Analiza pierderilor: de ce nu se potrivesc sumele pierderilor din rapoarte diferite

Analiza radierilor: de ce valorile pierderilor din rapoarte nu coincid și cum sunt influențate de inventariere și producție

În procesul activității comerciale zilnice, antreprenorii se confruntă inevitabil cu pierderi de produse: confuzii între articole, deteriorare, expirarea termenului de valabilitate sau utilizarea produselor pentru necesitățile proprii ale întreprinderii. 

Pentru înregistrarea acestor situații, programul Torgsoft oferă un mod de creare a documentelor de radiere, iar rezultatele acestor operațiuni sunt reflectate în analiza financiară pentru calcularea corectă a rentabilității și profitului.  

Aceste diferențe nu reprezintă o eroare matematică a sistemului, ci sunt rezultatul logicii exacte a evidenței manageriale, care separă în mod flexibil pierderile financiare directe de deplasările sistemice (tehnice) ale produselor.

Diferența dintre principiile de generare a rapoartelor financiare

Motivul principal pentru care valorile radierilor nu coincid în diferite formulare de analiză constă în scopul pentru care au fost create rapoartele respective.

«Raport privind totalurile perioadei» (sau «Rentabilitatea vânzărilor pentru perioadă») colectează și însumează datele brute din toate documentele de depozit existente, create în perioada selectată. Dacă în baza de date există un document de radiere, costul acestuia va fi luat în considerare în raport.

În schimb, formularul «Analiză - Perioadă» este destinat calculării exacte a profitului net aferent produselor întreprinderii. Pentru ca profitul să nu fie redus în mod artificial, programul trebuie să facă diferența dintre pierderile reale și procesele interne de circulație a produselor.

Din acest motiv, în coloana «Radieri» din formularul «Analiză - Perioadă» nu sunt incluse următoarele tipuri de radieri sistemice:

• Radieri la asamblare și dezasamblare.

• Radierea materialelor pentru producție și a deșeurilor de producție.

• Radieri la desfacerea produselor dintr-o cutie pentru depozitare sezonieră.

• Radierea rebuturilor de producție.

• Radieri rezultate din inventariere.

Toate aceste operațiuni nu influențează direct profitul net în momentul radierii, deoarece nu reprezintă o pierdere financiară irecuperabilă în forma sa directă, cum ar fi deteriorarea unui produs pe raft, sau sunt incluse în articole de calcul separate.

Ce este inclus atunci în valoarea «Radieri» din formularul «Analiză - Perioadă»? Aici sunt incluse toate radierile create manual de utilizator pentru un partener creat de acesta, precum și radierile atribuite următorilor parteneri sistemici: «Radiere» (obișnuită), «Radierea unui produs din producție» și «Radierea unei reparații». Toți ceilalți parteneri sistemici nu influențează calcularea valorii radierilor din acest raport.

Influența inventarierii: unde dispar lipsurile?

Cel mai frecvent, antreprenorii caută valorile produselor radiate în timpul inventarierii în coloana generală a radierilor, dar nu le găsesc acolo.

În «Analiza perioadei», radierile rezultate din inventariere sunt evidențiate într-un articol de calcul separat și sunt incluse în valoarea «Lipsă în urma inventarierii». Programul ia în considerare faptul că în timpul inventarierii poate apărea o confuzie între articole — o situație în care lipsa unui model de produs este compensată parțial sau integral de surplusul altui model. Prin urmare, valoarea lipsei este calculată conform formulei:

Suma radierilor minus Suma diferențelor compensate între articole.

Numai după această compensare, valoarea finală a lipsei reduce profitul total al întreprinderii.

Utilizatorii observă că, uneori, o radiere creată automat în urma inventarierii începe să fie recunoscută de program ca o radiere manuală obișnuită și este adăugată în mod eronat la totalul radierilor din «Analiza perioadei». Acest lucru se întâmplă atunci când, în timpul închiderii fișei de inventariere, utilizatorul sau sistemul întrerupe procesul de recalculare a costului produselor din actele de lichidare.

Pentru remedierea acestei situații, Torgsoft prevede un atribut special de stare pentru fișele de inventariere: «Este necesară recalcularea sumelor». Utilizatorul trebuie doar să apese butonul «Recalculează sumele» din formularul fișei. După aceasta, radierea rezultată din inventariere nu va mai fi inclusă în totalul radierilor din «Analiza perioadei», iar profitul va fi calculat corect.

Influența producției: materiale și rebuturi

Antreprenorii care utilizează opțiunea de producție sau de asamblare întreabă frecvent:

Răspunsul constă în natura procesului economic. Radierea materialelor pentru producție nu reduce profitul magazinului, deoarece produsul trece pur și simplu dintr-o stare fizică, materia primă, în alta, produsul finit. Costul său se păstrează și va influența profitul întreprinderii numai în momentul vânzării produsului finit. Totuși, dacă este necesară radierea produsului finit ca rebut de producție («Radierea unui produs din producție»), aceasta reprezintă deja o pierdere directă. Deoarece produsul este deteriorat și nu va ajunge în depozit pentru a fi vândut ulterior, materialele utilizate pentru producerea acestuia devin o pierdere pentru companie și reduc direct profitul din analiză.

Probleme legate de partenerii sistemici și înregistrările duplicate

O altă întrebare frecventă din partea utilizatorilor este:

Dacă ați însumat manual costul tuturor radierilor dintr-o lună, dar valoarea din analiză diferă, de exemplu, cu câteva unități monetare sau câteva sute, cauza se află cel mai adesea în setările lingvistice ale partenerilor sistemici. Atunci când programul este utilizat în mai multe limbi sau după schimbarea limbii interfeței din rusă în ucraineană ori invers, în sistem se poate crea un duplicat al partenerului sistemic pentru radieri.

În acest caz, radierile automate încep să fie atribuite unui partener cu o altă denumire, de exemplu, nu partenerului "Списание", ci partenerului "СПИСАННЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ". Acest lucru perturbă algoritmul de recunoaștere a acestora ca operațiuni sistemice și le adaugă în categoria pierderilor manuale din Analiza perioadei. Pentru eliminarea problemei, este suficient să unificați partenerii sistemici duplicați în limbi diferite într-un singur partener, prin intermediul nomenclatoarelor programului, iar calculul va deveni din nou corect.