Analýza odpisov: prečo sa sumy strát v rôznych výkazoch nezhodujú

Analýza odpisov: prečo sa sumy strát v prehľadoch nezhodujú a ako ich ovplyvňuje inventarizácia a výroba

Pri každodennom obchodovaní sa podnikatelia nevyhnutne stretávajú so stratami tovaru: zámenou sortimentu, poškodením, uplynutím dátumu spotreby alebo použitím výrobkov na vlastné potreby podniku. 

Na zaznamenávanie takýchto udalostí je v programe Torgsoft k dispozícii režim vytvárania dokladov o odpise a výsledky týchto operácií sa zobrazujú vo finančnej analytike, aby bolo možné správne vypočítať rentabilitu a zisk.  

Tieto rozdiely nie sú matematickou chybou systému, ale výsledkom presnej logiky manažérskeho účtovníctva, ktoré flexibilne oddeľuje priame finančné straty od systémových (technických) pohybov tovaru.

Rozdiely v logike zostavovania finančných prehľadov

Hlavným dôvodom, prečo sa sumy odpisov v rôznych analytických formulároch nezhodujú, je účel samotných prehľadov.

«Súhrnná správa za obdobie» (alebo «Výnosnosť predaja za obdobie») zhromažďuje a sumarizuje nespracované údaje zo všetkých dostupných skladových dokladov vytvorených za vybrané obdobie. Ak sa v databáze nachádza doklad o odpise, jeho obstarávacia cena sa v tomto prehľade zohľadní.

Formulár «Analýza - Obdobie» je naopak určený na presný výpočet čistého zisku podniku z tovaru. Aby sa zisk umelo neznižoval, program musí rozlišovať medzi skutočnými stratami a internými procesmi pohybu tovaru.

Preto sa do stĺpca «Odpisy» vo formulári «Analýza - Obdobie» nezahŕňajú tieto typy systémových odpisov:

• Odpisy pri kompletizácii a rozoberaní kompletov.

• Odpisy materiálov do výroby a výrobného odpadu.

• Odpisy pri rozoberaní tovaru z boxu na sezónne skladovanie.

• Odpisy výrobných nepodarkov.

• Inventarizačné odpisy.

Žiadna z týchto operácií priamo neovplyvňuje čistý zisk v okamihu odpisu, pretože nejde o nenávratnú finančnú stratu v jej priamej podobe, ako je napríklad poškodenie tovaru na regáli, alebo sú zahrnuté v samostatných položkách výpočtu.

Čo je teda zahrnuté do hodnoty «Odpisy» vo formulári «Analýza - Obdobie»? Zahŕňajú sa do nej všetky odpisy, ktoré používateľ vytvoril manuálne pre ním vytvoreného obchodného partnera, ako aj odpisy patriace systémovým obchodným partnerom: «Odpis» (bežný), «Odpis výrobku z výroby» a «Odpis opravy». Všetci ostatní systémoví obchodní partneri neovplyvňujú výpočet hodnoty odpisov v tomto prehľade.

Vplyv inventarizácie: kam sa strácajú manká?

Podnikatelia najčastejšie hľadajú sumy tovaru odpísaného počas inventarizácie vo všeobecnom stĺpci odpisov, ale nenájdu ich tam.

V «Analýze obdobia» sú odpisy podľa výsledkov inventarizácie vyčlenené do samostatnej položky výpočtu a evidujú sa v hodnote «Inventarizačné manko». Program zohľadňuje, že počas inventarizácie môže vzniknúť zámena sortimentu — situácia, keď je manko jedného modelu tovaru čiastočne alebo úplne kompenzované prebytkom iného. Suma manka sa preto vypočíta podľa vzorca:

Suma odpisov mínus Suma zámeny sortimentu.

Až po tomto vzájomnom započítaní znižuje konečná hodnota manka celkový zisk podniku.

Používatelia si môžu všimnúť, že automaticky vytvorený inventarizačný odpis začne program niekedy rozpoznávať ako bežný manuálny odpis a omylom ho pridá do celkových odpisov v «Analýze obdobia». Stáva sa to vtedy, keď používateľ alebo systém počas uzatvárania inventarizačného výkazu preruší proces prepočtu obstarávacej ceny tovaru v likvidačných protokoloch.

Na odstránenie tohto problému je v programe Torgsoft k dispozícii osobitný stavový atribút inventarizačných výkazov: «Je potrebné prepočítať sumy». Používateľovi stačí vo formulári výkazu kliknúť na tlačidlo «Prepočítať sumy». Inventarizačný odpis sa potom prestane započítavať do celkových odpisov v «Analýze obdobia» a zisk sa vypočíta správne.

Vplyv výroby: materiály a nepodarky

Podnikatelia, ktorí používajú možnosť výroby alebo kompletizácie, sa často pýtajú:

Odpoveď spočíva v podstate ekonomického procesu. Odpis materiálov do výroby neznižuje zisk predajne, pretože tovar iba prechádza z jedného fyzického stavu, teda zo suroviny, do iného, teda do hotového výrobku. Jeho obstarávacia cena zostáva zachovaná a na zisku podniku sa prejaví až pri predaji hotového výrobku. Ak je však potrebné odpísať hotový výrobok ako výrobný nepodarok («Odpis výrobku z výroby»), ide už o priamu stratu. Keďže je výrobok poškodený a nebude prijatý na sklad na ďalší predaj, materiály použité na jeho výrobu predstavujú stratu spoločnosti a priamo znižujú zisk v analytike.

Problémy so systémovými obchodnými partnermi a duplicitami

Ďalšia častá otázka používateľov:

Ak ste samostatne spočítali obstarávaciu cenu všetkých manuálnych odpisov za mesiac, ale hodnota v analytike sa líši, napríklad o niekoľko jednotiek meny alebo stoviek, príčina sa najčastejšie skrýva v jazykových nastaveniach systémových obchodných partnerov. Pri používaní programu vo viacerých jazykoch alebo po prepnutí rozhrania z ruštiny do ukrajinčiny či naopak sa v systéme mohol vytvoriť duplikát systémového obchodného partnera pre odpisy.

V takom prípade sa automatické odpisy začnú priraďovať obchodnému partnerovi s iným názvom, napríklad nie partnerovi "Списание", ale partnerovi "СПИСАННЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ". To naruší algoritmus ich rozpoznávania ako systémových operácií a pridá ich do kategórie manuálnych strát v Analýze obdobia. Na odstránenie problému stačí prostredníctvom číselníkov programu zlúčiť duplicitných systémových obchodných partnerov s názvami v rôznych jazykoch do jedného obchodného partnera a výpočet bude opäť správny.