Presun stavebníc a setov medzi skladmi

Presun kompletov a súprav medzi skladmi: ako predísť záporným zásobám. Pravidlá práce s automatickými kompletmi a režimom «Tovar na ceste»

V maloobchode, najmä v predajniach stavebných materiálov, elektroniky, autodielov alebo nábytku, je predaj tovaru v súpravách a jeho presun medzi obchodnými miestami bežným, ale technicky zložitým procesom. 

Režimy kompletizácie a interného presunu boli vytvorené tak, aby majiteľ mohol kontrolovať pohyb zloženého tovaru z centrálneho skladu ku konečnému kupujúcemu bez toho, aby stratil prehľad o ktorejkoľvek súčasti. 

Pri používaní týchto režimov však podnikateľom často vznikajú praktické otázky. Najčastejšie sa pýtajú: 

Nižšie podrobne vysvetlíme logiku fungovania programu, aby sme poskytli úplné odpovede na tieto otázky a zabezpečili spoľahlivú evidenciu.

1. Osobitosti evidencie zloženého tovaru: komplety a automatické komplety

V programe Torgsoft existuje niekoľko druhov kompletov: bežný komplet, komplet so sériovými číslami a komplet s automatickým zostavením, teda automatický komplet.

Automatický komplet je praktický nástroj, ktorý sa automaticky zostaví v požadovanom množstve priamo v okamihu predaja, po stlačení tlačidla «Zaplatiť», ak v sklade nie je dostatok hotových kompletov, ale je k dispozícii dostatočné množstvo ich súčastí.

Odpovede na časté otázky o kompletoch:

• Ako zistiť, koľko automatických kompletov možno ešte zostaviť z dostupných súčastí?

Podnikatelia často potrebujú rýchlo posúdiť, či je k dispozícii dostatok súčastí na zostavenie súpravy. Na tento účel je v karte tovaru na karte «Kompletizácia» dostupná akcia «Dostupnosť...». Po jej stlačení sa otvorí formulár, ktorý zobrazuje: počet hotových kompletov v sklade, počet kompletov pripravených na zostavenie podľa dostupných súčastí a podrobné informácie o každej súčasti.

• Môže sa automatický komplet odpísať do mínusu?

Predaj automatického kompletu sa riadi všeobecnými nastaveniami programu: ak je predaj do mínusu zakázaný a nie je dostatok súčastí na zostavenie, kompletizácia sa nevykoná. 

2. Presun medzi skladmi: prijatie «Tovaru na ceste»

Keď sa predajne nachádzajú ďaleko od seba, na kontrolu presunov sa používa režim «Tovar na ceste». Odosielateľ vytvorí interný presun a označí ho ako tovar na ceste, zatiaľ čo príjemca musí tovar fyzicky skontrolovať a prijať doklad v systéme.

Odpovede na časté otázky o režime «Tovar na ceste»:

• Ako funguje možnosť «Zachovať odosielateľa pre tovar na ceste»?

Ak je táto možnosť pri prijatí dokladu zapnutá, program pracuje podľa nasledujúceho algoritmu: vytvorí spätný doklad zo skladu «Tovar na ceste» do skladu odosielateľa a následne vytvorí priamy doklad od odosielateľa ku konečnému príjemcovi. V tomto prípade sa nevytvárajú opravné doklady na prebytky alebo manká: tovar sa podľa pôvodného dokladu vráti odosielateľovi a následne sa presunie príjemcovi iba v množstve, ktoré bolo skutočne skontrolované.

• Prečo sa interný presun zdvojnásobuje?

Ide o jeden z najčastejších problémov, ktorý spôsobuje neporiadok v zásobách. Zdvojenie najčastejšie vzniká v dôsledku ľudskej chyby:

1.  Odosielateľ vytvorí presun a príjemca ho prijme.
2.  Odosielateľ sa potom rozhodne presun «upraviť»: otvorí už uzatvorený doklad, odomkne ho a pridá ďalší tovar.

1.  Výsledkom je, že časť tovaru už bola prijatá, zatiaľ čo dodatočne pridaný tovar prijatý nebol. Čiastočné prijatie dokladu nie je možné, preto dôjde k rozdeleniu presunu. Problém sa rieši zrušením prijatia dokladu a jeho opätovným prijatím.

3. Ako predísť záporným zásobám súčastí a hotových súprav

Aby presuny kompletov a bežného tovaru nenarušili manažérsku evidenciu, dodržiavajte nasledujúce pravidlá:

1. Nastavte zákaz predaja a presunu do mínusu. Skontrolujte nastavenie: Nastavenia - Parametre - Evidencia - Čo robiť, ak v sklade nie je dostatok tovaru. Vyberte možnosť «Zakázať predaj do mínusu». 

2. Používajte dvojitú kontrolu dokladov. Na minimalizáciu krádeží a zámeny sortimentu kompletov počas logistických operácií umožňuje Torgsoft vykonať dvojitú kontrolu dokladu. Najskôr ho počas kompletizácie skontroluje skladník odosielateľa a následne — predajňa pri prijatí. Po kontrole možno zablokovať prístup k opakovanej kontrole, aby nepoctiví zamestnanci nemohli spätne meniť množstvo prijatého tovaru.

3. Nemeňte dátumy dokumentov spätne. Ak vytvoríte aktívny interný presun a následne zmeníte jeho dátum na budúci, statický výpočet stavu skladu nezobrazí správne množstvo tovaru až do dosiahnutia daného dátumu. V takýchto prípadoch vždy používajte odložené interné presuny, ktoré nie sú aktívne a neodpisujú tovar zo skladu až do ich skutočného vykonania.

4. Synchronizujte prepočet obstarávacej ceny. Ak presúvate súčasti alebo materiály na výrobu či kompletizáciu, nezabúdajte na metódu FIFO. Po každom novom príjme súčastí otvorte Sklad - Stav skladu a prepočítajte obstarávaciu cenu. To priamo ovplyvní správnu obstarávaciu cenu konečného kompletu. Ak sa prepočet nevykoná, záporné zásoby v minulých obdobiach môžu skresliť analytické údaje.