Contabilitatea mărfurilor pentru un magazin profesional de cosmetice

Cum să organizați evidența mărfurilor într-un magazin de cosmetice profesionale

Un magazin de cosmetice profesionale combină mai multe scenarii diferite într-un singur sortiment. Alături de sute de nuanțe de lacuri cu gel, vopsele și cosmetice decorative se află pile, freze, mănuși și alte consumabile de dimensiuni mici. Specialiștii și saloanele cumpără o parte din produse angro, clienții cu amănuntul achiziționează câte un produs, iar lămpile, frezele electrice și sterilizatoarele pot necesita evidență după numere de serie.

De aceea, evidența mărfurilor în această nișă ar trebui construită nu pornind de la casă, ci de la structura produselor. Mai întâi, magazinul stabilește cum să diferențieze nuanțele, volumele și gamele, apoi configurează recepția și etichetarea, regulile privind stocurile, inventarierea, vânzările angro, lucrul cu echipamentele și comenzile online. Torgsoft înregistrează aceste operațiuni prin documente și afișează datele pe baza cărora managerul poate verifica stocurile, circulația mărfurilor și acțiunile angajaților.

Mai întâi stabiliți ce reprezintă o poziție distinctă de marfă

În cosmetica profesională, produsele diferă adesea printr-un singur parametru. O gamă de vopsea poate avea multe numere de nuanță, lacul cu gel — multe culori, iar șamponul — mai multe volume. Dacă aceste diferențe nu sunt prevăzute în structura bazei de date de la început, ulterior devine mai dificil să găsiți produsul, să verificați recepțiile și stocurile și să pregătiți catalogul pentru site.

Gestionarul de marfă creează un arbore al categoriilor de produse: de exemplu, materiale pentru manichiură, îngrijirea părului, produse pentru sprâncene și gene, materiale de unică folosință, instrumente, echipamente. Pentru fiecare poziție concretă, Torgsoft păstrează denumirea, producătorul, codul de articol, codul de bare, prețul, descrierea și alți parametri.

Pentru parametrii care nu există în fișa standard a produsului se folosesc caracteristici dinamice ale mărfii. Într-un magazin de cosmetice profesionale acestea pot fi nuanța, numărul tonului, volumul, colecția, tipul materialului, puterea echipamentului sau o altă caracteristică necesară pentru căutare, achiziții și exportul pe site.

Dacă mai multe poziții sunt variante ale aceluiași model, în Torgsoft se poate configura o regulă de formare a ID-ului modelului. Modelul include caracteristicile comune, iar culoarea, dimensiunea sau alt atribut al variantei este exclus din regulă. Acest lucru este deosebit de util pentru magazinul online: site-ul poate afișa un singur model cu alegerea variantei necesare, în locul unui set de fișe fără legătură între ele.

Cerințele privind loturile, termenele de valabilitate, persoana responsabilă, notificarea și marcarea produselor cosmetice este mai bine să nu fie amestecate cu procesul zilnic de gestiune a stocului. Acestea sunt explicate separat în materialul «Cum să țineți evidența produselor cosmetice în Torgsoft conform noilor reguli».

Recepția trebuie să continue nomenclatorul deja creat

La recepția mărfii, gestionarul întocmește o factură de intrare sau importă datele pregătite din Excel. Înainte de a crea o poziție nouă, este recomandat să verificați codul de bare, codul de articol și denumirea, pentru a evita dublurile aceluiași produs.

Dacă produsul are un cod de bare de la producător, magazinul îl folosește pentru căutare și vânzare. Pentru pozițiile fără marcaj adecvat, Torgsoft poate genera propriul cod de bare. Etichetele se imprimă din formularele de lucru ale programului conform unui șablon configurat: pe ele pot fi afișate denumirea, prețul, codul de articol, codul de bare și alte câmpuri necesare.

Pentru flacoane mici, pile, buffere și capete de freză, dimensiunea etichetei se alege în funcție de ambalaj și posibilitățile imprimantei. Nu există un singur format «corect» pentru întreaga nișă de beauty.

Dacă marfa ajunge mai întâi într-un depozit central, iar apoi este distribuită către magazine, angajatul întocmește un transfer intern. Pentru transferurile între puncte, în Torgsoft există scenariul «Marfă în tranzit»: până la recepția în celălalt punct, produsul este afișat ca fiind în transfer.

Retururile către furnizor, casările și alte operațiuni de ieșire se înregistrează prin documente separate. Astfel, fiecare modificare a stocului are o cauză concretă, o dată și autorul documentului.

Stocurile trebuie planificate pentru produse și puncte concrete

Într-un magazin de beauty, cantitatea totală de produse dintr-o categorie spune puțin. În depozit pot exista multe lacuri cu gel, dar să se termine tocmai baza populară, topul sau o anumită nuanță cerută frecvent. De aceea, responsabilul de achiziții are nevoie de stocul pentru fiecare poziție și fiecare magazin.

Opțiunea Stocuri minime și maxime pe depozite permite stabilirea limitelor de stoc separat pentru produse și puncte comerciale. Același produs poate avea un nivel diferit într-un magazin mare, într-un punct mic și în depozitul central.

Pentru o planificare mai complexă există Calcul automat al stocurilor din depozit. Opțiunea calculează stocul recomandat pe baza vânzărilor și termenelor de livrare. Responsabilul de achiziții folosește acest calcul ca date inițiale, iar decizia privind comanda o ia singur.

Gestionarul formează o comandă către furnizor pentru pozițiile necesare. După recepția mărfii, factura de intrare continuă același lanț de evidență. Separat, programul ține evidența decontărilor cu furnizorul, astfel încât managerul poate verifica documentele de marfă și soldul financiar aferent acestora.

Pentru o rețea cu depozit central se poate utiliza și «Comanda punctului comercial către depozit». Punctul formează necesarul, depozitul procesează comanda și întocmește transferul către centrul de evidență necesar.

Inventarierea trebuie să arate diferența, nu să sugereze cifra necesară

Pentru lacuri, pile, freze, pensule și alte poziții mici, inventarierea devine rapid un proces separat. Torgsoft formează o fișă de inventariere în care angajatul introduce cantitatea efectivă de marfă.

Numărarea se poate face manual, cu un scanner sau cu un terminal de colectare a datelor. Documentația Torgsoft descrie separat inventarierea cu dispozitive Android și aplicația mobilă.

Pentru angajatul care numără marfa se poate limita afișarea cantității din evidență. Setarea «Restricționarea fișei de inventariere pentru efectuarea inventarierii de către vânzător» ascunde stocul la momentul numărării, rezultatele inventarierii și prețul angro. Angajatul introduce ceea ce vede efectiv pe raft, iar managerul analizează diferența după finalizarea numărării.

Dacă numărul efectiv și cel din evidență nu coincid, trebuie verificate recepțiile, vânzările, retururile, casările și transferurile. Pentru analiza acțiunilor utilizatorilor există Protocolul acțiunilor utilizatorilor și jurnalul modificărilor documentelor. Acestea ajută la reconstruirea succesiunii operațiunilor înainte de corectarea stocului.

Clienții cu amănuntul și saloanele necesită scenarii diferite de vânzare

La casă, vânzătorul întocmește vânzarea după codul de bare sau prin căutarea produsului. Torgsoft păstrează componența vânzării, cantitatea, prețul, reducerea, plata și utilizatorul care a lucrat cu documentul.

Un magazin profesional vinde adesea aceleași materiale către specialiști și saloane în cantități mai mari. Pentru un astfel de client, managerul poate întocmi o factură, poate rezerva marfa dacă este necesar, poate înregistra plata și pregăti expedierea. Astfel se creează un lanț documentar separat pentru vânzările B2B, fără a le amesteca cu un bon obișnuit de casă.

Dacă prețul depinde de cantitatea unui produs concret, opțiunea Politica prețurilor angro aplică pragurile de preț configurate. Proprietarul stabilește regulile, iar vânzătorul vede prețul necesar în momentul întocmirii vânzării.

Pentru saloanele și specialiștii permanenți, managerul verifică separat documentele neachitate și decontările reciproce. Acest lucru este important dacă materialele sunt livrate cu plată amânată.

Seturile de start este mai bine să fie evidențiate ca seturi de produse

Într-un magazin de beauty, un set gata pregătit este adesea format din produse care se vând și separat. De exemplu, un set de start pentru un specialist poate conține o lampă, bază, top, mai multe produse de acoperire și materiale auxiliare.

În Torgsoft există pentru aceasta «Completare» și «Șablon de set». Gestionarul stabilește componența setului și formează un set finit din mărfurile aflate în stoc. Programul păstrează legătura dintre poziția finală și componentele sale, astfel încât setul poate fi evidențiat împreună cu celelalte produse.

Acest lucru este comod și pentru seturile cadou, precum și pentru afacerile în care un ambalaj este transformat în mai multe unități separate de marfă conform unei reguli definite.

Certificatul cadou reprezintă un alt scenariu. Pentru emiterea, vânzarea și evidența acestuia există o opțiune separată Certificate cadou. Certificatul nu trebuie amestecat cu un set fizic de produse în modelul de evidență.

Echipamentele profesionale trebuie separate de consumabile

O freză electrică, o lampă, un sterilizator sau alt aparat are un ciclu de viață diferit față de un șampon sau un pachet de pile. Pentru lucrările în garanție este important să se știe ce unitate concretă a fost primită de la furnizor și cui a fost vândută.

Opțiunea Evidența produselor în garanție după numere de serie adaugă evidența numerelor de serie, perioadelor de garanție și tipărirea documentelor de garanție. Gestionarul înregistrează numărul de serie al unei unități concrete, iar la vânzare acesta este asociat cu operațiunea corespunzătoare.

Dacă magazinul primește și echipamente pentru service, acesta este deja un proces separat. Pentru el este prevăzută opțiunea Reparații și service în garanție, care gestionează cererile de reparație, etapele lucrărilor, materialele și plățile.

Recomandările specialiștilor pot fi gestionate ca un canal separat de vânzări

În nișa profesională de beauty, magazinul colaborează adesea cu stiliști, coafori, specialiști în sprâncene și manichiuriști care recomandă produse clienților lor. Când există mulți parteneri, proprietarul trebuie să vadă cu ce partener este asociat clientul și ce cumpărături au venit prin acest canal.

Opțiunea Program de recomandare permite gestionarea partenerilor care recomandă clienți, asocierea clienților cu aceștia și utilizarea acestor date în decontări. Proprietarul stabilește regulile colaborării și verifică rezultatul pe baza cumpărăturilor efective.

Acest proces diferă de un program obișnuit de reduceri pentru cumpărători. Fișa clientului răspunde de istoricul cumpărăturilor și reducerile unui client concret, iar programul de recomandare — de legătura cu partenerul care l-a recomandat.

Catalogul online trebuie să se bazeze pe același nomenclator

Dacă magazinul gestionează separat produsele pe site și în programul de evidență, denumirile, caracteristicile și stocurile încep să difere. Pentru o paletă mare acest lucru este deosebit de vizibil: cumpărătorul comandă o anumită nuanță care a fost deja vândută în magazinul fizic.

Opțiunea Sincronizare cu magazinul online transmite între Torgsoft și site produse, caracteristici și comenzi conform scenariului configurat. Schimbul poate fi efectuat după un program, astfel încât viteza de actualizare a site-ului depinde de parametrii concreți ai sincronizării.

Pentru Prom.ua și Rozetka.ua sunt prevăzute opțiuni separate Integrare cu Prom.ua și Integrare cu Rozetka.ua. Înainte de lansare trebuie stabilit ce produse, caracteristici, prețuri și depozite participă în fiecare canal și trebuie verificată o comandă de test.

Comenzile primite pot fi vizualizate în modul «Comanda clientului la distanță». Managerul asociază comanda cu clientul din bază, verifică componența comenzii și creează documentele necesare pentru procesarea ulterioară. În modul «Comerț cu emiterea facturii», factura poate fi creată pe baza unei astfel de comenzi.

Pentru expedieri există integrări separate cu serviciile de livrare. De exemplu, Integrare cu Nova Poshta permite crearea, tipărirea și urmărirea TTN în scenariile prevăzute de opțiune.

Drepturile angajaților trebuie configurate după roluri

Vânzătorul are nevoie de acces la vânzare, căutarea produsului, lucrul cu clientul și operațiunile de casă permise. Gestionarul lucrează cu recepții, transferuri, comenzi către furnizori și depozit. Managerul are nevoie de date financiare, istoricul modificărilor și rapoarte.

Administratorul Torgsoft configurează drepturile pe roluri. Astfel, angajatului i se pot deschide formularele necesare și i se poate restricționa accesul la prețurile de achiziție, documentele financiare sau operațiunile care nu intră în responsabilitățile sale.

Există și restricții punctuale. De exemplu, vânzătorului i se poate interzice introducerea numărului cardului de reduceri de la tastatură și i se poate permite doar scanarea. O astfel de regulă stabilește modul de identificare a cardului în procesul de vânzare.

După schimbarea responsabilităților de serviciu, drepturile trebuie revizuite. În caz contrar, angajatul poate păstra accesul la formulare care nu mai sunt necesare pentru activitatea sa.

Echipamentele de casă trebuie selectate în funcție de operațiunile reale

Pentru o casă tipică dintr-un magazin de cosmetice profesionale sunt necesare un computer cu Windows și un scanner de coduri de bare. O imprimantă de etichete este necesară acolo unde magazinul marchează regulat produsele cu propriile coduri sau tipărește etichete de preț. Imprimanta de bonuri se utilizează dacă sunt necesare bonuri pe hârtie sau documente comerciale.

Dacă magazinul acceptă plăți fără numerar printr-un terminal POS, opțiunea Integrare cu terminalul bancar transmite suma cumpărăturii din Torgsoft către terminal. Pentru vânzările fiscale se poate utiliza CM programabil sau un alt scenariu fiscal acceptat de Torgsoft.

Cântarele nu reprezintă echipamente tipice pentru un magazin obișnuit de cosmetice profesionale dacă întregul sortiment se vinde în flacoane, cutii și bucăți. Ele sunt necesare doar acolo unde afacerea vinde efectiv materii prime sau alte materiale la greutate.

Pentru un depozit mare sau inventarieri frecvente merită analizată separat utilizarea unui terminal de colectare a datelor sau a unui dispozitiv Android cu scanare.

Proprietarul are nevoie de un ritm regulat de verificare

Datele au valoare atunci când sunt folosite în mod regulat pentru luarea deciziilor.

Zilnic, managerul verifică vânzările, casa, retururile, reducerile manuale, documentele neachitate și comenzile online nefinalizate.

Săptămânal este recomandat să fie analizate pozițiile cu stoc redus, necesarul de achiziții, transferurile între puncte, decontările cu furnizorii și clienții B2B.

Periodic este util să fie analizate vânzările pe tipuri de produse, producători și furnizori, rotația stocurilor, produsele care rămân mult timp în depozit, activitatea cumpărătorilor și utilizarea reducerilor. În Torgsoft există și analiza ABC și XYZ pentru evaluarea structurii sortimentului și stabilității cererii.

Un astfel de ritm oferă proprietarului o imagine consecventă: ce a fost recepționat, ce s-a vândut, unde a apărut o diferență, ce lipsește și ce trebuie comandat.

Ce trebuie stabilit înainte de transferul evidenței

Înainte de lansare este recomandat să descrieți șase aspecte:

1. Ce tipuri de produse și caracteristici sunt necesare pentru căutare, achiziții și catalogul online.

2. Câte magazine, depozite, case și angajați vor lucra cu sistemul.

3. Dacă există clienți angro, facturi, plăți amânate și reguli separate de preț.

4. Dacă magazinul vinde seturi gata formate și echipamente cu numere de serie.

5. Ce site-uri, marketplace-uri și servicii de livrare trebuie conectate.

6. Ce operațiuni sunt permise vânzătorului, gestionarului, administratorului și managerului.

După aceea, este recomandat să verificați pe câteva produse reale întregul ciclu: crearea fișei produsului, recepția, eticheta, vânzarea, transferul, inventarierea, comanda către furnizor și comanda online. Dacă trebuie să alegeți versiunea Torgsoft, numărul de locuri de muncă, opțiunile și echipamentele, pentru aceasta există o pagină comercială separată program pentru magazin de cosmetice.