Lucrul cu debitorii: mementouri automate, blocarea livrărilor și anularea creanțelor neperformante

În comerțul cu amănuntul și angro, vânzarea mărfurilor cu plata amânată (pe datorie) este o practică obișnuită care ajută la atragerea clienților B2B, fidelizarea cumpărătorilor și creșterea volumului vânzărilor. Totuși, lipsa unui control riguros al creanțelor duce la deficit de lichidități, blocarea capitalului circulant și riscul apariției creanțelor nerecuperabile.

Apar o serie de întrebări practice:

• «Cum pot permite unui anumit cumpărător să achiziționeze mărfuri pe datorie și să stabilesc pentru acesta o limită maximă a datoriei?»

• «De ce programul blochează vânzarea către un client datornic și cum pot configura interzicerea automată a livrărilor atunci când limita de credit este depășită?»

• «Cum pot configura trimiterea automată a notificărilor prin SMS sau Viber pentru a reaminti data scadentă și suma următoarei plăți?»

• «Unde pot consulta fișa completă a decontărilor reciproce și genera un proces-verbal de reconciliere pentru orice perioadă?»

• «Cum pot anula corect o creanță nerecuperabilă dacă un client nu o poate achita și de ce programul nu permite ștergerea fișei clientului datornic?»

Vom analiza pas cu pas cum funcționează sistemul de gestionare a debitorilor în Torgsoft, ce setări trebuie să efectueze administratorul și cum poate fi automatizat controlul recuperării sumelor datorate.

În Torgsoft, cumpărătorii cărora li se permite să ridice mărfuri fără plată imediată sau cu un avans parțial sunt numiți clienți VIP.

Disponibilitatea funcționalității în licențe

• Torgsoft-Start: modul de vânzare pe datorie nu este disponibil.

• Torgsoft-Ultra și Terminal: funcționalitățile pentru gestionarea clienților VIP, stabilirea limitelor de credit și detalierea datoriilor sunt incluse în pachetul de bază.

Trei moduri de evidență a datoriilor clienților VIP

În funcție de specificul activității comerciale, în setările sistemului (Setări → Parametri → Clienți VIP) puteți alege unul dintre cele trei moduri de evidență:

1. Ținerea balanței mărfurilor și a mijloacelor bănești : programul calculează datoria totală a cumpărătorului, fără detalierea acesteia pe produse individuale.

2. Asocierea plăților cu vânzările: datoria este asociată unor documente concrete de livrare (facturi).

3. Plată parțială cu detaliere pe produse: programul urmărește exact care produse de pe factură au fost achitate și care au rămas neachitate. Acest lucru este important pentru magazinele cu produse scumpe sau care țin evidența garanțiilor.

Pentru a preveni acumularea necontrolată a datoriilor, programul dispune de un mecanism de limitare a creditului acordat clienților.

Configurarea pas cu pas a limitei datoriei

1. Accesați meniul Marketing → Clienți (sau Setări → Partener comercial).

2. Selectați cumpărătorul dorit și deschideți fișa acestuia pentru editare.

3. Bifați opțiunea «Client VIP».

4. În fila Suplimentar, în câmpul «Suma maximă a datoriei (VIP)», introduceți limita maximă a datoriei în grivne (de exemplu, 5000).

5. Salvați modificările și reporniți programul pentru aplicarea parametrilor actualizați.

Cum funcționează blocarea automată a vânzărilor

Când casierul sau managerul adaugă un client VIP în fereastra Vânzare (F6) și încearcă să vândă mărfuri pe datorie, programul calculează automat datoria curentă a cumpărătorului.

• Dacă datoria curentă + valoarea noii achiziții depășește «Suma maximă a datoriei (VIP)», programul blochează operațiunea și afișează un mesaj de avertizare.

• Vânzarea pe datorie nu mai poate fi efectuată până când clientul nu achită o sumă suficientă pentru a readuce datoria în limita permisă.

Un exemplu obișnuit din comerț: un cumpărător vine să achiziționeze un nou lot de mărfuri în valoare de 2.000 UAH. Datoria sa din săptămâna precedentă este de 4.000 UAH, iar limita maximă stabilită este de 5.000 UAH. Suma totală (6.000 UAH) depășește limita. Casierul nu va putea finaliza vânzarea pe datorie până când cumpărătorul nu achită cel puțin 1.000 UAH din datoria anterioară.

Suplimentar, în fișa clientului puteți activa opțiunea «Blocare». Când această casetă este bifată, efectuarea vânzărilor către partenerul comercial respectiv este restricționată.

Verificarea datoriei la casă

În fereastra Vânzare, după selectarea clientului, în panoul de informații este disponibil câmpul «Datorie». Pentru a obține soldul actualizat, casierul trebuie doar să apese butonul «Calculează».

Încasarea plăților pentru stingerea datoriei clientului

Clientul își poate achita datoria în două moduri:

1. Direct în fereastra «Vânzare»: apăsând butonul «Plătește» (sau Introdu bani în casă), casierul selectează operațiunea de încasare a banilor de la client. Suma datoriei este completată automat, după care poate fi achitată integral sau parțial.

2. Prin dispoziție de încasare sau extras bancar: înregistrarea încasării prin Plată → Document financiar (dispoziție de încasare în numerar sau intrare de bani în contul bancar).

Procesul-verbal de reconciliere și fereastra «Soldul cu partenerii»

Pentru analiza detaliată a decontărilor reciproce se utilizează fereastra «Soldul cu partenerii» (Plată → Soldul cu partenerii).

• Fișa decontărilor reciproce (Proces-verbal de reconciliere): afișează lista cronologică a tuturor documentelor de gestiune (facturi de ieșire, retururi) și operațiunilor financiare (plăți, avansuri), cu calcularea soldurilor inițial și final pentru perioada selectată.

• Filtrare după monedă și centre de evidență: dacă activitatea comercială se desfășoară în mai multe monede sau în puncte de vânzare diferite, soldul este calculat separat pentru fiecare monedă și centru de evidență.

• Datorii inițiale: la adăugarea unui nou partener comercial în sistem, în fila Datorii inițiale puteți înregistra datoria existentă (Eu datorez sau Mi se datorează) la momentul începerii evidenței în Torgsoft.

Pentru gestionarea sistematică a debitorilor, fără implicarea manuală a managerilor, se utilizează opțiunea suplimentară «Trimiterea în masă a mesajelor către clienți».

Configurarea serviciului de trimitere a mesajelor

1. În meniul Marketing → Trimitere în masă → fila Servicii SMS și Viber, adăugați contul unui furnizor de servicii SMS (de exemplu, TurboSMS, BSG etc.), indicând numele de utilizator și cheia API.

2. Mesajele sunt trimise prin intermediul serviciului, iar costul acestora este dedus din contul personal al utilizatorului la furnizorul respectiv, conform tarifelor sale.

Crearea unui șablon de notificare

În meniul Marketing → Trimitere în masă → Configurarea șabloanelor se creează un șablon de mesaj. În text se adaugă variabile dinamice:

Calcularea automată și trimiterea mesajelor conform programului

• Prin intermediul funcției Setări → Sarcini programate, puteți configura generarea și trimiterea automată a notificărilor către cumpărătorii ale căror termene de plată se apropie sau au fost deja depășite.

• Pentru controlul intern al activității angajaților se utilizează modulul «Mementouri»: la pornirea programului, la începutul zilei de lucru, managerului îi apare o fereastră cu lista sarcinilor nefinalizate (de exemplu, «sună din nou clientul în legătură cu plata facturii»).

Cum să anulați corect o creanță nerecuperabilă

Dacă o datorie nu poate fi recuperată (de exemplu, partenerul comercial și-a încetat activitatea), aceasta trebuie închisă în sistem astfel încât să nu denatureze analiza financiară și calculul profitului real.

În acest scop, sistemul oferă funcția specială «Anulează datoria»:

• Ce face programul: creează o plată de echilibrare din partea clientului, din fonduri personale, și simultan o cheltuială care nu afectează soldul, asociată facturii.

• Rezultatul în evidență: datoria partenerului comercial este adusă la zero, în timp ce profitabilitatea calculată a mărfurilor din factură și soldul real al numerarului din casă rămân corecte.

Soldul poate fi ajustat și prin crearea unui document financiar la categoria corespunzătoare de analiză financiară (de exemplu, «Anularea creanțelor nerecuperabile»).

De ce programul nu permite ștergerea fișei clientului?

Antreprenorii contactează frecvent asistența tehnică cu întrebarea: «Clientul nu a mai cumpărat nimic din 2021, dar când încerc să șterg fișa, apare un mesaj privind o datorie. Unde pot vedea această datorie și cum o pot stinge?».

Explicație și pași de urmat:

1. Torgsoft protejează integritatea bazei de date și nu permite ștergerea partenerilor comerciali pentru care există operațiuni înregistrate cu mărfuri sau operațiuni financiare.

2. Pentru a identifica datoria, deschideți Plată → Soldul cu partenerii, selectați clientul și apăsați Fișa decontărilor reciproce.

3. Dacă există un sold restant (de exemplu, câteva copeici sau o factură neachitată), trebuie efectuată procedura de anulare a datoriei sau înregistrată o operațiune financiară de ajustare.

4. După aducerea soldului la zero, fișa cumpărătorului poate fi trecută în stare inactivă sau ștearsă, dacă nu există mișcări de mărfuri asociate acesteia în perioadele contabile deschise.

Rezumat pentru administrator

Configurarea gestionării debitorilor în Torgsoft permite crearea unui sistem transparent de control al creanțelor:

1. Stabilirea «Sumei maxime a datoriei (VIP)» garantează că un casier sau manager nu va livra mărfuri unui cumpărător care și-a depășit limita de credit.

2. Modulul de trimitere în masă a mesajelor automatizează notificările privind plățile prin Viber și SMS, contribuind la reducerea întârzierilor de plată.

3. Fereastra «Soldul cu partenerii» oferă un proces-verbal complet de reconciliere pentru soluționarea neconcordanțelor din decontări.

4. Instrumentul «Anulează datoria» permite anularea creanțelor nerecuperabile fără a afecta corectitudinea calculului profitului companiei.