Не збігаються залишки або зник товар: як знайти причину через «Рух товару»

Якщо в Торгсофт не збігаються залишки або зник товар зі складу, найнадійніший спосіб знайти причину — перевірити всю історію конкретної товарної позиції через форму «Рух товару». Цей звіт показує не лише поточний залишок, а весь ланцюг документів: приходи, продажі, переміщення, інвентаризації, списання та скасування. Саме тому перевірку розбіжності потрібно починати не з припущень, а з повного аудиту руху проблемного товару за весь період і по всіх складах.

Як перевірити історію товарної позиції через «Рух товару»

Програма не змінює цифри самостійно. Кожна зміна кількості — це конкретний документ (прихід, продаж, переміщення, інвентаризація) та конкретний користувач, який його створив.

Щоб знайти помилку, виконайте комплексний аудит товарної позиції:

1. Зайдіть у меню Склад → Стан складу та знайдіть проблемний товар.

2. Виділіть цей товар і натисніть кнопку Рух товару на верхній панелі інструментів.

3. Очистіть фільтр «Період» (натисніть на чорний хрестик зліва від дати), щоб програма показала всю історію руху з найпершого дня ведення обліку.

4. У полі Центр обліку оберіть «Всі склади» (через множинний вибір), щоб побачити переміщення товару по всій торговій мережі.

5. Прочитайте згенеровану таблицю зверху вниз: від першої прибуткової накладної до останньої операції продажу чи списання. Звертайте увагу на колонки: Дата, Вид документа, Відправник, Одержувач, Кількість.

Які типові причини можна знайти через «Рух товару»

Пройдіться по списку найчастіших ситуацій, шукаючи відповідну у вашому вікні «Рух товару».

Причина 1. Товар завис у дорозі при внутрішньому переміщенні

• Симптом. Товар зник зі стану складу відправника, хоча ми його не продавали, або фізично товар приїхав у магазин, але в програмі його немає.

• Причина. Була створена накладна внутрішнього переміщення з галочкою "Товар в дорозі", але магазин-одержувач фізично не підтвердив її отримання.

• Як перевірити? У «Русі товару» є накладна з видом документа «Внутрішня передача». У відправника товар вже списався, але в одержувача він ще не з'явився.

• Як виправити? Зайдіть у меню Склад → Товар у дорозі. У вкладці «Накладні» знайдіть непідтверджену накладну, відкрийте її через кнопку «Перевірити накладну», перевірте фактичну кількість товару, що приїхав, і натисніть «Прийняти накладну». Після цього товар з'явиться на залишках магазину-одержувача.

• Як не допустити повторення? Зобов'язати продавців або комірників щодня перевіряти вкладку «Товар у дорозі» та вчасно приймати товар, який фактично надійшов на їхній центр обліку.

Причина 2. Товар продавали до оприбуткування

• Симптом. Товар фізично проданий або є на полиці, але в програмі відображається від'ємний залишок (мінус). У звітах може спотворюватися собівартість.

• Причина. Працівники продали товар, який ще не встигли провести через прибуткову накладну. Програма зафіксувала продаж, списавши товар у мінус.

• Як перевірити? У «Русі товару» є багато операцій з видом «Реалізація», але на початку ланцюга немає жодного документа «Прихід» від постачальника.

• Як виправити?

•    Знайдіть прибуткову накладну на цю товарну позицію від постачальника та внесіть її в програму.
•    Якщо документів від постачальника немає або знайти кінці неможливо, сформуйте Відомість інвентаризації на цей товар та вкажіть його фактичну кількість на полиці. При закритті відомості Торгсофт автоматично створить документ «Прихід від інвентаризації», який перекриє мінуси та вирівняє залишок до реального.

• Як не допустити повторення? Зайдіть у Налаштування → Параметри → Облік та в полі Що робити, якщо недостатньо товару на складі оберіть «Заборонити продаж в мінус». Це змусить персонал своєчасно прибуткувати товар до його потрапляння в торговий зал.

Причина 3. Документ проведено неправильною датою

• Симптом. Товар приїхав і є в накладній, але на формі "Стан складу" його кількість залишається незмінною, допоки не натиснеш "Перерахувати кількість".

• Причина. Через особливості статичної збірки стану складу Торгсофт (яка використовується для швидкодії), зміна дати складського документа на "майбутнє" або сильне "минуле" число може викривити поточне відображення залишків у реальному часі.

• Як перевірити? В «Русі товару» перевірте колонку "Дата". Знайдіть документ (наприклад, внутрішнє переміщення або прихід), у якого стоїть некоректна або майбутня дата.

• Як виправити? Відкрийте проблемний документ, змініть його дату на коректну поточну та збережіть. Після цього зайдіть у Склад → Стан складу і натисніть кнопку Перерахувати кількість по всіх складах.

• Як не допустити повторення? Заборонити персоналу маніпулювати датами документів. Регулярно використовувати сервісну дію "Відновити та реорганізувати індекси та оновити статистики".

Причина 4. Товар видалили з реалізації або скасували помилково

• Симптом. Гроші в касі не збігаються з проданим товаром. Товар фізично відсутній (проданий), але програма вперто показує, що він лежить на складі.

• Причина. Касир просканував товар, взяв гроші від покупця, але перед закриттям чека натиснув "Видалити" і скасував товар з реалізації (гроші забрав собі, а товар повернувся на віртуальний залишок складу).

• Як перевірити? У «Русі товару» немає операції реалізації. Зайдіть у меню Склад → Скасовані товари з реалізацій або перегляньте Файл → Протокол дій користувачів. Знайдіть там цю товарну позицію і подивіться, який співробітник і коли видалив її з відкритого чека.

• Як виправити? Зробити інвентаризацію цієї товарної позиції, щоб зафіксувати недостачу. Щоб вирівняти касу, пробити товар правильно.

• Як не допустити повторення? Зайдіть у Налаштування → Параметри → Доступ. Поставте галочку «Реєструвати видалення товару з реалізації» (програма вимагатиме введення причини видалення при кожному видаленні). Активуйте налаштування Сканувати бейдж відповідального та вкажіть відповідного співробітника, щоб операцію видалення могла зафіксувати людина з повноваженнями. Або кардинально — активуйте налаштування “Продавець не може видаляти товар у реалізації”, щоб такі операції міг робити лише адміністратор або власник з паролем.

Як перевірити результат після виправлення документа

Після того як ви знайшли і виправили проблемний документ у "Русі товару", потрібно переконатися, що систему синхронізовано:

1. Зайдіть у меню Склад → Стан складу.

2. Виділіть відредагований артикул і натисніть кнопку Перерахувати кількість (бажано «Перерахувати кількість по всіх складах»).

3. Подивіться на колонку «Кількість». Тепер вона повинна 100% збігатися з фактичною кількістю товару на полиці вашого магазину.

Для того, щоб зафіксувати правильні залишки та собівартість назавжди і захистити їх від редагування персоналом заднім числом, регулярно закривайте періоди (меню Аналіз → Період → Зміна стану → Закрити період).

Що підготувати для технічної підтримки, якщо аудит не допоміг

Якщо ви як аудитор пройшли весь ланцюг по артикулу, але залишок об'єктивно не сходиться з математикою приходів та витрат, зверніться до технічної підтримки Торгсофт. Для миттєвого вирішення підготуйте:

• Артикул або Штрихкод проблемного товару.

• Назву Центру обліку (магазину/складу), де виявлено розбіжність.

• Скріншот або відео вікна «Склад → Рух товару» по цій товарній позиції за весь період (з порожнім фільтром дати).

• Короткий опис: яка кількість є по факту на полиці, і яку аномальну кількість показує програма.

Поширені запитання