Cum să accepți un produs pentru reparații în garanție fără rambursare

Cum să primiți de la client un produs aflat în garanție (de exemplu, electronice sau aparate) după numărul de serie, să-l trimiteți furnizorului pentru reparație și să nu returnați imediat banii clientului până la decizia centrului de service?

Pentru organizarea unui astfel de proces în Torgsoft, nu trebuie să faceți imediat «Returul mărfii» standard, deoarece acest lucru va necesita automat returnarea banilor. În schimb, se utilizează un mod special de reparație, care permite primirea produsului, transferul lui către furnizor și așteptarea deciziei.

Pentru funcționarea completă a acestui algoritm în programul dvs., trebuie activate două opțiuni suplimentare cu plată: «Reparații și service în garanție» și «Evidența produselor aflate în garanție după numere de serie».

Pasul 1. Primirea produsului aflat în garanție de la client (fără returnarea banilor)

1. Accesați punctul din meniul principal Document — Reparație.

2. Apăsați butonul «Adăugați» pentru a crea o nouă fișă de reparație. Programul va atribui automat un număr de reparație.

3. Selectați clientul din nomenclator (dacă este un client nominal cu card de discount) sau introduceți manual numele complet și telefonul de contact.

4. În zona ferestrei «Produs în reparație», apăsați butonul «Adăugați».

5. Se va deschide o fereastră în care puteți găsi produsul scanând numărul lui de serie (dacă se utilizează evidența strictă în garanție după numere de serie) sau codul de bare.

6. Indicați motivul solicitării în câmpul «Descrierea problemei» pe baza explicațiilor clientului și completați componența setului (de exemplu, «în cutie, cu cablu»).

7. Salvați înregistrarea cu butonul «Salvați».

8. Programul va atribui automat acestui document starea «Primit în reparație».

9. Apăsați butonul «Tipărire recipisă de reparație» și oferiți documentul tipărit clientului ca confirmare că ați preluat echipamentul. În această etapă, banii nu se eliberează din casă.

Pasul 2. Trimiterea produsului către furnizor sau centrul de service 

Pentru ca în program să fie înregistrat faptul că produsul nu se află fizic în magazinul dvs., acesta trebuie transferat:

1. Selectați reparația creată și apăsați grupul de acțiuni «Transferă reparația».

2. Apăsați butonul «Transferă la centrul de service».

3. În fereastra care se deschide, indicați contrapartida (centrul de service sau furnizorul dvs.) către care trimiteți echipamentul. De asemenea, puteți indica numărul AWB Nova Poshta, dacă trimiteți produsul prin poștă.

4. După aceasta, în coloana reparației va apărea o pictogramă specială , care indică faptul că produsul se află în centrul de service. De asemenea, puteți adăuga manual o stare nouă a reparației — de exemplu, «Trimis în reparație».

Pasul 3. Returnarea produsului din centrul de service și decizia finală 

Când furnizorul vă va returna produsul sau vă va oferi concluzia, trebuie să readuceți echipamentul în sistemul magazinului:

1. Apăsați butonul «Returnare din centrul de service»   și indicați centrul de evidență (magazinul) în care produsul este returnat.

2. În continuare, acțiunile dvs. depind de decizia centrului de service:

• Scenariul A. Produsul a fost reparat. Schimbați starea în cea corespunzătoare (de exemplu, «Gata») și înmânați dispozitivul clientului.

• Scenariul B. Produsul nu poate fi reparat. Selectați reparația și schimbați starea produsului în «Produsul aflat în garanție nu poate fi reparat». După setarea acestui statut, în program vor deveni active butoane speciale pentru soluționarea situației:

• Varianta 1. Schimbul produsului. Dacă clientul este de acord cu înlocuirea, apăsați butonul «Schimbul produsului». Programul vă va cere să introduceți numărul de serie al unui nou dispozitiv identic, care există în stocul dvs. După apăsarea butonului «Salvați», programul va genera automat (în fundal) trei documente: returul produsului defect de la client, returul numărului de serie defect către furnizor și vânzarea noului număr de serie către client. În acest caz, nu are loc nicio mișcare de bani prin casă.

• Varianta 2. Returnarea banilor. Dacă clientul dorește să-și primească banii înapoi, apăsați butonul «Returnează banii clientului și returnează produsul furnizorului». Programul va schimba statutul reparației și va genera automat două documente de depozit: documentul de retur al produsului de la client (pentru ca să îi puteți da banii din casă) și documentul de retur al produsului defect către furnizor.