Ako prijať produkt na záručnú opravu bez vrátenia peňazí

Ako prijať od zákazníka záručný tovar (napríklad elektroniku alebo techniku) podľa sériového čísla, odoslať ho dodávateľovi na opravu a nevrátiť zákazníkovi peniaze hneď, ale až po rozhodnutí servisného strediska?

Na organizáciu takéhoto procesu v Torgsoft nie je potrebné hneď vykonať štandardné «Vrátenie tovaru», pretože to bude automaticky vyžadovať vrátenie peňazí. Namiesto toho sa používa špeciálny režim opravy, ktorý umožňuje prijať tovar, presunúť ho k dodávateľovi a počkať na rozhodnutie.

Na plnohodnotné fungovanie tohto algoritmu musia byť vo vašom programe aktivované dve dodatočné platené možnosti: «Oprava a záručný servis» a «Evidencia záručného tovaru podľa sériových čísel».

Krok 1. Prijatie záručného tovaru od zákazníka (bez vrátenia peňazí)

1. Prejdite do položky hlavného menu Dokument — Oprava.

2. Kliknite na tlačidlo «Pridať», aby ste vytvorili novú kartu opravy. Program automaticky priradí číslo opravy.

3. Vyberte zákazníka z adresára (ak ide o menovaného zákazníka so zľavovou kartou) alebo ručne zadajte jeho celé meno a kontaktné telefónne číslo.

4. V oblasti okna «Tovar v oprave» kliknite na tlačidlo «Pridať».

5. Otvorí sa okno, v ktorom môžete nájsť tovar naskenovaním jeho sériového čísla (ak je zapnutá prísna záručná evidencia podľa sériových čísel) alebo čiarového kódu.

6. Uveďte dôvod reklamácie v poli «Popis problému» podľa slov zákazníka a vyplňte kompletnosť balenia (napríklad «v krabici, s káblom»).

7. Uložte záznam tlačidlom «Uložiť».

8. Program tomuto dokladu automaticky priradí stav «Prijaté na opravu».

9. Kliknite na tlačidlo «Tlač potvrdenia o oprave» a odovzdajte vytlačený doklad zákazníkovi ako potvrdenie, že ste prevzali zariadenie. V tejto fáze sa peniaze z pokladne nevydávajú.

Krok 2. Odoslanie tovaru dodávateľovi alebo do servisného strediska 

Aby bolo v programe zaznamenané, že tovar sa fyzicky nenachádza vo vašej predajni, je potrebné ho presunúť:

1. Označte vytvorenú opravu a kliknite na skupinu akcií «Odovzdať opravu».

2. Kliknite na tlačidlo «Odovzdať do servisného strediska».

3. V okne, ktoré sa otvorí, uveďte obchodného partnera (servisné stredisko alebo vášho dodávateľa), ktorému odosielate zariadenie. Môžete tiež uviesť číslo zásielky Nova Poshta, ak tovar posielate poštou.

4. Potom sa v stĺpci opravy zobrazí špeciálna ikona , ktorá označuje, že sa tovar nachádza v servisnom stredisku. Môžete tiež ručne pridať nový stav opravy — napríklad «Odoslané na opravu».

Krok 3. Vrátenie tovaru zo servisného strediska a konečné rozhodnutie 

Keď vám dodávateľ vráti tovar alebo poskytne stanovisko, je potrebné vrátiť zariadenie späť do systému predajne:

1. Kliknite na tlačidlo «Vrátenie zo servisného strediska»   a uveďte stredisko evidencie (predajňu), kam sa tovar vracia.

2. Ďalšie kroky závisia od rozhodnutia servisného strediska:

• Scenár A. Tovar bol opravený. Zmeníte stav na zodpovedajúci (napríklad «Hotovo») a odovzdáte zariadenie zákazníkovi.

• Scenár B. Tovar nie je možné opraviť. Označte opravu a zmeňte stav tovaru na «Záručný tovar nie je možné opraviť». Po nastavení tohto stavu sa v programe aktivujú špeciálne tlačidlá na riešenie situácie:

• Možnosť 1. Výmena tovaru. Ak zákazník súhlasí s výmenou, kliknite na tlačidlo «Výmena tovaru». Program vás požiada o zadanie sériového čísla nového rovnakého zariadenia, ktoré máte na sklade. Po kliknutí na «Uložiť» program automaticky (na pozadí) vykoná tri doklady: vrátenie chybného tovaru od zákazníka, vrátenie chybného sériového čísla dodávateľovi a predaj nového sériového čísla zákazníkovi. Pri tom nedochádza k pohybu peňazí cez pokladňu.

• Možnosť 2. Vrátenie peňazí. Ak si zákazník chce vziať peniaze späť, kliknite na tlačidlo «Vrátiť zákazníkovi peniaze a vrátiť tovar dodávateľovi». Program zmení stav opravy a automaticky vytvorí dva skladové doklady: doklad o vrátení tovaru od zákazníka (aby ste mu mohli vydať peniaze z pokladne) a doklad o vrátení chybného tovaru dodávateľovi.