Import produktov a výsledkov inventára: Excel, CSV a terminály na zber údajov

Hromadné načítanie údajov sa používa v dvoch rôznych situáciách: keď je potrebné zaevidovať tovar z cenníka dodávateľa alebo preniesť počiatočné zásoby, a keď je potrebné preniesť výsledky fyzického počítania do otvoreného inventúrneho súpisu. Podnikatelia sa najčastejšie pýtajú, prečo sa ľubovoľný súbor Excel nedá načítať do inventúrneho súpisu, ako nastaviť CSV alebo TXT pre terminál zberu dát, čo robiť s poškodenými čiarovými kódmi a nesprávnymi znakmi, či možno počítať tovar pomocou viacerých zariadení a ako sa vyhnúť duplicitám pri importe sortimentu.

Ktorý režim importu vybrať

Inventúra nenahrádza príjem tovaru. Počiatočné zásoby je potrebné zaevidovať príjmovým dokladom. Načítavať ich do inventúrneho súpisu ako výsledok fyzického počítania je nesprávne: mieša sa tým zavedenie tovaru do evidencie s úpravou už existujúcich evidovaných zásob.

Prečo sa do inventúrneho súpisu nedá načítať ľubovoľný Excel

Režim práce s terminálom zberu dát nemá sprievodcu priraďovaním stĺpcov. Torgsoft číta súbor podľa pravidiel vopred nastavených v profile terminálu zberu dát:

• poradie a počet stĺpcov;

• typ údajov v každom stĺpci;

• oddeľovací znak;

• oddeľovač desatinnej časti;

• prítomnosť hlavičky;

• formát čiarového kódu a množstva;

• názov a formát súboru, ktoré používa konkrétne zariadenie alebo aplikácia.

Samotná prípona .csv alebo .txt preto ešte neznamená, že je súbor vhodný na import. Ak napríklad profil očakáva stĺpce «Názov tovaru; Čiarový kód; Množstvo», súbor s poradím «Čiarový kód; Množstvo; Cena» sa načíta nesprávne, aj keď sa v Exceli otvára správne.

Bežnú tabuľku možno pripraviť manuálne a uložiť ako CSV alebo TXT iba vtedy, ak jej štruktúra úplne zodpovedá aktuálnemu profilu terminálu zberu dát. Pred hromadným načítaním je potrebné súbor otestovať na niekoľkých položkách v skúšobnom inventúrnom súpise.

Ako sa nastavuje profil terminálu zberu dát

Profil sa vytvára v ponuke Nastavenia → Terminál zberu dát → Terminál zberu dát.

Je potrebné v ňom uviesť:

1. Názov profilu.

2. Oddeľovač stĺpcov.

3. Názov súboru databázy tovaru.

4. Poradie polí na export databázy tovaru do zariadenia.

5. Poradie polí na import výsledkov zo zariadenia.

6. Možnosť «Importovaný súbor obsahuje hlavičky stĺpcov», ak prvý riadok neobsahuje údaje o tovare.

Počet a poradie polí na karte Import dokladov musia zodpovedať tomu, čo terminál skutočne odosiela. Ak súbor obsahuje tri stĺpce a v profile sú definované štyri, údaje sa posunú alebo sa nenačítajú.

Profil stačí nastaviť raz. Následne sa vyberá v otvorenom súpise cez Práca s terminálom zberu dát → Nastavenia.

Ako prebieha inventúra pomocou terminálu zberu dát alebo smartfónu

1. Vytvorte súpis

Vytvorte inventúrny súpis, pridajte potrebný tovar a otvorte ho. Pred začiatkom skenovania skontrolujte evidenčné centrum, sklad, zoznam tovaru a režim blokovania predaja.

2. Preneste databázu tovaru do zariadenia

V otvorenom súpise vykonajte akciu Práca s terminálom zberu dát → Nahrať databázu tovaru do terminálu. Torgsoft vytvorí súbor podľa profilu vybraného zariadenia.

Tento krok je potrebný, aby terminál alebo aplikácia vedeli, ktoré čiarové kódy patria tovaru v súpise. Ak má jeden tovar viac čiarových kódov, do súboru sa môžu dostať samostatné riadky pre každý z nich.

3. Vykonajte fyzické počítanie

Pracovník skenuje čiarové kódy a zadáva skutočné množstvo. V závislosti od zariadenia možno množstvo:

• zvyšovať o jednu jednotku po každom skenovaní;

• zadať manuálne po jednorazovom naskenovaní čiarového kódu;

• zaznamenávať do samostatných súborov pre rôzne zóny skladu.

4. Vytvorte súbor s výsledkami

Po ukončení počítania zariadenie alebo aplikácia vytvorí súbor CSV alebo TXT v štruktúre stanovenej jeho profilom. Súbor je potrebné preniesť do počítača, na ktorom je spustený Torgsoft.

5. Načítajte výsledky do súpisu

Otvorte požadovaný súpis a vyberte Práca s terminálom zberu dát → Získať informácie z terminálu. Po výbere súboru Torgsoft vyplní stĺpec «Množstvo na sklade» údajmi získanými zo zariadenia.

Pred uzavretím súpisu skontrolujte:

• či sa načítali všetky riadky;

• či nie sú uvedené nulové alebo neprimerane vysoké množstvá;

• či boli rozpoznané všetky čiarové kódy;

• či nezostal nejaký tovar neprepočítaný;

• či súčet v súbore zodpovedá súčtu v zariadení.

Inventúra s aplikáciou «Evidencia a sklad»

Pre tento scenár sa v aktuálnom návode používa súbor CSV.

V profile Torgsoft sa nastavujú:

• názov «Evidencia a sklad»;

• oddeľovač ;

• súbor databázy tovaru InventoryGoods.csv;

• pre export: názov tovaru, čiarový kód a množstvo;

• pre import: názov tovaru, čiarový kód a množstvo;

• možnosť «Importovaný súbor obsahuje hlavičky stĺpcov».

V aplikácii je potrebné vybrať CSV ako formát importu a exportu. Po načítaní InventoryGoods.csv sa tovar zo súpisu zobrazí v aplikácii. Potom pracovník vytvorí inventúru, zapne skenovanie a vyberie režim zvyšovania množstva o jednu jednotku.

Po ukončení počítania aplikácia vytvorí súbor inventúry. Ten sa prenesie do počítača a načíta do príslušného súpisu cez Získať informácie z terminálu.

Podrobný návod na inventúru pomocou aplikácie «Evidencia a sklad»

Je možné vykonávať jednu inventúru pomocou viacerých zariadení

Viacerí pracovníci môžu súčasne počítať rôzne zóny skladu, ale práca musí byť zorganizovaná tak, aby sa rovnaký tovar bez kontroly nedostal do viacerých súborov.

Bezpečný postup:

1. Rozdeľte predajňu alebo sklad na zóny.

2. Každú zónu priraďte samostatnému zariadeniu.

3. Zabráňte prekrývaniu tovaru medzi zónami alebo vopred stanovte, ako sa budú opakované položky spájať.

4. Súbory z každého zariadenia ukladajte pod samostatnými názvami.

5. Načítavajte ich do súpisu postupne.

6. Po každom importe skontrolujte skutočné množstvo a denník operácií.

Pred veľkou inventúrou je potrebné otestovať import dvoch malých súborov s opakujúcim sa čiarovým kódom. Správanie opakovaných položiek musí zodpovedať nastaveniam konkrétneho profilu a formátu: na automatické sčítanie sa nemožno spoliehať, kým nebude overené v pracovnej konfigurácii.

Typické problémy pri importe výsledkov inventúry

Súbor sa nenačíta

Skontrolujte:

• či je vybraný správny profil terminálu zberu dát;

• či počet a poradie stĺpcov zodpovedajú nastaveniam profilu;

• či sa zhodujú oddeľovač stĺpcov a oddeľovač desatinnej časti;

• či nebol zmenený názov alebo formát súboru;

• či pred údajmi nie sú prázdne pomocné riadky;

• či je správne nastavená možnosť «Importovaný súbor obsahuje hlavičky stĺpcov».

Súbor CSV neotvárajte ani neukladajte v Exceli bez potreby: Excel môže zmeniť oddeľovače, formát čísel a čiarové kódy.

Namiesto názvov sa zobrazujú nesprávne znaky

Príčinou je nesúlad kódovania pri vytváraní a čítaní súboru. Súbor sa musí vytvárať a čítať v rovnakom kódovaní. Neukladajte ho automaticky znova ako ANSI alebo UTF-8 bez kontroly požiadaviek konkrétneho zariadenia: rôzne terminály zberu dát a programy na výmenu údajov môžu používať odlišné pravidlá.

Praktický postup kontroly:

1. Otvorte kópiu súboru v editore, ktorý zobrazuje kódovanie.

2. Skontrolujte, v akom kódovaní zariadenie súbor vytvorilo.

3. Porovnajte ho s nastaveniami programu na výmenu údajov alebo profilu.

4. Po zmene zopakujte test na niekoľkých položkách.

Čiarové kódy sa zmenili na veľké čísla alebo stratili nuly

Excel môže dlhý čiarový kód zobraziť vo vedeckom formáte alebo odstrániť úvodné nuly. Čiarové kódy a kódy tovaru je potrebné ukladať ako text, nie ako čísla.

Ak je súbor už poškodený, samotná zmena formátu bunky na «Text» nemusí stratené číslice obnoviť. Je potrebné znova získať pôvodný súbor alebo obnoviť hodnoty zo spoľahlivého zdroja.

Prvý riadok sa považuje za tovar

Ak súbor obsahuje názvy stĺpcov, aktivujte v profile terminálu zberu dát možnosť «Importovaný súbor obsahuje hlavičky stĺpcov». Torgsoft prvý riadok ignoruje a začne čítať údaje o tovare od nasledujúceho riadka.

Ak hlavička nie je uvedená, možnosť je potrebné vypnúť, inak sa prvý tovar nenačíta.

Tovar sa nenašiel podľa čiarového kódu

Skontrolujte:

• či je tento čiarový kód uvedený v karte tovaru;

• či ho Excel nezmenil;

• či je tovar zahrnutý v aktuálnom súpise;

• či sa jeho čiarový kód dostal do súboru nahraného do terminálu zberu dát;

• či hodnota neobsahuje medzery alebo pomocné znaky.

Počas inventúry by sa neznámy čiarový kód nemal používať na automatické vytvorenie kompletnej karty tovaru. Najskôr zistite, či ide o tovar s nesprávnym, starým alebo dodatočným čiarovým kódom, alebo či položka skutočne chýba v číselníku.

Načítala sa iba časť výsledkov

Najskôr skontrolujte posledný úspešne načítaný riadok. Najčastejšie príčiny:

• poškodený alebo prázdny riadok vnútri súboru;

• nesprávny typ údajov;

• iný oddeľovač v niektorých riadkoch;

• nesúlad počtu stĺpcov;

• čiarový kód vo vedeckom formáte;

• textová hodnota v stĺpci množstva;

• tovar chýba v súpise.

Nastavenia importu hneď neresetujte. Najskôr uložte aktuálny profil a skontrolujte súbor. Ak je profil poškodený alebo nezodpovedá formátu zariadenia, vytvorte nový profil a otestujte ho na kópii údajov.

Ako importovať ľubovoľný Excel s tovarom

Ak potrebujete načítať cenník dodávateľa, elektronickú faktúru, počiatočné zásoby alebo sortiment z iného programu, použite Doklad → Príjem tovaru → Import.

Tento režim obsahuje sprievodcu, v ktorom možno priradiť stĺpce Excelu k poliam Torgsoft. Je určený pre .xls a .xlsx a štruktúra súboru sa môže u jednotlivých dodávateľov líšiť.

Ako pripraviť Excel

• jeden riadok musí obsahovať jeden tovar;

• každý parameter musí byť v samostatnom stĺpci;

• nepoužívajte zlúčené bunky;

• odstráňte medzisúčty, vysvetlivky a prázdne pomocné riadky;

• čiarové kódy a kódy tovaru nastavte ako text;

• množstvo a ceny ponechajte v číselnom formáte;

• skontrolujte použitý oddeľovač desatinnej časti;

• stĺpcom priraďte zrozumiteľné a jedinečné názvy.

Súbor môže obsahovať názov, čiarový kód, kód tovaru, popis, druh tovaru, výrobcu, materiál, farbu, veľkosť, sezónu, množstvo, nákupnú cenu, maloobchodnú a veľkoobchodnú cenu, zľavu a údaje o fotografiách.

Ako priradiť stĺpce

Po výbere súboru, hárka alebo rozsahu prejdite na kartu «Tovar» a pri každom poli Torgsoft vyberte príslušný stĺpec Excelu.

Napríklad:

Ak určitý parameter v súbore chýba, pole možno ponechať prázdne a doplniť neskôr. Ak celý súbor patrí k jednému druhu tovaru alebo výrobcovi, príslušný nadradený uzol možno priradiť všetkým položkám.

Ako Torgsoft vyhľadáva existujúci tovar

V nastaveniach importu sa určujú parametre vyhľadávania. Môže ísť o názov, čiarový kód alebo kombináciu polí. Poradie vyhľadávania je dôležité: od neho závisí, či program aktualizuje existujúcu kartu alebo vytvorí novú.

Aby nevznikali duplicity:

• používajte stabilný identifikátor — predovšetkým správny čiarový kód alebo kód tovaru;

• nevyhľadávajte iba podľa všeobecného názvu, napríklad «Tričko»;

• skontrolujte, či v číselníku nie sú staré alebo dodatočné čiarové kódy;

• pred opakovaným importom zbytočne nemeňte parametre vyhľadávania;

• najskôr importujte niekoľko kontrolných riadkov.

Možnosť «Aktualizovať parametre tovaru» používajte iba vtedy, keď údaje dodávateľa majú meniť karty existujúceho tovaru. V opačnom prípade môže súbor nechcene prepísať názvy alebo iné vlastnosti.

Ako sa vytvárajú názvy tovaru

Názov sa môže vytvárať podľa algoritmu nastaveného v Nastavenia → Parametre → Tovar → Názov. Môže obsahovať druh tovaru, výrobcu, obchodnú značku, popis, farbu, materiál, veľkosť, sezónu alebo kód tovaru.

Preto je potrebné stĺpce súboru priradiť nielen k poľu «Názov tovaru», ale aj k jednotlivým vlastnostiam. To zabezpečí správne filtre, vyhľadávanie a stabilné vytváranie názvov po importe.

Ako sa vypočítavajú ceny

Ak súbor obsahuje nákupnú cenu, ale nie maloobchodnú cenu, v nastaveniach importu možno nastaviť percento prirážky. Torgsoft automaticky vypočíta predajnú cenu.

Metóda výpočtu prirážky určuje, odkiaľ program preberá percento:

• z nastavení aktuálneho importu;

• z karty existujúceho tovaru;

• z druhu tovaru;

• z nastavení importu, ak predchádzajúce zdroje neobsahujú hodnotu.

Konečné ceny ovplyvňuje aj mena dokladu, kurz, DPH, zľavy a dodatočné náklady príjmového dokladu. Pred zaevidovaním príjmu je potrebné skontrolovať nielen stĺpec s cenou v súbore, ale aj parametre samotného dokladu.

Ak súbor neobsahuje čiarový kód, možno aktivovať «Generovať vlastné čiarové kódy, ak chýbajú». Torgsoft vytvorí čiarový kód pre novú položku.

Ako importovať fotografie

Torgsoft podporuje hromadný import fotografií tovaru. V súbore môžete:

• vložiť obrázok priamo do bunky Excelu;

• uviesť HTTPS odkaz na súbor;

• uviesť lokálnu cestu k obrázku na disku.

V jednej bunke možno uviesť viac odkazov alebo ciest, pričom každý bude na novom riadku. Pred importom je potrebné skontrolovať, či sú odkazy dostupné, lokálne cesty správne a obrázky neboli premiestnené.

Nový tovar pri práci s terminálom zberu dát

Správanie závisí od dokladu, do ktorého sa súbor načítava.

V príjmovom doklade

Import z terminálu zberu dát vyhľadáva tovar podľa čiarového kódu. Ak sa čiarový kód nenájde, Torgsoft môže vytvoriť položku s pracovným názvom «Nový tovar čiarový kód» a množstvom zo súboru. Potom je potrebné otvoriť kartu a vyplniť názov, druh tovaru, výrobcu, nákupnú a maloobchodnú cenu a ďalšie povinné parametre.

Takýto tovar by sa nemal zaevidovať ako príjem bez kontroly: neznámy čiarový kód môže patriť už existujúcej položke, pri ktorej kód nebol zadaný alebo bol uložený nesprávne.

V inventúrnom súpise

Úlohou inventúry je porovnať skutočné množstvo s evidovaným, nie vytvárať sortiment. Ak sa počas počítania nájde neznámy čiarový kód, najskôr je potrebné identifikovať tovar a opraviť jeho kartu alebo správne zaevidovať príjem. Potom možno tovar správne zahrnúť do súpisu.

Kódy tovaru obsahujúce čísla a písmená

Excel a jeho ovládač môžu určiť typ stĺpca podľa prvých riadkov. Ak je časť kódov číselná a časť obsahuje písmená, niektoré hodnoty sa nemusia importovať.

Aby ste tomu predišli:

1. Pred importom nastavte celý stĺpec na textový formát.

2. Skontrolujte, či sú hodnoty ako 440 a 78549-АР uložené ako text.

3. Ak ovládač naďalej číta stĺpec nesprávne, uložte kópiu súboru vo formáte TXT, znovu ho otvorte v Exceli pomocou sprievodcu importom a problémový stĺpec nastavte ako «Text».

Pracujte s kópiou súboru, aby ste nestratili pôvodné údaje.

Kontrola po importe Excelu

Po načítaní nespracúvajte celý doklad bez kontroly. Najskôr skontrolujte:

• počet importovaných a vynechaných riadkov;

• tovar, ktorý program označil ako nový;

• duplicity podľa čiarového kódu, kódu tovaru a názvu;

• tovar bez druhu, výrobcu alebo sezóny;

• nákupné, maloobchodné a veľkoobchodné ceny;

• menu, kurz, DPH, zľavu a náklady dokladu;

• úvodné nuly v čiarových kódoch;

• fotografie a vlastnosti;

• celkové množstvo a sumu dokladu.

Po úspešnom importe Torgsoft vytvorí príjmový doklad. Následne je potrebné tovar zaevidovať ako prijatý. Pre počiatočné zásoby použite príslušný doklad príjmu, nie inventúrny súpis.

Rýchla diagnostika: čo skontrolovať ako prvé

Čo je vhodné urobiť pred hromadnou operáciou

1. Vytvorte záložnú kópiu databázy.

2. Uchovajte nezmenený originál súboru dodávateľa alebo výsledkov terminálu zberu dát.

3. Otestujte import na 5–10 položkách.

4. Pred uložením dokladu porovnajte množstvo, ceny a čiarové kódy.

5. Celý súbor načítajte až po kontrole.

6. Po dokončení uložte funkčný profil importu pre ďalšie doklady v rovnakom formáte.

Súvisiace návody

• Import tovaru z Excelu: príprava súboru, priradenie stĺpcov a kontrola

• Nastavenie importu z terminálu zberu dát

• Inventúra s aplikáciou «Evidencia a sklad»

• Príjem tovaru z terminálu zberu dát

• Diagnostika problémov mobilnej inventúry a terminálu zberu dát