Importul produselor și al rezultatelor inventarului: Excel, CSV și terminale de colectare a datelor

Încărcarea în masă a datelor este utilizată în două situații diferite: atunci când trebuie să recepționați mărfuri din lista de prețuri a furnizorului sau să transferați stocurile inițiale și atunci când trebuie să transmiteți într-o fișă de inventariere deschisă rezultatele numărării efective. Antreprenorii întreabă cel mai des de ce un fișier Excel arbitrar nu poate fi încărcat în fișa de inventariere, cum se configurează CSV sau TXT pentru terminalul de colectare a datelor, ce trebuie făcut cu codurile de bare deteriorate și caracterele incorecte, dacă mărfurile pot fi numărate cu mai multe dispozitive și cum pot fi evitate duplicatele la importul nomenclatorului.

Ce regim de import să alegeți

Inventarierea nu înlocuiește recepția mărfurilor. Stocurile inițiale trebuie înregistrate printr-o factură de intrare. Încărcarea lor în fișa de inventariere ca rezultat al numărării fizice este incorectă: aceasta amestecă introducerea mărfurilor în evidență cu ajustarea stocurilor deja existente în evidență.

De ce nu se poate încărca un fișier Excel arbitrar în fișa de inventariere

Regimul de lucru cu terminalul de colectare a datelor nu are un expert pentru asocierea coloanelor. Torgsoft citește fișierul conform regulilor stabilite în prealabil în profilul terminalului de colectare a datelor:

• ordinea și numărul coloanelor;

• tipul de date din fiecare coloană;

• caracterul separator;

• separatorul zecimal;

• prezența antetului;

• formatul codului de bare și al cantității;

• denumirea și formatul fișierului utilizate de dispozitivul sau aplicația concretă.

Prin urmare, simpla extensie .csv sau .txt nu face fișierul potrivit pentru import. De exemplu, dacă profilul așteaptă coloanele «Denumirea mărfii; Cod de bare; Cantitate», un fișier cu ordinea «Cod de bare; Cantitate; Preț» va fi citit incorect, chiar dacă se deschide corect în Excel.

Un tabel obișnuit poate fi pregătit manual și salvat ca CSV sau TXT numai dacă structura acestuia corespunde complet profilului actual al terminalului de colectare a datelor. Înainte de încărcarea în masă, fișierul trebuie verificat pe câteva mărfuri într-o fișă de inventariere de test.

Cum se configurează profilul terminalului de colectare a datelor

Profilul se creează în meniul Setări → Terminal de colectare a datelor → Terminal de colectare a datelor.

În acesta trebuie specificate:

1. Denumirea profilului.

2. Separatorul coloanelor.

3. Denumirea fișierului bazei de mărfuri.

4. Ordinea câmpurilor pentru exportul bazei de mărfuri în dispozitiv.

5. Ordinea câmpurilor pentru importul rezultatelor din dispozitiv.

6. Opțiunea «Fișierul de import conține anteturi de coloane», dacă primul rând nu conține date despre mărfuri.

Numărul și ordinea câmpurilor din fila Import documente trebuie să corespundă datelor transmise efectiv de terminal. Dacă fișierul conține trei coloane, iar în profil sunt descrise patru, datele se vor deplasa sau nu vor fi încărcate.

Profilul trebuie configurat o singură dată. După aceea, acesta este selectat în fișa deschisă prin Lucrul cu terminalul de colectare a datelor → Setări.

Cum se efectuează inventarierea cu terminalul de colectare a datelor sau cu smartphone-ul

1. Creați fișa

Creați fișa de inventariere, adăugați mărfurile necesare și deschideți-o. Înainte de începerea scanării, verificați centrul de evidență, depozitul, lista mărfurilor și regimul de blocare a vânzărilor.

2. Transferați baza de mărfuri în dispozitiv

În fișa deschisă executați acțiunea Lucrul cu terminalul de colectare a datelor → Încărcarea bazei de mărfuri în terminal. Torgsoft va genera fișierul conform profilului dispozitivului selectat.

Această etapă este necesară pentru ca terminalul sau aplicația să știe ce coduri de bare aparțin mărfurilor din fișă. Dacă o marfă are mai multe coduri de bare, în fișier pot fi incluse rânduri separate pentru fiecare dintre acestea.

3. Efectuați numărătoarea fizică

Angajatul scanează codurile de bare și indică cantitatea efectivă. În funcție de dispozitiv, cantitatea poate fi:

• mărită cu o unitate după fiecare scanare;

• introdusă manual după scanarea o singură dată a codului de bare;

• înregistrată în fișiere separate pentru diferite zone ale depozitului.

4. Generați fișierul cu rezultate

După finalizarea numărării, dispozitivul sau aplicația generează un fișier CSV sau TXT cu structura prevăzută de profilul său. Fișierul trebuie transferat pe computerul pe care funcționează Torgsoft.

5. Încărcați rezultatele în fișă

Deschideți fișa necesară și selectați Lucrul cu terminalul de colectare a datelor → Obținerea informațiilor din terminal. După selectarea fișierului, Torgsoft va completa coloana «Cantitate disponibilă» cu datele primite de la dispozitiv.

Înainte de închiderea fișei, verificați:

• dacă au fost încărcate toate rândurile;

• dacă nu există cantități zero sau disproporționat de mari;

• dacă toate codurile de bare au fost recunoscute;

• dacă nu au rămas mărfuri nenumărate;

• dacă totalul din fișier corespunde totalului de pe dispozitiv.

Inventarierea cu aplicația «Evidență și depozit»

Pentru acest scenariu, în instrucțiunea actuală este utilizat un fișier CSV.

În profilul Torgsoft se configurează:

• denumirea «Evidență și depozit»;

• separatorul ;

• fișierul bazei de mărfuri InventoryGoods.csv;

• pentru export: denumirea mărfii, codul de bare și cantitatea;

• pentru import: denumirea mărfii, codul de bare și cantitatea;

• opțiunea «Fișierul de import conține anteturi de coloane».

În aplicație trebuie selectat CSV ca format de import și export. După încărcarea InventoryGoods.csv, mărfurile din fișă vor apărea în aplicație. Apoi angajatul creează inventarierea, activează scanarea și selectează regimul de majorare a cantității cu o unitate.

După finalizarea numărării, aplicația generează fișierul de inventariere. Acesta este transferat pe computer și încărcat în fișa corespunzătoare prin Obținerea informațiilor din terminal.

Instrucțiuni detaliate privind inventarierea cu «Evidență și depozit»

Se poate efectua o singură inventariere cu mai multe dispozitive

Mai mulți angajați pot număra în paralel diferite zone ale depozitului, însă lucrul trebuie organizat astfel încât aceleași mărfuri să nu ajungă în mai multe fișiere fără control.

Procedura sigură:

1. Împărțiți magazinul sau depozitul în zone.

2. Atribuiți fiecărei zone un dispozitiv separat.

3. Nu permiteți suprapunerea mărfurilor între zone sau stabiliți din timp cum vor fi reunite pozițiile repetate.

4. Salvați fișierele fiecărui dispozitiv cu denumiri separate.

5. Încărcați-le succesiv în fișă.

6. După fiecare import, verificați cantitatea efectivă și jurnalul operațiunilor.

Înainte de o inventariere de amploare, trebuie testat importul a două fișiere mici care conțin același cod de bare. Prelucrarea pozițiilor repetate trebuie să corespundă setărilor profilului și formatului concret: nu trebuie să vă bazați pe însumarea automată până când aceasta nu a fost verificată în configurația de lucru.

Probleme frecvente la importul rezultatelor inventarierii

Fișierul nu se încarcă

Verificați:

• dacă este selectat profilul corect al terminalului de colectare a datelor;

• dacă numărul și ordinea coloanelor corespund setărilor profilului;

• dacă separatorul coloanelor și separatorul zecimal corespund;

• dacă nu au fost modificate denumirea sau formatul fișierului;

• dacă nu există rânduri tehnice goale înaintea datelor;

• dacă opțiunea «Fișierul de import conține anteturi de coloane» este configurată corect.

Nu deschideți și nu salvați CSV în Excel fără necesitate: Excel poate modifica separatorii, formatul numerelor și codurile de bare.

În locul denumirilor sunt afișate caractere incorecte

Cauza este neconcordanța codificării la generarea și citirea fișierului. Fișierul trebuie creat și citit în aceeași codificare. Nu îl salvați automat din nou în ANSI sau UTF-8 fără verificarea cerințelor dispozitivului concret: diferite terminale de colectare a datelor și programe de schimb pot utiliza reguli diferite.

Procedura practică de verificare:

1. Deschideți o copie a fișierului într-un editor care afișează codificarea.

2. Verificați în ce codificare a fost generat fișierul de către dispozitiv.

3. Comparați-o cu setările programului de schimb sau ale profilului.

4. După modificare, repetați testul pe câteva mărfuri.

Codurile de bare s-au transformat în numere mari sau au pierdut zerourile

Excel poate afișa un cod de bare lung în notație științifică sau poate elimina zerourile de la început. Codurile de bare și articolele trebuie păstrate ca text, nu ca numere.

Dacă fișierul este deja deteriorat, simpla schimbare a formatului celulei în «Text» nu restabilește întotdeauna cifrele pierdute. Trebuie să obțineți din nou fișierul original sau să restaurați valorile dintr-o sursă sigură.

Primul rând este interpretat ca marfă

Dacă fișierul conține denumirile coloanelor, activați în profilul terminalului de colectare a datelor opțiunea «Fișierul de import conține anteturi de coloane». Torgsoft va ignora primul rând și va începe să citească datele despre mărfuri din rândul următor.

Dacă nu există antet, opțiunea trebuie dezactivată, altfel prima marfă nu va fi încărcată.

Marfa nu este găsită după codul de bare

Verificați:

• dacă acest cod de bare există în fișa mărfii;

• dacă nu a fost modificat de Excel;

• dacă marfa este inclusă în fișa curentă;

• dacă acel cod de bare a ajuns în fișierul încărcat în terminalul de colectare a datelor;

• dacă valoarea nu conține spații sau caractere tehnice.

În timpul inventarierii, un cod de bare necunoscut nu trebuie utilizat pentru crearea automată a unei fișe complete de marfă. Mai întâi determinați dacă este vorba despre o marfă cu un cod de bare incorect, vechi sau suplimentar ori dacă poziția lipsește într-adevăr din nomenclator.

S-a încărcat doar o parte din rezultate

Mai întâi verificați ultimul rând încărcat cu succes. Cele mai frecvente cauze sunt:

• un rând deteriorat sau gol în interiorul fișierului;

• un tip de date incorect;

• un alt separator în unele rânduri;

• neconcordanța numărului de coloane;

• cod de bare în notație științifică;

• valoare text în coloana cantității;

• marfa lipsește din fișă.

Nu resetați imediat setările de import. Mai întâi salvați profilul actual și verificați fișierul. Dacă profilul este deteriorat sau nu corespunde formatului dispozitivului, creați un profil nou și testați-l pe o copie a datelor.

Cum se importă un fișier Excel arbitrar cu mărfuri

Dacă trebuie să încărcați lista de prețuri a furnizorului, o factură electronică, stocurile inițiale sau nomenclatorul dintr-un alt program, utilizați Document → Intrare marfă → Import.

Acest regim are un expert în care coloanele Excel pot fi asociate cu câmpurile Torgsoft. Este destinat fișierelor .xls și .xlsx, iar structura fișierului poate diferi de cea a altor furnizori.

Cum se pregătește Excel

• un rând trebuie să conțină o singură marfă;

• fiecare parametru trebuie plasat într-o coloană separată;

• nu utilizați celule îmbinate;

• eliminați subtotalurile, explicațiile și rândurile tehnice goale;

• setați codurile de bare și articolele în format text;

• păstrați cantitățile și prețurile în format numeric;

• verificați ce separator zecimal este utilizat;

• atribuiți coloanelor denumiri clare și unice.

Fișierul poate include denumirea, codul de bare, articolul, descrierea, tipul mărfii, producătorul, materialul, culoarea, mărimea, sezonul, cantitatea, prețul de achiziție, prețurile cu amănuntul și cu ridicata, reducerea și datele despre fotografii.

Cum se asociază coloanele

După selectarea fișierului, foii sau intervalului, accesați fila «Marfă» și, în dreptul fiecărui câmp Torgsoft, selectați coloana Excel corespunzătoare.

De exemplu:

Dacă un anumit parametru lipsește din fișier, câmpul poate fi lăsat necompletat și completat ulterior. Dacă întregul fișier aparține unui singur tip de marfă sau unui singur producător, nodul părinte corespunzător poate fi atribuit tuturor pozițiilor.

Cum găsește Torgsoft o marfă existentă

În setările de import se stabilesc parametrii de căutare. Aceștia pot fi denumirea, codul de bare sau o combinație de câmpuri. Ordinea căutării este importantă: de aceasta depinde dacă programul va actualiza fișa existentă sau va crea una nouă.

Pentru a evita duplicatele:

• utilizați un identificator stabil — în primul rând un cod de bare sau un articol corect;

• nu căutați doar după o denumire generală precum «Tricou»;

• verificați dacă în nomenclator nu există coduri de bare vechi sau suplimentare;

• nu modificați inutil parametrii de căutare înainte de un import repetat;

• importați mai întâi câteva rânduri de control.

Utilizați parametrul «Actualizează parametrii mărfii» numai dacă datele furnizorului trebuie să modifice fișele mărfurilor existente. În caz contrar, fișierul poate suprascrie nedorit denumirile sau alte caracteristici.

Cum se formează denumirile mărfurilor

Denumirea poate fi formată conform algoritmului stabilit în Setări → Parametri → Marfă → Denumire. Aceasta poate include tipul mărfii, producătorul, marca comercială, descrierea, culoarea, materialul, mărimea, sezonul sau articolul.

De aceea, coloanele fișierului trebuie asociate nu numai cu câmpul «Denumirea mărfii», ci și cu caracteristicile separate. Acest lucru asigură filtre corecte, căutarea și formarea stabilă a denumirilor după import.

Cum se calculează prețurile

Dacă fișierul conține prețul de achiziție, dar nu și prețul cu amănuntul, în setările de import se poate stabili procentul adaosului comercial. Torgsoft va calcula automat prețul de vânzare.

Metoda de formare a adaosului stabilește de unde preia programul procentul:

• din setările importului curent;

• din fișa mărfii existente;

• din tipul mărfii;

• din setările importului, dacă sursele precedente nu conțin o valoare.

Prețurile finale sunt influențate și de valuta documentului, cursul de schimb, TVA, reducerile și cheltuielile suplimentare ale facturii de intrare. Înainte de recepționare trebuie verificată nu doar coloana cu prețul din fișier, ci și parametrii documentului.

Dacă fișierul nu conține cod de bare, puteți activa «Generează coduri de bare proprii dacă lipsesc». Torgsoft va crea un cod de bare pentru poziția nouă.

Cum se importă fotografiile

Torgsoft acceptă importul în masă al fotografiilor mărfurilor. În fișier puteți:

• insera imaginea direct într-o celulă Excel;

• specifica un link HTTPS către fișier;

• specifica o cale locală către imaginea de pe disc.

Într-o singură celulă pot fi indicate mai multe linkuri sau căi, fiecare pe un rând nou. Înainte de import trebuie verificat dacă linkurile sunt accesibile, căile locale sunt corecte și imaginile nu au fost mutate.

Marfă nouă la lucrul cu terminalul de colectare a datelor

Comportamentul depinde de documentul în care se încarcă fișierul.

În factura de intrare

Importul din terminalul de colectare a datelor caută marfa după codul de bare. Dacă codul de bare nu este găsit, Torgsoft poate crea o poziție cu denumirea provizorie «Marfă nouă cod de bare» și cantitatea din fișier. După aceea trebuie să deschideți fișa și să completați denumirea, tipul mărfii, producătorul, prețul de achiziție și prețul cu amănuntul, precum și ceilalți parametri obligatorii.

O astfel de marfă nu trebuie recepționată fără verificare: un cod de bare necunoscut poate aparține unei poziții deja existente, al cărei cod nu a fost introdus sau a fost salvat incorect.

În fișa de inventariere

Scopul inventarierii este compararea cantității efective cu cea din evidență, nu crearea nomenclatorului. Dacă în timpul numărării este identificat un cod de bare necunoscut, mai întâi trebuie identificată marfa și corectată fișa acesteia sau înregistrată intrarea corespunzătoare. După aceea, marfa poate fi inclusă corect în fișă.

Articole care conțin cifre și litere

Excel și driverul său pot determina tipul coloanei după primele rânduri. Dacă unele articole sunt numerice, iar altele conțin litere, anumite valori pot să nu fie importate.

Pentru a evita acest lucru:

1. Înainte de import, setați întreaga coloană în format text.

2. Verificați ca valorile precum 440 și 78549-АР să fie salvate ca text.

3. Dacă driverul continuă să citească incorect coloana, salvați o copie a fișierului în TXT, deschideți-o din nou în Excel prin expertul de import și setați tipul «Text» pentru coloana problematică.

Lucrați cu o copie a fișierului pentru a nu pierde datele originale.

Verificarea după importul Excel

După încărcare, nu finalizați întregul document fără verificare. Mai întâi controlați:

• numărul rândurilor importate și omise;

• mărfurile pe care programul le-a identificat ca fiind noi;

• duplicatele după cod de bare, articol și denumire;

• mărfurile fără tip, producător sau sezon;

• prețurile de achiziție, cu amănuntul și cu ridicata;

• valuta, cursul, TVA, reducerea și cheltuielile facturii;

• zerourile inițiale din codurile de bare;

• fotografiile și caracteristicile;

• cantitatea și suma totală a documentului.

După importul reușit, Torgsoft creează o factură de intrare. Ulterior, marfa trebuie recepționată. Pentru stocurile inițiale utilizați documentul de intrare corespunzător, nu fișa de inventariere.

Diagnosticare rapidă: ce trebuie verificat mai întâi

Ce trebuie făcut înainte de o operațiune în masă

1. Creați o copie de rezervă a bazei de date.

2. Păstrați originalul nemodificat al fișierului furnizorului sau al rezultatelor terminalului de colectare a datelor.

3. Testați importul pe 5–10 poziții.

4. Comparați cantitatea, prețurile și codurile de bare înainte de înregistrarea documentului.

5. Încărcați întregul fișier numai după verificare.

6. După finalizare, salvați profilul de import funcțional pentru documentele următoare în același format.

Instrucțiuni conexe

• Importul mărfurilor din Excel: pregătirea fișierului, asocierea coloanelor și verificarea

• Configurarea importului din terminalul de colectare a datelor

• Inventarierea cu aplicația «Evidență și depozit»

• Intrarea mărfii din terminalul de colectare a datelor

• Diagnosticarea problemelor inventarierii mobile și ale terminalului de colectare a datelor