Recalculare parțială fără oprirea vânzărilor

Efectuarea inventarierii parțiale în Torgsoft: selectarea mărfurilor, configurarea accesului, lucrul cu terminalele de colectare a datelor și soluționarea diferențelor

În comerțul cu amănuntul și cu ridicata, oprirea activității magazinului pentru renumărarea întregului sortiment duce la întreruperi în activitate și pierderi de profit, de aceea antreprenorii utilizează inventarierea parțială pentru categoriile, mărcile sau rafturile selectate. 

Acest mod permite verificarea treptată a existenței efective a mărfurilor, fără oprirea completă a vânzărilor. Antreprenorii au cel mai frecvent următoarele întrebări: cum se efectuează inventarierea fără oprirea vânzărilor, cum se selectează rapid mărfurile pentru numărare astfel încât să nu fie omisă nicio grupă, cum se ascund stocurile din evidență față de personal, ce trebuie făcut cu mărfurile care au aceleași coduri de bare, cum se încarcă datele dintr-un terminal de colectare a datelor sau de pe un smartphone, cum se calculează diferențele de sortiment și de ce apar diferențe între starea stocului și fișa de inventariere. În acest articol sunt prezentate răspunsuri detaliate la aceste întrebări și algoritmii de lucru în programul Torgsoft.

Metode de selectare a mărfurilor și controlul categoriilor omise

Pentru a începe inventarierea, trebuie creată o fișă și adăugată în aceasta lista țintă de mărfuri. În Torgsoft, acest lucru se realizează prin două metode principale:

1. Prin Starea stocului. În meniul «Depozit» – «Starea stocului», cu ajutorul butonului «Filtre» (F12), se indică grupa necesară de mărfuri (tipul mărfii, producătorul, sezonul etc.). După aplicarea filtrului, mărfurile sunt selectate și transferate în document cu ajutorul butonului «Adăugare marfă în fișa de inventariere».

2. Prin adăugarea tipurilor de mărfuri în fișă. La crearea unei fișe noi (meniul «Document» – «Fișă de inventariere») se utilizează acțiunea «Adăugare mărfuri după tipurile selectate».

Pentru a nu omite nicio categorie în timpul verificărilor ciclice, în formularul de selectare a tipurilor de mărfuri există filtrele «Perioadă» și «Inventarierea tipului de marfă pentru perioadă». Dacă în perioada selectată au fost create inventarieri pentru anumite tipuri de mărfuri, acestea sunt evidențiate cu galben. Cu gri este marcat tipul de marfă deja adăugat în fișa curentă, iar cu verde — cel selectat pentru adăugare.

În plus, în formularul «Starea stocului» poate fi afișată coloana «Data inventarierii», în care este înregistrată data ultimei inventarieri a unei anumite mărfi în depozitul respectiv. Astfel pot fi identificate pozițiile care nu au mai fost verificate de mult timp.

Moduri de blocare a mărfurilor: cum să nu opriți vânzările

Pentru a asigura continuitatea vânzărilor în timpul inventarierii, este important să configurați corect parametrul «Blocarea mărfii» la crearea fișei:

• Blocarea mărfii după prima scanare — modul optim pentru un magazin care continuă să funcționeze. Marfa este blocată pentru vânzare numai în momentul numărării efective și introducerii sale în fișă.

• Blocarea mărfii la adăugarea în fișă — se utilizează dacă magazinul este închis pentru inventariere. Marfa devine indisponibilă pentru vânzare imediat după adăugarea sa în document.

• Fără blocarea mărfii — vânzările nu sunt oprite deloc, însă pentru o numărare corectă utilizatorul trebuie să marcheze manual marfa prin acțiunea «Numărare finalizată» după introducerea cantității efective.

• Blocarea mărfii pentru evidența manuală — setează automat cantitatea efectivă a mărfii egală cu cantitatea din evidența depozitului. Acest mod este utilizat de proprietari pentru a accelera inventarierea, deoarece trebuie corectate doar pozițiile pentru care există diferențe.

Restricționarea accesului și ascunderea stocurilor față de vânzători

Pentru a exclude posibilitatea ajustării rezultatelor inventarierii la cantitatea din evidență, în Torgsoft sunt prevăzute setări de acces pentru personal:

• În meniul «Setări» – «Parametri» – «Acces» se activează parametrul «Restricționarea fișei de inventariere pentru efectuarea inventarierii de către vânzător». Vânzătorul nu va vedea în fișă stocurile din evidență, diferențele sau prețurile angro și nici nu va putea tipări rapoarte privind lipsurile sau surplusurile.

• În meniul «Setări» – «Parametri» – «Rol» se activează parametrul «Ascunderea cantității din stoc pentru marfa aflată în inventariere». Acesta va ascunde față de vânzător stocurile acestor mărfuri în toate formularele vizuale («Starea stocului», «Disponibilitatea mărfii»), prevenind manipularea datelor de către personal.

Soluționarea conflictelor cauzate de codurile de bare duplicate și diferențele de sortiment

Dacă în program au fost introduse mărfuri diferite cu același cod de bare, la scanarea unui astfel de cod în fișa de inventariere Torgsoft afișează un formular special pentru selectarea mărfii concrete din listă. Pentru a organiza nomenclatorul și elimina duplicatele, trebuie combinate fișele de marfă duplicate. Acest lucru se realizează în formularul «Starea stocului» cu ajutorul butoanelor «Selectare marfă pentru combinare ulterioară» și «Combinare cu marfa selectată». Combinarea în masă și înlocuirea codurilor de bare pot fi efectuate comod și prin meniul «Merceologie» – «Diagnosticarea erorilor».

Diferențele identificate în timpul inventarierii în cadrul aceluiași model (de exemplu, lipsă de șosete negre și surplus de șosete maro la același preț) sunt calculate de program ca diferențe de sortiment. În urma compensării diferențelor de sortiment, surplusurile și lipsurile sunt compensate automat între ele, ceea ce reduce valoarea financiară totală a lipsei.

Metode alternative de numărare: terminale de colectare a datelor, Aplicația mobilă și evidența manuală

Numărarea mărfurilor nu trebuie efectuată neapărat direct lângă computer cu ajutorul unui scaner cu fir.

1. Terminale de colectare a datelor (TCD) cu sistem de operare Android. Pentru lucrul cu TCD se utilizează aplicații gratuite precum «Evidență și Depozit» sau «Barcode Harvester». În Torgsoft se formează baza de date a mărfurilor și se exportă într-un fișier CSV pe terminal. Angajatul scanează mărfurile din depozit, după care rezultatele sunt exportate înapoi într-un fișier CSV și încărcate în fișa de inventariere cu ajutorul butonului «Obținerea informațiilor de la terminal».

2. Aplicația mobilă Torgsoft. Permite efectuarea inventarierii de pe un smartphone sau TCD conectat direct la baza de date. Funcționează chiar și fără acces permanent la internet: fișa este descărcată în memoria dispozitivului (butonul «Descărcare»), conexiunea cu serverul este întreruptă, se efectuează numărarea într-un subsol, după care conexiunea este restabilită și datele sunt încărcate pe server (butonul «Încărcare»).

3. Evidență manuală. Din program se tipărește «Fișa pentru evidența manuală» (fără indicarea cantității), în care gestionarul înscrie manual stocurile efective, după care aceste date sunt introduse în computer cu ajutorul butonului «Introducerea cantității efective a mărfii».

Inventarierea mărfurilor specifice (Cutii și Numere de serie)

• Cutii pentru depozitare sezonieră. Pentru a renumăra mărfurile ambalate, la crearea fișei, în câmpul «Tipul facturii» se selectează «Marfă în cutie». După scanarea codului de bare al cutiei, programul adaugă automat în fișă întregul conținut al acesteia.

• Evidența garanției după numere de serie. La crearea fișei, în câmpul «Categorie» se selectează «După numere de serie». Numărarea se efectuează prin scanarea fiecărui număr de serie unic. Dacă sunt identificate diferențe de sortiment (în baza de date este înregistrat un număr de serie, iar în realitate există altul), se utilizează acțiunea specială «Înlocuirea numărului de serie» pentru corectarea corespunzătoare a stocurilor fără afectarea istoricului garanției.

Închiderea fișei, cauzele diferențelor și recalcularea sumelor

După finalizarea numărării, fișa trebuie închisă. La închidere, Torgsoft creează automat documentele de depozit: intrarea în urma inventarierii (pentru mărfurile cu surplus) și actul de lichidare/casare (pentru mărfurile cu lipsă). Dacă după închidere este identificată o eroare, trebuie apăsat imediat butonul «Anularea închiderii», care va șterge documentele de corectare și va readuce fișa în starea de editare. Anularea este posibilă numai până în momentul în care are loc o nouă mișcare a mărfurilor inventariate.

Antreprenorii nu înțeleg adesea de ce cantitatea efectivă din fișă nu corespunde așteptărilor. Principalele cauze sunt:

• Modificarea documentelor vechi de depozit în perioade deschise, ceea ce schimbă retroactiv stocurile, dar nu actualizează cantitatea din evidență deja înregistrată în fișa de inventariere creată anterior.

• Ignorarea setării «Luarea în considerare a cantității din depozitele de nivelul al treilea». Dacă opțiunea nu este activată, programul nu adaugă la stocul din evidență mărfurile aflate în rezervă sau în tranzit între magazine, ceea ce poate duce la apariția unor lipsuri false.

În cazul închiderii de urgență a programului sau al întreruperii unui calcul complex în timpul închiderii unei fișe mari, documentului i se atribuie starea «Este necesară recalcularea sumelor». Utilizatorul trebuie să selecteze o astfel de fișă și să apese manual butonul «Recalcularea sumelor», pentru ca programul să calculeze corect rezultatele financiare ale lipsurilor și surplusurilor și să corecteze costul.