Kurz meny „1“ v devízových príjmoch: prečo sa obstarávacia cena vypočítava nesprávne a ako ju prepočítať

Pri nákupe tovaru v cudzej mene Torgsoft uchováva menu príjemky, cenu dodávateľa a kurz voči hrivne. Tieto údaje sa môžu používať pri výpočte obstarávacej ceny. Podnikatelia sa obracajú na technickú podporu, keď bol tovar napríklad nakúpený za 10 USD, ale v «Stave skladu» sa jeho obstarávacia cena zobrazuje ako 10 UAH, po príjme sa prudko zmení zisk alebo po oprave kurzu zostávajú údaje v prehľadoch nezmenené. Jednou z príčin môže byť kurz cudzej meny «1» v príjemke alebo v číselníku kurzov. Na odstránenie problému je potrebné nájsť zdroj nesprávneho kurzu, skontrolovať metódu výpočtu obstarávacej ceny a po oprave vykonať jej prepočet.

Čo znamená kurz pri príjme v cudzej mene

Ak dodávateľ uvádza cenu v cudzej mene, pri vytváraní príjemky v Torgsoft môžete vybrať túto menu.

V doklade sa zobrazí pole «Kurz voči UAH». Slúži na prepočet nákupnej ceny v cudzej mene na národnú menu.

Napríklad:

• cena dodávateľa — 10 USD;

• kurz — 40 UAH za 1 USD;

• hodnota nákupu v prepočte na hrivny — 400 UAH.

Ak sa v rovnakej príjemke omylom uvedie kurz 1, program vypočíta: 10 × 1 = 10 UAH. Výsledná hodnota nákupu v hrivnách tak už nezodpovedá skutočnej hodnote tovaru.

Oficiálna dokumentácia Torgsoft potvrdzuje, že pri výbere meny odlišnej od národnej meny sa v príjemke používa pole «Kurz voči UAH» a nákupná cena v cudzej mene a v hrivnách sú prepojené prostredníctvom tohto kurzu.

Ako kurz «1» ovplyvňuje obstarávaciu cenu

Obstarávacia cena v Torgsoft závisí od zvolenej metódy výpočtu. Môžete ju skontrolovať v: Nastavenia → Parametre → Evidencia → Metóda výpočtu obstarávacej ceny tovaru.

Preto môže rovnaký nesprávny kurz ovplyvňovať rôzne databázy odlišne.

Ak sa používa «Posledná nákupná cena»

Pri tejto metóde sa v «Stave skladu» obstarávacia cena určuje podľa poslednej nákupnej ceny.

Ak bol posledný nákup v cudzej mene, Torgsoft zohľadňuje menový kurz. V oficiálnej dokumentácii je uvedené, že pri poslednej nákupnej cene v cudzej mene sa obstarávacia cena počíta s prihliadnutím na aktuálny kurz v programe alebo kurz z príjemky podľa pravidiel tejto metódy.

Preto môže záznam kurzu «1» viesť k výrazne podhodnotenej obstarávacej cene.

Ak sa používa dávková metóda s menovým kurzom

Pre metódy dávkovej evidencie má Torgsoft nastavenie «Zohľadňovať kurz nákupu meny».

Ak je zapnuté a tovar bol nakúpený v cudzej mene, program vypočíta obstarávaciu cenu zásob podľa príslušných príjemiek a zohľadní menový kurz. Pri dopĺňaní obstarávacej ceny do výdajových dokladov môže kurz tiež vstupovať do výpočtu.

Zdrojom problému teda nemusí byť len kurz v konkrétnej príjemke. Treba skontrolovať aj všeobecný číselník: Platba → Kurz meny.

Dve miesta, kde treba hľadať kurz «1»

Toto je hlavný bod diagnostiky.

1. Kurz v príjemke

Nachádza sa v parametroch konkrétneho príjmu.

Napríklad:

• mena — USD;

• cena — 10 USD;

• kurz voči hrivne — 1.

Takýto doklad od začiatku obsahuje nesprávny menový prepočet.

Na stránke Torgsoft je medzi typickými situáciami s nákupnými cenami osobitne opísaný prípad, keď je v hlavičke príjemky omylom nastavený kurz meny 1: v dôsledku toho sa môžu ceny, obstarávacia cena a sumy dokladu vypočítať nesprávne.

2. Kurz v číselníku «Kurz meny»

Otvorte: Platba → Kurz meny. Tu sa uchovávajú kurzy mien podľa dátumu.

Torgsoft používa tento číselník pri menových operáciách vrátane príjmu tovaru a niektorých metód výpočtu obstarávacej ceny.

Ak sa v číselníku nachádza napríklad:

treba skontrolovať práve záznam za 02.09.

Pri USD alebo EUR hodnota 1 UAH zjavne nezodpovedá skutočnému menovému kurzu. Ak metóda výpočtu obstarávacej ceny používa tento záznam, hodnota sa môže zmeniť nielen pri jednom novom príjme.

Ako sa problém prejavuje v «Stave skladu»

Jedným z najtypickejších príznakov je, že obstarávacia cena sa číselne začne podobať na nákupnú cenu v cudzej mene.

Napríklad:

• nákup — 12 USD;

• správny kurz — 41 UAH;

• očakávaná hodnota v hrivnách — približne 492 UAH;

• v «Stave skladu» je obstarávacia cena približne 12 UAH.

Je to silný signál, že v jednej z fáz menového prepočtu bol použitý kurz 1.

Kurz však netreba meniť len na základe tohto príznaku. Obstarávacia cena môže byť nesprávna aj z iných dôvodov: nesprávna nákupná cena, dodatočné náklady, iná metóda výpočtu, záporné zásoby alebo osobitosti dávkovej evidencie.

Preto najprv nájdite konkrétny príjem.

Otvorte: Sklad → Stav skladu. Nájdite tovar s podozrivou obstarávacou cenou.

Skontrolujte:

• poslednú nákupnú cenu;

• menu posledného nákupu;

• obstarávaciu cenu;

• dátum posledného príjmu.

V prípade potreby otvorte pohyb tovaru alebo príslušnú príjemku, aby ste zistili, z ktorej dodávky tovar pochádza. Neupravujte kurz okamžite v celej databáze. Najprv treba potvrdiť problém pri konkrétnom tovare.

Otvorte: Doklad → Príjem tovaru. Nájdite potrebnú príjemku a otvorte jej parametre cez «Zmeniť parametre príjmu».

Skontrolujte:

• menu;

• kurz voči UAH;

• nákupnú cenu tovaru;

• ekvivalent v UAH.

Ak bol tovar nakúpený za 10 USD a v poli «Kurz voči UAH» je uvedená hodnota 1, treba nastaviť správnu hodnotu, ktorá sa používala pri tomto príjme podľa vašej evidencie.

Pri zmene meny alebo kurzu v už vyplnenej príjemke Torgsoft upozorní na zmenu parametrov a ponúkne prepočet cien v doklade.

Túto operáciu treba vykonať, aby tovar v príjemke zodpovedal opravenému kurzu.

Aj keď je kurz v príjemke správny, skontrolujte: Platba → Kurz meny.

Nájdite požadovanú menu a skontrolujte záznamy:

• k dátumu príjmu;

• po dátume príjmu;

• k dátumu, keď sa obstarávacia cena stala nesprávnou.

Je to obzvlášť dôležité, ak sa používa metóda obstarávacej ceny, ktorá zohľadňuje aktuálne menové kurzy.

Pri dávkovej metóde s nastavením «Zohľadňovať kurz nákupu meny» používa Torgsoft najbližší prípustný kurz podľa dátumu príjmu a momentu výpočtu. Ak príslušný kurz neexistuje, program použije obstarávaciu cenu z príjmu.

Situácia preto môže vyzerať takto:

1. tovar bol správne prijatý pri kurze 40;

2. o niekoľko dní sa v číselníku omylom objavil kurz 1;

3. vykonal sa prepočet obstarávacej ceny;

4. pre tovar sa začala používať nesprávna hodnota.

V tomto prípade nestačí upraviť iba príjemku. Treba opraviť nesprávny záznam v číselníku kurzov.

Vo formulári: Platba → Kurz meny  nájdite záznam s nesprávnou hodnotou.

Skontrolujte:

• menu;

• dátum;

• nákupný kurz;

• predajný kurz;

• susedné záznamy za predchádzajúci a nasledujúci dátum.

Potom záznam opravte podľa skutočných údajov vo vašej evidencii.

Do starého dokladu netreba svojvoľne zadávať dnešný kurz. Ak sa problém týka historického príjmu, treba obnoviť kurz, ktorý sa má použiť práve pre túto operáciu.

Rovnako nie je vhodné hromadne odstraňovať kurzy za celé obdobie. Iné príjmy v cudzej mene a výpočty môžu tieto záznamy používať.

Po oprave kurzu otvorte: Nastavenia → Parametre → Evidencia. Skontrolujte pole «Metóda výpočtu obstarávacej ceny tovaru». Je to potrebné na pochopenie toho, aké údaje program po prepočte použije.

«Posledná nákupná cena»

Obstarávacia cena sa orientuje podľa poslednej nákupnej ceny. Pri príjme v cudzej mene sa do výpočtu zahŕňa menový kurz.

«Podľa dodávkových dávok»

Torgsoft určuje, z ktorých príjmov sa skladá zostávajúca zásoba alebo z ktorej dávky bol tovar predaný.

Ak sa zároveň používa nastavenie «Zohľadňovať kurz nákupu meny», kurz začne ovplyvňovať výpočet dávok v cudzej mene.

Preto môže po objavení sa nesprávneho kurzu jedna databáza zobrazovať skreslenú obstarávaciu cenu, zatiaľ čo iná databáza s inou metódou nie.

Oprava kurzu mení vstupné údaje. Aby Torgsoft znovu vypočítal obstarávaciu cenu tovaru, treba spustiť jej prepočet.

Otvorte: Sklad → Stav skladu. Použite akciu «Prepočítať obstarávaciu cenu».

Torgsoft ponúka dve možnosti:

1. Prepočítať obstarávaciu cenu pre všetok tovar.

2. Prepočítať obstarávaciu cenu pre vybraný tovar.

Pri vybranom tovare sa výpočet vykoná vynútene práve pre zvolené položky. Pri prepočte všetkého tovaru program zohľadní pohyby po predchádzajúcom výpočte v aktuálnom období.

Ak sa problém týka jednej príjemky alebo niekoľkých položiek, je vhodné najprv prepočítať vybrané položky. Potom môžete skontrolovať výsledok a širší prepočet spustiť iba v prípade potreby.

Prečo sa obstarávacia cena po oprave kurzu nezmenila okamžite

Ide o jednu z typických otázok. Kurz je vstupným parametrom výpočtu. Obstarávacia cena je výsledkom výpočtu.

Postup je preto nasledovný: opravili ste kurz → prepočítali obstarávaciu cenu → skontrolovali nový výsledok.

Ak zmeníte iba hodnotu v «Platba → Kurz meny» a okamžite skontrolujete predtým vypočítané údaje, môžu zostať nezmenené až do ďalšieho prepočtu.

V dokumentácii Torgsoft sa priamo uvádza, že po zmenách ovplyvňujúcich obstarávaciu cenu v cudzej mene treba vykonať «Prepočítať obstarávaciu cenu». Vypočítaná hodnota sa následne používa v analytických prehľadoch a pri určovaní skutočnej marže v «Stave skladu».

Ako skontrolovať, že bola obstarávacia cena opravená

Po prepočte sa vráťte do: Sklad → Stav skladu.

Pri problémovom tovare porovnajte:

• nákupnú cenu v cudzej mene;

• kurz;

• nákupnú cenu v UAH;

• obstarávaciu cenu;

• skutočnú maržu.

Napríklad pred opravou:

• nákup — 10 USD;

• nesprávny kurz — 1;

• obstarávacia cena — približne 10 UAH.

Po oprave:

• nákup — 10 USD;

• správny kurz — 40;

• základná nákupná hodnota v UAH — približne 400 UAH.

Skutočná obstarávacia cena sa môže líšiť od 400 UAH, ak sú k tovaru zahrnuté dodatočné náklady alebo ak zvolená metóda výpočtu používa viacero dávok.

Preto treba kontrolovať konkrétnu logiku vašej dodávky a neočakávať mechanickú zhodu obstarávacej ceny s jednou hodnotou.

Ako nesprávna obstarávacia cena ovplyvňuje zisk

Zisk z tovaru závisí od obstarávacej ceny.

Predpokladajme:

• predajná cena — 600 UAH;

• skutočná obstarávacia cena — 400 UAH.

Zisk z tovaru je potom:

600 − 400 = 200 UAH.

Pri nesprávnom kurze 1 môže Torgsoft vypočítať výrazne nižšiu obstarávaciu cenu, napríklad 10 UAH.

Rovnaký predaj potom vo výpočtoch vyzerá takto: 600 − 10 = 590 UAH. Predaj sa nestal ziskovejším. Zmenila sa účtovná hodnota obstarávacej ceny.

Z tohto dôvodu sa môžu zmeniť výsledky prehľadov, ktoré používajú obstarávaciu cenu predaného tovaru: analýza ziskovosti, analýza tržieb, ukazovatele marže a ďalšia produktová analytika. V oficiálnej dokumentácii Torgsoft sa obstarávacia cena predaja priamo používa vo viacerých analytických prehľadoch.

Je po tom potrebné meniť maloobchodnú cenu

Ak bol problém iba v nesprávnej obstarávacej cene, na jej opravu nie je potrebné meniť maloobchodnú cenu.

Ide o rozdielne ukazovatele:

• predajná cena — cena, za ktorú obchod predáva tovar;

• cena dodávateľa — cena, za ktorú bol tovar nakúpený;

• obstarávacia cena — hodnota tovaru, ktorú Torgsoft používa v skladovej a analytickej evidencii.

Oprava kurzu a prepočet obstarávacej ceny riešia problém práve s účtovnou hodnotou.

Ak chce podnik samostatne upraviť predajné ceny v dôsledku zmeny kurzu, ide o inú operáciu a nie je potrebná na obnovenie správnej obstarávacej ceny.

Dá sa jednoducho vypnúť «Zohľadňovať kurz nákupu meny»

Toto nastavenie netreba vypínať len preto, aby sa skryl nesprávny výsledok.

Najprv treba zistiť príčinu:

• nesprávny kurz v príjme;

• nesprávny záznam v číselníku;

• nesprávna metóda výpočtu obstarávacej ceny;

• nesprávna nákupná cena.

Parameter «Zohľadňovať kurz nákupu meny» určuje samotnú metodiku evidencie. Jeho zmena neovplyvní iba jeden problémový tovar, ale výpočet obstarávacej ceny v cudzej mene ako celok.

Ak chce podnik skutočne zmeniť metodiku výpočtu obstarávacej ceny, treba to urobiť samostatne po posúdení dôsledkov pre celú evidenciu.

Čo robiť, ak je kurz v príjme správny, ale obstarávacia cena sa stále rovná cene v cudzej mene

Kontrolujte v tomto poradí:

1. Určte metódu výpočtu obstarávacej ceny.

2. Skontrolujte «Platba → Kurz meny».

3. Skontrolujte všetky záznamy požadovanej meny po dátume príjmu, ktoré môžu vstupovať do výpočtu.

4. Skontrolujte, či je zapnuté «Zohľadňovať kurz nákupu meny».

5. Prepočítajte obstarávaciu cenu konkrétneho tovaru.

6. Skontrolujte, z ktorej príjemky metóda skutočne berie tovar.

Pri dávkovej evidencii je dôležité, že obstarávacia cena závisí od konkrétnych dávok, ktoré zostali na sklade alebo z ktorých bol tovar odpísaný. Preto posledná otvorená príjemka nemusí byť vždy zdrojom obstarávacej ceny konkrétnej zásoby.

Čo robiť, ak bol nesprávny kurz v starej príjemke

Oprava starého príjmu v cudzej mene si vyžaduje zvýšenú pozornosť.

Zmena kurzu môže ovplyvniť:

• nákupné sumy v doklade;

• vzájomné zúčtovanie s dodávateľom;

• obstarávaciu cenu zostávajúcich zásob;

• obstarávaciu cenu predajov;

• analytické prehľady za príslušné obdobie.

Preto je pred úpravou starého príjmu vhodné skontrolovať, či sa tovar z tejto dávky už predával a či je príslušné evidenčné obdobie uzavreté.

Pri starších dokladoch, veľkom počte predajov alebo zložitej dávkovej evidencii je vhodné najprv vytvoriť záložnú kópiu databázy a dohodnúť postup opravy s technickou podporou Torgsoft.

Dá sa nastaviť automatický prepočet obstarávacej ceny

Áno. Torgsoft obsahuje plánovanú úlohu na výpočet obstarávacej ceny.

Tento režim umožňuje nastaviť čas spustenia a vykonávať výpočet automaticky. Slúži na pravidelné udržiavanie aktuálnych údajov o obstarávacej cene. Automatický prepočet však neopraví nesprávny kurz.

Ak je v číselníku uvedená hodnota 1 namiesto správnej hodnoty, automatická úloha jednoducho znovu vykoná výpočet s nesprávnymi vstupnými údajmi.

Správny postup je: nájsť nesprávny kurz → opraviť ho → prepočítať obstarávaciu cenu.

Ako rýchlo nájsť príčinu: kontrola krok za krokom

Ak sa obstarávacia cena tovaru nakúpeného v cudzej mene stala nesprávnou:

1. Otvorte Sklad → Stav skladu.

2. Vyberte jeden problémový tovar.

3. Skontrolujte jeho menu a cenu posledného nákupu.

4. Nájdite príslušnú príjemku.

5. Skontrolujte v nej «Kurz voči UAH».

6. Ak sa kurz rovná 1 pri USD, EUR alebo inej mene, ktorej skutočný kurz je odlišný, opravte parametre príjmu.

7. Skontrolujte Platba → Kurz meny.

8. Nájdite záznamy s kurzom 1 k príslušným dátumom.

9. Opravte iba záznamy, pri ktorých bolo potvrdené, že sú nesprávne.

10. Skontrolujte Nastavenia → Parametre → Evidencia → Metóda výpočtu obstarávacej ceny tovaru.

11. Skontrolujte parameter «Zohľadňovať kurz nákupu meny», ak ho používa vaša metóda.

12. V Stave skladu vykonajte «Prepočítať obstarávaciu cenu pre vybraný tovar».

13. Skontrolujte novú obstarávaciu cenu a skutočnú maržu.

14. Ak nesprávny kurz ovplyvnil veľa položiek, po kontrole jednotlivých položiek vykonajte širší prepočet.

Kurz «1» treba považovať za prvotnú príčinu až po kontrole konkrétneho príjmu a metódy výpočtu obstarávacej ceny. Pri nákupe v cudzej mene ovplyvňuje nesprávny kurz hodnotu v hrivnách a pri metódach, ktoré používajú menový kurz počas výpočtu, aj aktuálnu obstarávaciu cenu. Po oprave vstupného kurzu treba v Torgsoft spustiť prepočet obstarávacej ceny, aby program znovu vytvoril skladové a analytické ukazovatele na základe správnych údajov.