Pentru a trece de la evidența pe hârtie sau în foi de calcul la evidența într-un program, alcătuiți un plan scris: cine pregătește datele, cine numără marfa, cine verifică rezultatul și cine autorizează pornirea. Stabiliți un moment comun de referință pentru soldurile inițiale. Din momentul inventarierii până la acceptarea datelor introduse, organizați o pauză a vânzărilor, recepțiilor, retururilor fizice, transferurilor și scoaterilor din gestiune.
Înainte de reluarea activității, reconciliați catalogul și cantitățile și exersați scenarii într-o bază de date demo separată. După pornire, verificați prima operațiune reală de fiecare tip. Pentru fiecare diferență, notați cauza, responsabilul, termenul de corectare și rezultatul reverificării.
Repartizați sarcinile și aprobările
Alegeți o perioadă cu un volum de lucru mai mic. Desemnați un coordonator al tranziției și un înlocuitor. Pentru fiecare sarcină, notați datele de intrare, executantul, termenul, metoda de verificare și persoana care acceptă rezultatul. O persoană poate îndeplini mai multe roluri.
| Rol | Sarcină | Rezultat de verificat |
|---|---|---|
| Proprietar | Aprobă regulile de evidență, pauza și pornirea | Catalogul și soldurile aprobate, precum și permisiunea de reluare a activității |
| Coordonatorul tranziției | Ține planul și registrul excepțiilor, coordonează angajații | Starea sarcinilor, momentele de referință, lista problemelor nerezolvate |
| Responsabilul de date | Pregătește catalogul și regulile de completare | Înregistrări de produse consecvente, fără diferențe nerezolvate |
| Angajații care numără stocul | Numără marfa în zonele fizice repartizate | Liste de cantități semnate, pe locuri de depozitare |
| Verificatorul | Compară datele cu marfa și documentele, verifică exercițiile de instruire | Rezultatele și reverificările consemnate |
| Vânzătorii și angajații de la recepție | Exersează propriile operațiuni | Scenarii executate corect, cu cantitățile așteptate |
Comunicați echipei care evidență este cea de bază înainte de tranziție și care va fi după pornire. Stabiliți o singură înregistrare principală și un responsabil pentru introducerea fiecărei operațiuni reale. Folosiți o listă de control la reconciliere, ca să nu introduceți din nou o mișcare deja luată în calcul.
Agreați catalogul de produse înainte de inventariere
Rugați responsabilul de date să pregătească lista produselor. Pentru fiecare poziție, stabiliți denumirea, varianta, codul unic al produsului SKU, unitatea de evidență, locul de depozitare, prețurile efective și cantitatea. Aceasta este o listă pentru pregătirea tranziției; verificați separat câmpurile programului concret.
SKU identifică o poziție de produs. Codurile unice ajută la întocmirea rapoartelor de vânzări și a analizelor. Cereți verificatorului să compare denumirile, codurile, variantele și unitățile cu produsele efective și cu înregistrările pe hârtie sau în foile de calcul.
Rezolvați codurile duplicate, unitățile diferite pentru înregistrări identice și pozițiile care nu pot fi identificate fără echivoc. După export, verificați dacă antetele și datele sunt complete. Dacă folosiți importul, verificați conformitatea cu regulile acestuia. După migrare, comparați denumirile, SKU-urile, prețurile, cantitățile și legăturile dintre înregistrările produselor. Trimiteți rezultatul proprietarului pentru aprobare.
Stabiliți momentul de referință și opriți toate mișcările
- Notați ora la care începe pauza și persoana responsabilă. Anunțați-i pe toți cei care vând, recepționează, returnează, transferă sau scot din gestiune marfă.
- Opriți toate aceste mișcări pe durata inventarierii, a introducerii și a acceptării soldurilor inițiale. Pauza trebuie să fie o înțelegere organizatorică cu angajații.
- Împărțiți spațiul în zone fizice. Numărați marfa după SKU, unitate și loc de depozitare. Verificați să nu fi fost omisă nicio zonă.
- Dacă totuși are loc o mișcare, înregistrați-o în registrul de excepții: documentul, produsul, cantitatea, sensul mișcării, ora și executantul.
- La decizia proprietarului, numărați din nou pozițiile afectate înainte de acceptarea soldurilor inițiale. Notați un nou moment comun de referință; până atunci, păstrați celelalte poziții fără mișcări.
- Reconciliați cantitățile introduse cu rezultatul inventarierii acceptat. Reluați activitatea după aprobarea rezultatului.
În timpul reconcilierii, separați mișcările deja incluse în cantitățile inițiale acceptate de operațiunile de după momentul de referință. Pentru fiecare excepție, notați cum a fost luată în calcul. Nu introduceți aceeași mișcare de două ori.
Exersați operațiunile într-o bază de date demo separată
Pregătiți setările și datele de instruire astfel încât să corespundă activității viitoare: produse, unități și locuri de depozitare. Efectuați toate exercițiile într-o bază de date demo separată, fără să creați vânzări fiscale reale. Folosiți procedura stabilită pentru fiecare operațiune în programul dumneavoastră.
Înainte de acțiune, angajatul trebuie să numească produsul, unitatea, cantitatea, locul și documentul necesar. După acțiune, trebuie să arate înregistrarea și să explice modificarea soldului. Verificatorul notează rezultatul așteptat și cel obținut.
Exemplu orientativ: de la 20 de unități la solduri de 16 în A și 5 în B
În baza de date demo există o singură poziție de produs, măsurată în bucăți: 20 de unități în locul A și 0 în B. Nu există alte mișcări. Se returnează o unitate dintr-o vânzare de instruire anterioară; aceasta a fost recepționată fizic și poate fi revândută. Două unități deteriorate se scot din gestiune cu aprobarea proprietarului.
| Operațiune de instruire | Așteptat în A | Așteptat în B | Total |
|---|---|---|---|
| Sold inițial | 20 | 0 | 20 |
| Recepționați 6 unități în A | 26 | 0 | 26 |
| Vindeți 4 unități din A | 22 | 0 | 22 |
| Returnați 1 unitate în A | 23 | 0 | 23 |
| Scoateți din gestiune 2 unități din A | 21 | 0 | 21 |
| Finalizați transferul a 5 unități din A în B | 16 | 5 | 21 |
Aritmetica exemplului: 20 + 6 − 4 + 1 − 2 = 21; după transfer, 16 + 5 = 21. Acestea sunt rezultatele așteptate ale exercițiului. Verificați-le după înregistrările operațiunilor și soldurile ambelor locuri. Exersați separat metodele de plată și rambursare de care are nevoie magazinul.
Cum reconciliați soldurile inițiale și mișcările de stoc în Torgsoft
La introducerea soldurilor inițiale în Torgsoft, în parametrii recepției se bifează «Початкові залишки» (Solduri inițiale). Executantul introduce cantitățile acceptate, iar verificatorul le compară cu inventarierea de la momentul de referință agreat. Procedura de introducere este descrisă în instrucțiunile privind soldurile inițiale.
Fișa de evidență a stocului pentru produs conține coloanele «Прихід» (Intrări), «Витрата» (Ieșiri) și «Залишок» (Sold). Folosiți-le pentru a compara mișcările poziției selectate cu documentele și cantitățile inițiale acceptate. Dacă există o diferență, identificați operațiunea concretă care trebuie verificată. Aflați mai multe despre verificarea mișcărilor de stoc.
În situația rulajului stocului, setați data dorită în filtrul de perioadă și selectați furnizorul în filtrul de produse. Coloana soldului final va afișa doar stocul de la furnizorul selectat la acea dată. Folosiți această selecție pentru partea corespunzătoare a reconcilierii. Dacă magazinul are produse de la alți furnizori, această selecție nu le include. Criteriile selecției sunt descrise în materialul despre situația rulajului stocului.
Autorizați pornirea după verificări și controlați primele operațiuni
Înainte de pornire, proprietarul trebuie să verifice că catalogul a fost aprobat, toate zonele au fost numărate, unitățile și SKU-urile corespund, soldurile introduse concordă cu inventarierea acceptată și excepțiile au fost luate în calcul o singură dată. Finalizați verificările critice ale operațiunilor de stoc și ale plăților. Clarificați și exersați orice procedură necunoscută din program înainte de operațiunea reală corespunzătoare. Pentru sarcinile rămase, desemnați executanți și termene.
După reluarea activității, verificați primele recepții, vânzarea, returul, transferul și scoaterea din gestiune reale. Pentru fiecare, comparați documentul, înregistrarea de evidență, SKU-ul, cantitatea și locul. După finalizarea unui transfer intern, reconciliați cantitățile produsului din ambele locuri cu documentul de transfer și cu celelalte mișcări dintre verificări. Dacă produsul nu a avut alte mișcări, cantitatea totală înainte și după transfer trebuie să coincidă. Reconciliați separat sumele și metodele de plată, rambursările și numerarul efectiv.
Coordonatorul tranziției notează diferențele și modul de remediere. Nu inventați mișcări pentru a obține soldul dorit. Transmiteți turei următoare problemele nerezolvate: numărul operațiunii, SKU-ul, cantitatea, plata, problema, responsabilul și termenul. După corectare, efectuați o nouă reconciliere și consemnați rezultatul.
Reveniți la pasul anterior