Zostávajúce zostatky sa nezhodujú alebo produkt chýba: ako nájsť dôvod pomocou funkcie „Pohyb produktu“

Ak sa v Torgsoft nezhodujú zostatky alebo tovar zmizol zo skladu, najspoľahlivejší spôsob, ako nájsť príčinu — skontrolovať celú históriu konkrétnej tovarovej položky cez formulár «Pohyb tovaru». Tento report zobrazuje nielen aktuálny zostatok, ale celý reťazec dokladov: príjmy, predaje, presuny, inventúry, odpisy a storná. Preto je potrebné kontrolu rozdielu začať nie od predpokladov, ale od úplného auditu pohybu problémového tovaru za celé obdobie a vo všetkých skladoch.

Ako skontrolovať históriu tovarovej položky cez «Pohyb tovaru»

Program nemení čísla sám od seba. Každá zmena množstva — je konkrétny doklad (príjem, predaj, presun, inventúra) a konkrétny používateľ, ktorý ho vytvoril.

Ak chcete nájsť chybu, vykonajte komplexný audit tovarovej položky:

1. Prejdite do menu Sklad → Stav skladu a nájdite problémový tovar.

2. Označte tento tovar a stlačte tlačidlo Pohyb tovaru na hornej lište nástrojov.

3. Vymažte filter «Obdobie» (kliknite na čierny krížik vľavo od dátumu), aby program zobrazil celú históriu pohybu od prvého dňa vedenia evidencie.

4. V poli Účtovné centrum vyberte «Všetky sklady» (cez viacnásobný výber), aby ste videli presuny tovaru v celej obchodnej sieti.

5. Prečítajte si vygenerovanú tabuľku zhora nadol: od prvej príjemky po poslednú operáciu predaja alebo odpisu. Všímajte si stĺpce: Dátum, Typ dokladu, Odosielateľ, Príjemca, Množstvo.

Aké typické príčiny možno nájsť cez «Pohyb tovaru»

Prejdite si zoznam najčastejších situácií a hľadajte zodpovedajúcu situáciu vo svojom okne «Pohyb tovaru».

Príčina 1. Tovar zostal na ceste pri internom presune

• Príznak. Tovar zmizol zo stavu skladu odosielateľa, hoci nebol predaný, alebo tovar fyzicky prišiel do predajne, ale v programe nie je.

• Príčina. Bola vytvorená interná presunová faktúra so začiarknutím "Tovar na ceste", ale predajňa-príjemca fyzicky nepotvrdila jej prijatie.

• Ako skontrolovať? V «Pohybe tovaru» je doklad s typom dokumentu «Interný presun». U odosielateľa sa tovar už odpísal, ale u príjemcu sa ešte neobjavil.

• Ako opraviť? Prejdite do menu Sklad → Tovar na ceste. Na karte «Doklady» nájdite nepotvrdený doklad, otvorte ho cez tlačidlo «Skontrolovať doklad», skontrolujte skutočné množstvo tovaru, ktorý prišiel, a stlačte «Prijať doklad». Potom sa tovar objaví v zostatkoch predajne-príjemcu.

• Ako zabrániť opakovaniu? Zaviazať predavačov alebo skladníkov, aby denne kontrolovali kartu «Tovar na ceste» a včas prijímali tovar, ktorý fyzicky dorazil do ich účtovného centra.

Príčina 2. Tovar sa predával pred zaevidovaním príjmu

• Príznak. Tovar je fyzicky predaný alebo je na polici, ale v programe sa zobrazuje záporný zostatok (mínus). V reportoch sa môže skresliť nákladová cena.

• Príčina. Zamestnanci predali tovar, ktorý ešte nestihli zaevidovať cez príjemku. Program zaznamenal predaj a odpísal tovar do mínusu.

• Ako skontrolovať? V «Pohybe tovaru» je veľa operácií s typom «Predaj», ale na začiatku reťazca nie je žiadny doklad «Príjem» od dodávateľa.

• Ako opraviť?

•    Nájdite príjemku na túto tovarovú položku od dodávateľa a zadajte ju do programu.
•    Ak doklady od dodávateľa nie sú alebo nie je možné nájsť pôvod problému, vytvorte Inventarizačný výkaz na tento tovar a uveďte jeho skutočné množstvo na polici. Pri uzatvorení výkazu Torgsoft automaticky vytvorí doklad «Príjem z inventúry», ktorý prekryje mínusy a vyrovná zostatok na skutočný stav.

• Ako zabrániť opakovaniu? Prejdite do Nastavenia → Parametre → Evidencia a v poli Čo robiť, ak nie je dostatok tovaru na sklade, vyberte «Zakázať predaj do mínusu». To prinúti personál včas zaevidovať príjem tovaru pred jeho umiestnením do predajnej plochy.

Príčina 3. Doklad bol zaúčtovaný s nesprávnym dátumom

• Príznak. Tovar prišiel a je v doklade, ale vo formulári "Stav skladu" jeho množstvo zostáva nezmenené, kým nestlačíte "Prepočítať množstvo".

• Príčina. Pre špecifiká statického zostavenia stavu skladu v Torgsoft (používa sa kvôli rýchlosti) môže zmena dátumu skladového dokladu na "budúci" alebo výrazne "minulý" dátum skresliť aktuálne zobrazenie zostatkov v reálnom čase.

• Ako skontrolovať? V «Pohybe tovaru» skontrolujte stĺpec "Dátum". Nájdite doklad (napríklad interný presun alebo príjem), ktorý má nesprávny alebo budúci dátum.

• Ako opraviť? Otvorte problémový doklad, zmeňte jeho dátum na správny aktuálny dátum a uložte. Potom prejdite do Sklad → Stav skladu a stlačte tlačidlo Prepočítať množstvo vo všetkých skladoch.

• Ako zabrániť opakovaniu? Zakázať personálu manipulovať s dátumami dokladov. Pravidelne používať servisnú akciu "Obnoviť a reorganizovať indexy a aktualizovať štatistiky".

Príčina 4. Tovar bol odstránený z predaja alebo stornovaný omylom

• Príznak. Hotovosť v pokladnici sa nezhoduje s predaným tovarom. Tovar fyzicky chýba (bol predaný), ale program stále zobrazuje, že leží na sklade.

• Príčina. Pokladník naskenoval tovar, vzal peniaze od zákazníka, ale pred uzavretím dokladu stlačil "Odstrániť" a stornoval tovar z predaja (peniaze si nechal a tovar sa vrátil na virtuálny zostatok skladu).

• Ako skontrolovať? V «Pohybe tovaru» nie je operácia predaja. Prejdite do menu Sklad → Stornovaný tovar z predajov alebo si pozrite Súbor → Protokol činností používateľov. Nájdite tam túto tovarovú položku a pozrite sa, ktorý zamestnanec a kedy ju odstránil z otvoreného dokladu.

• Ako opraviť? Vykonať inventúru tejto tovarovej položky, aby sa zaevidoval schodok. Na vyrovnanie pokladnice je potrebné tovar správne predať cez systém.

• Ako zabrániť opakovaniu? Prejdite do Nastavenia → Parametre → Prístup. Začiarknite «Registrovať odstránenie tovaru z predaja» (program bude pri každom odstránení vyžadovať zadanie dôvodu odstránenia). Aktivujte nastavenie Skenovať odznak zodpovednej osoby a uveďte zodpovedného zamestnanca, aby operáciu odstránenia mohla potvrdiť osoba s oprávnením. Alebo prísnejšie — aktivujte nastavenie “Predavač nemôže odstrániť tovar v predaji”, aby takéto operácie mohol robiť iba administrátor alebo majiteľ s heslom.

Ako skontrolovať výsledok po oprave dokladu

Po tom, čo ste našli a opravili problémový doklad v "Pohybe tovaru", je potrebné uistiť sa, že systém je zosynchronizovaný:

1. Prejdite do menu Sklad → Stav skladu.

2. Označte upravený artikel a stlačte tlačidlo Prepočítať množstvo (najlepšie «Prepočítať množstvo vo všetkých skladoch»).

3. Pozrite sa na stĺpec «Množstvo». Teraz by sa mal na 100 % zhodovať so skutočným množstvom tovaru na polici vašej predajne.

Aby ste správne zostatky a nákladovú cenu zafixovali natrvalo a ochránili ich pred spätnými úpravami zo strany personálu, pravidelne uzatvárajte obdobia (menu Analýza → Obdobie → Zmena stavu → Uzavrieť obdobie).

Čo pripraviť pre technickú podporu, ak audit nepomohol

Ak ste ako audítor prešli celý reťazec podľa artikla, ale zostatok sa objektívne nezhoduje s matematikou príjmov a výdajov, obráťte sa na technickú podporu Torgsoft. Pre okamžité riešenie si pripravte:

• Artikel alebo Čiarový kód problémového tovaru.

• Názov účtovného centra (predajne/skladu), kde bol zistený rozdiel.

• Snímku obrazovky alebo video okna «Sklad → Pohyb tovaru» pre túto tovarovú položku za celé obdobie (s prázdnym filtrom dátumu).

• Krátky opis: aké množstvo je fyzicky na polici a aké neštandardné množstvo zobrazuje program.

Často kladené otázky