Importarea clienților din Excel: cum se transferă numele complete, contactele, bonusurile și cardurile de reducere

Trecerea la un nou sistem de evidență, implementarea programului de la zero sau unificarea mai multor baze de date ale magazinelor într-una singură — este o situație frecventă în comerț, care necesită păstrarea istoricului de mai mulți ani al interacțiunilor cu clienții. Modul de import al clienților a fost creat special pentru a transfera rapid și fără pierderi o bază de date de fidelizare existentă din foi de calcul în sistemul Torgsoft. 

Atunci când se pregătesc pentru acest proces, antreprenorii au de obicei sarcini practice și adresează următoarele întrebări: 

Răspunsurile la aceste întrebări sunt prevăzute în setările flexibile ale instrumentului de import Torgsoft. Mai jos vom analiza în detaliu cum să pregătiți și să transferați toate datele esențiale ale clienților.

Ce date pot fi transferate din alte programe?

Mulți sunt interesați de posibilitatea migrării bazei de date din 1C, UkrSklad sau din alte sisteme de evidență. Transferul direct „dintr-o bază de date în alta” nu este disponibil. Totuși, dacă programul utilizat anterior permite exportarea listei de clienți într-un fișier Excel, aceste date pot fi importate cu ușurință în Torgsoft.

În Torgsoft poate fi încărcată o gamă largă de informații despre cumpărător: denumirea clientului (numele complet), codul de bare al cardului de fidelitate, procentul reducerii, suma inițială pentru calcularea reducerii, suma bonusurilor acumulate, adresa, numărul de telefon, adresa de e-mail, comentariile și tipul cardului de fidelitate. Pentru un import corect, documentul trebuie salvat în formatul *.xls (Excel 97-2003), iar celulele trebuie să aibă format text.

Transferul numelor, numerelor de telefon și verificarea unicității (protecție împotriva duplicatelor)

Nume și nume complete.

Programul oferă o abordare flexibilă pentru numele clienților. Puteți importa numele într-un singur rând în câmpul "Denumirea clientului" sau puteți utiliza câmpurile separate "Nume de familie", "Prenume" și "Patronimic", asociindu-le cu coloanele corespunzătoare din fișierul Excel.

Cum diferențiază programul clienții cu aceleași nume?

Anterior existau întrebări referitoare la unicitatea clienților, de aceea algoritmul a fost îmbunătățit. În prezent, principalul câmp care determină unicitatea clientului, împreună cu denumirea și regiunea, este numărul de telefon. Aceasta înseamnă că puteți importa clienți cu nume complete identice, iar programul va crea fișe separate pentru aceștia, cu condiția ca numerele lor de telefon să fie diferite.

Actualizarea bazei de date existente.

Dacă importați o listă actualizată de clienți într-o bază de date în care aceste persoane există deja, programul nu va crea duplicate. Pentru aceasta, în formularul "Import" este suficient să bifați opțiunea "Suprascrie informațiile despre client". În acest caz, dacă un client este găsit, datele sale vor fi actualizate cu noile valori din fișier.

Coduri de bare vechi și noi ale cardurilor de fidelitate

 Dacă clienții au deja carduri de fidelitate. Fișierul Excel trebuie să conțină o coloană cu codurile de bare, pe care o asociați cu câmpul "Cod de bare" din Torgsoft. Un aspect important: codul de bare standard EAN-13 este format din 13 cifre, ultima cifră fiind cifra de control. Torgsoft generează și stochează cele 12 cifre semnificative ale codului de bare al clientului. Dacă încercați să importați sau să scanați toate cele 13 cifre, iar în setări nu este activată permisiunea de a păstra cifra de control, programul poate afișa mesajul "Codul clientului nu este unic" sau poate să nu găsească clientul. În acest caz, uneori este necesar să eliminați a 13-a cifră din fișier.

 Dacă nu există coduri de bare (generarea unor coduri noi). Antreprenorii întreabă adesea ce trebuie să facă dacă baza de date a fost deja colectată, de exemplu dintr-un magazin online, dar cardurile din plastic sau codurile de bare nu există încă. Torgsoft permite importarea unei liste de clienți din Excel fără indicarea codului de bare. În timpul importului, programul va genera automat un cod de bare unic format din 12 cifre pentru fiecare client nou. Ulterior, veți putea transmite intervalul de coduri generate unei tipografii pentru tipărirea cardurilor din plastic sau le veți putea utiliza pentru distribuirea cardurilor de fidelitate electronice.

Păstrarea statutului clienților: transferul bonusurilor, sumelor acumulate și procentului reducerii

Pentru ca, la trecerea la Torgsoft, clienții permanenți să nu-și piardă privilegiile, indicatorii financiari trebuie transferați corect:

1. Tipul sistemului de fidelizare. Direct în timpul configurării importului, în câmpul "Metoda de acordare a reducerii", puteți stabili algoritmul general pentru întreaga listă: "Cumulativă", "Fixă" sau "Sistem de bonusuri".

2. Sumele acumulate ale cumpărăturilor. Dacă un client a beneficiat anterior de o reducere cumulativă și a efectuat deja cumpărături, de exemplu, în valoare de 10 000 UAH, această sumă trebuie transferată într-o coloană Excel, pe care o veți asocia ulterior cu câmpul "Suma inițială pentru calcularea reducerii". Programul va utiliza această sumă pentru a determina pragul de reducere la care se află în prezent clientul, iar următoarea cumpărătură va lua imediat în considerare procentul de reducere care i se cuvine.

3. Soldul bonusurilor. Numărul bonusurilor neutilizate se transferă din Excel prin asocierea coloanei corespunzătoare cu câmpul "Bonusuri" sau "Suma bonusurilor" din setările de import.

4. Procentul reducerii. Dacă clientul are un procent fix al reducerii, de exemplu un client VIP, acesta se încarcă din coloana "Reducere %".

Algoritm scurt de lucru în program

1. Salvați lista de clienți pregătită în format Excel (xls) și asigurați-vă că datele au format text.

2. Deschideți programul Torgsoft și accesați meniul Marketing -> Clienți -> Import.

3. În fereastra care se deschide, apăsați "Sursa de date" și creați o conexiune cu fișierul Excel.

4. În fila "Setări de import", selectați tabelul, iar în fila "Produs" (în acest context — câmpurile clientului), asociați denumirile coloanelor din fișierul Excel cu câmpurile corespunzătoare din programul Torgsoft (numele complet, telefonul, codul de bare, suma inițială etc.).

5. Dacă este necesar, activați opțiunea "Suprascrie informațiile despre client" și apăsați "Salvează".

Alocând un timp minim pentru pregătirea tabelului și configurând o singură dată șablonul de import, veți putea transfera întregul istoric al clienților în Torgsoft, păstrând fidelitatea acestora încă din prima zi de lucru în noul sistem.