Creditarea unei plăți în avans efectuate anterior în „Tranzacționare cu extras de cont”: compensare automată și manuală a plății în avans

Modul «Comerț cu emiterea facturii» din programul Torgsoft este destinat organizării comerțului cu ridicata, livrărilor din depozit, operațiunilor cu plată prin transfer bancar și procesării comenzilor din magazinele online. Principalul său avantaj constă în separarea procesului de vânzare în etape distincte: emiterea facturii, încasarea unui avans, livrarea mărfurilor pe baza facturii de ieșire și efectuarea decontărilor finale. Cum ține programul cont de sumele încasate anterior la emiterea unei facturi de ieșire, de ce o factură de ieșire poate apărea ca neachitată chiar dacă există bani în contul clientului, în ce situații avansul este compensat automat și când este necesară compensarea manuală și cum se fiscalizează corect avansul și plata finală prin PCM?

1. Concepte de bază și principiile decontărilor în avans în Torgsoft

Pentru o evidență financiară și a mărfurilor transparentă, este important să distingem termenii de bază ai sistemului:

• Comerț cu emiterea facturii (CEF) — un mod special de evidență în Torgsoft (meniul Document — Comerț cu emiterea facturii), care permite emiterea ofertelor comerciale și a facturilor, înregistrarea avansurilor, rezervarea mărfurilor și generarea facturilor de ieșire.

• Avans (plată anticipată pentru factură) — sumele primite de la cumpărător (în numerar sau prin transfer bancar) înainte de livrarea efectivă a mărfurilor din depozit.

• Compensarea avansului — o operațiune financiară prin care avansul încasat este asociat unei facturi de ieșire, reducând sau stingând integral datoria cumpărătorului pentru mărfurile livrate.

În Torgsoft, soldul financiar aferent facturilor și facturilor de ieșire este calculat în moneda facturii emise. Când cumpărătorul efectuează o plată pentru factură, aceasta este înregistrată în fila «Plată anticipată pentru factură». Până la generarea facturii de ieșire, aceste fonduri sunt considerate un avans nealocat al cumpărătorului.

După crearea facturii de ieșire, mărfurile sunt scăzute din stocul depozitului, iar datoria aferentă acestei facturi trebuie stinsă utilizând avansul disponibil.

2. Compensarea automată a avansului la crearea facturii de ieșire

Torgsoft este conceput pentru a reduce la minimum operațiunile manuale repetitive ale operatorului. În majoritatea situațiilor obișnuite, compensarea avansului se efectuează automat.

Procedura de compensare automată:

1. Înregistrarea plății anticipate. Clientul achită factura integral sau parțial (de exemplu, prin extras bancar, terminal de plată sau casă). Plata este înregistrată în tabelul inferior din fila «Plată anticipată pentru factură».

2. Crearea facturii de ieșire. În fila «Factură», managerul apasă butonul «Creează factura de ieșire» sau utilizează acțiunea «Creează factura și achit-o».

3. Asocierea automată a fondurilor. Dacă, în momentul creării facturii de ieșire, există un avans înregistrat pentru factura respectivă sau pentru client, Torgsoft asociază automat fondurile disponibile cu factura de ieșire creată:

•    Avans integral (100%). Dacă avansul încasat este egal cu suma facturii de ieșire, aceasta este creată imediat cu statutul «Achitată integral», iar datoria aferentă este zero.

•    Avans parțial. Dacă suma avansului este mai mică decât suma facturii de ieșire, programul compensează integral avansul disponibil, reduce datoria aferentă facturii cu suma respectivă și deschide o fereastră pentru introducerea plății suplimentare a diferenței. Dacă utilizatorul anulează plata diferenței, factura de ieșire este totuși creată, dar rămâne achitată parțial, în limita avansului compensat automat.

•    Plată în plus (avansul depășește valoarea livrării). Dacă avansul încasat depășește datoria aferentă facturii de ieșire (de exemplu, în cazul unei livrări parțiale), Torgsoft asociază facturii doar suma necesară pentru achitarea integrală. Avansul rămas se păstrează pentru livrările următoare.

3. Compensarea manuală a avansului: înregistrarea plăților din sumele achitate anticipat

În activitatea unei întreprinderi pot apărea situații în care compensarea automată nu a avut loc sau asocierea plăților a fost anulată (de exemplu, după modificarea documentelor sau anularea înregistrărilor financiare anterioare). Pentru aceste cazuri, Torgsoft oferă instrumente speciale de compensare manuală.

Această funcție este destinată stingerii datoriei aferente unei facturi de ieșire prin utilizarea avansului disponibil sau a sumei plătite în plus de client, înregistrată în solduri.

Procedura pas cu pas:

1. Accesați modul «Comerț cu emiterea facturii» și deschideți fila «Factură de ieșire».

2. În tabelul superior, selectați factura de ieșire pentru care există o datorie.

3. Apăsați butonul «Achită factura de ieșire din avans».

4. Sistemul verifică existența unui avans disponibil al clientului (ținând cont de soldul cu partenerii) și deschide o fereastră de dialog în care propune automat suma pentru compensare (fără a depăși nici datoria aferentă facturii, nici avansul disponibil).

5. După confirmarea operațiunii, sunt create documente financiare de echilibrare, datoria aferentă facturii de ieșire este redusă sau stinsă integral, iar avansul disponibil al clientului se diminuează corespunzător.

Dacă pentru o factură au fost încasate mai multe plăți anticipate și au fost emise mai multe facturi de ieșire (în cazul livrărilor parțiale), se utilizează acțiunea «Repartizează avansul»:

1. Accesați fila «Plată anticipată pentru factură».

2. Apăsați butonul «Repartizează avansul».

3. Programul analizează automat toate facturile de ieșire neachitate aferente facturii respective și repartizează suma nealocată a avansului între acestea în ordine cronologică (de la cea mai veche factură de ieșire la cea mai recentă).

Răspunsuri la întrebările frecvente ale antreprenorilor

Se aplică o modalitate combinată de stingere a datoriei. La crearea facturii de ieșire (sau la utilizarea acțiunii «Creează factura și achit-o»), Torgsoft compensează automat întreaga sumă disponibilă a avansului. Pentru diferența rămasă, programul deschide fereastra standard de plată, unde poate fi aleasă metoda de achitare suplimentară (numerar, cont bancar sau terminal). Dacă cumpărătorul nu achită imediat diferența, fereastra de plată poate fi închisă — în acest caz, factura de ieșire rămâne achitată parțial în limita avansului, iar restul este înregistrat ca datorie a cumpărătorului.

În acest scop, Torgsoft utilizează modul «Livrare parțială». La crearea primei facturi de ieșire pentru o parte din mărfuri, Torgsoft alocă din avans suma necesară pentru acoperirea integrală a acestei prime facturi. Restul avansului rămâne disponibil în fila «Plată anticipată pentru factură». Când este creată a doua factură de ieșire, avansul rămas este asociat automat acesteia. Dacă asocierea automată a fost omisă, este suficient să apăsați «Repartizează avansul» în fila plăților anticipate pentru factură.

Această situație apare în două cazuri:

1. Plata clientului a fost înregistrată printr-un extras bancar sau terminal ca «Plată neidentificată» și nu a fost încă asociată unei anumite facturi.

2. Factura de ieșire a fost creată înainte de înregistrarea plăților sau asocierea plăților a fost anulată manual.

Cum se remediază:

• Dacă plata a fost primită în contul bancar, accesați fila «Plățile clienților» — «Plăți neidentificate», selectați plata și apăsați «Asociază plata cu factura». Ulterior, fondurile vor fi înregistrate ca avans pentru factură și repartizate către factura de ieșire.

• Dacă fondurile sunt deja înregistrate ca plată anticipată pentru factură, dar nu apar în factura de ieșire, selectați factura în fila «Factură de ieșire» și apăsați «Achită factura de ieșire din avans».

Fiscalizarea avansurilor și a plăților finale depinde de politica de evidență aleasă de întreprindere și de setările din meniul Setări — Parametri — Bon:

1. Schema cu fiscalizarea avansului (în două etape):

•    La încasarea avansului, în fila «Factură» (sau în fila plăților anticipate) se selectează tipărirea bonului fiscal. PCM generează un bon fiscal pentru plata anticipată, în care cantitatea mărfurilor este calculată proporțional cu raportul dintre valoarea avansului și valoarea totală a facturii, iar la denumirea produsului se adaugă prefixul «Plată anticipată pentru...».

•    La livrarea finală și achitarea diferenței aferente facturii de ieșire, PCM generează un bon fiscal pentru suma rămasă.

2. Schema fără fiscalizarea avansului (într-o singură etapă):

•    În setările bonului se activează opțiunea «Nu tipări bonuri pentru plățile anticipate».

•    Avansul este încasat și înregistrat în program fără tipărirea unui bon fiscal. La livrarea integrală a mărfurilor conform facturii de ieșire se tipărește un singur bon fiscal final, care include întreaga listă de produse și suma totală, iar avansul este luat în considerare ca sumă achitată anterior.

• Dacă factura de ieșire nu a fost încă creată. În fila «Factură» este disponibilă acțiunea «Restituirea plății anticipate». Programul deschide formularul de restituire a fondurilor, completează automat suma avansului încasat și generează o dispoziție de plată din casă sau o restituire în contul bancar al clientului.

• Dacă mărfurile au fost deja livrate conform facturii de ieșire. Programul nu va permite restituirea avansului direct din factura inițială — mai întâi trebuie înregistrat un document «Retur» în fila «Retururi», pentru factura de ieșire corespunzătoare. După înregistrarea returului mărfurilor, balanța mărfurilor și a mijloacelor bănești a clientului este ajustată, iar fondurile rămase sunt restituite prin casă sau prin contul bancar.

Concluzii și recomandări

Evidența corectă a avansurilor în Torgsoft asigură respectarea disciplinei operațiunilor cu numerar, elimină dubla impozitare și previne apariția datoriilor fictive în fișa decontărilor reciproce cu partenerii comerciali.