Fiskalizácia preddavkov: ako sa vyhnúť chybám PRP a nezrovnalostiam v šekoch

Podľa požiadaviek legislatívy sú podnikatelia pri internetovom predaji, práci na objednávku alebo predaji tovaru na splátky povinní fiskalizovať nielen samotné odovzdanie tovaru, ale aj prijatie zálohy. 

Režim fiskalizácie preddavkov v Torgsoft vytvára správny reťazec účteniek: od účtenky «Preddavok» (s uvedením uhradenej časti tovaru) až po účtenku «Konečné vyúčtovanie» (s odkazom na fiškálne číslo prvej platby a zobrazením zostatku dlhu). 

V praxi je však tento proces pre používateľov jedným z najzložitejších. Podnikatelia sa najčastejšie obracajú na technickú podporu s problémom, keď PRP odmieta účtenku preddavku alebo následnej platby s chybou DocumentValidationError (kód 9) pre rozdiely v sumách až na kopejky, nemožnosť vykonať kombinovanú platbu, zobrazenie fantómovej «Predchádzajúcej platby» v bežných účtenkách alebo ťažkosti pri pokuse o vrátenie zálohy.

Tento materiál podrobne rozoberá technické príčiny chýb pri fiskalizácii preddavkov a spôsoby, ako sa im vyhnúť.

Ako funguje algoritmus fiskalizácie preddavkov v Torgsoft

Keďže neexistuje jednotný schválený štandard Štátnej daňovej služby pre tvorbu účteniek čiastočnej platby, Torgsoft implementoval mechanizmus založený na oficiálnych vysvetleniach daňovej správy.

• Účtenka preddavku. Pri vložení zálohy k faktúre alebo objednávke sa množstvo tovaru v účtenke vypočíta proporcionálne — ako pomer sumy preddavku k celkovej sume účtenky. Pred názov tovaru sa automaticky pridáva fráza «Preddavok za».

• Účtenka ďalšej platby / Konečné vyúčtovanie. Pri ďalších platbách sa vytvorí účtenka, ktorá obsahuje fiškálne číslo prvej účtenky preddavku. Uvádza sa v nej plná cena a množstvo tovaru, ale na úhradu sa zobrazí iba suma aktuálneho vkladu alebo zostatok dlhu.

Typické chyby a ich riešenia (Troubleshooting)

1. Chyba DocumentValidationError (kód 9): suma po riadkoch sa nerovná celkovej sume v dokumente

Toto je najčastejšia chyba, ktorá blokuje tlač účtenky preddavku alebo konečného vyúčtovania. Znamená to, že suma hodnoty tovarov v XML súbore účtenky sa nezhoduje s celkovou sumou platieb odoslanou do Štátnej daňovej služby. Hlavné príčiny sú:

• Zlomkové množstvo tovaru a necelé zľavy. Ak faktúra obsahuje tovar so zlomkovým množstvom, napríklad vážený tovar, a sú naň použité zložité zľavy alebo zaokrúhľovanie, pri výpočte pomeru pre preddavok mohla vzniknúť odchýlka, pre ktorú sa suma po riadkoch líšila od sumy dokumentu.

• Riešenie: tento problém bol globálne opravený v aktualizáciách Torgsoft, počnúc verziami 2022.0.57 a 2022.4.10, vďaka zvýšeniu presnosti výpočtu cien. Program je potrebné aktualizovať.

• Fiškálny a nefiškálny tovar v jednej faktúre. Ak odosielate fiškálny tovar a nefiškálnu službu, napríklad doručenie, Torgsoft sa pokúša proporcionálne rozdeliť sumu preddavku medzi fiškálnu a nefiškálnu časť. Pri zaokrúhľovaní, najmä pri čiastočných alebo kombinovaných platbách hotovosť+karta, to často viedlo k chybe.

• Riešenie: aktualizujte program na aktuálnu verziu. Ako preventívne opatrenie sa odporúča vystavovať samostatné faktúry na fiškálne a nefiškálne položky alebo nastaviť všetky tovary/služby v databáze ako fiškálne.

• Preddavok za faktúru v cudzej mene. Programová RP pracuje výlučne s národnou menou, hrivnou. Ak je faktúra vytvorená v cudzej mene, napríklad USD alebo KZT, a preddavok sa vkladá v hrivnách, v dôsledku prepočtu kurzov vzniká odchýlka v kopejkách a suma čiastočnej platby je vyššia alebo nižšia než suma dokumentu.

• Riešenie: vývojári vypli možnosť priameho vytvárania fiškálnych účteniek z platieb, ktoré nie sú v národnej mene. Aby sa predišlo chybám, vzájomné zúčtovanie, ktoré podlieha fiskalizácii, by sa malo vykonávať výlučne v hrivnách.

• Problém zaokrúhľovania hotovosti. Ak suma dlhu podľa faktúry nie je násobkom 10 kopejok a platba sa vkladá v hotovosti, pri vytváraní účtenky konečného vyúčtovania alebo preplatku môže vzniknúť rozdiel.

• Riešenie: Torgsoft zrušil automatické zaokrúhľovanie na 10 kopejok pre účtenky PRP, ak vo formách platby dokumentu nie je hotovosť.

2. V účtenke sa náhle zobrazí riadok «Predchádzajúca platba» na niekoľko kopejok

Podnikatelia si niekedy všimnú, že v bežných fiškálnych účtenkách alebo pri vytváraní výdajovej faktúry sa objaví nejasná forma platby «Predchádzajúca platba» (napríklad na 1 alebo 59 kopejok), ktorá zvyšuje celkovú sumu účtenky.

• Príčina 1 (Zmena ceny). Používateľ vytvoril faktúru, prijal za ňu preddavok, potom zmenil predajnú cenu tovaru vo faktúre, napríklad ju zvýšil o 1 UAH, a vytvoril výdajovú faktúru s doplatením rozdielu.

• Príčina 2 (Platba bonusmi). Pri platbe predaja bonusmi, ak suma bonusov úplne pokryla hodnotu jednej z položiek, mechanizmus zaokrúhľovania mohol spôsobiť, že program vyhodnotil tovar ako uhradený bonusmi vo vyššej sume, než bola jeho hodnota. Tento rozdiel sa zobrazil v PRP ako «Predchádzajúca platba».

• Riešenie: nemeňte ceny, množstvo ani zľavy vo faktúre po tom, ako k nej už bola vytlačená fiškálna účtenka preddavku. Chyba s bonusmi bola opravená v nových verziách.

3. Chyba «Nie je určené fiškálne číslo dokumentu, pre ktorý sa vykonáva vrátenie»

Vzniká pri pokuse o vrátenie preddavku klientovi v režime «Obchod s vystavením faktúry».

• Príčina. Pokus o vytlačenie fiškálnej účtenky na vrátenie zálohy, hoci účtenka na prijatie tejto zálohy nebola vytlačená (alebo prešla ako nefiškálna).

• Riešenie: PRP nemôže vrátiť fiškálny preddavok, ktorý neexistuje v registroch daňovej správy. V takom prípade sa vrátenie má vykonať bez tlače fiškálnej účtenky.

4. Záporné sumy vo fiškálnej účtenke preddavku

V starších verziách programu, napríklad 2022.0.3, pri vytváraní účtenky podľa výdajovej faktúry, ku ktorej existoval preddavok, ak účtenka obsahovala 2 kusy toho istého tovaru, účtenka vytvárala zápornú sumu platieb a záporné množstvo.

• Riešenie: aktualizovať program Torgsoft.

Hlavné pravidlá bezchybnej práce so zálohami

1. Postupnosť krokov. Správny algoritmus práce s internetovými objednávkami: Vytvoriť faktúru -> Vložiť preddavok s tlačou účtenky -> Vytvoriť výdajovú faktúru -> Kliknúť na «Platba za výdajovú faktúru na účet preddavku» -> Vytlačiť účtenku na zostatok dlhu.

2. Žiadne zmeny «spätne». Ak bol k dokumentu (objednávke alebo faktúre) už vložený fiškálny preddavok, je zakázané pridávať/odstraňovať tovary, meniť ich množstvo alebo cenu. Nevyhnutne to povedie k tomu, že pri konečnom vyúčtovaní sa sumy nebudú zhodovať (chyba DocumentValidationError). Ak sa objednávka zmenila, najprv je potrebné vykonať fiškálne vrátenie preddavku v plnej sume, upraviť dokument a až potom znova zaevidovať zálohu.

3. Neodstraňujte čiastočné platby. Odstraňovanie platieb, ku ktorým už bola vytlačená fiškálna účtenka, sa kategoricky neodporúča, pretože účtenky zostávajú v Štátnej daňovej službe. Vždy používajte mechanizmus vrátenia preddavku.