Účtovanie F1–F2 počas interných prevodov: ako skontrolovať zostatok F1 a opraviť nezrovnalosti

Ak sa po internom presune tovaru medzi predajňami alebo skladmi množstvo v «Stave skladu F1» nezhoduje s očakávanou hodnotou, nemusí to nevyhnutne znamenať, že interný prevod bol zaevidovaný nesprávne.

Príčina môže spočívať v samotnej špecifike evidencie F1–F2: príznak F1 sa nastavuje pri príjme tovaru a neprenáša sa automaticky spolu s dokladom interného prevodu.

Preto je po presune potrebné osobitne skontrolovať celkový stav zásob tovaru a jeho množstvo v «Stave skladu F1». Ak rozdelenie F1 medzi účtovné centrá nezodpovedá požadovanému stavu, možno ho upraviť.

Ako funguje evidencia F1 pri internom presune

Možnosť «Skladová evidencia F1–F2» umožňuje samostatne evidovať množstvo tovaru, ktoré sa vedie s príznakom F1.

V bežnom «Stave skladu» Torgsoft zobrazuje celkové množstvo tovaru.

Vo formulári: Sklad → Stav skladu F1 sa zobrazuje samostatné množstvo toho istého tovaru podľa F1.

Príznak F1 je spojený s príjmom tovaru. Keď sa tovar následne presúva medzi účtovnými centrami pomocou interného prevodu, Torgsoft prenesie množstvo tovaru, ale samotný doklad interného prevodu neprenáša príznak F1.

Práve preto môže byť po takomto presune celkový skladový zostatok správny, zatiaľ čo rozdelenie F1 medzi jednotlivé predajne alebo sklady môže vyžadovať kontrolu.

Príklad

V predajni A je 10 kusov tovaru.

V bežnom «Stave skladu»: 10 ks.

V «Stave skladu F1»: 6 ks.

Štyri kusy tovaru sa presúvajú z predajne A do predajne B.

Interný prevod zmení celkové množstvo tovaru v oboch predajniach. Zo samotného dokladu prevodu však Torgsoft neurčí, aká časť zo štyroch prenesených kusov má byť evidovaná podľa F1.

Preto je po prevode potrebné skontrolovať, aké má byť množstvo F1:

• v predajni A;

• v predajni B.

Ak údaje v «Stave skladu F1» nezodpovedajú požadovanému rozdeleniu, možno ich upraviť.

Ako skontrolovať zostatok F1 po internom prevode

Najskôr otvorte bežný: Sklad → Stav skladu a skontrolujte celkové množstvo tovaru v každom účtovnom centre.

Ak je celkový zostatok nesprávny, najprv je potrebné zistiť príčinu práve tejto nezrovnalosti: skontrolovať interný prevod, príjmové a výdajové doklady a ďalšie operácie s tovarom.

Ak je celkové množstvo správne, otvorte: Sklad → Stav skladu F1.

Vyberte požadované účtovné centrum a nájdite tovar.

Porovnajte:

1. celkové množstvo tovaru v «Stave skladu»;

2. množstvo v «Stave skladu F1»;

3. doklady interných prevodov;

4. aké má byť rozdelenie F1 medzi účtovnými centrami po presune.

Až potom má zmysel manuálne meniť množstvo F1.

Ako určiť, aké množstvo F1 treba nastaviť

Netreba jednoducho vyrovnávať čísla v oboch formulároch.

Celkový zostatok a zostatok F1 sú rozdielne ukazovatele.

Napríklad ak je v predajni reálne 15 kusov tovaru, neznamená to, že aj v «Stave skladu F1» musí byť 15.

Pred úpravou treba určiť, aká časť aktuálneho zostatku má byť evidovaná podľa F1 práve v tomto účtovnom centre.

Na tento účel skontrolujte predchádzajúce príjmy tovaru, jeho pohyb medzi predajňami a už vykonané úpravy F1.

Ako manuálne upraviť zostatok F1

Ak ste po kontrole určili správne množstvo:

1. Otvorte Sklad → Stav skladu F1.

2. Vyberte požadované účtovné centrum.

3. Nájdite tovar.

4. Označte ho.

5. Stlačte Ctrl + Shift + Alt + E pri anglickom rozložení klávesnice.

6. Otvorí sa formulár «Zmena množstva tovaru v sklade F1».

7. Zadajte požadované množstvo.

8. Kliknite na «Uložiť».

Úprava mení práve množstvo v «Stave skladu F1».

Interný prevod, príjemka a ostatné skladové doklady sa pritom nemenia.

Ako skontrolovať, kto menil zostatok F1

Torgsoft uchováva históriu manuálnych úprav.

V nej môžete skontrolovať:

• dátum a čas zmeny;

• tovar;

• predchádzajúce množstvo;

• vykonanú zmenu;

• nové množstvo;

• používateľa, ktorý úpravu vykonal.

Ak sa teda hodnota F1 neočakávane zmenila, oplatí sa najskôr skontrolovať históriu: zostatok mohol byť už predtým manuálne upravený.

Ak bola úprava vykonaná omylom, je možné ju samostatne odstrániť s obnovením predchádzajúcej hodnoty.

Kedy netreba F1 hneď upravovať

Kombinácia Ctrl + Shift + Alt + E — je nástroj na opravu už určeného zostatku, nie univerzálny spôsob odstránenia akejkoľvek nezrovnalosti.

F1 netreba meniť okamžite, ak:

• nesedí celkové množstvo tovaru v bežnom «Stave skladu»;

• nie je jasné, po ktorom doklade vznikla nezrovnalosť;

• interný prevod ešte nie je dokončený alebo prijatý;

• zostatok bol už predtým manuálne upravený, ale dôvod nie je známy;

• nie je jasné, aké má byť správne množstvo F1.

Najskôr treba nájsť príčinu a až potom hodnotu opraviť.

Ak sa možnosť F1–F2 nezačala používať od začiatku práce s databázou

Zostatky je potrebné osobitne skontrolovať aj vtedy, ak bola možnosť «Skladová evidencia F1–F2» zapnutá až po tom, čo sa v Torgsoft nahromadila história pohybu tovaru.

V databáze môžu byť staršie operácie s tovarom, pre ktoré sa počiatočný stav F1 predtým nevytváral.

Z tohto dôvodu sa po začatí používania možnosti môžu v «Stave skladu F1» objaviť nejasné, vrátane záporných, hodnoty.

V takej situácii je potrebné určiť správny počiatočný zostatok F1 a v prípade potreby ho manuálne upraviť.

Ak nezrovnalosť nevznikla po internom prevode

Interné presuny nie sú jedinou situáciou, ktorú treba skontrolovať.

Na vytváranie F1 môžu vplývať aj scenáre, pri ktorých sa predaj eviduje prostredníctvom súvisiacich dokladov, vrátane:

• «Predaj s vystavením účtu»;

• «Objednávka zákazníka»;

• «Objednávka zákazníka na výrobok».

Ak sa nezrovnalosť objavila po takejto operácii, je potrebné skontrolovať celý reťazec dokladov, ktorými bol predaj a výdaj tovaru zaevidovaný.

Aj v tomto prípade je vhodné manuálnu úpravu F1 vykonať až po zistení príčiny.

A čo ak sa «Stav skladu F1» jednoducho dlho otvára

To je už iný problém.

Pre «Stav skladu F1» sú v Torgsoft k dispozícii dynamická a statická metóda zberu údajov. Statická metóda umožňuje rýchlejšie vytvárať stav skladu pri veľkých databázach.

Skontrolovať ju môžete v: Nastavenia → Parametre → Sklad → Metóda zberu skladu F1.

Zmena metódy zberu však neopravuje rozdelenie F1 po internom prevode.

Teda:

• ak sa «Stav skladu F1» dlho otvára — skontrolujte metódu zberu;

• ak po presune nesedí množstvo F1 — skontrolujte pohyb tovaru a rozdelenie F1 medzi účtovnými centrami.

Čo robiť, ak F1 po internom prevode nesedí

Postupujte takto:

1. Skontrolujte celkové množstvo tovaru v bežnom «Stave skladu».

2. Uistite sa, že interný prevod bol správne vytvorený a dokončený.

3. Otvorte «Stav skladu F1» osobitne pre každé požadované účtovné centrum.

4. Skontrolujte históriu predchádzajúcich úprav.

5. Určte, aký má byť správny zostatok F1 v každom centre.

6. Ak je potrebná oprava — upravte množstvo pomocou Ctrl + Shift + Alt + E.

Najdôležitejšie je neupravovať F1 len preto, že čísla vyzerajú nesprávne. Najskôr treba pochopiť, po ktorej operácii vznikla nezrovnalosť a aký má byť správny výsledok. Manuálna úprava potom opraví práve zostatok F1 bez toho, aby zakryla problém v skladových dokladoch.