Účtovníctvo tovaru pre profesionálny obchod s kozmetikou

Ako organizovať evidenciu tovaru v predajni profesionálnej kozmetiky

Predajňa profesionálnej kozmetiky spája v jednom sortimente viacero odlišných scenárov. Vedľa stoviek odtieňov gélových lakov, farieb a dekoratívnej kozmetiky sa nachádzajú pilníky, frézy, rukavice a ďalší drobný spotrebný materiál. Odborníci a salóny nakupujú časť tovaru vo väčšom množstve, maloobchodní zákazníci kupujú jednotlivé položky a lampy, brúsky či sterilizátory môžu vyžadovať evidenciu podľa sériových čísel.

Preto je vhodné stavať evidenciu tovaru v tomto segmente nie od pokladne, ale od štruktúry sortimentu. Najskôr predajňa určí, ako rozlišovať odtiene, objemy a produktové rady, potom nastaví príjem a označovanie tovaru, pravidlá zásob, inventúru, veľkoobchodný predaj, prácu so zariadeniami a online objednávky. Torgsoft tieto operácie zaznamenáva v dokumentoch a zobrazuje údaje, podľa ktorých môže vedúci kontrolovať zásoby, pohyb tovaru a činnosť zamestnancov.

Najskôr určte, čo je samostatná tovarová položka

V profesionálnej kozmetike sa produkty často líšia iba jedným parametrom. Jedna rada farieb môže mať veľa čísel odtieňov, gélový lak — množstvo farieb a šampón — niekoľko objemov. Ak sa tieto rozdiely nezohľadnia v štruktúre databázy už na začiatku, neskôr je ťažšie vyhľadávať tovar, kontrolovať príjmy a zásoby a pripravovať katalóg pre web.

Skladník vytvára strom druhov tovaru: napríklad materiály na manikúru, starostlivosť o vlasy, produkty na obočie a mihalnice, jednorazový materiál, nástroje a zariadenia. Pre konkrétnu položku Torgsoft uchováva názov, výrobcu, katalógové číslo, čiarový kód, cenu, popis a ďalšie parametre.

Pre parametre, ktoré nie sú v štandardnej karte tovaru, sa používajú dynamické charakteristiky tovaru. V predajni profesionálnej kozmetiky to môže byť odtieň, číslo tónu, objem, kolekcia, typ materiálu, výkon zariadenia alebo iná charakteristika potrebná na vyhľadávanie, nákup a export na web.

Ak je viacero položiek variantmi jedného modelu, v Torgsoft je možné nastaviť pravidlo tvorby ID modelu. Do modelu vstupujú spoločné charakteristiky a farba, veľkosť alebo iný znak variantu sa z pravidla vylúči. Je to obzvlášť užitočné pre internetový obchod: web môže zobraziť jeden model s výberom požadovaného variantu namiesto súboru nesúvisiacich kariet.

Požiadavky na šarže, dátumy spotreby, zodpovednú osobu, notifikáciu a označovanie kozmetiky je lepšie nemiešať s každodenným skladovým procesom. Samostatne sú vysvetlené v materiáli «Ako viesť evidenciu kozmetiky v Torgsoft podľa nových pravidiel».

Príjem má nadväzovať na už vytvorenú nomenklatúru

Pri prijímaní tovaru skladník vystaví príjemku alebo importuje pripravené údaje z Excelu. Pred vytvorením novej položky je vhodné skontrolovať čiarový kód, katalógové číslo a názov, aby sa nevytvárali duplicity toho istého tovaru.

Ak má tovar výrobcom pridelený čiarový kód, predajňa ho používa na vyhľadávanie a predaj. Pre položky bez vhodného označenia môže Torgsoft vytvoriť vlastný čiarový kód. Etikety sa tlačia z pracovných formulárov programu podľa nastaveného šablónového vzoru: možno na ne vytlačiť názov, cenu, katalógové číslo, čiarový kód a ďalšie potrebné údaje.

Pre malé fľaštičky, pilníky, bloky a nadstavce sa veľkosť etikety volí podľa obalu a možností tlačiarne. Pre celý beauty segment neexistuje jeden pevný «správny» formát.

Ak tovar najskôr prichádza na centrálny sklad a potom sa rozdeľuje medzi predajne, zamestnanec vytvorí interný presun. Na presuny medzi prevádzkami je v Torgsoft scenár «Tovar na ceste»: kým sa tovar neprijme na druhej prevádzke, je zobrazený ako tovar v presune.

Vrátenie dodávateľovi, odpis a ďalšie výdajové operácie sa zaznamenávajú samostatnými dokumentmi. Vďaka tomu má každá zmena zásoby konkrétny dôvod, dátum a autora dokumentu.

Zásoby treba plánovať podľa konkrétnych tovarov a prevádzok

V beauty predajni celkový počet tovaru v kategórii veľa nehovorí. Na sklade môže byť veľa gélových lakov, ale môže chýbať práve obľúbená báza, top alebo konkrétny odtieň. Preto nákupca potrebuje stav zásob pre každú položku a každú predajňu.

Možnosť Minimálne a maximálne zásoby podľa skladov umožňuje nastaviť hranice zásob samostatne pre tovary a predajné miesta. Ten istý tovar môže mať iný normatív vo veľkej predajni, malej prevádzke a na centrálnom sklade.

Pre zložitejšie plánovanie je k dispozícii Automatický výpočet skladových zásob. Možnosť vypočíta odporúčanú zásobu na základe predaja a dodacích lehôt. Nákupca používa tento výpočet ako východiskové údaje, rozhodnutie o objednávke však prijíma sám.

Skladník vytvára objednávku dodávateľovi na požadované položky. Po dodaní tovaru príjemka pokračuje v rovnakom reťazci evidencie. Program zároveň vedie vzájomné zúčtovanie s dodávateľom, takže vedúci môže kontrolovať tovarové dokumenty aj súvisiaci finančný zostatok.

Pre sieť s centrálnym skladom možno použiť aj «Objednávku predajne na sklad». Prevádzka vytvorí požiadavku, sklad objednávku spracuje a vytvorí presun na požadované účtovné stredisko.

Inventúra má ukázať rozdiel, nie napovedať očakávané číslo

Pri lakoch, pilníkoch, frézach, štetcoch a ďalších drobných položkách sa inventúra rýchlo stáva samostatným procesom. Torgsoft vytvorí inventúrny hárok, do ktorého zamestnanec zadáva skutočné množstvo tovaru.

Počítanie možno vykonávať ručne, pomocou skenera alebo terminálu zberu dát. Dokumentácia Torgsoft samostatne opisuje inventúru s Android zariadeniami a mobilnou aplikáciou.

Zamestnancovi, ktorý počíta tovar, možno obmedziť zobrazenie evidovaného množstva. Nastavenie «Obmedziť inventúrny hárok pri vykonávaní inventúry predajcom» skryje stav zásob v čase počítania, výsledky inventúry a veľkoobchodnú cenu. Zamestnanec zadáva to, čo skutočne vidí na polici, a vedúci analyzuje rozdiel až po skončení počítania.

Ak sa skutočné a evidované množstvo nezhodujú, treba skontrolovať príjmy, predaje, vrátenia, odpisy a presuny. Na analýzu činností používateľov slúži Protokol činností používateľov a denník zmien dokumentov. Pomáhajú obnoviť postupnosť operácií pred úpravou stavu zásob.

Maloobchodní zákazníci a salóny potrebujú odlišné predajné scenáre

Pri pokladni predajca vytvorí predaj podľa čiarového kódu alebo vyhľadaním tovaru. Torgsoft uchováva obsah predaja, množstvo, cenu, zľavu, platbu a používateľa, ktorý s dokumentom pracoval.

Profesionálna predajňa často predáva rovnaké materiály odborníkom a salónom vo väčších množstvách. Pre takého klienta môže manažér vystaviť účet, podľa potreby rezervovať tovar, zaznamenať platbu a pripraviť expedíciu. Vzniká tak samostatný dokumentový reťazec pre B2B predaj namiesto miešania s bežným pokladničným dokladom.

Ak cena závisí od množstva konkrétneho tovaru, možnosť Politika veľkoobchodných cien používa nastavené cenové hranice. Majiteľ určuje pravidlá a predajca pri vytváraní predaja vidí príslušnú cenu.

Pri stálych salónoch a odborníkoch vedúci samostatne kontroluje neuhradené dokumenty a vzájomné zúčtovanie. Je to dôležité, ak sa materiály odovzdávajú s odloženou platbou.

Štartovacie súpravy je lepšie evidovať ako komplety

V beauty predajni sa hotová súprava často skladá z tovarov, ktoré sa predávajú aj samostatne. Napríklad štartovacia súprava pre odborníka môže obsahovať lampu, bázu, top, niekoľko povrchových produktov a pomocný materiál.

Na tento účel sú v Torgsoft k dispozícii «Kompletizácia» a «Šablóna kompletu». Skladník určí zloženie súpravy a vytvorí hotový komplet z tovaru na sklade. Program uchováva väzbu hotovej položky na jej súčasti, takže komplet možno evidovať spolu s ostatnými tovarmi.

Je to pohodlné aj pre darčekové súpravy a pre podnikanie, kde sa jedno balenie rozdeľuje na viac samostatných tovarových jednotiek podľa stanoveného pravidla.

Darčekový certifikát je iný scenár. Na jeho vydávanie, predaj a evidenciu slúži samostatná možnosť Darčekové certifikáty. Certifikát netreba v evidenčnom modeli miešať s fyzickým tovarovým kompletom.

Profesionálne zariadenia je vhodné oddeliť od spotrebného materiálu

Brúska, lampa, sterilizátor alebo iné zariadenie má iný životný cyklus než šampón alebo balenie pilníkov. Pri záručnom servise je dôležité vedieť, ktorú konkrétnu jednotku predajňa dostala od dodávateľa a komu ju predala.

Možnosť Evidencia záručného tovaru podľa sériových čísel pridáva evidenciu sériových čísel, záručných lehôt a tlač záručných dokumentov. Skladník zaznamená sériové číslo konkrétnej jednotky a pri predaji sa prepojí s príslušnou operáciou.

Ak predajňa zároveň prijíma zariadenia do servisu, ide už o samostatný proces. Na tento účel je určená možnosť Opravy a záručný servis, ktorá vedie servisné požiadavky, etapy práce, materiály a platby.

Odporúčania odborníkov možno viesť ako samostatný predajný kanál

V profesionálnom beauty segmente predajňa často spolupracuje so stylistami, kaderníkmi, odborníkmi na obočie a nechtovými technikmi, ktorí odporúčajú produkty svojim klientom. Ak je partnerov veľa, majiteľ potrebuje vidieť, s ktorým partnerom je zákazník prepojený a ktoré nákupy prišli cez tento kanál.

Možnosť Referenčný program umožňuje evidovať odporúčajúcich partnerov, prepájať s nimi zákazníkov a používať tieto údaje vo vzájomnom zúčtovaní. Majiteľ určuje pravidlá partnerskej spolupráce a vyhodnocuje výsledok podľa skutočných nákupov.

Tento proces sa líši od bežného zľavového programu zákazníka. Karta zákazníka uchováva históriu nákupov a zľavy konkrétneho zákazníka, zatiaľ čo referenčný program — väzbu na partnera, ktorý ho odporučil.

Online katalóg má vychádzať z rovnakej nomenklatúry

Ak predajňa vedie tovary samostatne na webe a samostatne v evidenčnom programe, názvy, charakteristiky a zásoby sa začnú rozchádzať. Pri veľkej palete je to obzvlášť viditeľné: zákazník si objedná konkrétny odtieň, ktorý už bol predaný v kamennej predajni.

Možnosť Synchronizácia s internetovým obchodom prenáša medzi Torgsoft a webom tovary, charakteristiky a objednávky podľa nastaveného scenára. Výmena môže prebiehať podľa harmonogramu, preto rýchlosť aktualizácie webu závisí od konkrétnych parametrov synchronizácie.

Pre Prom.ua a Rozetka.ua sú k dispozícii samostatné možnosti Integrácia s Prom.ua a Integrácia s Rozetka.ua. Pred spustením treba určiť, ktoré tovary, charakteristiky, ceny a sklady sa budú používať v jednotlivých kanáloch, a preveriť testovaciu objednávku.

Prijaté objednávky možno zobrazovať v režime «Objednávka vzdialeného zákazníka». Manažér prepojí objednávku so zákazníkom v databáze, skontroluje jej obsah a vytvorí potrebné dokumenty na ďalšie spracovanie. V režime «Predaj s vystavením účtu» možno účet vytvoriť na základe takejto objednávky.

Na zásielky sú k dispozícii samostatné integrácie s doručovacími službami. Napríklad Integrácia s Nova Poshta podporuje vytváranie, tlač a sledovanie TTN v scenároch, ktoré daná možnosť umožňuje.

Práva zamestnancov treba nastavovať podľa rolí

Predajca potrebuje predaj, vyhľadávanie tovaru, prácu so zákazníkom a povolené pokladničné operácie. Skladník pracuje s príjmami, presunmi, objednávkami dodávateľom a skladom. Vedúci potrebuje finančné údaje, históriu zmien a reporty.

Administrátor Torgsoft nastavuje práva podľa rolí. Zamestnancovi tak možno sprístupniť potrebné formuláre a zároveň obmedziť nákupné ceny, finančné dokumenty alebo operácie, ktoré nepatria do jeho povinností.

Existujú aj konkrétne obmedzenia. Napríklad predajcovi možno zakázať zadávať číslo zľavovej karty z klávesnice a povoliť iba skenovanie. Takéto pravidlo určuje spôsob identifikácie karty pri pokladničnom procese.

Po zmene pracovných povinností je vhodné práva skontrolovať. Inak môže zamestnancovi zostať prístup k formulárom, ktoré už na svoju prácu nepotrebuje.

Pokladničné zariadenia sa vyberajú podľa skutočných operácií

Pre typickú pokladňu v predajni profesionálnej kozmetiky je potrebný počítač s Windows a skener čiarových kódov. Tlačiareň etikiet je potrebná tam, kde predajňa pravidelne označuje tovar vlastnými kódmi alebo tlačí cenovky. Tlačiareň účteniek sa používa vtedy, ak sú potrebné papierové účtenky alebo tovarové doklady.

Ak predajňa prijíma bezhotovostné platby cez POS terminál, možnosť Integrácia s bankovým terminálom prenáša sumu nákupu z Torgsoft do terminálu. Na fiškálny predaj možno používať Programovú RP alebo iný fiškálny scenár podporovaný Torgsoft.

Váhy nie sú typickým vybavením bežnej predajne profesionálnej kozmetiky, ak sa celý sortiment predáva vo fľašiach, škatuľkách a kusoch. Potrebné sú iba tam, kde podnik skutočne predáva suroviny alebo iné materiály podľa hmotnosti.

Pre veľký sklad alebo časté inventúry je vhodné zvážiť aj terminál zberu dát alebo Android zariadenie so skenovaním.

Majiteľ potrebuje pravidelný rytmus kontroly

Údaje majú význam vtedy, keď sa podľa nich pravidelne prijímajú rozhodnutia.

Každý deň vedúci kontroluje predaje, pokladňu, vrátenia, manuálne zľavy, neuhradené dokumenty a nedokončené online objednávky.

Každý týždeň je vhodné kontrolovať položky s nízkym stavom zásob, potrebu nákupu, presuny medzi prevádzkami, vzájomné zúčtovanie s dodávateľmi a B2B zákazníkmi.

Pravidelne je užitočné analyzovať predaje podľa druhov tovaru, výrobcov a dodávateľov, obrátkovosť zásob, tovar, ktorý zostáva dlho na sklade, aktivitu zákazníkov a využívanie zliav. Torgsoft ponúka aj ABC a XYZ analýzu na hodnotenie štruktúry sortimentu a stability dopytu.

Takýto rytmus poskytuje majiteľovi súvislý obraz: čo prišlo, čo sa predalo, kde vznikol rozdiel, čo chýba a čo treba objednať.

Čo určiť pred prenesením evidencie

Pred spustením je vhodné opísať šesť vecí:

1. Aké druhy tovaru a charakteristiky sú potrebné na vyhľadávanie, nákup a online katalóg.

2. Koľko predajní, skladov, pokladní a zamestnancov bude so systémom pracovať.

3. Či existujú veľkoobchodní zákazníci, účty, odložené platby a osobitné cenové pravidlá.

4. Či predajňa predáva hotové súpravy a zariadenia so sériovými číslami.

5. Ktoré weby, marketplace platformy a doručovacie služby treba pripojiť.

6. Aké operácie sú povolené predajcovi, skladníkovi, administrátorovi a vedúcemu.

Potom je vhodné na niekoľkých reálnych tovaroch preveriť celý cyklus: vytvorenie karty, príjem, etiketu, predaj, presun, inventúru, objednávku dodávateľovi a online objednávku. Ak potrebujete vybrať verziu Torgsoft, počet pracovných miest, možnosti a zariadenia, je na to určená samostatná komerčná stránka programu pre predajňu kozmetiky.