Zúčtovania s protistranami

V programe Torgsoft sú vzájomné zúčtovania postavené na jednoduchej, zrozumiteľnej a reálnemu životu blízkej príjmovej a výdavkovej schéme manažérskej evidencie bez použitia zložitých účtovných zápisov alebo účtového rozvrhu. Program zaznamenáva skutočné udalosti: príjem tovaru vytvára dlh voči dodávateľovi a finančná úhrada ho uhrádza; rovnako aj predaj tovaru na dlh vytvára pohľadávku obchodu voči zákazníkovi.

1. Jednotné centrum kontroly: «Bilancia s partnermi»

Všetci partneri, s ktorými má podnik tovarovo-peňažné vzťahy, sa delia na dve hlavné kategórie: dodávatelia a odberatelia (existuje aj zmiešaný typ «dodávateľ-odberateľ»). Na komplexnú analýzu dlhov sa používa formulár «Platba» — «Bilancia s partnermi». Tento nástroj umožňuje:

• Vidieť celkový obraz: koľko tovaru bolo prijatého a koľko peňazí bolo zaplatených.

• Používať flexibilné filtre: zoznam možno filtrovať podľa obdobia, strediska evidencie, meny, ako aj podľa stavu dlhu (napríklad «Moji dlžníci», «Komu dlhujem ja», «Existuje počiatočný dlh», «Bez dlhov»).

• Viesť evidenciu v rôznych menách: ak sa tovar nakupuje v dolároch alebo eurách, bilanciu možno prezerať a viesť v príslušnej cudzej mene.

2. Odsúhlasovací doklad: «Karta vzájomných zúčtovaní» 

Na podrobný rozbor vzťahov s konkrétnym partnerom, aby bolo jasné, odkiaľ vznikol dlh, sa používa Karta vzájomných zúčtovaní. Plní funkciu odsúhlasovacieho dokladu a obsahuje tieto informácie:

• Chronologický zoznam všetkých operácií (príjmy, predaje, vrátenia, platby).

• Ktorý konkrétny zamestnanec vykonal zmeny v doklade.

• Suma zvýšenia alebo zníženia dlhu po každej operácii, ako aj aktuálny dlh na začiatku a na konci vybraného obdobia.

• Každý pohyb má príslušnú ikonu na rýchle vizuálne určenie typu operácie. Túto kartu možno uložiť do Excelu alebo vytlačiť s detailmi vrátane čísel dodávateľských faktúr na pohodlné odsúhlasenie.

3. Vzájomné zúčtovania s dodávateľmi 

Torgsoft ponúka niekoľko scenárov úhrady za prijatý tovar:

• Úhrada konkrétnej príjemky. Môžete prejsť do registra príjemiek, vybrať konkrétny doklad a kliknúť na «Zaevidovať platbu dodávateľovi». Peniaze možno odpísať z pokladnice, z bežného účtu alebo zadať «Osobné peniaze» (ak vlastník platí vlastnými prostriedkami a nechce, aby to ovplyvnilo pokladnicu obchodu).

• Úplné vyrovnanie dlhu. Vo formulári «Bilancia s partnermi» môžete vybrať dodávateľa a kliknúť na «Pridať pokladničnú operáciu». Program ponúkne tlačidlo «Vypočítať dlh», ktoré automaticky doplní presnú sumu potrebnú na vynulovanie bilancie.

• Tovar na realizáciu. Je to mimoriadne užitočná funkcia, keď platíte dodávateľovi len za ten tovar, ktorý ste už skutočne predali. Program používa algoritmus FIFO (prvý prišiel — prvý sa predal). V režime «Analýza predaja tovaru dodávateľa» Torgsoft presne vypočíta, koľko tovaru od tohto dodávateľa sa predalo za dané obdobie, a vytvorí sumu dlhu v nákupných cenách práve za realizované položky.

4. Vzájomné zúčtovania s odberateľmi (VIP zákazníkmi) 

Pre stálych alebo privilegovaných zákazníkov, ktorým je povolené brať tovar na dlh (napríklad na vyskúšanie) alebo platiť po častiach, sa vedie samostatná kontrola.

• Program umožňuje zvoliť režim práce, napríklad «Viesť tovarovo-peňažnú bilanciu». V tomto režime sa kontroluje celková suma dlhu zákazníka bez pevného viazania na konkrétny tovar.

• Dlh zákazníka sa automaticky zobrazí na obrazovke pri jeho ďalšom nákupe a program navrhne jeho uhradenie ešte pred zaevidovaním nového tovaru.

• Vo veľkoobchode (prostredníctvom režimu «Obchod s vystavením faktúry») program eviduje preddavky. Ak zákazník zaplatil viac, ako je suma expedovanej faktúry, zostatok peňazí sa zaeviduje ako preddavok, ktorý možno použiť na úhradu ďalších faktúr.

5. Vzájomné zúčtovania so sprostredkovateľmi 

Ak váš podnik spolupracuje so sprostredkovateľmi (dizajnérmi, stavbyvedúcimi, partnermi, ktorí privádzajú zákazníkov), v Torgsoft je na vedenie bilancie s nimi samostatný nástroj:

• Pri vytváraní výdajky sa uvedie sprostredkovateľ a program mu automaticky vypočíta odmenu (môže to byť pevná suma alebo percento z predaja).

• Vo formulári «Bilancia so sprostredkovateľmi» sa zobrazujú všetky expedície za účasti sprostredkovateľa, vypočítaná suma jeho provízie a výsledná bilancia — koľko obchod dlhuje sprostredkovateľovi.

• Špeciálnou akciou «Zaevidovať výplatu sprostredkovateľovi» sa zaznamená odovzdanie peňazí.

6. Počiatočné dlhy a finančné nástroje

• Zadanie počiatočných zostatkov. Ak s programom len začínate pracovať, ale už máte dlhy (alebo vám niekto dlhuje peniaze), môžete ich zadať do karty partnera na záložke «Počiatočné dlhy» s uvedením typu: «Ja dlhujem» alebo «Mne dlhujú», sumy a meny.

• Finančné doklady. Všetky pohyby peňazí prechádzajú cez formulár «Finančný doklad», kde sa evidujú podľa konkrétnych «Položiek finančnej analýzy» (napríklad Obchodná tržba, Zúčtovania s dodávateľmi, Nájom, Mzda a podobne). To umožňuje nielen kontrolovať vzájomné zúčtovania, ale aj vidieť celkový obraz skutočných príjmov a výdavkov podniku.

Otázky — Odpovede