Acceptarea plăților cu cardul pentru FOP: cum conectați serviciul de acceptare a plăților și țineți evidența

Pentru a accepta plăți cu cardul, persoana fizică — întreprinzător (FOP) alege metoda de acceptare a plăților, încheie un contract cu acceptatorul — prestatorul serviciului de acceptare a plăților —, stabilește contul antreprenorial în care vor fi virate sumele și configurează evidența contabilă. Serviciul de acceptare a plăților permite acceptarea plăților printr-un terminal bancar, smartphone-ul vânzătorului sau o pagină de plată online. Dacă operațiunile trebuie fiscalizate — înregistrate prin intermediul unui registrator al operațiunilor de decontare (RRO) sau al unui registrator software al operațiunilor de decontare (PRRO) —, asigurați funcționarea casei de marcat și eliberarea bonului fiscal către cumpărător.

Mai întâi, stabiliți când magazinul dumneavoastră este obligat să asigure plățile fără numerar: în Ucraina, acest lucru depinde de categoria comerciantului și de teritoriul în care își desfășoară activitatea. Pentru contribuabilii la impozitul unic din prima grupă și anumite formate de comerț, obligația devine aplicabilă la trei luni după încetarea sau anularea legii marțiale. Apoi comparați costul total al serviciului, configurați metoda de plată aleasă și efectuați o plată de probă și o rambursare de probă. În evidența zilnică, comparați valoarea totală a vânzărilor, comisionul bancar și suma efectiv încasată.

Ce face serviciul de acceptare a plăților și cum se desfășoară plata

Potrivit articolului 1 din Legea Ucrainei „Privind serviciile de plată” nr. 1591-IX, serviciul de acceptare a plăților este un serviciu de plată pentru acceptarea instrumentelor de plată, în urma căruia fondurile sunt transferate către beneficiar și/sau se eliberează numerar. Într-un magazin, acesta este utilizat în primul rând pentru acceptarea plăților pentru bunuri. Acceptatorul poate fi un prestator de servicii de plată care deține licența pentru acest serviciu.

Banca emitentă emite cardul cumpărătorului și îi deservește operațiunile. Acceptatorul deservește acceptarea plăților de către vânzător. O achiziție obișnuită se desfășoară astfel:

1. Casierul înregistrează achiziția și transmite suma către terminal sau o introduce manual.
2. Cumpărătorul folosește cardul sau telefonul pentru a plăti.
3. Băncile procesează solicitarea, după care vânzătorul primește rezultatul operațiunii.
4. Casierul verifică dacă plata a fost efectuată cu succes, finalizează vânzarea și eliberează documentul de decontare corespunzător.
5. Acceptatorul transferă fondurile către vânzător în condițiile contractului.

Confirmarea plății și virarea banilor în cont pot avea loc la momente diferite. Partea 36 a articolului 38 din Legea nr. 1591-IX prevede că decontările dintre acceptatori și comercianți pentru astfel de operațiuni din Ucraina se efectuează exclusiv în grivne, în condițiile stabilite prin contract. Înainte de semnarea contractului, citiți condițiile privind termenul de încasare a fondurilor, reținerea comisionului și procesarea rambursărilor.

Cum deosebiți serviciul de acceptare a plăților, transferul prin IBAN și linkul de plată

IBAN este numărul internațional al unui cont bancar. Dacă cumpărătorul transferă singur fonduri din contul său în contul antreprenorial al vânzătorului, folosind coordonatele bancare și fără serviciul de acceptare a plăților cu cardul, vânzătorul nu înregistrează acest transfer prin RRO sau PRRO: potrivit articolului 2 din Legea nr. 265/95-VR, o astfel de plată nu constituie o operațiune de decontare. Contabilul trebuie să confirme metoda de transfer pe baza condițiilor serviciului de plată și a extrasului bancar. Simpla prezență a unui IBAN în formularul de plată nu este suficientă pentru a aplica această procedură unei plăți cu cardul.

Codul QR este un cod bidimensional care poate fi scanat cu camera unui smartphone. Poate conține un link pentru plata cu cardul sau coordonatele pentru un transfer. Pentru evidența contabilă și fiscalizare contează metoda efectivă de decontare. Cereți prestatorului de servicii să o explice în contract și să vă arate cum va apărea operațiunea în extrasul bancar.

Stabiliți cu banca termenele pentru acceptarea plăților și încasarea fondurilor, astfel încât să le puteți comunica corect cumpărătorilor. Legea nr. 1591-IX definește, printre altele, transferul de credit instantaneu — un transfer de fonduri executat imediat, non-stop. Termenul depinde de serviciul de plată concret și de condițiile acestuia.

Cine trebuie să asigure posibilitatea plăților fără numerar

Partea 28 a articolului 38 din Legea nr. 1591-IX obligă comercianții să asigure posibilitatea efectuării plăților fără numerar, inclusiv cu instrumente de plată electronice, aplicații de plată și/sau dispozitive de plată. Termenele sunt stabilite prin Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 29.07.2022 nr. 894. Aceasta se aplică și vânzărilor la distanță de bunuri și servicii.

Găsiți în tabel categoria dumneavoastră și termenul de la care trebuie să asigurați plățile fără numerar.

Pentru ultima categorie, aplicați termenul stabilit la subpunctul 4 al punctului 1 din Hotărârea nr. 894. Nu există o cerință generală ca toți acești comercianți să conecteze terminale de la 1 ianuarie 2026.

Cum se aplică excepția teritorială

Punctul 2 din Hotărârea nr. 894 prevede că cerințele punctului 1 al acesteia nu se aplică comercianților care activează „pe teritoriile comunităților teritoriale situate în zona desfășurării acțiunilor militare (de luptă) sau care se află sub ocupație temporară, încercuire (blocadă), a căror listă este aprobată prin ordinul Ministerului pentru Reintegrarea Teritoriilor Temporar Ocupate”. Excepția se aplică și timp de trei luni după încetarea acțiunilor militare (de luptă) pe aceste teritorii și/sau după eliberarea de sub ocupație, încercuire (blocadă).

Dacă intenționați să aplicați această excepție, cereți contabilului să compare adresa magazinului cu teritoriul corespunzător din lista oficială și să stabilească datele aferente statutului teritoriului. Contabilul trebuie să calculeze durata excepției pentru magazin. Păstrați documentele justificative și calculul: o apreciere generală a situației din regiune nu este suficientă.

Ce condiții de plată să asigurați cumpărătorului

Dacă magazinul acceptă instrumente de plată electronice ale sistemelor de plată, partea 28 a articolului 38 impune posibilitatea de a plăti prin instrumente ale cel puțin trei sisteme de plată. Unul dintre acestea trebuie să fie multi-emitent — cu mai multe instituții care emit instrumente de plată — și creat de un rezident al Ucrainei. Cereți acceptatorului să confirme ce sisteme sunt compatibile cu soluția propusă.

Potrivit părții 29 a aceluiași articol, comerciantului îi este interzis să limiteze alegerea de către cumpărător a instrumentului de plată electronică al sistemelor prevăzute la partea 28, să perceapă o taxă suplimentară pentru plata cu instrumentul, aplicația sau dispozitivul electronic de plată ori să stabilească prețuri diferite pentru același produs în funcție de plata în numerar sau fără numerar. Casierul trebuie să accepte instrumentele de plată compatibile ale acestor sisteme fără „comision pentru card”. Legea permite încurajarea cumpărătorului să folosească un anumit instrument de plată electronic, cu respectarea acestor interdicții. Proprietarul ia în calcul costurile serviciului de acceptare a plăților când planifică prețurile și cheltuielile magazinului.

Cum alegeți un terminal POS, un smartphone sau acceptarea plăților online

Terminalul POS este un dispozitiv pentru acceptarea plăților cu cardul; POS provine de la expresia engleză Point of Sale — punct de vânzare. SoftPOS este un terminal de plată software care permite acceptarea plăților contactless pe un smartphone compatibil al vânzătorului, printr-o aplicație bancară. Pentru aceasta se folosește NFC, abreviere de la Near Field Communication — tehnologie de schimb de date fără fir pe distanțe mici. Aceasta funcționează atât pe anumite terminale, cât și pe smartphone-uri.

Înainte de a alege, descrieți băncii modul de lucru al magazinului: câte case de marcat funcționează simultan, dacă există livrare, dacă acceptați comenzi online și cât de des returnează cumpărătorii produsele. Comparați soluțiile după următoarele criterii:

Verificați compatibilitatea smartphone-ului pentru produsul bancar concret. De exemplu, pentru aplicația „Термінал” a PrivatBank (terminal de plată) este necesar un iPhone XS sau mai nou, cu iOS 16.4 sau ulterior, ori un smartphone cu Android 8.0 sau ulterior și modul NFC. Înainte de conectarea unui alt serviciu, aflați cerințele sale privind dispozitivul.

Cum comparați tarifele și condițiile contractului

Comparați ofertele pornind de la aceeași valoare estimată a vânzărilor cu cardul. Pe lângă procentul aplicat fiecărei operațiuni, luați în calcul și celelalte plăți. Cereți băncii condițiile în scris și notați pentru fiecare ofertă:

• Comisionul pentru plată: cota, suma la care se aplică și eventualele diferențe pentru anumite operațiuni.
• Plățile recurente: tariful pentru terminal, servicii, cont antreprenorial și servicii suplimentare.
• Condițiile de încasare: termenele, regulile pentru zilele nelucrătoare, reținerea comisionului înainte de plată sau debitarea lui separată.
• Procedura de rambursare: cine o procesează, cum se efectuează o rambursare parțială, dacă se restituie comisionul inițial și dacă există un tarif separat.
• Condițiile de asistență: cum se solicită ajutor în cazul unei defecțiuni, înlocuirea echipamentului și asistența pentru operațiuni contestate.
• Condițiile de încetare a colaborării: termenele de notificare, returnarea echipamentului și decontările finale.

Pentru bugetul magazinului, adunați comisionul calculat la valoarea estimată a vânzărilor, plățile bancare recurente, opțiunile software necesare și costurile echipamentului și conexiunii. Verificați condițiile actuale ale produsului concret pe pagina băncii, de exemplu condițiile serviciului de acceptare a plăților de la PrivatBank, și în contractul propus.

Cum conectați serviciul de acceptare a plăților și procesați prima plată

1. Proprietarul stabilește vânzătorul și contul. Stabiliți cu banca care FOP sau persoană juridică va accepta plățile și în ce cont antreprenorial vor fi virate fondurile. Dacă la casă lucrează mai mulți antreprenori, configurați beneficiarul corect pentru fiecare.
2. Proprietarul încheie contractul cu banca. Transmite informațiile de înregistrare solicitate și aprobă condițiile. Păstrați datele de contact ale asistenței și aflați unde puteți vedea operațiunile.
3. Proprietarul verifică compatibilitatea cu furnizorul programului de casă de marcat. Comunicați banca, modelul exact al terminalului, versiunea programului și metoda de conectare. Clarificați protocolul — regulile de schimb de date dintre terminal și casa de marcat.
4. Banca configurează metoda aleasă de acceptare a plăților. Pentru un terminal separat, banca configurează dispozitivul și profilul de comerciant — profilul de plată al vânzătorului. Pentru plata cu smartphone-ul, proprietarul instalează aplicația bancară și parcurge procedura de conectare stabilită de bancă. Pentru acceptarea plăților online, proprietarul aprobă cu banca pagina de plată sau integrarea plății pe site.
5. Specialistul configurează legătura dintre plată și evidența contabilă. Pentru un terminal separat, instalează driverele necesare — programe pentru funcționarea echipamentului. Pentru smartphone, configurează interacțiunea dintre aplicația de evidență și aplicația bancară, dacă s-a ales integrarea lor. Pentru plata online, verifică împreună cu responsabilul de site cum primește magazinul rezultatul plății și identifică comanda corespunzătoare. Pentru fiecare metodă, contabilul verifică dacă vânzătorul și contul sunt corecte în evidență.
6. Contabilul configurează fiscalizarea, dacă este obligatorie. Înaintea primei vânzări, verifică înregistrarea casei de marcat și a casierilor, lista produselor, parametrii fiscali și metoda de eliberare a bonului.
7. Casierul efectuează o plată și o rambursare de probă. Efectuați-le în modul convenit cu banca. Înregistrați orice achiziție reală cu documentele de decontare corespunzătoare.

După configurare, verificați rezultatul: suma de pe terminal corespunde achiziției, banca confirmă operațiunea, programul înregistrează o singură plată pentru vânzătorul corect, iar cumpărătorul primește bonul necesar. La expirarea termenului de încasare stabilit în contract, contabilul trebuie să identifice încasarea și să explice diferența dintre suma vânzării și fondurile primite.

Nu trimiteți parolele pentru contul bancar, codurile de confirmare de unică folosință, cheile private și cheile secrete de integrare — datele de acces și de schimb între programe — în conversații publice și nu le includeți în capturi de ecran pentru asistență. Proprietarul introduce datele secrete în setările destinate acestora și acordă angajaților acces în funcție de sarcinile lor. Pentru o solicitare privind o operațiune, pregătiți ora, suma, identificatorul — numărul unic al operațiunii — și descrierea erorii, fără date personale sau secrete.

Când este necesar bonul fiscal

Chitanța terminalului bancar confirmă operațiunea de plată. Bonul fiscal documentează vânzarea de bunuri sau servicii prin RRO sau PRRO. Dacă vânzătorul este obligat să elibereze un bon fiscal, imprimarea chitanței bancare nu este suficientă pentru îndeplinirea acestei obligații.

Potrivit punctelor 1 și 2 ale articolului 3 din Legea Ucrainei nr. 265/95-VR privind utilizarea RRO, entitatea care efectuează operațiunile de decontare relevante le înregistrează pentru valoarea integrală a achiziției și eliberează un document de decontare în forma stabilită. Aceasta include și bunurile sau serviciile comandate ori plătite online. Dacă plata cu cardul trebuie fiscalizată, casierul sau sistemul de casă de marcat configurat emite bonul fiscal în momentul operațiunii de decontare.

Așteptarea virării încasărilor de către acceptator în contul vânzătorului nu justifică amânarea emiterii bonului. Potrivit punctului 2 al articolului 3, la primirea bunurilor sau serviciilor de către cumpărător, vânzătorul trebuie să îi elibereze un document de decontare pentru valoarea integrală a operațiunii efectuate. Documentul poate fi pe hârtie și/sau în format electronic. Pentru livrare, proprietarul stabilește din timp cine va transmite documentul pe hârtie sau cum îl va primi cumpărătorul în format electronic: de exemplu, la numărul de telefon sau adresa de e-mail furnizată de acesta.

Dacă vindeți angro sau cu amănuntul combustibil, țineți cont de interdicția utilizării PRRO prevăzută la punctul 1 al articolului 3 din această lege: proprietarul trebuie să asigure un RRO permis pentru astfel de operațiuni.

Înainte de lansarea unei noi metode de plată, contabilul trebuie să stabilească dacă aceasta constituie o operațiune de decontare potrivit articolului 2 al legii și dacă se aplică o anumită excepție:

• Potrivit punctului 296.10 din Codul fiscal al Ucrainei, contribuabilii la impozitul unic din prima grupă nu utilizează RRO și PRRO. Subpunctul 1 al punctului 291.4 include în această grupă FOP fără salariați, care desfășoară exclusiv vânzări cu amănuntul de bunuri din locuri comerciale din piețe și/sau prestează servicii de uz personal și gospodăresc pentru populație. Venitul lor în cursul anului calendaristic nu trebuie să depășească 167 de salarii minime stabilite prin lege la 1 ianuarie al anului fiscal. Înainte de a aplica scutirea, proprietarul trebuie să verifice statutul fiscal și conformitatea activității efective cu cerințele primei grupe. Pentru celelalte grupe, simplul statut de contribuabil la impozitul unic nu dovedește existența unei scutiri.
• Punctul 14 al articolului 9 se referă la decontările pentru servicii, dacă acestea se efectuează exclusiv prin sisteme bancare de deservire la distanță și/sau servicii de transfer de fonduri. Această condiție nu poate fi extinsă automat la vânzarea de bunuri.
• Pentru chioșcuri, tarabe și comerț ambulant, contabilul verifică excepția de la punctul 10 al articolului 9: ziarele, revistele și alte publicații, cărțile poștale, plicurile și timbrele poștale trebuie să reprezinte împreună peste 50% din cifra totală de afaceri cu mărfuri. Nu trebuie să se vândă produse accizabile, bunuri de uz casnic complexe din punct de vedere tehnic care fac obiectul reparațiilor în garanție, medicamente sau dispozitive medicale. Înainte ca proprietarul să aplice scutirea, contabilul calculează ponderea exactă a produselor din această listă.
• Pentru vânzarea apei, laptelui, cvasului, uleiului și peștelui viu din autocisterne, cisterne, butoaie și bidoane, contabilul verifică excepția de la punctul 11 al articolului 9. Acest punct include și vânzarea preparatelor culinare și a băuturilor nealcoolice în cantinele și bufetele instituțiilor de învățământ general și profesional-tehnic, în timpul procesului de învățământ.
• Dacă bunurile sunt ridicate dintr-un depozit, loc de depozitare sau altă locație fără plăți în numerar, contabilul verifică separat condițiile punctului 12 al articolului 9 și metoda efectivă de plată potrivit articolului 2. Denumirea „depozit” dată unei locații nu stabilește de una singură procedura de utilizare a RRO sau PRRO.

• Articolul 10 prevede utilizarea carnetelor de decontare și a registrelor operațiunilor de decontare pentru anumite tipuri și condiții de activitate. Cazurile și limitele permise sunt stabilite prin Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 23.08.2000 nr. 1336. Aceasta nu se aplică vânzătorilor cu amănuntul de produse accizabile. De exemplu, punctul 1 al listei permite această procedură antreprenorilor individuali contribuabili la impozitul unic pentru comerțul cu amănuntul în sate și așezări, dacă în unitatea comercială nu se vând produse accizabile, FOP nu desfășoară el însuși comerț la distanță și consiliul local nu a impus utilizarea obligatorie a RRO sau PRRO.

  Limita anuală pentru acest punct și pentru fiecare punct de vânzare este de 167 de salarii minime stabilite la 1 ianuarie al anului respectiv. Pentru celelalte cazuri, contabilul verifică separat punctul aplicabil din listă și limita aferentă, potrivit punctului 2 al hotărârii. Înainte de aplicarea acestei proceduri, proprietarul asigură înregistrarea corespunzătoare a carnetelor de decontare și a registrelor și desemnează persoanele responsabile pentru completarea lor.

  Potrivit punctului 6 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR, registrele operațiunilor de decontare și carnetele de decontare utilizate trebuie păstrate timp de trei ani de la încheierea lor. Contabilul stabilește și procedura de raportare: dacă punctul 7 al articolului 3 nu prevede transmiterea informațiilor respective pe cale electronică, raportarea se depune la autoritatea de control cel târziu până la data de 15 a lunii următoare lunii de raportare.

  Proprietarul desemnează persoana responsabilă pentru păstrarea carnetelor de decontare și a registrelor, iar contabilul verifică depunerea raportării și păstrează confirmarea acceptării acesteia. Carnetul de decontare conține chitanțe pentru documentarea decontărilor, iar registrul operațiunilor de decontare conține înregistrările acestora.

Amânarea obligației de a asigura plăți fără numerar potrivit Hotărârii nr. 894 nu scutește, prin ea însăși, de fiscalizare. Obligația de a utiliza RRO după instalarea unui terminal trebuie stabilită potrivit regulilor aplicabile vânzătorului și operațiunilor sale.

Cereți contabilului să întocmească pentru casieri o listă a metodelor de plată din magazin: terminal, smartphone, acceptarea plăților online și transfer direct. Pentru fiecare metodă, lista trebuie să precizeze procedura de înregistrare a vânzării și documentul primit de cumpărător. Casierul va folosi lista la efectuarea decontării.

Cum țineți evidența venitului FOP și a comisionului bancar

Pentru vânzarea obișnuită a propriilor bunuri, un FOP contribuabil la impozitul unic înregistrează valoarea integrală plătită de cumpărător, ținând cont de regulile articolului 292 din Codul fiscal al Ucrainei. Comisionul reținut de acceptator nu reduce venitul din această vânzare. Înregistrați comisionul separat, pentru a identifica motivul diferenței dintre plata cumpărătorului și suma încasată în cont.

Exemplu orientativ pentru un FOP contribuabil la impozitul unic care nu este plătitor de taxă pe valoarea adăugată (TVA). Cumpărătorul a plătit 1.000 UAH. Să presupunem că acordul prevede un comision de 1,5%, reținut de bancă înainte de încasare. Comisionul este de 1.000 × 1,5% = 15 UAH; în contul antreprenorial se încasează 1.000 − 15 = 985 UAH. Venitul din această vânzare este de 1.000 UAH. Cota de 1,5% este folosită numai pentru calculul exemplului; condițiile efective sunt stabilite prin contractul cu acceptatorul dumneavoastră.

Punctul 292.6 stabilește data primirii venitului bănesc ca fiind data încasării fondurilor de către contribuabil. Dacă acceptatorul virează încasările în contul curent al FOP, contabilul folosește data încasării respective și reconciliază suma încasată cu valoarea integrală a plăților din raportul acceptatorului. Păstrați ambele date — plata cumpărătorului și încasarea bancară — mai ales pentru vânzările efectuate la sfârșitul perioadei de raportare.

Pentru un plătitor de TVA, contabilul trebuie să țină cont, printre altele, de excluderea sumelor acestei taxe din venit, potrivit subpunctului 1 al punctului 292.11. Configurează parametrii fiscali ai vânzării în funcție de statutul vânzătorului și de operațiune. Metoda de încasare a banilor nu stabilește cota TVA aplicabilă produsului.

Documentați rambursările. Subpunctul 5 al punctului 292.11 prevede neincluderea sumelor corespunzătoare în venit dacă rambursarea este legată de returnarea unui produs, rezilierea contractului sau o cerere scrisă de rambursare. Transmiteți contabilului documentele de returnare a produsului, confirmarea transferului fondurilor către cumpărător și informațiile separate despre comisionul bancar.

Cum reconciliați zilnic vânzările și încasările

Desemnați un angajat care, la sfârșitul turei, va compara vânzările din casa de marcat cu operațiunile reușite din serviciul de acceptare a plăților. Contabilul verifică separat încasările bancare conform termenelor din contract. Dacă banca virează fondurile mai târziu, contabilul păstrează suma respectivă pe lista încasărilor așteptate și menționează motivul și termenul de așteptare.

1. Angajatul responsabil de tură compară vânzările cu plățile. Pentru fiecare achiziție, găsește operațiunea reușită după sumă, oră și identificator. Plățile anulate și rambursate sunt marcate separat.
2. Contabilul compară plățile cu viramentele bancare. Stabilește ce operațiuni a inclus banca într-o anumită încasare. Un singur virament poate include mai multe achiziții.
3. Contabilul verifică comisionul în raport cu contractul. Verifică suma reținută sau debitată separat. Fiecare diferență dintre plăți și încasări trebuie explicată.
4. Angajatul responsabil de tură verifică bonurile fiscale. Pentru vânzările care trebuie fiscalizate, găsește bonurile pentru sumele corespunzătoare. Plata și bonul trebuie să se refere la aceeași achiziție. Dacă în cursul zilei s-au efectuat operațiuni de decontare, casierul generează zilnic prin RRO sau PRRO un bon fiscal de raportare — document cu totalurile de decontare pentru ziua respectivă. Acest lucru este impus de punctul 9 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR; există o excepție pentru automate de vânzare de bunuri sau servicii. Angajatul responsabil verifică emiterea bonului de raportare.
5. Fiecare responsabil înregistrează diferențele identificate. Lista trebuie să includă operațiunea, suma, motivul, angajatul responsabil și următoarea acțiune: așteptarea încasării în termenul contractual, corectarea evidenței sau contactarea băncii.

Pentru fiecare plată, păstrați legătura dintre comanda sau vânzarea respectivă, plată, documentul fiscal, dacă este necesar, și încasarea bancară. Când reîncărcați extrasul, verificați dacă plata este deja înregistrată, ca să nu creați o a doua plată pentru aceeași achiziție.

Potrivit punctului 7 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR, vânzătorul asigură și transmiterea electronică către autoritatea de control a datelor din RRO sau PRRO. Pentru un RRO obișnuit de magazin, acestea sunt copii electronice ale documentelor de decontare și ale bonurilor fiscale de raportare; pentru PRRO, includ și rapoarte fiscale electronice și alte informații necesare evidenței funcționării sale. Responsabilul de casă verifică starea transmiterii documentelor: emiterea bonului sau a raportului zilnic nu confirmă, prin ea însăși, că datele au fost primite de serverul fiscal. Dacă transmiterea nu s-a încheiat, angajatul află cauza și urmărește finalizarea acesteia, iar pentru PRRO în modul offline respectă termenele descrise mai jos.

Punctul 10 al articolului 3 impune crearea și păstrarea benzii de control — copii consecutive ale documentelor de decontare. Pentru un RRO hardware, cu excepția automatelor de vânzare de bunuri sau servicii, termenul de păstrare este de trei ani. Proprietarul desemnează un angajat responsabil care verifică păstrarea și disponibilitatea acesteia. Pentru PRRO, documentele create offline sunt păstrate în program până la confirmarea livrării lor către serverul fiscal.

Ce faceți dacă starea plății este necunoscută sau banii nu au fost încasați

Dacă terminalul afișează o eroare sau casa de marcat nu primește răspuns, casierul verifică mai întâi starea operațiunii inițiale. O nouă încercare înainte de stabilirea rezultatului poate provoca o debitare dublă. Stabiliți pentru angajați următoarea procedură:

• Banca a respins operațiunea. Casierul păstrează vânzarea ca neplătită. După verificarea stării, îi propune cumpărătorului să încerce din nou sau să aleagă o altă metodă de plată disponibilă.
• Cumpărătorul arată o debitare, dar vânzătorul nu vede rezultatul. Casierul verifică operațiunea prin terminal, portalul online pus la dispoziție de acceptator sau serviciul de asistență al băncii. O captură de ecran prezentată de cumpărător nu este suficientă pentru încheierea reconcilierii.
• Terminalul a confirmat plata, dar programul nu a înregistrat-o. Administratorul găsește operațiunea confirmată și restabilește afișarea ei în evidență fără a percepe plata din nou de la cumpărător.
• Plata a reușit, dar termenul contractual de încasare a expirat. Contabilul contactează acceptatorul cu data, suma și identificatorul operațiunii și adaugă informații despre plata așteptată.
• Plata a fost încasată, dar cumpărătorul nu a primit bonul fiscal. Responsabilul de casă verifică dacă documentul a fost emis și care este starea înregistrării lui. Dacă bonul a fost deja înregistrat, casierul îl transmite cumpărătorului. Dacă bonul lipsește, responsabilul implică contabilul și asistența tehnică pentru stabilirea procedurii de documentare a operațiunii deja plătite. În cazul unei defecțiuni a PRRO, operațiunile de decontare se opresc conform procedurii descrise mai jos. Nu este necesar să percepeți plata din nou sau să emiteți un al doilea bon fără a stabili starea primului.

Cum procedați dacă PRRO se defectează sau se pierde conexiunea

Dacă PRRO se defectează, responsabilul de casă oprește operațiunile de decontare până la remedierea defecțiunii, potrivit articolului 5 din Legea nr. 265/95-VR. Potrivit punctului 16 al articolului 3 din această lege, în ziua în care defecțiunea este constatată, angajatul responsabil notifică prin mijloace de comunicații electronice autoritatea de control, producătorul PRRO și/sau centrul de service, dacă există, folosind formularul stabilit.

Pentru lucrul fără conexiune la serverul fiscal există modul offline — procesarea decontărilor fără o astfel de conexiune, folosind numere fiscale obținute în prealabil. Limitele obișnuite sunt de 36 de ore consecutive și 168 de ore pe lună. Punctul 13 al secțiunii II din lege permite depășirea acestor termene pe durata legii marțiale, a stării de urgență sau a circumstanțelor de forță majoră.

1. Înainte de întrerupere, responsabilul de casă verifică dacă PRRO este pregătit. Verifică suportul și configurarea modului offline, precum și existența intervalului de numere fiscale primit de la autoritatea de control. Fără un astfel de interval, este interzisă efectuarea operațiunilor de decontare prin PRRO offline.
2. În timpul lucrului offline, casierul emite documentele indicând acest mod. Urmăriți durata activității ținând cont de limitele legale și software.
3. După restabilirea conexiunii, angajatul responsabil transmite documentele la serverul fiscal în decurs de o oră. Trebuie comunicate și ora și data începerii și încheierii decontărilor offline.
4. Documentele se transmit înainte de trimiterea raportului fiscal electronic și a bonului fiscal de raportare pentru ziua în care au fost create. Respectați această ordine.
5. Angajatul responsabil verifică confirmarea livrării documentelor. Până la primirea confirmării, documentele trebuie păstrate în PRRO.

Clarificați separat cu banca dacă se pot accepta plăți cu cardul în timpul unei întreruperi: funcționarea PRRO offline nu asigură, prin ea însăși, acest lucru.

Cum procedați dacă se defectează RRO hardware

Pentru RRO hardware, articolul 5 din Legea nr. 265/95-VR stabilește o altă procedură. Pe durata defecțiunii și a reparației RRO, casierul efectuează decontările folosind registrul operațiunilor de decontare și carnetul de decontare înregistrate sau un RRO de rezervă înregistrat corespunzător. Această procedură se aplică și în cazul întreruperii temporare a alimentării cu energie electrică pentru cel mult șapte zile lucrătoare. Proprietarul stabilește din timp procedura disponibilă pentru magazin.

Dacă, la înregistrarea RRO, a notificat decizia de a opri decontările în cazul unei defecțiuni sau al unei întreruperi de curent și de a nu înregistra acest registru și acest carnet de decontare, casierul oprește operațiunile de decontare până la conectarea corespunzătoare a unui RRO de rezervă sau restabilirea alimentării cu energie electrică.

În cazul defecțiunii RRO hardware sau al deteriorării mijloacelor de control, angajatul responsabil notifică centrul de service în ziua lucrătoare în care a fost constatată problema, iar autoritatea de control de la locul înregistrării fiscale a vânzătorului — în decurs de două zile lucrătoare după acea zi. Potrivit punctului 16 al articolului 3, notificările se depun în scris sau prin mijloace de comunicații electronice, în formă liberă.

Angajatul responsabil păstrează confirmările notificărilor și verifică dacă RRO principal sau cel de rezervă este pregătit înainte de reluarea decontărilor. Potrivit punctului 2 al articolului 14 din această lege, centrul de service trebuie să restabilească funcționarea RRO în decurs de șapte zile lucrătoare. Dacă reparația în garanție nu este asigurată, punctul 4 al acestui articol obligă centrul să pună în funcțiune un RRO de rezervă, înregistrat corespunzător pe numele vânzătorului, cel târziu în a șaptea zi lucrătoare de la preluarea RRO pentru reparație.

Proprietarul notează data predării dispozitivului în service și urmărește respectarea acestor termene.

Cum documentați rambursarea unei plăți cu cardul

Casierul găsește vânzarea inițială și plata asociată, înregistrează returnarea produsului în evidență și efectuează rambursarea bancară conform procedurii acceptatorului. Dacă operațiunea trebuie fiscalizată, eliberează și documentul de decontare. Păstrați legătura dintre returnarea produsului și operațiunea bancară, astfel încât magazinul să poată confirma ambele acțiuni.

1. Casierul verifică produsele, cantitatea, plata inițială și rambursările deja efectuate.
2. Casierul stabilește suma rambursării integrale sau parțiale, fără a depăși soldul plății inițiale.
3. Casierul efectuează rambursarea prin terminal sau portalul online pus la dispoziție de acceptator și obține rezultatul acesteia.
4. Casierul întocmește documentele contabile și fiscale necesare și transmite cumpărătorului confirmarea.
5. La următoarea reconciliere, contabilul verifică reflectarea rambursării în evidența băncii și stabilește, conform contractului, dacă se restituie comisionul inițial.

Comunicați cumpărătorului termenul de rambursare stabilit pentru procedura de plată respectivă. Dacă revine cu o solicitare, găsiți mai întâi starea rambursării deja înregistrate, pentru a nu transfera banii de două ori. În solicitarea adresată serviciului de asistență, indicați identificatorii plății inițiale și ai operațiunii de rambursare.

Cum configurați serviciul de acceptare a plăților și evidența plăților în Torgsoft

Pentru transmiterea automată a sumei achiziției către terminal și înregistrarea răspunsului băncii, proprietarul activează opțiunea cu plată „Інтеграція з банківським терміналом” (integrare cu terminalul bancar). Aceasta funcționează cu licențele Start, Ultra și Terminal, începând cu versiunea 9.3.6; se plătește anual pentru fiecare calculator sau dispozitiv. Proprietarul verifică termenii comerciali actuali pe pagina opțiunilor suplimentare. Înainte de conectare, efectuați următoarele acțiuni:

1. Proprietarul aprobă cu banca și specialistul modelul terminalului și protocolul de schimb de date dintre terminal și casa de marcat.
2. Pentru acceptarea plăților cu smartphone-ul, proprietarul asigură aplicația mobilă Torgsoft, această integrare și opțiunea separată cu plată „Мобільний додаток Торгсофт” (aplicația mobilă Torgsoft) pentru fiecare dispozitiv mobil. Pentru aplicația mobilă 3.0 actuală sunt necesare Torgsoft 2026.0.5 sau ulterior, Android 7.0 sau ulterior ori iOS 13 sau ulterior. Aplicația bancară poate avea cerințe mai ridicate pentru sistem și dispozitiv, de aceea specialistul verifică compatibilitatea ambelor aplicații.
3. Proprietarul verifică împreună cu banca și specialistul compatibilitatea dintre smartphone-ul dotat cu NFC și aplicația bancară. Scenariul este compatibil cu „Термінал” de la PrivatBank (terminal de plată) și tapXPhone de la monobank pe Android și iOS, precum și cu OschadPAY de la Oschadbank pe Android; nu este disponibil în programul desktop Windows.
4. Specialistul verifică metoda de conectare necesară pentru versiunea programului. În versiunea 2026.0.5 sunt disponibile „QR-каса (Монобанк)” (casă de marcat QR pentru monobank) cu protocolul QR Pay Mono, Saturn1000 de la Raiffeisen Bank prin PosApi și setarea timpului de așteptare a răspunsului pentru JSON WebSocket. Protocoalele definesc metoda de schimb de date dintre casa de marcat și dispozitivul de plată.

Pentru emiterea bonurilor fiscale prin PRRO integrat în Torgsoft, proprietarul activează opțiunea separată cu plată „Програмний РРО” (registrator software al operațiunilor de decontare — PRRO), achitată anual pentru fiecare dispozitiv pe care are loc fiscalizarea. Este compatibilă cu licențele Start, Ultra și Terminal și disponibilă începând cu versiunea 2020.0.15. Condițiile de achiziție sunt prezentate pe pagina opțiunilor. Pregătiți PRRO înaintea primei vânzări:

1. Contabilul asigură înregistrarea unității economice (magazinul sau alt obiectiv de care este legat PRRO), a PRRO propriu-zis și a casierilor.
2. Specialistul configurează semnătura electronică calificată — semnătura electronică folosită pentru semnarea documentelor fiscale — și adaugă datele fiscale. Înainte de începerea activității, verifică dacă programul citește cheia de semnătură.
3. Pentru cheile emise după 01.09.2026, specialistul asigură Torgsoft 2026.0.5 sau o versiune ulterioară și bibliotecile criptografice actualizate — componente pentru lucrul cu semnătura electronică. Procedura de actualizare este descrisă în cerințele pentru compatibilitatea cu standardul „Kupyna”.
4. Pentru smartphone, specialistul configurează PRRO separat: același PRRO nu se folosește simultan în programul desktop și în aplicația mobilă.
5. Responsabilul de casă urmărește limitele software pentru lucrul offline. În Torgsoft, o sesiune offline — funcționare continuă fără conexiune la serverul fiscal — este limitată la 36 de ore, în total până la 168 de ore pe lună. După epuizarea limitei, programul solicită restabilirea conexiunii.

Pentru încărcarea extraselor Privat24, monobank și UKRSIBBANK, proprietarul activează opțiunea separată cu plată „Банківські виписки” (extrase bancare), achitată anual. Opțiunea este disponibilă de la versiunea Torgsoft 9.2.6; înainte de conectare, specialistul verifică dacă versiunea instalată acceptă banca și tipul de cont necesare. Pentru anumite versiuni, aceasta se achiziționează pentru fiecare post de lucru; pentru o rețea locală, se achiziționează o singură licență pentru rețea; pentru o licență terminal, una pentru server.

Verificați condițiile configurației dumneavoastră pe pagina opțiunilor. Centrul de evidență din Torgsoft este un magazin sau un depozit: Start acceptă un singur magazin sau depozit, iar Ultra și Terminal acceptă mai multe într-o singură bază de date. Pentru fiecare dintre acestea, specialistul verifică vânzătorul, contul și casa de marcat. Efectuați conectarea și prima reconciliere în această ordine:

1. Proprietarul configurează serviciul de acceptare a plăților, activează opțiunile cu plată necesare și obține cheile de integrare pentru scenariul mobil.
2. Specialistul conectează terminalul la Torgsoft. Pentru plățile mobile, configurează și conexiunea aplicației la baza de date a magazinului prin serverul de aplicații — componenta Torgsoft care asigură acest acces. Pentru funcționarea în afara magazinului, serverul trebuie să fie pornit, conectat la internet și accesibil printr-o adresă IP statică — o adresă de rețea permanentă. Specialistul configurează accesul la portul de rețea al serverului, permite accesul mobil și modurile necesare pentru angajat, conectează aplicația la baza de date de lucru și configurează interacțiunea cu aplicația bancară. Înainte de plata de probă, casierul verifică dacă poate vedea produsele și înregistra vânzarea în baza de date a magazinului. Procedura de conectare este prezentată în instrucțiunile aplicației mobile.
3. Dacă datele plății trebuie incluse în bonul fiscal, specialistul și banca asigură transmiterea acestor date de la terminal.
4. Înainte de utilizarea semnăturii electronice, specialistul verifică dacă programul citește cheia.
5. Casierul efectuează plata și rambursarea de probă convenite cu banca. Verifică suma, beneficiarul, răspunsul băncii, înregistrarea în program și bonul fiscal necesar.
6. Specialistul configurează conturile și drepturile de acces pentru încărcarea extraselor.
7. Contabilul verifică dacă parametrul „Враховувати еквайринг під час створення оплати” (luarea în calcul a acceptării plăților cu cardul la crearea plății) corespunde setărilor contului și contractului. Acest parametru stabilește dacă la importul plății se creează un document financiar pentru comisionul bancar.
8. Înainte de import, contabilul găsește operațiunile deja înregistrate în program. Pentru acestea, folosește acțiunea „Позначити як передану” (marcare ca transmisă), ca să nu creeze din nou plata.
9. După încasarea fondurilor și importul extrasului, contabilul compară vânzările, comisioanele și încasările bancare.

Ce răspundere trebuie luată în calcul la emiterea bonurilor

Dacă vânzătorul este obligat să utilizeze RRO sau PRRO, neînregistrarea unei operațiuni, înregistrarea acesteia pentru o sumă incompletă sau neeliberarea documentului de decontare corespunzător poate atrage sancțiunile de la punctul 1 al articolului 17 din Legea nr. 265/95-VR. Cuantumul este de 100% din valoarea vânzării efectuate cu încălcarea regulilor pentru prima încălcare și 150% pentru fiecare încălcare ulterioară. Aceste sancțiuni se aplică încălcărilor operațiunilor de decontare prevăzute de lege; simpla lipsă a unui terminal bancar nu este un temei pentru aplicarea lor automată tuturor FOP.

Punctul 14 al secțiunii II din această lege prevede scutirea teritorială de răspundere pentru încălcările comise începând cu 1 octombrie 2023 în timpul vânzării de bunuri sau prestării de servicii:

• pe teritoriile temporar ocupate — până la data încetării ocupației;
• pe teritoriile în care au loc acțiuni militare active — până la data încetării acțiunilor militare;
• pe teritoriile unde sunt posibile acțiuni militare — până la data încetării posibilității unor astfel de acțiuni.

Scutirea nu include încălcările procedurii de decontare la vânzarea produselor accizabile — bunuri impozitate cu accize. Pentru aplicarea scutirii, contabilul trebuie să compare locul și data încălcării cu statutul teritoriului și datele corespunzătoare din lista oficială și să stabilească tipul operațiunii. Condițiile acestei scutiri diferă de excepția teritorială privind plățile fără numerar din Hotărârea nr. 894, astfel încât fiecare necesită o concluzie separată.

Ce să stabiliți înainte de a contacta banca

• Stabiliți metoda de acceptare a plăților și cerințele aferente, potrivit Legii Ucrainei „Privind serviciile de plată” din 30.06.2021 nr. 1591-IX: articolul 1 definește serviciul de acceptare a plăților și operațiunile de plată, părțile 28–29 ale articolului 38 stabilesc cerințele pentru plățile fără numerar și sistemele de plată și interzic taxele suplimentare, iar partea 36 stabilește procedura de decontare dintre acceptator și comerciant. Cereți băncii să includă condițiile corespunzătoare în ofertă și contract.
• Stabiliți termenul pentru asigurarea plăților fără numerar în magazin, potrivit punctului 1 din Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 29.07.2022 nr. 894 „Privind stabilirea termenelor până la care comercianții trebuie să asigure posibilitatea efectuării plăților fără numerar (inclusiv prin utilizarea instrumentelor de plată electronice, aplicațiilor de plată sau dispozitivelor de plată) pentru bunurile vândute (serviciile prestate)”. Dacă aplicați excepția teritorială potrivit punctului 2, păstrați documentele justificative și calculul termenului.

• Cereți contabilului să stabilească procedura de eliberare a bonurilor potrivit articolelor 2–3 și excepțiilor din articolele 9–10 ale Legii Ucrainei „Privind utilizarea registratoarelor operațiunilor de decontare în comerț, alimentație publică și servicii” din 06.07.1995 nr. 265/95-VR. Proprietarul îi cere responsabilului de casă să pregătească procedura de oprire a decontărilor în caz de defecțiune, notificarea defecțiunii, lucrul offline, transmiterea documentelor și reluarea activității potrivit punctului 16 al articolului 3, articolului 5 și punctului 13 al secțiunii II.

  Proprietarul urmărește termenele pentru restabilirea funcționării RRO hardware și punerea în funcțiune a unui RRO de rezervă potrivit punctelor 2 și 4 ale articolului 14. Contabilul stabilește răspunderea și eventuala scutire teritorială potrivit punctului 1 al articolului 17 și punctului 14 al secțiunii II.

• Stabiliți împreună cu contabilul valoarea și data înregistrării venitului potrivit punctelor 292.1 și 292.6 din Codul fiscal al Ucrainei din 02.12.2010 nr. 2755-VI, precum și evidența sumelor de TVA și a rambursărilor potrivit subpunctelor 1 și 5 ale punctului 292.11. Pentru scutirea primei grupe de la utilizarea RRO și PRRO, verificați punctul 296.10 și conformitatea activității cu condițiile subpunctului 1 al punctului 291.4. Stabiliți cine va păstra rapoartele acceptatorului, extrasele și documentele de rambursare.
• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 23.08.2000 nr. 1336 „Privind asigurarea aplicării articolului 10 din Legea Ucrainei «Privind utilizarea registratoarelor operațiunilor de decontare în comerț, alimentație publică și servicii»”: punctele 1, 2 și 2-1 ale hotărârii și punctul 1 din lista aprobată prin aceasta.

Începeți prin a stabili termenul exact până la care magazinul dumneavoastră trebuie să asigure plățile fără numerar: notați categoria comerciantului și adresa activității, iar dacă este necesară excepția teritorială, cereți contabilului temeiul și calculul termenului. Apoi transmiteți băncii cerințele magazinului, obțineți condițiile în scris și aprobați echipamentul compatibil. Înaintea primei vânzări, desemnați angajații responsabili de bonuri, reconcilierea plăților și rambursări.