Nezrovnalosti v prehľadoch: prečo „Analýza obdobia“ a „Prehľad produktu“ zobrazujú rôzne zisky po vrátení tovaru

Podnikatelia sa často stretávajú so situáciou, keď sa pri uzatváraní mesačných výsledkov čísla zisku vo formulároch "Analýza - Obdobie" a "Tovarové/Obchodné výkazy" nezhodujú. "Analýza obdobia" — je strategický manažérsky nástroj na komplexné posúdenie finančného stavu podniku za účtovný mesiac, zatiaľ čo tovarové výkazy ukazujú operatívny obraz predaja podľa konkrétnych dátumov. 

Podnikatelia sa zvyčajne pýtajú: "Prečo nesedí zisk?", "Kde sa stratili peniaze?" alebo "Prečo po vrátení tovaru výkazy ukazujú rozdielne údaje?". Najčastejšie táto situácia vzniká na konci mesiaca, keď prebehli vrátenia tovaru, inventúry alebo aktívny predaj "do mínusu".

Aby bolo možné pochopiť, prečo tieto rozdiely vznikajú, je potrebné detailne rozobrať logiku práce programu Torgsoft, pretože tieto dva režimy plnia rozdielne úlohy a počítajú finančné ukazovatele podľa rozdielnych matematických modelov.

1. Rozdielne algoritmy výpočtu zisku

Hlavná príčina rozdielov spočíva vo vzorcoch, podľa ktorých výkazy počítajú konečný zisk podnikateľa.

V Tovarovom alebo Obchodnom výkaze sa zisk počíta podľa zjednodušeného, čisto operatívneho vzorca: tržba mínus nákladová cena tržby. Program teda vezme sumu realizácií, odpočíta od nej nákladovú cenu týchto realizácií, potom odpočíta sumu vrátení a pripočíta späť nákladovú cenu vráteného tovaru.

V režime "Analýza - Obdobie" je výpočet zisku výrazne hlbší a zahŕňa dodatočné zložky, ktoré ovplyvňujú celkový finančný výsledok podnikania. Okrem štandardných realizácií a vrátení vzorec "Analýzy obdobia" automaticky zohľadňuje:

• Odpis tovaru, napríklad poškodenie alebo chybný tovar.

• Manká zistené pri inventúrach.

• Platby bonusmi a vrátenie platieb bonusmi.

2. Dátum dokumentu verzus účtovné obdobie

Toto je druhá najčastejšia príčina, pre ktorú sa výkazy "rozchádzajú" práve po vráteniach od zákazníkov.

Tovarový výkaz za obdobie sa vždy zostavuje striktne podľa DÁTUMU vytvorenia dokumentu. Ak vyberiete výkaz od 1. do 30. apríla, dostanú sa doň všetky operácie fyzicky vykonané v týchto dňoch.

Naopak, "Analýza - Obdobie" sa zostavuje podľa ÚČTOVNÉHO OBDOBIA dokumentu. V programe Torgsoft má každý dokument, či už realizácia alebo vrátenie, fyzický dátum aj väzbu na finančné obdobie, teda mesiac, a tieto dva parametre sa môžu líšiť. Napríklad zákazník kúpil tovar v marci a vrátil ho 14. apríla. Pri vybavení vrátenia mohol predajca alebo majiteľ zmeniť účtovné obdobie tohto dokumentu na "marec", aby upravil mzdy predajcov alebo finančné výsledky predchádzajúceho mesiaca. Výsledok:

• V Tovarovom výkaze za apríl sa toto vrátenie zobrazí, pretože dátum dokumentu je aprílový.

• V "Analýze obdobia" za apríl sa toto vrátenie nezobrazí, pretože je priradené k marcovému obdobiu.

3. Predaj "do mínusu" bez nákladovej ceny

Ak je v nastaveniach programu Torgsoft povolený predaj tovaru "do mínusu", teda vyskladnenie tovaru, ktorý formálne ešte nie je na zostatkoch alebo nebol správne prijatý na sklad, nevyhnutne to povedie ku skresleniu výkazov.

Keď predávate tovar "do mínusu", program v momente predaja nedokáže zaznamenať jeho nákladovú cenu, pretože tovar nie je na zostatkoch a systém nevie, z ktorej dodávkovej šarže má cenu vziať.

• Tovarový alebo operatívny výkaz za deň ukáže sumu predaja, ale nezohľadní nákladovú cenu, čo v danom momente umelo navýši zisk.

• "Analýza obdobia" po vykonaní akcie "Prepočítať nákladovú cenu" doplní poslednú známu nákladovú cenu zo stavu skladu alebo aktualizuje údaje po tom, ako tovar konečne prijmete na sklad.

4. Vplyv darčekových poukazov a bonusov

Režim "Analýza obdobia" na rozdiel od jednoduchých tovarových výkazov zohľadňuje globálny zostatok darčekových poukazov. Ak ste predali darčekový poukaz za 50 UAH a jeho nominálna hodnota je 100 UAH, pri výpočte zisku v "Analýze obdobia" program zohľadní tieto straty v celkovom výsledku podniku. Tovarový výkaz takéto hlbšie finančné nuansy nezobrazí. Okrem toho sa platby bonusmi nemusia dostať do bežných tovarových alebo pokladničných výkazov, ale vždy ovplyvňujú "Analýzu obdobia".

Ako správne analyzovať rozdiely: odporúčania pre podnikateľa

Ak vidíte rozdiely medzi týmito výkazmi, postupujte takto:

1. Neporovnávajte stĺpec "Zisk" ani "Nákladová cena". Porovnávajte výlučne stĺpce "Suma realizácií" a "Suma vrátení".

2. Skontrolujte dátumy a obdobia vrátení. Uistite sa, že všetky vrátenia uskutočnené v aktuálnom mesiaci patria do účtovného obdobia toho istého mesiaca.

3. Prepočítajte nákladovú cenu. Pred každým uzatvorením finančných výsledkov v "Analýze obdobia" vždy kliknite na tlačidlo "Prepočítať nákladovú cenu". Aktualizujú sa tak údaje vo všetkých dokumentoch, v ktorých bol pohyb tovaru.

4. Kontrolujte odpisy a inventúry. Pamätajte, že akýkoľvek odpísaný tovar alebo manko zistené pri inventúre automaticky zníži váš zisk v "Analýze obdobia", zatiaľ čo v Tovarovom výkaze sa tento zisk môže zdať vyšší.