Pri prechode z papierovej evidencie alebo tabuliek na evidenciu v programe si pripravte písomný plán: kto pripraví údaje, kto spočíta tovar, kto skontroluje výsledok a kto povolí spustenie. Určte jeden spoločný rozhodujúci okamih pre počiatočné stavy. Od počítania až po prijatie zadaných údajov dohodnite prestávku v predaji, príjme, fyzických vráteniach, presunoch a odpisoch.
Pred obnovením práce zosúlaďte katalóg a množstvá a vyskúšajte scenáre v samostatnej demo databáze. Po spustení skontrolujte prvú skutočnú operáciu každého typu. Pri každom rozdiele zaznamenajte príčinu, zodpovednú osobu, termín opravy a výsledok opätovnej kontroly.
Rozdeľte úlohy a schvaľovanie
Vyberte obdobie s menším pracovným zaťažením. Určte vedúceho prechodu a jeho zástupcu. Pri každej úlohe zapíšte vstupné údaje, vykonávateľa, termín, spôsob kontroly a osobu, ktorá preberá výsledok. Jeden človek môže zastávať viacero úloh.
| Úloha | Činnosť | Výsledok na kontrolu |
|---|---|---|
| Majiteľ | Schvaľuje pravidlá evidencie, prestávku a spustenie | Schválený katalóg, stavy a povolenie obnoviť prácu |
| Vedúci prechodu | Vedie plán a evidenciu výnimiek, koordinuje zamestnancov | Stav úloh, rozhodujúce okamihy, zoznam nevyriešených otázok |
| Zodpovedný za údaje | Pripravuje katalóg a pravidlá vypĺňania | Zosúladené záznamy o produktoch bez nevyriešených rozdielov |
| Pracovníci pri počítaní | Počítajú tovar v pridelených fyzických zónach | Podpísané zoznamy množstiev podľa skladových miest |
| Kontrolór | Porovnáva údaje s tovarom a dokladmi, kontroluje cvičné úlohy | Zaznamenané výsledky a opakované kontroly |
| Predajcovia a pracovníci príjmu | Precvičujú svoje operácie | Správne vykonané scenáre s očakávanými množstvami |
Oznámte tímu, ktorá evidencia je hlavná pred prechodom a ktorá po spustení. Pri každej skutočnej operácii určte jeden hlavný záznam a osobu zodpovednú za jeho zadanie. Kontrolný zoznam používajte pri zosúlaďovaní, aby sa už zaevidovaný pohyb nezadal znova.
Odsúhlaste katalóg produktov pred počítaním
Poverte zodpovednú osobu prípravou zoznamu produktov. Pri každej položke odsúhlaste názov, variant, jedinečný skladový kód SKU, mernú jednotku, skladové miesto, skutočné ceny a množstvo. Je to zoznam na prípravu prechodu; polia konkrétneho programu si overte osobitne.
SKU identifikuje položku produktu. Jedinečné kódy pomáhajú pri práci s predajnými výkazmi a analytikou. Poverte kontrolóra, aby porovnal názvy, kódy, varianty a jednotky so skutočným tovarom a papierovými záznamami alebo tabuľkami.
Vyriešte duplicitné kódy, odlišné jednotky pri rovnakých záznamoch a položky, ktoré nemožno jednoznačne určiť. Po exporte skontrolujte úplnosť hlavičiek a údajov. Ak používate import, overte súlad s jeho pravidlami. Po prenose porovnajte názvy, SKU, ceny, množstvá a prepojenia záznamov produktov. Výsledok predložte majiteľovi na schválenie.
Určte rozhodujúci okamih a zastavte všetky pohyby
- Zapíšte čas začiatku prestávky a zodpovednú osobu. Informujte všetkých, ktorí predávajú, prijímajú, vracajú, presúvajú alebo odpisujú tovar.
- Počas počítania, zadávania a prijímania počiatočných stavov zastavte všetky tieto pohyby. Prestávka má byť organizačnou dohodou so zamestnancami.
- Rozdeľte priestory na fyzické zóny. Počítajte tovar podľa SKU, jednotky a skladového miesta. Skontrolujte, či nebola vynechaná žiadna zóna.
- Ak k pohybu predsa dôjde, zapíšte ho do evidencie výnimiek: doklad, produkt, množstvo, smer pohybu, čas a vykonávateľ.
- Na základe rozhodnutia majiteľa pred prijatím počiatočných stavov znova spočítajte dotknuté položky. Zapíšte nový spoločný rozhodujúci okamih; ostatné položky dovtedy ponechajte bez pohybu.
- Porovnajte zadané množstvá s prijatým výsledkom počítania. Prácu obnovte po schválení výsledku.
Pri zosúlaďovaní oddeľte pohyby, ktoré už boli zahrnuté do prijatých počiatočných množstiev, od operácií po rozhodujúcom okamihu. Pri každej výnimke označte, ako bola zohľadnená. Ten istý pohyb nepridávajte znova.
Precvičte si operácie v samostatnej demo databáze
Pripravte tréningové nastavenia a údaje zodpovedajúce budúcej práci: produkty, jednotky a skladové miesta. Všetky cvičenia robte v samostatnej demo databáze, bez vytvárania skutočných fiškálnych predajov. Pri každej operácii použite postup stanovený pre váš program.
Pred úkonom má zamestnanec pomenovať produkt, jednotku, množstvo, miesto a potrebný doklad. Po úkone má ukázať záznam a vysvetliť zmenu stavu. Kontrolór zaznamená očakávaný a dosiahnutý výsledok.
Ilustračný príklad: od 20 kusov k stavom A16 a B5
V demo databáze je jedna položka produktu evidovaná v kusoch: na mieste A je 20 kusov, v B 0. Nedochádza k žiadnym ďalším pohybom. Jeden kus z predchádzajúceho cvičného predaja sa vracia; fyzicky bol prijatý a je vhodný na ďalší predaj. Dva poškodené kusy sa po schválení majiteľom odpíšu.
| Cvičná operácia | Očakávané v A | Očakávané v B | Spolu |
|---|---|---|---|
| Počiatočný stav | 20 | 0 | 20 |
| Prijať 6 kusov do A | 26 | 0 | 26 |
| Predať 4 kusy z A | 22 | 0 | 22 |
| Vrátiť 1 kus do A | 23 | 0 | 23 |
| Odpísať 2 kusy z A | 21 | 0 | 21 |
| Dokončiť presun 5 kusov z A do B | 16 | 5 | 21 |
Výpočet príkladu: 20 + 6 − 4 + 1 − 2 = 21; po presune 16 + 5 = 21. Toto sú očakávané výsledky cvičenia. Overte ich podľa záznamov operácií a stavov na oboch miestach. Osobitne si precvičte spôsoby platby a vrátenia peňazí, ktoré obchod potrebuje.
Ako zosúladiť počiatočné stavy a pohyby tovaru v Torgsoft
Pri zadávaní počiatočných stavov v Torgsoft sa v parametroch príjmu zaškrtne «Початкові залишки» (Počiatočné stavy). Vykonávateľ zadá prijaté množstvá a kontrolór ich porovná s počítaním k dohodnutému rozhodujúcemu okamihu. Postup zadávania je opísaný v návode k počiatočným stavom.
Karta skladovej evidencie produktu obsahuje stĺpce «Прихід» (Príjem), «Витрата» (Výdaj) a «Залишок» (Zostatok). Použite ich na porovnanie pohybov vybranej položky s dokladmi a prijatými počiatočnými množstvami. Ak sa objaví rozdiel, určte konkrétnu operáciu, ktorú treba preveriť. Viac o kontrole pohybu tovaru.
V prehľade obratu zásob nastavte požadovaný dátum vo filtri obdobia a vyberte dodávateľa vo filtri tovaru. Stĺpec konečného stavu zobrazí iba zásoby od vybraného dodávateľa k tomuto dátumu. Tento výber použite na príslušnú časť zosúladenia. Ak má obchod tovar od iných dodávateľov, tento výber ho nezahŕňa. Podmienky výberu opisuje materiál o prehľade obratu zásob.
Povoľte spustenie po kontrolách a sledujte prvé operácie
Pred spustením má majiteľ skontrolovať, či je katalóg schválený, všetky zóny spočítané, jednotky a SKU sa zhodujú, zadané stavy zodpovedajú prijatému počítaniu a výnimky boli zohľadnené len raz. Dokončite kritické kontroly skladových operácií a platieb. Neznámy postup v programe si objasnite a precvičte pred príslušnou skutočnou operáciou. Pri ostatných úlohách určte vykonávateľov a termíny.
Po obnovení práce skontrolujte prvé skutočné príjmy, predaj, vrátenie, presun a odpis. Pri každom porovnajte doklad, záznam v evidencii, SKU, množstvo a miesto. Po dokončení interného presunu porovnajte množstvá položky na oboch miestach s dokladom o presune a ostatnými pohybmi medzi kontrolami. Ak pri tejto položke nedošlo k iným pohybom, jej celkové množstvo pred presunom a po ňom sa musí zhodovať. Osobitne zosúlaďte sumy a spôsoby platieb, vrátenia peňazí a skutočnú hotovosť.
Vedúci prechodu zaznamenáva rozdiely a spôsob ich odstránenia. Nevymýšľajte pohyby, aby ste dosiahli požadovaný stav. Nasledujúcej zmene odovzdajte nevyriešené otázky: číslo operácie, SKU, množstvo, platbu, problém, zodpovednú osobu a termín. Po oprave vykonajte opätovné zosúladenie a zaznamenajte výsledok.
Vráťte sa na predchádzajúci krok