Hodinový a denný prenájom: ako nastaviť sadzby a ochrániť prenajatý tovar pred náhodným predajom
V maloobchode a pri poskytovaní služieb si odovzdávanie tovaru na dočasné používanie vyžaduje úplne iný prístup k evidencii ako bežný predaj. Režim prenájmu slúži na evidenciu vydania vecí (od stavebného náradia až po svadobné šaty a športové vybavenie), kontrolu presných termínov ich vrátenia a evidenciu finančných zábezpek.
Ako zabrániť tomu, aby pokladník náhodne predal tovar, ktorý má práve prenajatý iný zákazník?
Ako nastaviť rozdielne ceny za hodinový a denný prenájom toho istého tovaru?
Je na začatie prenájmu povinné vyžadovať od zákazníka zábezpeku?
A ako správne zrušiť operáciu a vrátiť peniaze, ak si zákazník prenájom veci rozmyslí?
Ochrana pred náhodným predajom: automatická rezervácia tovaru
Jednou z najdôležitejších úloh pri prenajímaní tovaru je predchádzať nepríjemným situáciám, keď sa vec, ktorú má v skutočnosti pri sebe jeden zákazník, omylom predá pri pokladni inému zákazníkovi. Na tento účel je v programe zavedený mechanizmus automatickej rezervácie.
Keď pridáte tovar do dokladu o prenájme a zmeníte jeho stav na "Prenájom sa začal", tovar sa automaticky vyradí z voľného predaja. Z technického hľadiska program vytvorí interný presun tohto tovaru z hlavného skladu do špeciálneho virtuálneho skladu tretej úrovne (napríklad "Sklad prenajatého tovaru" alebo rezervačný sklad). Vďaka tomu nebude možné tovar vybrať v bežnom okne "Predaj" pri pokladni.
V spoločnom zozname aktívnych prenájmov sú takéto položky označené špeciálnou ikonou účtu, ktorá vizuálne potvrdzuje, že sú rezervované.
Keď zákazník tovar vráti a stav sa zmení na "Prenájom ukončený", vec sa automaticky presunie z virtuálneho skladu späť do hlavného skladu a okamžite bude dostupná na predaj alebo ďalší prenájom. Pomáha to udržiavať presnú evidenciu skladových zásob.
Flexibilné sadzby: hodinový a denný prenájom
Ten istý tovar sa často môže prenajímať na niekoľko hodín (napríklad lyže, kolieskové korčule alebo bicykle), ale aj na niekoľko dní (generátory alebo stavebné zariadenia). Na nastavenie rozdielnych sadzieb sa v programe vytvára špeciálny "Číselník prenájmu".
Do číselníka môžete pridať tovar a súčasne preň nastaviť dve ceny: cenu za hodinu a cenu za deň. Pri vystavovaní zmluvy o prenájme predávajúci jednoducho vyberie druh prenájmu: hodinový alebo denný, a zadá dátum a čas začiatku a plánovaného ukončenia prenájmu. Program automaticky vypočíta jeho trvanie (napríklad pri čase od 12:00 do 14:00 systém presne zaznamená 2 hodiny) a vypočíta celkovú cenu prenájmu na základe nastavenej sadzby. Zákazník tak zaplatí presne za skutočný čas prenájmu a predávajúci nemusí sumu počítať pomocou kalkulačky.
Evidencia zábezpek a zrušenie prenájmu
Odpoveďou na častú otázku podnikateľov týkajúcu sa finančných záruk je, že zábezpeka nie je v programe povinná.
Hoci pri drahom tovare (napríklad elektrickom náradí) predstavuje zábezpeka dôležitú ochranu podnikania pred stratou veci, systém môžete nastaviť flexibilne. Ak dôverujete stálemu zákazníkovi alebo váš obchodný model nepočíta so zábezpekou, môžete pre konkrétny tovar v číselníku prenájmu jednoducho nastaviť sumu zábezpeky na "0". V opačnom prípade program pred vydaním tovaru vyzve na prijatie zábezpeky a táto suma sa zaeviduje príslušným finančným dokladom (príjmovým pokladničným dokladom alebo pokladničným blokom). K dispozícii je aj praktické nastavenie, ktoré umožňuje na konci automaticky znížiť vracanú sumu zábezpeky o cenu samotného prenájmu.
Ak zákazník službu zruší (napríklad si rezervoval oblek, zaplatil zábezpeku alebo preddavok, ale následne zmenil svoje plány), program obsahuje osobitný stav prenájmu — "Zrušený". Po zmene dokladu na tento stav program automaticky zruší rezerváciu tovaru a umožní správne vrátiť zákazníkovi zaplatené finančné prostriedky. Peniaze sa vracajú prostredníctvom prehľadných finančných dokladov: vrátením zábezpeky alebo vrátením preddavku podľa vystavenej faktúry.
Správa dokladov jedným kliknutím
Systém tiež zbavuje podnikateľov potreby vypisovať zmluvy ručne alebo ich pripravovať v externých editoroch. Priamo z okna prenájmu možno vytlačiť kompletný súbor dokladov: zmluvu o prenájme (do ktorej možno zadať údaje z dokladu totožnosti zákazníka), výdajku, protokol o vykonaných prácach, ako aj finančné potvrdenia o prijatí alebo vrátení zábezpeky. Proces prenájmu je tak transparentný, právne zdokumentovaný a čo najrýchlejší pre obe strany.
Vráťte sa na predchádzajúci krok