregistrarea incorectă din registrul cursurilor.

În formularul: Plată → Curs valutar  găsiți înregistrarea cu valoarea incorectă.

Verificați:

• valuta;

• data;

• cursul de cumpărare;

• cursul de vânzare;

• înregistrările învecinate pentru data anterioară și următoare.

După aceea, corectați înregistrarea conform datelor reale din evidența dumneavoastră.

Nu trebuie introdus arbitrar cursul de astăzi într-un document vechi. Dacă problema se referă la o intrare istorică, trebuie restabilit cursul care trebuie utilizat anume pentru această operațiune.

De asemenea, nu este recomandat să ștergeți în masă cursurile pentru o anumită perioadă. Alte intrări în valută și alte calcule pot utiliza aceste înregistrări.

După corectarea cursului, deschideți: Setări → Parametri → Evidență. Verificați câmpul «Metoda de calcul a costului mărfii». Acest lucru este necesar pentru a înțelege ce date va utiliza programul după recalculare.

«Ultimul preț de achiziție»

Costul se bazează pe ultimul preț de achiziție. Pentru intrările în valută, cursul valutar este inclus în calcul.

«Pe loturi de livrare»

Torgsoft stabilește din ce intrări este format stocul rămas sau din ce lot a fost vândută marfa.

Dacă suplimentar este utilizată setarea «A lua în considerare cursul de cumpărare al valutei», cursul începe să influențeze calculul loturilor în valută.

De aceea, după apariția unui curs incorect, într-o bază poate fi afișat un cost denaturat, iar în alta, cu o metodă diferită, nu.

Corectarea cursului modifică datele inițiale. Pentru ca Torgsoft să calculeze din nou costul mărfurilor, trebuie pornită recalcularea costului.

Deschideți: Depozit → Starea depozitului. Utilizați acțiunea «Recalculează costul».

Torgsoft oferă două variante:

1. Recalculați costul pentru toate mărfurile.

2. Recalculați costul pentru mărfurile selectate.

Pentru mărfurile selectate, calculul este efectuat forțat anume pentru pozițiile alese. La recalcularea tuturor mărfurilor, programul ia în considerare mișcările efectuate după calculul anterior din perioada curentă.

Dacă problema se referă la un singur document de intrare sau la câteva mărfuri, este recomandat să recalculați mai întâi pozițiile selectate. După aceea puteți verifica rezultatul și numai dacă este necesar să porniți o recalculare mai extinsă.

De ce costul nu s-a modificat imediat după corectarea cursului

Aceasta este una dintre întrebările frecvente. Cursul este un parametru inițial al calculului. Costul este un rezultat calculat.

Prin urmare, succesiunea este următoarea: corectați cursul → recalculați costul → verificați noul rezultat.

Dacă modificați doar valoarea în «Plată → Curs valutar» și verificați imediat datele calculate anterior, acestea pot rămâne neschimbate până la următoarea recalculare.

În documentația Torgsoft este menționat direct că, după modificările care influențează costul în valută, trebuie efectuată acțiunea «Recalculează costul». Indicatorul calculat este apoi utilizat în rapoartele analitice și la determinarea adaosului comercial efectiv în «Starea depozitului».

Cum verificați dacă costul a fost corectat

După recalculare, reveniți la: Depozit → Starea depozitului.

Pentru marfa problematică, comparați:

• prețul de achiziție în valută;

• cursul;

• prețul de achiziție în UAH;

• costul;

• adaosul comercial efectiv.

De exemplu, înainte:

• achiziția — 10 USD;

• cursul incorect — 1;

• costul — aproximativ 10 UAH.

După corectare:

• achiziția — 10 USD;

• cursul corect — 40;

• valoarea de bază a achiziției în UAH — aproximativ 400 UAH.

Costul efectiv poate fi diferit de 400 UAH dacă sunt incluse cheltuieli suplimentare pentru marfă sau dacă metoda de calcul selectată utilizează mai multe loturi.

De aceea trebuie verificată logica exactă a livrării dumneavoastră, fără a aștepta ca valoarea costului să coincidă mecanic cu o singură cifră.

Cum influențează costul incorect profitul

Profitul aferent mărfii depinde de cost.

Să presupunem:

• prețul de vânzare — 600 UAH;

• costul real — 400 UAH.

Atunci profitul aferent mărfii este:

600 − 400 = 200 UAH.

În cazul unui curs incorect de 1, Torgsoft poate obține un cost mult mai mic, de exemplu 10 UAH.

Atunci aceeași vânzare va arăta în calcule astfel: 600 − 10 = 590 UAH. Vânzarea nu a devenit mai profitabilă. S-a modificat indicatorul contabil al costului.

Din această cauză se pot modifica rezultatele rapoartelor care utilizează costul vânzărilor: analiza profitabilității, analiza veniturilor, indicatorii adaosului comercial și alte analize ale mărfurilor. În documentația oficială Torgsoft, costul vânzărilor este utilizat direct într-o serie de rapoarte analitice.

Trebuie modificat după aceea prețul de vânzare cu amănuntul

Dacă problema a constat doar în costul incorect, nu este necesară modificarea prețului de vânzare cu amănuntul pentru corectarea acestuia.

Aceștia sunt indicatori diferiți:

• prețul de vânzare — prețul la care magazinul vinde marfa;

• prețul furnizorului — prețul la care a fost cumpărată marfa;

• costul — valoarea mărfii pe care Torgsoft o utilizează în evidența de depozit și în analiza datelor.

Corectarea cursului și recalcularea costului rezolvă problema valorii contabile.

Dacă întreprinderea dorește separat să revizuiască prețurile de vânzare din cauza modificării cursului, aceasta este o altă operațiune și nu este necesară pentru restabilirea costului corect.

Se poate pur și simplu dezactiva «A lua în considerare cursul de cumpărare al valutei»

Nu este recomandat să dezactivați setarea doar pentru a ascunde rezultatul incorect.

Mai întâi trebuie stabilită cauza:

• curs incorect în documentul de intrare;

• înregistrare incorectă în registru;

• metodă incorectă de calcul al costului;

• preț de achiziție incorect.

Parametrul «A lua în considerare cursul de cumpărare al valutei» determină însăși metoda de evidență. Modificarea acestuia influențează nu doar o singură marfă problematică, ci calculul costului în valută în ansamblu.

Dacă întreprinderea dorește într-adevăr să modifice metoda de calcul al costului, acest lucru trebuie făcut separat, după evaluarea consecințelor asupra întregii evidențe.

Ce trebuie făcut dacă în documentul de intrare cursul este corect, dar costul este în continuare egal cu prețul în valută

Verificați în următoarea ordine:

1. Stabiliți metoda de calcul al costului.

2. Verificați «Plată → Curs valutar».

3. Verificați toate înregistrările valutei necesare după data intrării care pot participa la calcul.

4. Verificați dacă este activată setarea «A lua în considerare cursul de cumpărare al valutei».

5. Recalculați costul pentru marfa concretă.

6. Verificați din ce document de intrare metoda preia efectiv marfa.

Pentru evidența pe loturi este important faptul că valoarea costului depinde de loturile concrete care au rămas în depozit sau din care a fost scăzută marfa. De aceea, ultimul document de intrare deschis nu este întotdeauna sursa costului pentru un anumit stoc.

Ce trebuie făcut dacă cursul incorect a fost într-un document vechi

Corectarea unei intrări valutare vechi necesită mai multă atenție.

Modificarea cursului poate influența:

• sumele de achiziție din document;

• decontările cu furnizorul;

• costul stocurilor rămase;

• costul vânzărilor;

• rapoartele analitice pentru perioada respectivă.

De aceea, înainte de modificarea unei intrări vechi, este recomandat să verificați dacă marfa din lotul respectiv a fost deja vândută și dacă perioada contabilă corespunzătoare este închisă.

Pentru documente vechi, un număr mare de vânzări sau o evidență complexă pe loturi, este recomandat să creați mai întâi o copie de rezervă a bazei de date și să coordonați procedura de corectare cu suportul tehnic Torgsoft.

Se poate configura recalcularea automată a costului

Da. Torgsoft are o sarcină programată pentru calcularea costului.

Acest regim permite stabilirea orei de pornire și efectuarea automată a calculului. Este necesar pentru menținerea periodică a datelor actualizate privind costul. Totuși, recalcularea automată nu corectează un curs incorect.

Dacă în registru este înregistrat 1 în locul valorii corecte, sarcina automată va efectua din nou calculul folosind aceleași date inițiale incorecte.

Succesiunea corectă este: identificați cursul incorect → corectați-l → recalculați costul.

Cum identificați rapid cauza: verificare pas cu pas

Dacă valoarea costului unei mărfi cumpărate în valută a devenit incorectă:

1. Deschideți Depozit → Starea depozitului.

2. Selectați o marfă problematică.

3. Verificați valuta și ultimul preț de achiziție.

4. Găsiți documentul de intrare corespunzător.

5. Verificați în acesta «Curs față de UAH».

6. Dacă pentru USD, EUR sau altă valută cu un curs real diferit cursul este egal cu 1, corectați parametrii intrării.

7. Verificați Plată → Curs valutar.

8. Găsiți înregistrările cu cursul 1 pentru datele corespunzătoare.

9. Corectați doar înregistrările confirmate ca fiind incorecte.

10. Verificați Setări → Parametri → Evidență → Metoda de calcul a costului mărfii.

11. Verificați parametrul «A lua în considerare cursul de cumpărare al valutei», dacă este utilizat de metoda dumneavoastră.

12. În Starea depozitului, efectuați «Recalculează costul pentru mărfurile selectate».

13. Verificați noul cost și adaosul comercial efectiv.

14. Dacă cursul incorect a influențat multe mărfuri, după verificarea câtorva poziții efectuați o recalculare mai extinsă.

Cursul «1» trebuie considerat cauza inițială doar după verificarea documentului concret de intrare și a metodei de calcul al costului. Pentru o achiziție în valută, un curs incorect influențează echivalentul în UAH, iar în cazul metodelor care utilizează cursul valutar în timpul calculului — și costul curent. După corectarea cursului inițial, în Torgsoft trebuie pornită recalcularea costului pentru ca programul să recalculeze indicatorii de depozit și analitici pe baza datelor corecte.