V maloobchode a skladovej evidencii často vzniká situácia, keď tovar fyzicky chýba na regáloch, ale v programe sa naďalej eviduje v skladových zásobách. Tento „fantómový“ tovar skresľuje analytické údaje, blokuje nákup a môže zakrývať prípadné krádeže.
Na riešenie tohto problému obsahuje Torgsoft nástroj na kontrolu dátumu poslednej inventarizácie každej položky. Môžu vzniknúť tieto otázky:
„Ako zistiť, kedy bol konkrétny tovar naposledy prepočítaný?“,
„Ako nájsť položky, ktoré sa celé mesiace evidujú v zásobách a ani raz neboli zahrnuté do inventúrneho súpisu?“,
„Ako môže vedúci skontrolovať, či predajcovia skutočne vykonávajú inventarizáciu tovaru s vysokým rizikom krádeže?“ a
„Čo robiť, ak program uvádza jednu položku na sklade, pracovník zodpovedný za nákup neobjedná novú dodávku, ale tovar na predajnej ploche chýba?“.
Nižšie podrobne vysvetlíme, ako pomocou dátumu poslednej inventarizácie odpovedať na tieto otázky, odhaliť „stratený“ tovar a zaviesť poriadok v sklade.
Príčina „fantómových“ zásob: kam tovar mizne?
Rozdiely medzi skutočným stavom a evidenciou v počítači najčastejšie vznikajú v dôsledku ľudského faktora. Tovar sa mohol poškodiť, byť odcudzený, zapadnúť pod regál alebo byť omylom presunutý do iného skladu, ale v programe Torgsoft sa naďalej eviduje ako 1 kus.
Keďže systém eviduje tovar ako dostupný, pracovník zodpovedný za nákup preň nevytvorí novú objednávku dodávateľovi, pričom zákazník si ho nemôže kúpiť, pretože regál je prázdny. Ak predajňa vykonáva čiastočnú inventarizáciu podľa regálov alebo jednotlivých skupín, takéto problémové položky sa celé roky nemusia dostať do inventúrnych súpisov a chyba zostáva neopravená.
Riešenie: stĺpec «Dátum inventarizácie»
Aby vedúci videli celkový stav a mohli odhaliť neskontrolovaný tovar, Torgsoft zobrazuje dátum poslednej inventarizácie.
Tento nástroj funguje nasledujúcim spôsobom:
-
Zaznamenanie dátumu. V tabuľkách, ku ktorým možno pripojiť dynamické charakteristiky jedinečné pre každé účtovné stredisko, bola pridaná možnosť zobraziť stĺpec «Dátum inventarizácie».
-
Nezávislosť od stavu inventúrneho súpisu. V tomto stĺpci sa zaznamenáva dátum poslednej inventarizácie konkrétneho tovaru vo vybranom sklade. Dôležitou výhodou je, že dátum sa aktualizuje bez ohľadu na to, či bol inventúrny súpis definitívne uzavretý, alebo prepočítavanie ešte pokračuje.
Ako nájsť tovar, ktorý nebol dlho skontrolovaný (podrobný postup)
Ak chcete nájsť tovar, ktorý nebol dlho skontrolovaný, nastavte zobrazovanie a filtrovanie v režime «Stav skladu»:
Krok 1. Nastavenie viditeľnosti stĺpca
-
Otvorte položku hlavnej ponuky Sklad — Stav skladu.
-
Prejdite do nastavení zobrazovania stĺpcov tabuľky pomocou tlačidla „Nastavenie viditeľnosti stĺpcov“.
-
Zapnite zobrazovanie stĺpca «Dátum inventarizácie». Pri každom tovare sa teraz zobrazí presný dátum, keď bol naposledy naskenovaný alebo pridaný do inventúrneho súpisu.
Krok 2. Použitie filtra na vyhľadanie „stratených“ položiek
Ak chcete nájsť tovar, ktorý sa prestal kontrolovať, použite Filter podľa tovaru:
-
Otvorte parametre filtra podľa tovaru.
-
Nájdite parameter «Dátum inventarizácie». Je dostupný na filtrovanie, ak je stĺpec pripojený k tabuľke a je zapnuté nastavenie „Iba parametre pripojené k tabuľke“.
-
Zadajte obdobie. Môžete napríklad vyfiltrovať tovar, ktorého dátum inventarizácie nie je vyplnený, pretože od zavedenia tejto funkcie nebol nikdy skontrolovaný, alebo tovar, ktorého dátum inventarizácie je starší ako niekoľko mesiacov.
Po použití filtra získate pripravený zoznam tovaru, ktorý sa eviduje v zásobách, ale dlhší čas neprešiel fyzickou kontrolou.
Odpovede na hlavné otázky podnikateľov pomocou tohto režimu
Používanie stĺpca «Dátum inventarizácie» mení inventarizáciu z chaotického skenovania regálov na systematický audit. Pomáha zabezpečiť, aby žiadna položka nezostala bez kontroly, nákup sa plánoval podľa skutočných, nie „fantómových“ zásob a priestor na manipulácie alebo nedbanlivosť zamestnancov sa znížil na minimum.
Vráťte sa na predchádzajúci krok