Neidentifikované platby: ako nájsť platbu, prepojiť ju s účtom a odstrániť dlh

Vo veľkoobchode a internetovom predaji zákazníci často platia za tovar bankovým prevodom na podnikateľský účet (IBAN) alebo na platobné karty. Pri každodennom spracovaní bankových výpisov sa podnikatelia a účtovníci pravidelne stretávajú so situáciami, keď peniaze prišli na účet, ale v účele platby nie je uvedené číslo faktúry alebo sa priezvisko platiteľa nezhoduje s údajmi objednávateľa. 

Na riešenie takýchto situácií je v systéme Torgsoft k dispozícii osobitná funkcia Neidentifikované platby v module Predaj na faktúru. Tento nástroj umožňuje zaznamenať prijatie peňazí na bankový účet bez okamžitého priradenia k objednávke, oddeliť prvotné zaznamenávanie bankových výpisov od následnej identifikácie platiteľa a udržiavať presný stav vzájomných vyrovnaní so zákazníkmi. Ako rýchlo nájsť platiteľa podľa údajov z bankového výpisu? Ako správne rozdeliť jeden bezhotovostný prevod medzi niekoľko výdajových faktúr? Prečo po priradení platby zostáva na faktúre dlh vo výške niekoľkých hrivien alebo kopejok? A čo robiť, ak bola platba zaevidovaná v nesprávnom evidenčnom stredisku alebo podniku?

Základné pojmy a princíp fungovania

Správna evidencia bezhotovostných príjmov v Torgsoft je založená na jasnom oddelení operácií zaznamenávania prijatých peňazí od ich rozdeľovania medzi doklady o expedícii tovaru.

• Neidentifikovaná platba — finančný doklad o prijatí peňazí na bankový účet alebo do pokladne, pri ktorého vytvorení nie je uvedená konkrétna faktúra alebo objednávka zákazníka.

• Predaj na faktúru (PNF) — osobitný modul Torgsoft na správu veľkoobchodného a internetového predaja, v ktorom je proces predaja rozdelený na vystavenie faktúry, prijatie platby (alebo zálohy) a vytvorenie výdajovej faktúry.

• Priradenie (prepojenie) platby — postup spárovania neidentifikovanej platby s konkrétnou faktúrou zákazníka. Výsledkom je zaevidovanie peňazí ako zálohy k faktúre alebo automatické vyrovnanie dlhu za výdajové faktúry.

Prečo sa platba stáva neidentifikovanou: hlavné príčiny v obchode

V maloobchodnej a veľkoobchodnej praxi existuje niekoľko typických situácií, pri ktorých sa prijatá bezhotovostná platba zaradí medzi neidentifikované:

1. Chýbajúce číslo faktúry v účele platby. Zákazník uhradí objednávku prostredníctvom samoobslužného terminálu alebo mobilného bankovníctva a uvedie iba svoje priezvisko alebo všeobecný komentár (napríklad «za tovar»), pričom vynechá číslo faktúry.

2. Platba od tretej osoby. Objednávka bola vystavená na jednu fyzickú alebo právnickú osobu, ale bankový prevod prišiel od inej osoby (príbuzného, zástupcu alebo obchodného partnera).

3. Automatický import bankových výpisov. Pri používaní doplnkovej funkcie Bankové výpisy (napríklad z Privat24 pre podnikateľov alebo monobank) sa všetky prichádzajúce transakcie načítajú do Torgsoft ako neidentifikované platby na následné spracovanie manažérom.

4. Rozdelenie pracovných povinností vo firme. Pokladník alebo účtovník na začiatku dňa zaznamená prijatie peňazí podľa bankového výpisu a obchodní manažéri neskôr priradia tieto platby k svojim objednávkam.

5. Platba prostredníctvom online akceptácie platieb alebo terminálu. Peniaze od bánk poskytujúcich akceptáciu platieb kartou (napríklad plata by mono alebo PrivatBank) sú pripísané po odpočítaní bankového poplatku, takže suma na výpise sa líši od pôvodnej sumy vystavenej faktúry.

Ako identifikovať neidentifikovanú platbu v Torgsoft

Na vyhľadávanie a identifikáciu neznámych prijatých platieb ponúka Torgsoft niekoľko praktických nástrojov na analýzu a filtrovanie.

Otvorte položku ponuky Doklad -> Predaj na faktúru a prejdite na kartu Platby zákazníkov -> tabuľka Neidentifikované platby. K týmto údajom sa dostanete aj cez ponuku Platba -> Výpisy z bankových účtov.

V tabuľke neidentifikovaných platieb venujte pozornosť týmto dôležitým stĺpcom:

• Dátum a suma platby. Určujú presný čas a výšku prijatého prevodu.

• Informácie o účte odosielateľa. Zobrazujú IBAN, kód EDRPOU/daňové identifikačné číslo alebo číslo platobnej karty platiteľa (vrátane výpisov z firemných účtov Privat24 a monobank).

• Popis / Účel platby. Úplný text komentára poskytnutého bankou.

• Mesto a zamestnanec. Doplňujúce informácie o geografickom pôvode platby a zodpovednom pracovníkovi.

Na rýchle vyhľadávanie použite vlastný filter obdobia v tabuľke Neidentifikované platby (funguje nezávisle od všeobecného filtra PNF), ako aj filtre podľa bankového účtu, podniku a sumy.

Postup krok za krokom: ako správne priradiť platbu k faktúre alebo výdajovému dokladu

Po identifikácii platiteľa je potrebné platbu prepojiť s príslušným dokladom v systéme.

1. V tabuľke Neidentifikované platby označte riadok s požadovanou platbou.

2. Kliknite na tlačidlo Priradiť platbu k faktúre.

V otvorenom okne Neuhradené faktúry program automaticky vyfiltruje faktúry, ktoré zodpovedajú sume platby. V prípade potreby upravte filtre:

• Nastavte požadovaný rozsah dátumov vystavenia faktúr.

• Zadajte presný rozsah výšky dlhu.

• Skontrolujte zvolené Evidenčné stredisko a Bankový účet.

Vyberte požadovanú faktúru a kliknite na tlačidlo Vybrať.

Po potvrdení priradenia vykoná Torgsoft nasledujúce operácie:

1. Pre vybranú faktúru sa vytvorí záloha vo výške neidentifikovanej platby.

2. Ak už boli k tejto faktúre vytvorené výdajové faktúry (expedície tovaru), systém automaticky rozdelí prijatú sumu medzi neuhradené výdajové faktúry, počnúc najstaršou podľa dátumu.

3. Ak suma platby pokryje dlh za výdajové faktúry, ich stav sa automaticky zmení na Úplne uhradené a faktúry sa uzavrú.

4. Ak k danej faktúre neexistujú výdajové faktúry a vznikne preplatok, môže zostať evidovaný na tejto faktúre. Napríklad ak je faktúra vystavená na 100 UAH a prijatá neidentifikovaná platba predstavuje 150 UAH, na faktúre zostane preplatok 50 UAH. Týchto 50 UAH nie je možné automaticky previesť na iné faktúry alebo výdajové doklady.

Praktické odpovede na otázky podnikateľov: riešenie zložitých situácií

Prečo po priradení platby zostal na faktúre alebo výdajovej faktúre dlh vo výške niekoľkých hrivien či kopejok?

 Príčina. Najčastejšie to súvisí so zrážkou bankového poplatku za spracovanie platieb kartou (akceptáciu platieb) pri online platbách alebo bankových prevodoch. Napríklad zákazník zaplatil za objednávku cez webovú stránku 1 000 UAH, ale banka pripísala na účet sumu po odpočítaní poplatku 1,5 % (985 UAH). Ak sa výpis načíta bez zohľadnenia bankového poplatku, v Torgsoft sa vytvorí neidentifikovaná platba na 985 UAH a po jej priradení k faktúre na 1 000 UAH zostane na objednávke dlh 15 UAH.

 Ako to správne zaevidovať. V nastaveniach programu (Nastavenia -> Parametre -> Doplnkové funkcie -> Výpisy z bankových účtov) skontrolujte stav možnosti Zohľadňovať poplatok za akceptáciu platieb pri vytváraní platby. Ak je táto možnosť zapnutá, Torgsoft automaticky vytvorí finančný doklad na celú sumu platby zákazníka (1 000 UAH) a samostatný finančný doklad výdavku na sumu bankového poplatku (15 UAH) v kategórii Akceptácia platieb kartou. 

Ak sa platba zadáva alebo upravuje ručne v okne neidentifikovanej platby, uistite sa, že nastavenia bankového poplatku pri príslušnom účte sú správne, alebo zrušte začiarknutie možnosti Nezohľadňovať poplatok za akceptáciu platieb, ak ide o priamy prevod na IBAN bez poplatku.

Ako rozdeliť jednu neidentifikovanú platbu, ak sa tovar podľa faktúry expedoval prostredníctvom viacerých výdajových faktúr?

 Príčina. Zákazník uskutočnil jeden väčší bankový prevod za faktúru, ale tovar bol expedovaný po častiach na základe 2–3 výdajových faktúr.

 Ako to správne zaevidovať. Neidentifikovanú platbu nie je potrebné ručne rozdeľovať. Pri jej priradení k spoločnej faktúre Torgsoft použije algoritmus automatického postupného rozdelenia: systém najskôr vyrovná dlh za prvú výdajovú faktúru, zostávajúcu sumu priradí k druhej faktúre a tak ďalej. Ak boli výdajové faktúry vytvorené až po zaevidovaní platby, použite funkciu Rozdeliť zálohu na karte Záloha k faktúre, aby systém priradil existujúci zostatok peňazí k novým expedičným dokladom.

Prečo je neidentifikovaná platba priradená k faktúre, ale v «Dennom pokladničnom výkaze» sa suma zobrazuje pri nesprávnej predajni?

 Príčina. V obchodných sieťach s viacerými predajňami (evidenčnými strediskami) a jedným spoločným bankovým účtom sa bankový výpis načíta pod evidenčným strediskom, v ktorom operátor pracoval v okamihu získania výpisov. Výsledkom je, že finančný doklad neidentifikovanej platby sa najskôr zobrazí v pokladničnom výkaze Predajne č. 1.

 Ako to správne zaevidovať. V aktuálnych verziách Torgsoft je implementovaný automatický mechanizmus úpravy: pri priradení neidentifikovanej bezhotovostnej platby k faktúre sa evidenčné stredisko finančného dokladu platby automaticky zmení na Evidenčné stredisko faktúry. Ak sa priradená platba napriek tomu stále zobrazuje v inej pokladni, skontrolujte v karte bankového účtu (Nastavenia -> Obchodná sieť -> Bankový účet), či sú pokladne a podniky správne prepojené s príslušnými evidenčnými strediskami.

Čo robiť, ak je faktúra vystavená v cudzej mene (USD/EUR), ale neidentifikovaná platba bola prijatá v hrivnách (UAH)?

 Príčina. Zákazníkovi bola vystavená faktúra v cudzej mene, ale platba sa uskutočňuje na bankový účet vedený v hrivnách podľa kurzu Národnej banky Ukrajiny alebo dohodnutého kurzu spoločnosti.

 Ako to správne zaevidovať. Torgsoft podporuje priradenie neidentifikovaných platieb v hrivnách k faktúram vystaveným v cudzej mene. Pri priradení sa suma prevodu v hrivnách prepočíta na menu faktúry podľa aktuálneho kurzu alebo podľa kurzu uvedeného priamo na faktúre (ak je zapnutá možnosť Fixovať kurz pre platbu). Ak po prepočte vznikne malý rozdiel niekoľkých kopejok v dôsledku zaokrúhľovania menových kurzov, možno ho upraviť tlačidlom na prispôsobenie sumy alebo vyrovnať zostávajúci dlh príslušnou operáciou úpravy zostatku.