Inventarul bunurilor în garanție după numerele de serie

Inventarierea produselor după numerele de serie în Torgsoft: cum să identificați și să corectați o încurcătură

În comerțul cu electronice, electrocasnice, unelte și alte echipamente, nu este suficient să controlați doar cantitatea totală a produselor. Trebuie să știți ce dispozitiv concret a fost recepționat, unde este depozitat, cui a fost vândut și dacă garanția acestuia este încă valabilă.

Pentru o astfel de evidență, în Torgsoft se utilizează opțiunea suplimentară «Evidența produselor în garanție după numerele de serie». Aceasta permite înregistrarea numărului de serie sau IMEI pentru fiecare unitate în documentele de recepție, vânzare, transfer intern, casare, retur și retur către furnizor.

În timpul inventarierii, programul verifică nu doar cantitatea produselor, ci și dacă anumite numere de serie corespund stocului real. Astfel poate fi identificată situația în care în documentul de vânzare a fost indicat un număr, dar cumpărătorului i-a fost oferit efectiv un alt dispozitiv.

Cum funcționează evidența strictă a garanției

După activarea opțiunii, trebuie să deschideți Gestiunea mărfurilor → Tip de produs, să selectați tipul necesar și, în câmpul «Evidență după numerele de serie», să alegeți unul dintre moduri:

• Ține evidența garanției — numerele de serie pot fi înregistrate, dar programul nu aplică verificări stricte în timpul circulației produsului;

• Ține evidența strictă a garanției — numărul de serie este obligatoriu pentru fiecare unitate, iar programul controlează circulația acestuia;

• Fără numere de serie — perioada de garanție este înregistrată, dar numerele de serie nu sunt introduse în timpul circulației produsului.

În cazul evidenței stricte a garanției, Torgsoft nu va permite:

• recepționarea unui număr de serie care este deja înregistrat în stoc;

• indicarea unui număr mai mic de numere de serie decât numărul unităților de produs din recepție;

• vânzarea unui produs cu un număr de serie care nu există în depozitul selectat;

• acceptarea de la client a unui retur cu un număr de serie care este deja înregistrat în stocul depozitului.

Este vorba anume despre starea numărului de serie în depozit. De exemplu, dacă produsul a fost returnat anterior furnizorului, același număr de serie poate fi recepționat din nou. Evidența produselor în garanție după numerele de serie.

Cum se efectuează inventarierea după numerele de serie

Pentru produsele în garanție trebuie creată o fișă de inventariere separată:

1. Deschideți modul de creare a fișei de inventariere.

2. În câmpul «Categorie», selectați «După numerele de serie».

3. Adăugați în fișă produsele care trebuie verificate.

4. În câmpul «Număr de serie», scanați sau introduceți numerele tuturor unităților care se află efectiv în depozit.

  5.  După finalizarea numărării, verificați numerele de serie cu lipsuri și surplusuri.

Într-o astfel de inventariere, fiecare unitate este identificată prin propriul număr de serie. Faptul că numărul total de produse coincide nu înseamnă încă faptul că evidența este corectă: fizic, în depozit se pot afla alte dispozitive decât cele înregistrate în program. Inventarierea după numerele de serie

Ce trebuie făcut dacă numărul de serie nu există în stocul din program

Mai întâi trebuie stabilit despre ce situație este vorba.

Dacă numărul este înregistrat în baza de date, dar nu figurează în depozitul curent, acesta ar fi putut fi:

• vândut;

• transferat către un alt centru de evidență;

• returnat furnizorului;

• casat;

• indicat din greșeală într-un alt document de ieșire.

Circulația numărului poate fi verificată prin Depozit → Evidența garanției sau cu ajutorul acțiunii «Istoricul numărului de serie» din fișa de inventariere.

Dacă numărul de serie nu există deloc în istoricul Torgsoft, trebuie verificată corectitudinea scanării și documentele de recepție ale acestuia. Un astfel de număr nu trebuie recepționat printr-o recepție obișnuită din inventariere fără stabilirea provenienței: mai întâi trebuie găsită sau corectată factura de recepție corespunzătoare.

Cum apare încurcătura între numerele de serie

O cauză tipică a încurcăturii este situația în care vânzătorul indică un număr de serie în documentul de vânzare, dar îi oferă fizic cumpărătorului altul.

De exemplu, înainte de vânzare în depozit existau două dispozitive identice:

• numărul de serie A;

• numărul de serie B.

Vânzătorul a adăugat numărul A în documentul de vânzare, dar i-a oferit cumpărătorului dispozitivul B.

După vânzare apare următoarea situație:

Cantitatea totală a produsului poate coincide, dar istoricul circulației numerelor de serie va fi incorect. Din această cauză, ulterior pot apărea probleme cu returul, garanția, reparația și stabilirea costului unei anumite unități.

De ce Torgsoft nu permite închiderea fișei

Inventarierea obișnuită egalizează cantitatea prin crearea automată a unei recepții pentru surplus și a unei casări pentru lipsă. Pentru numerele de serie, o astfel de metodă nu este acceptabilă.

Dacă pur și simplu recepționați numărul A și casați numărul B, programul va pierde legătura corectă dintre:

• factura de recepție;

• unitatea concretă de produs;

• documentul de vânzare;

• cumpărător;

• prețul de achiziție;

• perioada de garanție.

De aceea, Torgsoft nu permite închiderea fișei cât timp în aceasta rămân diferențe necorectate privind numerele de serie.

Cum se înlocuiește un număr de serie

Dacă motivul diferenței este un număr indicat incorect într-un document de ieșire:

1. În fișă, apăsați «Înlocuirea numărului de serie».

2. Se va deschide fereastra «Înlocuirea numărului de serie în cazul unei încurcături».

3. Selectați numărul de serie cu surplus și numărul corespunzător cu lipsă.

4. Verificați circulația ambelor numere în partea de jos a ferestrei.

5. Apăsați «Înlocuiește numărul de serie».

Programul va găsi ultimul document de ieșire și va înlocui în acesta numărul cu surplus cu numărul cu lipsă. În exemplul prezentat, în document va fi înregistrat numărul B în locul numărului A — exact dispozitivul pe care l-a primit efectiv cumpărătorul.

După corectarea tuturor perechilor încurcate, fișa poate fi închisă.

Acțiunea nu trebuie utilizată automat. Dacă numărul a fost transferat, returnat furnizorului sau casat, trebuie mai întâi analizat istoricul circulației și verificat dacă eroarea se află într-adevăr în ultimul document de ieșire.

Cum se elimină un număr care a fost vândut efectiv, dar figurează în continuare în stoc

Dacă în același timp este identificat un alt număr al aceluiași produs care figurează ca fiind vândut, dar fizic se află în continuare în depozit, este vorba despre o încurcătură. Aceasta trebuie corectată prin «Înlocuirea numărului de serie».

Dacă nu există o pereche corespunzătoare:

1. Consultați istoricul numărului de serie.

2. Verificați vânzările, transferurile interne, casările și retururile către furnizor.

3. Găsiți documentul lipsă sau eronat.

4. Corectați operațiunea care trebuia să reflecte circulația reală a produsului.

Nu trebuie:

• să schimbați tipul de produs de la evidență strictă la evidență obișnuită;

• să efectuați o inventariere obișnuită;

• să creați o casare arbitrară în loc să corectați vânzarea;

• să ștergeți numărul de serie din istoricul depozitului.

Astfel de acțiuni pot egaliza cantitatea, dar pot lăsa incorect istoricul vânzării și al deservirii în garanție.

De ce programul indică faptul că numărul nu există, deși produsul este în stoc

În cazul evidenței stricte, Torgsoft verifică nu cantitatea totală a modelului, ci existența unui anumit număr de serie.

De exemplu, în stoc pot exista cinci telefoane identice, dar numărul de serie al celui de-al șaselea a fost deja vândut sau transferat. Prezența celorlalte cinci unități nu permite vânzarea unui număr care nu există în acest depozit.

Trebuie verificat:

• dacă numărul a fost scanat corect;

• dacă acesta aparține produsului selectat;

• dacă nu a fost vândut anterior;

• dacă nu a fost transferat către un alt centru de evidență;

• dacă nu a fost efectuat un retur către furnizor sau o casare;

• dacă în program este selectat depozitul corect.

Lipsa perioadei de garanție poate influența documentele de garanție, dar nu explică mesajul privind absența unui anumit număr în depozit.

Pentru seturile de produse se aplică o logică separată: setul creat nu trebuie să aibă evidență strictă a garanției. Numerele de serie sunt înregistrate pentru componentele acestuia, iar setul propriu-zis trebuie atribuit unui tip de produs fără evidență strictă. Completarea produsului

Cum se efectuează un schimb în garanție

Pentru scenariul complet al schimbului în garanție trebuie activate două opțiuni:

• «Evidența produselor în garanție după numerele de serie»;

• «Reparații și deservire în garanție».

Operațiunea se efectuează prin Document → Reparație:

1. Primiți produsul de la client pentru reparație, cu numărul de garanție indicat.

2. După primirea concluziei, setați starea «Produsul în garanție nu poate fi reparat».

3. Apăsați «Schimb de produs».

4. Introduceți numărul de serie al noii unități care există în stoc.

5. Apăsați «Salvează».

Torgsoft va crea automat:

• returul produsului vechi de la client;

• returul vechiului număr de serie către furnizor;

• vânzarea către client a produsului cu noul număr de serie.

În timpul unui astfel de schimb nu are loc nicio mișcare de numerar prin casă. Reparații și deservire în garanție

Cum se ține evidența garanției fără numere de serie

Dacă produsul are garanție, dar producătorul nu aplică numere individuale, în setările tipului de produs trebuie selectat «Fără numere de serie».

Pentru un astfel de produs:

• în fișă se indică perioada de garanție;

• numerele de serie nu sunt introduse în timpul recepției, transferului și vânzării;

• poate fi configurată tipărirea certificatului de garanție.

Acesta este un mod separat, care nu trebuie confundat cu setarea «Nu ține evidența garanției».

Cum se tipăresc etichetele cu numere de serie

Deschideți Depozit → Evidența garanției → Stocurile produselor în garanție, selectați pozițiile necesare și apăsați «Tipărire etichete».

Pe etichetă poate fi tipărit codul de bare al numărului de serie, pentru ca acesta să poată fi scanat ulterior la vânzare, transfer, retur sau inventariere. Tipărirea etichetelor cu numere de serie

În ce licențe este disponibilă opțiunea

Opțiunea «Evidența produselor în garanție după numerele de serie» este compatibilă cu licențele:

• Torgsoft Start;

• Torgsoft Ultra;

• Torgsoft Terminal.

Înainte de achiziționare, opțiunea «Evidența produselor în garanție după numerele de serie» poate fi activată gratuit pentru 30 de zile, pentru a-i testa posibilitățile în practică.