Zrušenie predplatenej objednávky: správne vrátenie peňazí a tovaru

Režimy práce s objednávkami («Objednávka zákazníka na výrobok» a «Predaj s vystavením účtu») sú kľúčové pre obchody, ktoré pracujú so schémou odloženej expedície alebo šijú výrobky na objednávku. 

Tieto režimy umožňujú prijať od zákazníka zálohu, rezervovať tovar na sklade alebo ho presunúť do skladu dočasného uskladnenia až do momentu úplnej úhrady a výdaja. 

Podnikatelia sa však často stretávajú s problémom: keď zákazník odmietne celú objednávku alebo jej časť, obyčajné odstránenie dokumentu alebo jednoduché zrušenie predaja vedie k chaosu v evidencii. Tovar môže «uviaznuť» v rezerve alebo vo virtuálnom sklade, suma v pokladnici prestane zodpovedať skutočnosti a zostatok zákazníka zobrazuje nesprávny dlh alebo preplatok. Hlavná zložitosť spočíva v tom, že pri takýchto objednávkach sú pohyb peňazí a pohyb tovaru oddelené v čase aj v dokumentoch, preto ich zrušenie vyžaduje jasný postup: peniaze treba vrátiť samostatným finančným dokumentom a tovar treba odstrániť z rezervy manuálne alebo cez špeciálne stavy.

Nižšie je uvedený úplný postup správneho zrušenia objednávky s preddavkom.

1. Základné pravidlo: peniaze zvlášť, tovar zvlášť

V evidenčnom systéme Torgsoft sa preddavok zaznamenáva finančným dokumentom, zatiaľ čo rezerva alebo expedícia sa zaznamenáva skladovým dokumentom. Preto jednoduché odstránenie objednávky alebo účtu nevedie k automatickému vráteniu peňazí z pokladnice kupujúcemu. Zrušenie vždy pozostáva z dvoch paralelných procesov:

1. Uvoľnenie tovaru: odstránenie z rezervy alebo vrátenie z dočasného skladu na hlavný sklad.

2. Vrátenie peňažných prostriedkov, teda zálohy, kupujúcemu.

2. Práca s tovarom: správne odstránenie z rezervy

V závislosti od režimu, v ktorom ste pracovali, môže byť tovar iba rezervovaný alebo fyzicky presunutý do «Skladu dočasného uskladnenia», teda do skladu tovaru pod zálohou.

• Manuálne odstránenie z rezervy (Predaj s vystavením účtu). Ak bol tovar iba rezervovaný podľa účtu, pri zrušení objednávky sa rezervovaný tovar nie vždy automaticky vráti do voľného zostatku na sklade; často to treba urobiť manuálne. Na tento účel prejdite na kartu «Rezerva», označte príslušný tovar a odstráňte ho z rezervy.

• Vrátenie z dočasného skladu (Objednávka zákazníka na výrobok). Ak sa objednávka úplne ruší v stave «Aktívna» alebo «Zmena uzavretej objednávky», program automaticky vytvorí doklad interného presunu a vráti tovar zo skladu dočasného uskladnenia na hlavný sklad, z ktorého bol odobratý.

• Čiastočné zrušenie: tlačidlo «Zavrieť». Ak bola objednávka zákazníkovi vydaná iba čiastočne, napríklad zákazník prevzal jednu položku z troch a ostatné odmietol, nemožno ju jednoducho odstrániť. Pre takéto prípady je vo formulári «Objednávky zákazníkov» v Predaji tlačidlo «Zavrieť». Po jeho stlačení sa všetok tovar, ktorý zostal v sklade dočasného uskladnenia, automaticky vráti do hlavného účtovného centra a objednávka prejde do stavu «Dokončená».

3. Práca s peniazmi: vrátenie preddavku

Peniaze, ktoré zákazník zaplatil ako zálohu, je potrebné vrátiť cez špeciálnu akciu, aby boli správne odpísané z vašej pokladnice alebo bežného účtu.

• Ako vrátiť peniaze? V režime práce s objednávkami použite tlačidlo «Vrátenie preddavku». Otvorí sa okno «Vrátenie peňazí za tovar», kde treba kliknúť na «Peniaze boli vrátené».

• Suma vrátenia. Preddavok môže byť vrátený v plnej výške, ak je objednávka zrušená úplne, alebo čiastočne. Čiastočné vrátenie sa počíta podľa vzorca:

Suma preddavku mínus suma už expedovaného tovaru.

• Výber zdroja finančných prostriedkov. Peniaze treba vrátiť v tej istej forme, v akej bola vykonaná platba: v hotovosti — z pokladnice, bezhotovostne — na kartu alebo bežný účet kupujúceho. Ak bol preddavok uhradený na bežný účet, nezabudnite označiť «Dodatočne», vybrať «Vrátiť všetko z bežného účtu» a uviesť potrebný účet. Ak vyberiete «Vrátiť v tej istej forme, v akej bola vykonaná platba», program automaticky vráti peniaze v príslušnej forme: v hotovosti alebo bezhotovostne.

4. Pasca úpravy aktívnej objednávky

Jeden z najčastejších problémov vzniká vtedy, keď zákazník zaplatil 100 % preddavku, objednávka sa stala «Aktívnou» a následne sa kupujúci rozhodol odmietnuť jednu z položiek v zozname.

Ak objednávku jednoducho prepnete do režimu úprav a odstránite jednu položku, celková suma objednávky sa zníži, ale suma už zaplateného preddavku zostane nezmenená a teraz bude vyššia ako hodnota objednávky. V takom prípade program zablokuje výdaj tovaru a zobrazí chybu: «Používaná suma preddavku musí byť v rozsahu...».

 Správne riešenie: pred vydaním zvyšku objednávky musíte vykonať akciu «Vrátenie preddavku» na sumu tovaru, ktorý zákazník odmietol. Až po tom, ako zákazníkovi vrátite «nadbytočnú» zálohu, bude výdaj tovaru podľa tejto objednávky odblokovaný. Pri čiastočnom uzavretí objednávky cez tlačidlo «Zavrieť» program zároveň sám skontroluje, či existuje nevyužitý zostatok preddavku, a ponúkne jeho vrátenie.

5. Zrušenie preddavku a softvérový RP (РRP)

Ak ste pri prijatí zálohy vytlačili fiškálny bloček na preddavok, proces zrušenia musí byť povinne sprevádzaný fiškálnymi úkonmi.

• Podľa pravidiel práce s РRP, ak kupujúci odmietol tovar, podnikateľ musí zrušiť celý reťazec bločkov vytvorených pre túto transakciu.

• Nezabudnite zaškrtnúť políčko «Tlač bločku vrátenia» v okne vrátenia peňazí, aby bol bloček odoslaný daňovému úradu a suma zálohy bola odpísaná z vášho fiškálneho zostatku.

Zhrnutie

Aby ste sa pri rušení objednávok s preddavkom vyhli mínusovým zostatkom, «večným» rezervám a mankám v pokladnici, vždy dodržujte tento postup:

1. Znížte množstvo tovaru v objednávke alebo ju úplne zatvorte/zrušte, aby ste uvoľnili sklad.

2. Nezabudnite vytvoriť finančný doklad na vrátenie preddavku, v plnej výške alebo na rozdiel, pričom vyberte správnu pokladnicu alebo účet.

3. Ak bol preddavok fiškalizovaný — vytlačte fiškálny bloček vrátenia.