Tovar bol vrátený, ale peniaze sa nezobrazujú v „Dennej správe o hotovosti“: hľadáme stratený finančný dokument

Podnikatelia sa často obracajú na technickú podporu s takýmto problémom: kupujúci vrátil tovar, pokladník vykonal operáciu v programe, tovar sa úspešne vrátil na sklad, ale v «Dennom pokladničnom výkaze» sa nezobrazuje úbytok peňazí. Režim «Denný pokladničný výkaz» je pre majiteľa veľmi dôležitý nástroj, ktorý umožňuje vidieť všetky finančné pohyby (príjmy, výdavky, inkasá) a kontrolovať zostatok peňazí v pokladni. Najčastejšia sťažnosť podnikateľov spočíva v tom, že v tovarovom výkaze je vrátenie zaevidované (pohyb tovaru existuje), ale pohyb peňazí úplne chýba, v dôsledku čoho vzniká nejasný rozdiel medzi fyzickou hotovosťou v pokladni a údajmi v programe.

V tomto článku podrobne rozoberieme, prečo k tomu dochádza, kam sa stráca finančný doklad a ako túto situáciu rýchlo opraviť.

Ako má mechanizmus vrátenia fungovať v ideálnom prípade

V Torgsoft sa každá plnohodnotná obchodná operácia skladá z dvoch častí: skladovej a finančnej. Keď klient vracia tovar, program má vykonať dve akcie:

1. Skladový pohyb: vytvoriť príjmovú faktúru a vrátiť tovar do skladových zostatkov predajne.

2. Finančný pohyb: vytvoriť výdavkový finančný doklad, ktorý zaznamená fakt vydania peňazí klientovi z pokladne alebo zo zúčtovacieho účtu.

Ak zostatok nesedí, znamená to, že prepojenie medzi týmito dvoma dokladmi bolo narušené alebo finančný doklad vôbec nebol vytvorený.

Hlavné príčiny chýbajúceho finančného dokladu pri vrátení

1. Náhly výpadok elektriny alebo zlyhanie počítača 

Ak počas vykonávania vrátenia náhle vypadne elektrina, počítač sa vypne alebo sa proces programu Torgsoft násilne ukončí, operácia sa môže prerušiť v polovici. V takýchto prípadoch zostane platný doklad o vrátení (skladový), ale výplata podľa neho neprebehne, pretože finančný doklad sa jednoducho nestihol vytvoriť.

2. Chýbajúce prepojenie platby s pôvodným predajom 

Častá príčina nespočíva v samotnom vrátení, ale v tom, ako bol tovar pôvodne predaný. Ak sa počas predaja bežnému kupujúcemu platba nepriradila k predaju, pri následnom vrátení tohto tovaru program vráti tovar na sklad, ale pohyb peňazí neprebehne. Program vyhodnotí situáciu tak, že keďže peniaze za tovar neboli priradené k faktúre (alebo bol tovar vydaný na dlh), klientovi nie je čo vrátiť.

3. Zmena nastavení VIP klientov bez reštartu pokladní 

Ak majiteľ firmy zmenil režim práce s VIP klientmi (napríklad ho prepol z 1. alebo 2. režimu na 3.), ale po tejto zmene nebol program Torgsoft na pracoviskách pokladníkov reštartovaný, môže dôjsť k systémovej chybe. Platby za predaje stratia prepojenie s finančnými dokladmi a pri pokuse o vrátenie sa suma na výplatu pri takýchto predajoch rovná nule.

4. Chyba pokladníka (nedokončené vrátenie) 

Niekedy zohráva hlavnú úlohu ľudský faktor. Pokladník môže pridať tovar do dokladu o vrátení, ale zavrieť okno programu skôr, ako stlačí tlačidlo «Vrátiť peniaze» a potvrdí výplatu. V takom prípade sa tovar vráti na sklad, rozpis platby chýba a finančný doklad sa nevytvorí.

Ako opraviť situáciu: postupný algoritmus

Ak zistíte, že tovar sa vrátil na sklad, ale peniaze sa z pokladne neodpísali, postupujte podľa tohto algoritmu:

Krok 1. Nájdite „problémové“ vrátenie.

Skontrolujte Tovarový výkaz alebo zoznam vrátení a nájdite doklad, pri ktorom vznikol problém. Uistite sa, že k nemu skutočne nie je priradený finančný doklad.

Krok 2. Skontrolujte pôvodný predaj.

Nájdite pôvodný predaj, podľa ktorého sa tovar vracal. Skontrolujte, či bol skutočne zaplatený a či je platba prepojená s finančným dokladom. Ak bol tovar predaný bez zaevidovania platby, systém logicky nevydá peniaze pri vrátení.

Krok 3. Odstráňte „prázdne“ vrátenie.

Keďže skladový doklad už existuje, ale nemá finančný význam, je potrebné ho zrušiť. Odstráňte tento doklad o vrátení z databázy.

Krok 4. Vykonajte vrátenie znova.

Vytvorte nové vrátenie tovaru. Ak je zmena, v ktorej bolo vrátenie vykonané, už zatvorená, vykonajte nové vrátenie spätne (ak na to máte prístupové práva) alebo aktuálnym časom, aby ste vyrovnali pokladňu. Dôkladne skontrolujte, aby bolo počas operácie stlačené tlačidlo «Peniaze vrátené» a aby bol vytvorený finančný doklad.

Ako predchádzať vzniku „stratených“ finančných dokladov

• Zabezpečte neprerušované napájanie. Nainštalujte UPS (zdroje neprerušovaného napájania) na pracoviská pokladníkov. Ochráni to databázu pred prerušením transakcií počas výkyvov napätia.

• Po zmenách reštartujte program. Akékoľvek globálne zmeny v nastaveniach parametrov programu (najmä tie, ktoré sa týkajú VIP klientov alebo metód výpočtu) vyžadujú povinný reštart Torgsoft na všetkých pracovných staniciach v sieti.

• Aktualizujte program. Vývojári Torgsoft neustále zlepšujú ochranu pred nedokončenými operáciami. Práca s aktuálnou verziou programu minimalizuje pravdepodobnosť softvérových chýb pri práci s fiškálnymi registrátormi a bankovými terminálmi.