Platba za služby a vrátenie zálohy cez bankový terminál: ako uzavrieť opravu alebo prenájom v Torgsoft
Oblasť poskytovania služieb, najmä prenájom tovaru a servisné služby (opravy), si od podnikateľov vyžaduje osobitný prístup k finančnej evidencii. Na rozdiel od bežného predaja sa tu často používajú pojmy ako zábezpeka (záloha) alebo čiastočná platba vopred za náhradné diely či diagnostiku.
Podnikatelia majú zvyčajne tieto otázky:
«Ako správne a rýchlo vrátiť zálohu priamo na bankovú kartu zákazníka po skončení prenájmu?»,
«Ako vrátiť časť platby vopred za opravu, ak bola skutočná cena nižšia?»,
«Je možné uzavrieť opravu bez platby, ak zákazník podľa zmluvy zaplatí neskôr?», ako aj
«Aké osobitosti treba zohľadniť pri bezhotovostných platbách a vracaní platieb za služby cez POS terminál?».
Všetky tieto procesy sú v programe Torgsoft jasne upravené a automatizované, čo pomáha predchádzať nejasnostiam vo financiách a zachovať lojalitu zákazníkov.
Prijímanie platieb a záloh cez bankový terminál
Program Torgsoft podporuje integráciu s bankovými POS terminálmi prostredníctvom rozšírených protokolov (BPOS, JSON, PosApi a pod.), čo umožňuje automatizovať nielen predaj tovaru, ale aj platby za služby.
Keď si zákazník prenajme vec, program môže vyžadovať povinné zloženie zálohy, ak je táto požiadavka nastavená v príslušnom číselníku.
Pri bezhotovostnom prijatí týchto prostriedkov predajca v okne "Prijatie zálohy za prenájom" vyberie bezhotovostný spôsob platby a uvedie príslušný zúčtovací účet. Suma sa automaticky odošle do terminálu a po úspešnej transakcii sa záloha zaeviduje v systéme.
Podobne sa prijíma aj platba vopred za opravu: pomocou tlačidla "Platba za opravu" sa vytvorí účet, ktorý môže zákazník ihneď zaplatiť bankovou kartou cez pripojený terminál.
Vrátenie zálohy a platby vopred na kartu zákazníka
Jedným z najdôležitejších pravidiel finančnej disciplíny je, že finančné prostriedky sa musia vrátiť rovnakým spôsobom, akým boli prijaté. Ak zákazník zložil zálohu alebo zaplatil vopred bezhotovostne cez terminál, vrátenie sa musí uskutočniť takisto na jeho bankovú kartu.
V režime «Prenájom». Keď zákazník vráti prenajatú vec, predajca zmení stav dokladu na «Prenájom ukončený». Program automaticky otvorí okno «Vrátenie zálohy za prenájom» a doplní potrebné údaje: zúčtovací účet, na ktorý bola záloha prijatá, a jej sumu. V nastaveniach prenájmu možno zapnúť aj funkciu "Znížiť sumu zálohy o cenu prenájmu" — program potom automaticky odpočíta cenu služieb zo zábezpeky a na kartu zákazníka vráti iba zostávajúcu sumu.
V režime «Oprava». Situácie súvisiace s vrátením platby za opravu môžu byť zložitejšie. V programe Torgsoft možno platbu vopred za opravu vrátiť v dvoch prípadoch:
-
K účtu ešte nebola vytvorená výdajka, teda oprava nebola dokončená a zákazník napríklad odmietol službu.
-
Suma platby vopred prijatej k účtu je vyššia ako konečná suma priradená k výdajke, napríklad ak diagnostika ukázala, že oprava bude lacnejšia, než sa pôvodne predpokladalo.
Dôležitá technická osobitosť: Torgsoft umožňuje vrátiť platbu za opravu priamo na bankovú kartu zákazníka cez POS terminál, je to však možné iba vtedy, ak bola pôvodná platba alebo platba vopred uskutočnená jednou transakciou. Ak zákazník platil za opravu po častiach, teda prostredníctvom viacerých bezhotovostných transakcií, momentálne nie je možné vrátiť platbu automaticky cez terminál.
Ukončenie prenájmu a opravy
Dokončenie poskytovania služieb je spojené s uzavretím príslušných dokladov. Ak bola platba vopred za opravu od začiatku vyššia ako jej cena, pri uzatváraní opravy možno preplatok buď priradiť k výdajke, čím vznikne preplatok na výdajke, alebo ho ponechať ako platbu vopred určenú na vrátenie zákazníkovi. Ak už má oprava stav dokončená, suma preplatku sa automaticky priradí k výdajke a nebude ju možné vrátiť. Program zobrazí príslušné upozornenie.
Program umožňuje aj uzavretie opravy bez platby. Tento scenár je obzvlášť vhodný pre servisné strediská, ktoré pracujú s právnickými osobami (B2B) na základe zmluvy a dostávajú platbu raz mesačne za všetky vykonané opravy, alebo ak sa opravený tovar posiela zákazníkovi poštou na dobierku.
V takom prípade sa výdajka vytvorená na základe účtu za opravu neuzavrie. Platba, ako aj jej vrátenie, zostávajú dostupné aj pri uzavretej alebo dokončenej oprave a nezávisia od jej etapy. Systém jednoducho zaeviduje pohľadávku voči zákazníkovi, ktorú možno uhradiť neskôr, keď budú finančné prostriedky pripísané na zúčtovací účet alebo prijaté do pokladnice.
Možné problémy pri bezhotovostnom vrátení platby
Podnikatelia sa niekedy stretávajú s technickými oneskoreniami. Pri pokuse o vrátenie platby môže napríklad terminál dlho nereagovať alebo zobraziť chybu "DeviceBusy" či "Časový limit bol prekročený". Najčastejšie to znamená, že terminál práve spracúva inú operáciu alebo je na ňom otvorená servisná ponuka, napríklad X-výkaz, a preto nemôže prijať príkaz na vrátenie platby z programu Torgsoft. V takýchto prípadoch odborníci odporúčajú skontrolovať obrazovku terminálu, v prípade potreby ho reštartovať a následne zopakovať operáciu vrátenia platby v programe.
Na správne vrátenie platby musí byť pri niektorých termináloch, najmä termináloch PrivatBank, správne nastavený aj takzvaný "merchant pre vrátenie platieb". Ak sa nastavenia merchantu zmenili alebo obnovili, program môže bezhotovostné vrátenie platby zamietnuť.
Vráťte sa na predchádzajúci krok