Contabilitatea în valută în comerțul cu amănuntul: de la înregistrarea mărfurilor până la decontarea cu furnizorul

În comerțul modern cu amănuntul și cu ridicata, majoritatea mărfurilor importate sunt achiziționate în valută străină (dolari, euro, zloți etc.), în timp ce vânzarea către cumpărătorii de pe teritoriul Ucrainei și fiscalizarea plăților se efectuează, conform legii, exclusiv în moneda națională — grivna. În perioadele de fluctuații valutare, comercianții se confruntă cu o provocare: cum să mențină marja de profit, să evite pierderile la recepționarea loturilor noi de mărfuri, să reflecte corect decontările reciproce cu partenerii comerciali și să ajusteze rapid prețurile de vânzare ale produselor din stoc.

• Cum să înregistrați recepția mărfurilor pe baza unei facturi în valută, dacă plata se efectuează în grivne;
• cum să corelați prețul de vânzare cu cursul valutar;
• la ce curs valutar se calculează costul de achiziție al stocurilor de mărfuri;
• cum să gestionați decontările cu furnizorul pentru a evita diferențele de curs valutar în bilanț.

Pentru organizarea unei evidențe transparente în programul Torgsoft, sunt delimitate clar noțiunile de monedă națională, monedă de achiziție, monedă de analiză și cursuri valutare.

• Moneda națională a sistemului — unitatea monetară principală în care se ține evidența financiară și a stocurilor, se calculează bilanțul întreprinderii, se efectuează operațiunile de casă și se emit bonurile fiscale (implicit — grivna).

• Moneda de achiziție (moneda documentului) — moneda în care furnizorul emite factura sau documentul de recepție a mărfurilor (de exemplu, USD sau EUR).

• Moneda de analiză — moneda (implicit — dolarul american) utilizată pentru analiza financiară și calcularea automată a echivalentului prețurilor de vânzare.

• Cursul valutar — raportul dintre valoarea unei monede străine și grivnă, înregistrat în sistem la o anumită dată.

Configurarea parametrilor în program

1. Stabilirea monedei naționale: în meniul Setări -> Parametri -> Evidență, în câmpul Monedă națională, se selectează «Grivnă».

2. Înregistrarea cursurilor valutare: în meniul Plată -> Curs valutar, se adaugă cursurile actuale de cumpărare și vânzare a valutelor. Cursurile sunt introduse din perspectiva antreprenorului (cursul de vânzare este cel utilizat pentru determinarea echivalentului prețului de comercializare).

3. Calcularea automată a echivalentelor: în meniul Setări -> Parametri -> Analiză financiară, puteți activa opțiunea Calculează automat echivalentul prețului de vânzare în moneda de analiză.

Procesul de recepție în depozit a mărfurilor achiziționate în valută străină presupune crearea unei facturi de intrare, înregistrarea cursului valutar de achiziție și calcularea prețului de vânzare cu amănuntul.

Instrucțiuni pas cu pas în Torgsoft

1. Crearea facturii de intrare. Deschideți meniul Document -> Recepția mărfurilor, creați un document nou și selectați furnizorul.

2. Stabilirea monedei și a cursului valutar. În câmpul Monedă, selectați moneda străină a facturii (de exemplu, Dolar). După aceasta va apărea câmpul Curs față de grivnă, în care se indică cursul din data recepției (sau se apasă butonul pentru preluarea celui mai recent curs din sistem).

3. Modul de introducere a prețurilor de achiziție. Pentru facturile în valută este disponibil parametrul Introducerea prețurilor de achiziție:

•   În moneda facturii: prețul de achiziție se introduce în valută, iar prețul în grivne se calculează automat la cursul facturii.

•   În moneda națională: prețul de achiziție se introduce în grivne (dacă documentele primare ale furnizorului sunt emise în grivne), iar prețul în valută se calculează conform cursului valutar.

4. Calcularea prețurilor cu amănuntul și angro. După introducerea prețului de achiziție, programul aplică procentul de adaos comercial stabilit pentru categoria de produse și calculează prețurile cu amănuntul și angro în grivne.

5. Importul mărfurilor din fișiere Excel. La importul unei facturi de intrare din Excel (meniul Document -> Recepția mărfurilor -> Import), pot fi importate atât prețurile de achiziție în valută, cât și echivalentele prețurilor cu amănuntul și angro. Dacă în fișier lipsește prețul în grivne, programul îl calculează pe baza echivalentului la cursul valutar al facturii de intrare.

În cazul achizițiilor internaționale, costul final al mărfurilor include nu doar prețul furnizorului, ci și cheltuieli suplimentare: taxe vamale, transport internațional și local, comisioane bancare pentru conversia valutară.

În programul Torgsoft, în fila Cheltuielile facturii din documentul de recepție sunt prevăzute trei tipuri de cheltuieli:

1. Cheltuieli financiare aferente facturii. Se introduc ca sumă în grivne sau în valută străină și se înregistrează printr-un document financiar separat (prin casă sau cont bancar). Dacă este selectată opțiunea Include în costul mărfii, programul distribuie proporțional această sumă între toate pozițiile facturii, majorând costul lor de achiziție înregistrat.

2. Cheltuieli în % din valoarea facturii (reduceri sau adaosuri). Se stabilesc ca procent din suma facturii.

3. Cheltuieli aferente mărfii în valută. Se introduc direct în valută. În funcție de modul de evidență, cheltuielile se împart în:

•   Include în costul mărfii: majorează costul suplimentar al fiecărei unități de marfă din stoc.

•   Include în decontările cu furnizorul: majorează datoria față de furnizor și se adaugă la prețul de achiziție.

•   Nu include: sunt luate în considerare ca cheltuieli financiare generale ale întreprinderii în analiza profitului.

După introducerea tuturor cheltuielilor, se execută acțiunea Recalculează prețurile din factură, care ajustează automat costurile de achiziție și prețurile cu amănuntul.

Dacă mărfurile sunt achiziționate în valută, dar vândute în grivne, fluctuațiile cursului valutar reduc profitul real atunci când prețurile cu amănuntul rămân neschimbate.

Pentru a reacționa rapid la modificarea cursurilor valutare fără editarea manuală a fiecărei fișe de produs, Torgsoft oferă instrumente de reevaluare automată.

Metoda 1. Modul «Calcularea prețurilor cu amănuntul și angro în funcție de adaosul comercial și cursul valutar»

Acest mod se află în meniul Depozit -> Calcularea prețurilor cu amănuntul și angro în funcție de adaosul comercial și cursul valutar.

Procedura pentru reevaluarea în masă:

1. Utilizați filtrele pentru a selecta un grup de produse (după categoria produsului, producător sau furnizor).

2. Selectați Metoda de calcul:

•   Pe baza prețului de achiziție: recalculează prețul de vânzare pornind de la prețul inițial de achiziție în valută, utilizând noul curs.

•   Pe baza prețului echivalent: recalculează prețul de vânzare pe baza echivalentului în valută înregistrat anterior. În fișa produsului, în fila Echivalentul prețului în valută, se indică prețul în valută (de exemplu, 25 USD) și se activează opțiunea Calculează întotdeauna. La modificarea cursului oficial sau a cursului de vânzare utilizat pentru analiză în sistem, prețul cu amănuntul al produsului în grivne se recalculează automat pe baza echivalentului valutar înregistrat.

3. Selectați Cursul valutar (Doar astăzi sau Cel mai apropiat).

4. Selectați Metoda de modificare a prețului:

•   Imediat: noile prețuri sunt aplicate imediat în evidența stocurilor.

•   Document de reevaluare: se creează un document de reevaluare care intră în vigoare după aprobarea de către conducător.

5. Apăsați Actualizează (F5). Programul va calcula noile prețuri cu amănuntul și angro și va afișa diferența față de prețurile actuale.

Metoda 2. Reevaluarea prin «Analiza stocurilor de mărfuri»

În meniul Analiză -> Analiza stocurilor de mărfuri, prin acțiunea Modificarea prețului sau a cursului de achiziție al mărfii  puteți modifica în masă cursul valutar de achiziție pentru stocurile de mărfuri ale furnizorului selectat. Programul creează automat documente de ajustare (retur către furnizor la cursul vechi și recepție la cursul nou), actualizând prețurile de achiziție și cele cu amănuntul.

Balanța mărfurilor și a mijloacelor bănești cu furnizorii este ținută în moneda în care a fost efectuată livrarea. Datoriile pot fi consultate în meniul Plată -> Soldul cu partenerii.

Scenarii și proceduri de decontare

Scenariul A. Plata în grivne pentru o factură în valută

În activitatea comercială, întreprinderile plătesc adesea furnizorilor în grivne, din contul bancar, la cursul valutar corespunzător echivalentului.

1. În meniul Depozit - Registrul facturilor de intrare, selectați furnizorul în filtru și găsiți factura de intrare dorită. Apăsați Înregistrează plata.

2. În formularul de înregistrare a plății, selectați Monedă - Grivnă și casa sau contul bancar corespunzător.

3. Introduceți suma în grivne. Suma echivalentă va fi calculată automat în moneda facturii.

4. Programul va înregistra automat suma în grivne în contul corespunzător și, simultan, va reduce datoria față de furnizor în moneda facturii cu echivalentul indicat.

Scenariul B. Cumpărarea valutei și plata dintr-un cont în valută

Dacă decontarea se efectuează direct în valută străină:

1. Dacă trebuie să înregistrați momentul conversiei banilor din grivne în valută, în meniul Plată - Schimb valutar indicați suma în grivne care se debitează din contul/casa în grivne, cursul de cumpărare și contul/casa în valută în care se înregistrează valuta achiziționată.

2. Pentru înregistrarea plății, în meniul Depozit - Registrul facturilor de intrare, selectați factura dorită, apoi casa sau contul bancar în valută și debitați suma în valută străină pentru plata furnizorului.

Metoda de calcul a costului selectată în meniul Setări -> Parametri -> Evidență determină modul în care fluctuațiile cursurilor valutare se reflectă asupra costului stocurilor rămase și a profitului brut.

Pentru monitorizarea sistematică a fluxurilor de mărfuri și bani în valută, Torgsoft oferă rapoarte analitice specializate:

1. Analiza vânzărilor de mărfuri primite în consignație de la furnizor (Analiză -> Analiza vânzărilor de mărfuri în consignație): permite consultarea volumelor de mărfuri primite, returnate și vândute, precum și a datoriei curente față de fiecare furnizor, separat pentru fiecare monedă de achiziție.

2. Raportul vânzărilor în valută (Raport -> Raportul vânzărilor în valută): afișează încasările în valută pe case și conturi bancare pentru perioada selectată, cu totaluri în valuta respectivă și echivalentul în grivne.

3. Analiza mișcării mărfurilor pe loturi de livrare (Analiză -> Analiza mișcării mărfurilor pe loturi de livrare): permite urmărirea mișcării unui anumit lot de marfă, de la achiziția la cursul valutar corespunzător până la vânzarea completă, cu calcularea încasărilor obținute și a veniturilor nete.

Concluzii

Evidența în valută străină în programul Torgsoft permite comercianților să îmbine cerințele legislației ucrainene privind decontările în grivne cu realitățile economice ale achiziției de mărfuri importate. Configurarea echivalentelor valutare, utilizarea funcțiilor de reevaluare automată în funcție de curs și gestionarea riguroasă a decontărilor cu furnizorii în moneda de achiziție garantează protejarea capitalului circulant împotriva riscurilor inflaționiste și asigură calcularea exactă a rezultatului financiar al magazinului.