Clientul a plătit cu cardul, iar vânzarea a fost înregistrată corect în Torgsoft. După câteva zile, acesta returnează produsul, dar terminalul bancar nu procesează rambursarea. În această situație, antreprenorul trebuie să înțeleagă dacă problema ține de operațiunea de rambursare, de configurarea terminalului sau de Persoană fizică autorizată și contul bancar prin care trebuie efectuată rambursarea.
Ce este un comerciant (merchant) și ce legătură are cu rambursarea?
Un comerciant (merchant) este un identificator al comerciantului în terminalul bancar. Mai simplu spus, acesta ajută banca să stabilească pentru care antreprenor și în ce cont bancar se efectuează o tranzacție cu cardul.
În Torgsoft, identificatorul comerciantului este asociat cu contul bancar corespunzător. Dacă într-un magazin activează o singură Persoană fizică autorizată și există un singur cont bancar, casierul de obicei nici nu observă acest lucru. Dacă există mai multe persoane fizice autorizate sau conturi, alegerea corectă a comerciantului devine importantă.
Totuși, nu fiecare terminal necesită un comerciant separat pentru rambursări. În unele integrări, banca utilizează operațiuni separate «Plată» și «Rambursare», iar în altele, în Torgsoft se configurează un singur tip de operațiune «Plată_Rambursare». Acest lucru depinde de bancă, de modelul terminalului și de metoda de conectare.
De ce plata funcționează, dar rambursarea nu?
Pentru bancă, vânzarea și rambursarea sunt două operațiuni diferite.
La vânzare, banca trebuie să accepte banii clientului și să îi crediteze în contul antreprenorului. La rambursare, banca trebuie să identifice tranzacția inițială cu cardul și să transfere banii înapoi. Pentru aceasta pot fi utilizate datele plății inițiale, inclusiv RRN — numărul de referință al tranzacției bancare.
Prin urmare, faptul că un client poate plăti fără probleme cu cardul nu înseamnă că rambursările sunt deja configurate corect pe terminal.
De exemplu, pentru terminalele PrivatBank, documentația Torgsoft descrie o operațiune separată de rambursare: informațiile despre comercianții disponibili pot fi obținute direct de la terminal, inclusiv despre comerciantul pentru rambursări. Pentru alte integrări, procedura poate fi diferită.
Ce trebuie verificat dacă rambursarea nu este procesată?
Mai întâi, identificați vânzarea pentru care clientul returnează produsul și verificați în ce cont bancar a fost încasată plata inițială.
Apoi verificați, pe rând, următoarele:
-
Dacă în setările terminalului bancar există o operațiune care permite efectuarea rambursărilor.
-
Dacă această operațiune este asociată exact cu contul bancar în care a fost încasată plata inițială.
-
Dacă pe terminal sunt înregistrați mai mulți comercianți — dacă este selectat cel corect.
-
Dacă banca permite rambursări pentru acest comerciant și dacă acesta este configurat corect pe terminal.
În Torgsoft există o funcție de obținere a informațiilor despre terminal, care permite vizualizarea comercianților înregistrați pe acesta. Este deosebit de utilă după înlocuirea terminalului, schimbarea băncii sau adăugarea unei noi Persoană fizică autorizată.
Dacă identificatorul comerciantului necesar nu există pe terminalul bancar, problema trebuie rezolvată împreună cu banca sau cu firma care asigură întreținerea terminalului.
Dacă în magazin activează mai multe persoane fizice autorizate
De exemplu, la aceeași casă, o parte dintre produse sunt vândute prin Persoană fizică autorizată A, iar altele — prin Persoană fizică autorizată B. Banca a înregistrat comercianți separați pentru fiecare antreprenor.
La vânzare, Torgsoft transmite tranzacția către contul bancar corespunzător. Însă, dacă rambursarea pentru a doua Persoană fizică autorizată nu este configurată sau terminalul selectează alt comerciant, plățile pot fi procesate normal, în timp ce rambursările sunt respinse.
În cazul anumitor tipuri de conectare, dacă pe terminal sunt înregistrați mai mulți comercianți și nu este indicat unul anume, terminalul încearcă să îl determine automat. Documentația Torgsoft precizează că acest lucru poate duce la efectuarea unei operațiuni incorecte sau la neexecutarea acesteia.
De aceea, după adăugarea unei noi Persoană fizică autorizată, nu este suficient să verificați doar o vânzare de test. Este recomandat să efectuați imediat și o rambursare de test pentru o sumă mică.
Eroarea «Suma rambursării depășește suma plății»
Această situație este descrisă separat pentru utilizarea programului Bonus+ de la PrivatBank.
Dacă achiziția a fost procesată printr-un comerciant Bonus+, suma efectiv creditată antreprenorului poate fi diferită de suma transmisă de Torgsoft pentru rambursare. În acest caz, terminalul poate afișa mesajul că suma rambursării depășește suma plății.
Instrucțiunile Torgsoft prezintă, ca una dintre soluțiile posibile, înregistrarea unui al doilea comerciant fără Bonus+ pentru astfel de operațiuni.
Așadar, această eroare nu înseamnă neapărat că angajatul a înregistrat incorect returnarea produsului. Trebuie verificat comerciantul bancar prin care a fost efectuată plata inițială.
Comerciantul este corect, dar terminalul tot nu procesează rambursarea
Este posibil ca problema să nu fie legată de comerciant.
Pentru unele terminale bancare, înainte de rambursare, Torgsoft poate solicita terminalului să citească mai întâi cardul clientului. Această setare se numește «Citirea preliminară a cardului la rambursare».
Dacă terminalul afișează o eroare în această etapă și rambursarea nu poate fi finalizată, Torgsoft permite dezactivarea citirii preliminare. În acest caz, terminalul bancar verifică direct cardul în timpul rambursării. Modificarea acestei setări este recomandată numai după confirmarea faptului că problema apare exact în această etapă.
De asemenea, unele terminale pot solicita, în timpul rambursării, date suplimentare din tranzacția inițială cu cardul. Aceasta este o particularitate normală a anumitor bănci sau terminale și nu indică neapărat o defecțiune a Torgsoft.
Ce faceți dacă terminalul a rambursat deja banii, dar Torgsoft afișează o eroare?
În această situație, nu inițiați din nou rambursarea prin terminal.
Mai întâi verificați bonul sau altă confirmare a operațiunii bancare. Dacă banca a returnat deja banii clientului, o comandă repetată poate duce la o a doua rambursare.
În Torgsoft puteți finaliza separat înregistrarea contabilă a unei operațiuni bancare deja efectuate: la înregistrarea returului, nu trimiteți din nou comanda către terminal, ci introduceți datele operațiunii efectuate. Acest scenariu este prevăzut în documentația programului.
Dacă nu sunteți sigur că banii au fost deja rambursați, verificați mai întâi operațiunea la bancă și apoi continuați înregistrarea în Torgsoft.
Rambursarea prin POS și bonul PCM
Rambursarea plății cu cardul și înregistrarea returului de marfă în evidența contabilă sunt acțiuni legate între ele, dar distincte.
Trebuie să verificați două rezultate:
-
banca a rămbursat cu succes banii clientului;
-
returul produsului a fost înregistrat corect în Torgsoft și, dacă se utilizează PCM, a fost emis bonul fiscal corespunzător.
Dacă operațiunea bancară a fost deja efectuată, nu trebuie repetată doar pentru că etapa următoare din program nu a fost finalizată.
Ce trebuie reținut
Dacă plățile prin POS funcționează, dar rambursările nu, verificați mai întâi configurarea operațiunii de rambursare, nu vânzarea în sine: plata inițială → contul bancar → comerciantul corect → posibilitatea efectuării rambursării pe terminal.
Pentru o bancă poate fi necesar un comerciant separat pentru rambursări, iar pentru alta — un comerciant comun «Plată_Rambursare». Dacă în magazin activează mai multe persoane fizice autorizate sau există mai mulți comercianți, fiecare variantă de plată și rambursare trebuie verificată separat.
Reveniți la pasul anterior