Inventarierea bunurilor cu ajutorul unui scaner

Inventarierea mărfurilor cu scannerul: blocarea vânzărilor, cantități fracționare și coduri de bare duplicate

Inventarierea cu scannerul în Torgsoft este un regim în care angajatul scanează codurile de bare ale mărfurilor, iar programul înregistrează cantitatea efectivă și o compară cu stocul din evidență. Acest regim este necesar pentru verificarea magazinului sau depozitului fără căutarea manuală a fiecărei poziții în fișă. Antreprenorii îi întreabă cel mai des pe specialiști dacă vânzările pot continua în timpul inventarierii, ce regim de blocare trebuie ales, cum pot fi ascunse stocurile din evidență față de angajați, cum se introduce greutatea sau o altă cantitate fracționară, de ce un singur cod de bare identifică mai multe mărfuri, de unde apare scanarea dublă și ce trebuie făcut dacă Torgsoft nu recunoaște un cod care începe cu zero.

Cum se desfășoară inventarierea cu scannerul

Pentru numărarea cu ajutorul computerului, mai întâi se creează o fișă de inventariere și se adaugă în aceasta mărfurile care trebuie verificate. Poate fi întregul depozit sau un grup separat: de exemplu, un anumit tip de marfă, producător sau furnizor. Apoi se deschide fișa și se trece în regimul «Inventarierea mărfii».

Cantitatea efectivă poate fi introdusă în trei moduri:

• scanați fiecare unitate de marfă — atunci când este activ regimul «Mărește cantitatea» (Ctrl + 1), fiecare scanare adaugă o unitate;

• activați «Solicită cantitatea» (Ctrl + Q) — după scanare, programul deschide o fereastră pentru introducerea cantității;

• selectați poziția și apăsați «Modifică» sau F3 pentru a indica manual stocul efectiv.

La crearea fișei trebuie stabilit și ce se va întâmpla dacă marfa scanată nu se află în aceasta:

• «Afișează un mesaj de eroare» — programul nu va adăuga poziții din afara listei. Această variantă este mai comodă pentru o numărare de control pe baza unei liste stabilite în prealabil;

• «Adaugă marfa în fișă» — poziția găsită în baza de date va fi inclusă în inventarierea curentă. Varianta este potrivită atunci când trebuie luată în calcul toată marfa aflată efectiv în zona de numărare.

Înainte de a începe lucrul, este recomandat să verificați scannerul în aplicația standard Notepad din Windows. După o singură scanare trebuie să apară un singur cod de bare, iar cursorul trebuie să treacă pe un rând nou. Astfel pot fi identificate din timp lipsa comenzii Enter, caracterele suplimentare, transmiterea dublă a codului sau un regim incorect de funcționare a dispozitivului.

Se poate vinde marfa în timpul inventarierii

Magazinul nu trebuie neapărat închis complet, însă aceeași poziție de marfă nu trebuie numărată și vândută simultan fără fixarea momentului numărării. În caz contrar, nu se poate determina dacă unitatea vândută fusese deja inclusă în cantitatea efectivă.

Torgsoft oferă patru regimuri de blocare.

Pentru un magazin care nu își întrerupe activitatea, cel mai ușor de controlat scenariu este «Blochează marfa după prima scanare» și numărarea pe zone mici. Angajatul finalizează un raft sau un grup de mărfuri, verifică din nou diferențele, setează pentru poziții starea «Numărarea finalizată» și abia apoi trece la următoarea zonă.

Stările mărfurilor din fișă au o semnificație practică:

• «Nu a fost numărată» — poziția este încă disponibilă pentru vânzare;

• «Numărarea a început» — poziția este blocată, iar stocul din evidență este fixat la momentul începerii numărării;

• «Numărarea finalizată» — numărarea s-a încheiat, iar marfa poate fi vândută din nou.

Cum se efectuează o numărare oarbă fără afișarea stocurilor angajatului

Dacă executantul vede cantitatea din evidență, poate opri în mod involuntar verificarea atunci când rezultatul fizic coincide cu cifra de pe ecran sau poate adapta valoarea introdusă. De aceea, este recomandat ca numărarea să fie separată de analiza rezultatelor.

În meniul «Setări → Parametri → Acces» există parametrul «Restricționează fișa de inventariere pentru efectuarea inventarierii de către vânzător». Pentru vânzător, acesta ascunde:

• cantitatea mărfii în depozit la momentul inventarierii;

• prețul cu ridicata;

• posibilitatea de a tipări documentele cu rezultatele inventarierii.

Separat, în «Setări → Parametri → Rol» poate fi activată opțiunea «Ascunde cantitatea din depozit pentru marfa aflată în inventariere». Această restricție se aplică rolului stabilit și ascunde cantitatea din depozit pentru marfa care se află în inventariere.

Angajații trebuie să intre în program folosind conturi personale. Astfel, în «Jurnalul inventarierii» se poate vedea cine a scanat marfa sau a modificat manual cantitatea. «Jurnalul mărfii» afișează acțiunile numai pentru poziția selectată.

Cum se introduce corect o cantitate fracționară

Scanarea succesivă obișnuită este potrivită pentru mărfurile vândute la bucată: un semnal al scannerului mărește cantitatea efectivă cu o unitate. Pentru mărfurile cântărite, țesături, cabluri, amestecuri pentru construcții și alte poziții care sunt evidențiate în fracțiuni de unitate, trebuie introdusă valoarea efectivă.

Activați «Solicită cantitatea» (Ctrl + Q). După scanare se va deschide o fereastră în care puteți indica, de exemplu, 2,450 kg, 0,75 m sau o altă cantitate efectivă, în funcție de unitatea de măsură a mărfii. Același lucru poate fi făcut prin «Modifică» sau F3.

Înainte de numărarea în masă, verificați pe o singură poziție modul în care programul interpretează separatorul zecimal în setările regionale curente din Windows. Astfel poate fi prevenită situația în care 2,5 este interpretat diferit de așteptările utilizatorului.

Pentru mărfurile cântărite și preambalate, Torgsoft poate recunoaște cantitatea codificată în codul de bare de pe etichetă. Pentru tipul corespunzător de marfă trebuie activată opțiunea «Codul de bare al mărfii conține cantitatea», iar parametrii prefixului, numărul de caractere și coeficientul cantitativ trebuie să corespundă setărilor cântarului.

Dacă coeficientul este setat incorect, valoarea în grame poate fi interpretată drept kilograme. De aceea, înainte de inventariere trebuie scanată o etichetă de control cu o greutate cunoscută și comparat rezultatul din program cu valoarea indicată pe etichetă.

Ce se întâmplă când mai multe mărfuri au același cod de bare

Același cod de bare poate apărea în două situații diferite:

1. aceeași marfă a fost creată din greșeală de mai multe ori în baza de date;

2. unor mărfuri diferite le-a fost atribuit același cod — din cauza unei erori de introducere, import, schimb de date între punctele comerciale sau pentru că furnizorul utilizează același cod pentru mai multe variante ale mărfii.

Dacă în timpul scanării Torgsoft găsește mai multe poziții corespunzătoare, programul deschide formularul «Marfă cu același cod de bare». Trebuie selectată fișa concretă după denumire, articol, caracteristici, preț sau fotografie. Nu selectați automat primul rând: scannerul transmite doar codul și nu poate determina care dintre duplicate se află fizic în fața angajatului.

Codurile identice din nomenclator este mai bine să fie corectate înainte de inventariere prin «Merceologie → Diagnosticarea erorilor»:

• dacă sunt duplicate ale aceleiași poziții, păstrați fișa corectă și combinați cu aceasta marfa creată din greșeală;

• dacă sunt mărfuri diferite, modificați codul de bare al uneia dintre poziții, generați un cod propriu dacă este necesar și reetichetați marfa;

• dacă același cod de fabrică este utilizat pentru variante care trebuie evidențiate separat, fiecărei variante trebuie să i se atribuie un cod de bare intern unic.

Înainte de combinarea fișelor, verificați stocurile, mișcarea mărfii, caracteristicile și prețurile acestora. Combinarea modifică structura datelor de evidență, de aceea trebuie efectuată de o persoană responsabilă care înțelege ce fișă trebuie păstrată.

Prin ce se deosebesc codurile de bare duplicate de scanarea dublă

Codurile de bare duplicate din baza de date înseamnă că un singur cod este asociat cu mai multe fișe de marfă. Scanarea dublă înseamnă că o singură unitate fizică a fost înregistrată de două ori sau scannerul a transmis de două ori același cod. Metoda de corectare depinde de cauză.

Verificați partea inferioară a formularului «Istoricul scanării mărfii» și «Jurnalul mărfii». Corectați cantitatea efectivă prin F3, apoi numărați din nou poziția. Pentru zonele cu o cantitate mare de mărfuri identice este mai comod să scanați codul o singură dată cu regimul «Solicită cantitatea» activ și să introduceți totalul verificat, decât să scanați aceeași etichetă de mai multe ori.

Efectuați un test în Notepad:

• un cod pe un singur rând — scannerul transmite datele corect;

• două rânduri identice după o singură apăsare — problema trebuie căutată în setările sau funcționarea defectuoasă a scannerului;

• două coduri s-au unit pe același rând — verificați caracterul final Enter;

• împreună cu cifrele apar caractere suplimentare — eliminați prefixele și sufixele conform instrucțiunii modelului.

Dacă este necesar, scannerul se resetează la setările din fabrică, se trece în regimul USB HID Keyboard, se șterg Prefix/Suffix și se setează din nou numai terminatorul Enter. Codurile de bare de serviciu pentru aceste acțiuni trebuie luate din instrucțiunea specifică modelului dumneavoastră.

Verificați dacă angajatul nu scanează din nou aceeași unitate, dacă nu apasă butonul de scanare de mai multe ori și dacă cursorul este poziționat corect. În Torgsoft activați afișarea numai a erorilor în istoricul scanării și comparați ora operațiunilor din jurnal. Dacă un singur semnal al scannerului produce un singur rând corect în Notepad, iar în fișă apare constant o adăugare dublă, înregistrați un exemplu și transmiteți-l serviciului de asistență tehnică împreună cu modelul scannerului și o captură de ecran a jurnalului.

De ce Torgsoft nu găsește un cod de bare care începe cu zero

Unele scannere transmit codul fără zero-ul inițial sau fără cifra de control. Din această cauză, codul de bare de pe etichetă, codul din fișa mărfii și șirul primit efectiv de computer pot fi diferite.

Diagnosticarea corectă:

1. scanați eticheta în Notepad;

2. comparați șirul obținut cu cifrele de pe etichetă;

3. comparați-l cu codul de bare din fișa mărfii;

4. verificați dacă scannerul transmite cifra de control EAN-13;

5. verificați parametrul «Corectează codurile de bare care încep cu zero» în «Setări → Parametri → Cod de bare».

Parametrul de corectare a fost creat pentru compatibilitate cu anumite formate și versiuni anterioare. Acesta poate împiedica recunoașterea codurilor nestandard deja introduse, de aceea nu trebuie modificat fără verificare pe o marfă de control. Dacă diferența este într-adevăr cauzată de zero-ul inițial, setările trebuie corelate cu codurile efective din baza de date; înainte de modificarea în masă a fișelor sau etichetelor este recomandat să contactați asistența tehnică.

Probleme frecvente în timpul inventarierii cu scannerul

Cum se verifică rezultatele înainte de închiderea fișei

Înainte de închiderea inventarierii trebuie:

1. să filtrați mărfurile cu lipsuri și surplusuri;

2. să numărați din nou toate diferențele semnificative;

3. să verificați pozițiile care nu au fost numărate;

4. să verificați erorile din istoricul scanării;

5. să verificați modificările manuale din jurnal;

6. să vă asigurați că pentru pozițiile finalizate este setată starea «Numărarea finalizată»;

7. să verificați separat mărfurile cu coduri de bare identice și pozițiile cântărite.

După apăsarea «Închide fișa», Torgsoft aduce stocul din depozit în conformitate cu cantitatea efectivă: pentru surplus creează un document de intrare, iar pentru lipsă — un document de casare. Dacă eroarea este observată imediat, închiderea poate fi anulată atât timp cât după inventariere nu a existat mișcare de marfă. Dacă au avut loc deja vânzări, intrări sau alte operațiuni, este mai sigur să creați o fișă nouă numai pentru pozițiile eronate și să introduceți cantitatea efectivă corectă.

Regulament scurt pentru inventarierea cu scannerul

 Înainte de începere: stabiliți zona și persoana responsabilă, creați fișa, selectați regimul de blocare, configurați drepturile vânzătorului, verificați scannerul în Notepad și testați o poziție vândută la bucată și una cântărită.

 În timpul numărării: deplasați-vă succesiv de-a lungul rafturilor, nu returnați marfa deja numărată într-o zonă neverificată, controlați focalizarea câmpului de introducere, procesați imediat mesajele despre coduri de bare identice sau necunoscute și finalizați numărarea fiecărei poziții verificate.

 Înainte de închidere: numărați din nou lipsurile și surplusurile, verificați jurnalul, valorile fracționare și codurile duplicate, apoi închideți fișa și verificați documentele de intrare și de casare create.