Pri maloobchodnom alebo veľkoobchodnom predaji sa každý obchod nevyhnutne stretáva so stratami zásob. Môže ísť o poškodenie výrobkov počas prepravy alebo vystavovania, uplynutie dátumu spotreby alebo použitie tovaru na vlastné prevádzkové potreby obchodu, napríklad kancelárske potreby či čistiace prostriedky.
Na presnú finančnú evidenciu nestačí tento tovar iba vyradiť zo skladu — majiteľ musí rozumieť štruktúre týchto strát. Preto často vznikajú tieto otázky:
«Ako nastaviť program tak, aby predajcovia pri odpise jasne uviedli, čo sa s tovarom stalo?»,
«Ako zistiť, akú hodnotu mal tovar stratený v dôsledku poškodenia alebo znehodnotenia a aká časť bola použitá na vlastné potreby prevádzky?»,
«Je možné v jednom prehľade zobraziť samostatné medzisúčty pre každý dôvod odpisu?», a
«Ako zobraziť celkové súhrnné množstvo konkrétneho odpísaného tovaru bez väzby na jednotlivé dátumy?».
Ďalej podrobne vysvetlíme, ako v programe Torgsoft nastaviť dôvody odpisu a používať «Prehľad odpisov tovaru» na podrobnú analýzu strát.
1. Príprava: ako nastaviť dôvody odpisu (podmienky)
Aby program dokázal rozlíšiť poškodenie tovaru od jeho použitia na vlastné potreby, je potrebné tieto dôvody najskôr vytvoriť. V programe Torgsoft sú dôvody odpisu realizované prostredníctvom obchodných partnerov so špeciálnou kategóriou.
Program už predvolene obsahuje základné kategórie: «Odpis» (všeobecný) a «Inventarizačný odpis». Na podrobnú analytiku to však nestačí.
Ako rozšíriť zoznam dôvodov:
Pri vytváraní nového dokladu o odpise (ponuka Dokument → Odpis tovaru zo skladu → Nový odpis) je potrebné v poli «Odpis» kliknúť na tlačidlo «Číselník». Otvorí sa formulár obchodných partnerov s pevne nastavenou kategóriou «Odpis». Práve tu môžete pridať nových obchodných partnerov predstavujúcich dôvody odpisu, napríklad:
-
«Poškodenie tovaru»
-
«Znehodnotenie / Uplynutie dátumu spotreby»
-
«Vlastné potreby obchodu»
-
«Chybný výrobok (nemožno vrátiť)»
Od tejto chvíle bude predajca alebo skladník pri evidovaní vyradenia tovaru povinný vybrať zo zoznamu konkrétny dôvod (obchodného partnera), na ktorý sa tovar odpisuje. Práve tento krok vytvára základ na ďalšiu analýzu.
2. Analýza strát: prehľad odpisov tovaru a medzisúčty
Na zistenie výšky strát podľa jednotlivých dôvodov sa používa špeciálny analytický nástroj — Prehľad odpisov tovaru (ponuka Prehľad → Prehľad odpisov tovaru).
V tomto prehľade musí používateľ najskôr vybrať účtovné stredisko (obchod alebo sklad) a určiť obdobie analýzy. Vytvorená tabuľka poskytne úplné informácie o každom odpísanom tovare: jeho názov, dátum odpisu, katalógové číslo, čiarový kód, množstvo, maloobchodnú cenu, celkovú hodnotu v maloobchodných cenách a, čo je pre majiteľa najdôležitejšie, — obstarávaciu cenu odpísaného tovaru. Posledný stĺpec zobrazuje skutočné finančné straty podniku.
Súčty podľa dôvodov:
Hlavnou hodnotou tohto prehľadu pre majiteľa je, že systém automaticky zoskupuje odpísaný tovar podľa rovnakých dôvodov (obchodných partnerov), ktoré boli uvedené pri vytváraní dokladov. Vďaka tomu sa v prehľade zobrazujú medzisúčty pre každú skupinu.
Prehľadne uvidíte súhrnné bloky:
-
Spolu za skupinu «Znehodnotenie»: 15 kusov v obstarávacej cene 2 500 UAH.
-
Spolu za skupinu «Vlastné potreby»: 5 kusov v obstarávacej cene 450 UAH.
-
Spolu za skupinu «Poškodenie»: 3 kusy v obstarávacej cene 1 200 UAH.
Takéto vizuálne zoskupenie umožňuje vedúcemu okamžite posúdiť rozsah problému v konkrétnej oblasti a prijať príslušné riadiace opatrenia. Napríklad môže sprísniť kontrolu teplotného režimu, ak výrazne vzrastú sumy v kategórii «Znehodnotenie». Prehľad možno vytlačiť alebo exportovať do programu Excel na ďalšie spracovanie.
3. Zoskupenie podľa tovaru: ako zlúčiť množstvá rovnakých položiek
Podnikateľov veľmi často nezaujíma iba chronológia odpisov, ale aj celkové množstvo konkrétneho strateného materiálu, napríklad koľko metrov kábla alebo kilogramov cukru bolo za mesiac celkovo odpísaných.
Na tento účel sa vo formulári nastavenia prehľadu nachádza možnosť «Zoskupiť podľa tovaru». Po jej aktivovaní sa prehľad preformátuje: dátumy jednotlivých odpisov sa skryjú, rovnaký tovar sa zlúči do jedného riadka a vypočíta sa jeho celkové množstvo a hodnota.
Interakcia s ďalšími filtrami (pre používateľov výroby):
Podnikom, ktoré používajú možnosť výroby, ponúka prehľad ďalšie funkcie — zobrazenie odpisov materiálov vo výrobných protokoloch alebo pri kompletizácii. Ak sa používateľ pokúsi súčasne aktivovať možnosti «Zoskupiť podľa tovaru» a «Zoskupiť podľa výrobného protokolu», program zobrazí príslušnú informačnú správu a automaticky vypne konfliktnú možnosť, pretože súčasné krížové zoskupenie podľa týchto dvoch rozdielnych entít nie je logicky možné.
Používanie obchodných partnerov ako «Dôvodov odpisu» v kombinácii s funkciami «Prehľadu odpisov tovaru» poskytuje majiteľovi podniku úplnú kontrolu nad tým, kam mizne tovar zo skladu. Umožňuje oddeliť odôvodnené náklady na vlastné potreby od priamych strát spôsobených znehodnotením alebo poškodením a správne vypočítať čistý zisk.
Vráťte sa na predchádzajúci krok