V maloobchode a veľkoobchode je inventarizácia (prepočítanie zásob) — kľúčovým režimom na kontrolu zásob. Slúži na vykonávanie pravidelných kontrol, počas ktorých sa skutočné množstvo tovaru porovnáva s množstvom evidovaným v počítačovej evidencii.
Cieľom tohto procesu — je odhaliť rozdiely spôsobené chybami alebo krádežami a odstrániť ich zosúladením evidovaných zásob so skutočným stavom. Po dokončení počítania sa inventarizačný výkaz uzavrie a program automaticky vytvorí opravné doklady: príjemku na nájdený tovar (prebytok) a odpisový doklad na chýbajúci tovar (manko).
Pri analýze výsledkov inventarizácie môžu vzniknúť tieto otázky:
"Prečo sa suma vo vytvorenom odpisovom doklade nezhoduje so sumou manka v samotnom inventarizačnom výkaze?",
"Prečo na obrazovke výkazu vidím jednu sumu, ale po vytlačení zostavy 'Výsledky inventarizácie' je suma úplne iná?",
"Prečo je v stĺpci 'Suma manka' uvedená nula, hoci bol tovar v skutočnosti odpísaný?" a
"Ako zámena sortimentu ovplyvňuje celkový finančný výsledok manka?".
Odpovede na tieto otázky spočívajú v algoritmoch vzájomného započítania tovaru a v rozdieloch medzi typmi cien používanými v programe.
Nižšie uvádzame podrobné vysvetlenie príčin vzniku týchto rozdielov.
1. Vzájomné započítanie a zámena sortimentu: prečo môže byť manko nulové
Po uzavretí výkazu sa vytvorí Odpisový doklad. Zaznamenáva všetok tovar, ktorý fyzicky chýba na sklade. Stĺpec "Suma manka" priamo v inventarizačnom výkaze však zobrazuje vašu skutočnú finančnú stratu.
Podľa logiky programu sa celkové manko z inventarizácie vypočíta podľa vzorca:
Suma odpisov z inventarizácie mínus Suma príjmov z inventarizácie.
Suma manka je kladná iba vtedy, keď celková suma odpisov presahuje hodnotu zistených prebytkov. Ak je výsledná hodnota nižšia ako nula, teda ak ste našli tovar vo vyššej hodnote, než bola hodnota strateného tovaru, finančné manko z inventarizácie sa rovná nule.
Výšku sumy ovplyvňuje aj Zámena sortimentu — situácia, keď sa súčasne zistí prebytok a manko rovnakého modelu tovaru, ale odlišného variantu, napríklad inej farby alebo veľkosti.
Príklad: podľa evidencie by malo byť na sklade 5 párov čiernych ponožiek a 5 párov hnedých ponožiek, všetky po 10 UAH. Počas inventarizácie sa zistilo, že na sklade sú 3 páry čiernych a 7 párov hnedých ponožiek. V odpisovom doklade program zaznamená manko 2 párov čiernych ponožiek v hodnote 20 UAH. V príjmovom doklade — prebytok 2 párov hnedých ponožiek v hodnote 20 UAH. Vo výkaze sa však tieto sumy vzájomne vyrovnajú: manko ponožiek jednej farby sa pokryje prebytkom ponožiek inej farby. Program vykoná vzájomné započítanie a suma finančného manka bude 0 UAH. Preto sa suma v odpisovom doklade, 20 UAH, bude líšiť od hodnoty v stĺpci "Suma manka", 0 UAH.
2. Rozdiel medzi typmi cien: Obstarávacia cena verzus Maloobchodná cena
Ďalšia častá otázka sa týka rozdielov medzi hodnotami zobrazenými na obrazovke počítača a hodnotami v tlačenej zostave. Ak si prezeráte formulár "Inventarizačný výkaz" alebo analyzujete výsledky za určité obdobie, sumy sa zobrazujú v obstarávacích cenách.
Ak však kliknete na tlačidlo "Tlač inventarizačných zostáv" a vyberiete zostavu "Výsledky inventarizácie", program ju vytvorí v maloobchodných cenách. Maloobchodná cena je zvyčajne vyššia ako obstarávacia cena z dôvodu obchodnej prirážky, preto bude suma manka v tlačenej zostave výrazne vyššia. Aby sa tieto hodnoty zhodovali, môžete zmeniť nastavenia: šablónu tlačenej zostavy možno upraviť, napríklad pomocou programu FastReport, aby sa súčty vypočítavali aj v obstarávacích alebo veľkoobchodných cenách.
3. Algoritmy výpočtu obstarávacej ceny: stav skladu verzus FIFO
Aj keď porovnávate výlučne obstarávaciu cenu v oboch dokladoch, môže vzniknúť rozdiel medzi odpisovým dokladom a zostavou o manku. Je to spôsobené tým, že údaje sa získavajú z rôznych zdrojov:
-
V zostave a inventarizačnom výkaze sa používa obstarávacia cena podľa aktuálneho stavu skladu v čase vytvorenia zostavy.
-
V samotnom doklade, teda v odpisovom doklade, sa zaznamenáva skutočná obstarávacia cena podľa princípu FIFO (prvý dnu — prvý von) alebo podľa metódy výpočtu obstarávacej ceny nastavenej vo vašich nastaveniach, napríklad "Posledná nákupná cena" alebo "Podľa dodávkových šarží so zohľadnením interných prevodov".
Odpisový doklad teda presne priraďuje odpísaný tovar ku konkrétnej príjmovej šarži a jej nákupnej cene. Ak sa tovar odpisuje z viacerých šarží s rozdielnymi nákupnými cenami, suma v doklade sa vypočíta podľa skutočných cien týchto šarží. Formulár zobrazený na obrazovke môže používať priemernú alebo poslednú cenu z aktuálneho stavu skladu, čo vedie k matematickým rozdielom.
Čo robiť, ak sa hodnoty zdajú nesprávne?
Ak namiesto obstarávacej ceny vidíte nuly alebo máte podozrenie na rozdiel, skontrolujte, či bola pri prijatí tovaru uvedená jeho nákupná cena.
Ak boli príjmové doklady vytvorené bez uvedenia nákupných cien a tento tovar nebol predaný, pri jeho odpise sa vo výsledkoch inventarizácie zobrazia nulové hodnoty.
Ak chcete aktualizovať finančné údaje vo výkaze, použite tlačidlo "Prepočítať sumy" vo formulári inventarizačného výkazu — spustí sa prepočet súm manka, zámeny sortimentu, odpisov a príjmov. Odporúča sa tiež pravidelne vykonávať celkový prepočet obstarávacej ceny v programe.
Vráťte sa na predchádzajúci krok