După ștergerea unui produs, suma din PCM și cea din documentul financiar diferă: cum să verificați vânzarea și să corectați diferența

În modul «Vânzare», casierul formează coșul cumpărătorului, adaugă și șterge produse, aplică reduceri și trece la plată. Dacă cumpărătorul renunță la unul dintre produse chiar înainte de achitare, componența coșului se modifică deja la sfârșitul operațiunii. Anume în astfel de situații antreprenorii îi întreabă pe specialiștii Torgsoft: de ce în bonul fiscal PCM apare o sumă, iar în documentul financiar al programului — alta; cum se poate stabili ce produs a fost șters înainte de plată; ce date a primit efectiv Serviciul Fiscal de Stat; dacă suma poate fi pur și simplu corectată în Torgsoft; ce trebuie făcut dacă bonul fiscal în sine este deja incorect; și cum poate fi verificată operațiunea dacă plata a fost efectuată prin terminal bancar.

Ce trebuie comparat exact

O singură vânzare în Torgsoft corelează mai multe tipuri de date. Pentru identificarea diferenței, este important să nu fie tratate ca un singur document.

Vânzarea înregistrează ce produse au fost efectiv vândute: nomenclatura, cantitatea, prețul, reducerile și suma finală a produselor.

Documentul financiar reflectă mișcarea banilor în Torgsoft: cât a plătit cumpărătorul și unde a înregistrat programul plata — în casa de numerar sau în contul curent corespunzător.

Bonul fiscal PCM — este documentul înregistrat de serverul fiscal al Serviciului Fiscal de Stat. Dacă bonului i-a fost atribuit un număr fiscal, anume aceste date au fost primite de autoritatea fiscală.

Operațiunea terminalului bancar — este o tranzacție bancară separată. Aceasta arată ce sumă a fost efectiv debitată de pe cardul cumpărătorului.

Prin urmare, mesajul «sumele nu coincid» nu indică încă unde se află datele incorecte. Mai întâi trebuie comparate toate documentele aceleiași operațiuni.

De exemplu:

În această situație, problema nu este în bonul fiscal și nici în plata cumpărătorului. Neconcordanța se află în evidența financiară internă din Torgsoft.

Dacă însă PCM a înregistrat de asemenea 1 050 UAH, scenariul de corectare va fi complet diferit.

De ce ștergerea unui produs chiar înainte de plată poate avea legătură cu o astfel de neconcordanță

În jurnalele de lucru cu clienții a fost înregistrată o solicitare în urma verificării căreia a fost creată sarcina nr. 199467 privind procesarea plății unei vânzări. În timpul testării a fost reprodusă următoarea situație: produsul începuse deja să fie șters din formularul «Vânzare», dar o parte dintre datele rândului încă rămâneau pe ecran; dacă în acel moment se apăsa F6 și se trecea la plată, putea fi creată o operațiune de casă pentru suma vânzării împreună cu produsul care era în curs de ștergere. În materialele de testare pentru versiunea 2022.4.7 este consemnat ulterior că acest defect a fost remediat.

Anume acest tip de situație stă la baza exemplului în care, după ștergerea unei poziții, componența vânzării și bonul conțin deja suma nouă, iar documentul financiar — suma anterioară.

În versiunile actuale Torgsoft, acesta nu ar trebui să fie un scenariu obișnuit

După remediere, Torgsoft blochează tastele rapide în timpul ștergerii produsului. Astfel, casierul nu ar trebui să poată deschide F6 înainte ca programul să finalizeze ștergerea poziției și recalcularea coșului. Această protecție este descrisă și în materialele actuale Torgsoft privind produsele anulate din vânzări.

Prin urmare, recomandarea «după ștergerea produsului trebuie neapărat să așteptați 1–2 secunde» este incorectă pentru versiunea actuală Torgsoft. Casierului îi este suficient să verifice componența finală a coșului și suma «De plată». Finalizarea operațiunii tehnice trebuie controlată de program.

Dacă suma anterioară ajunge totuși în documentul financiar în versiunea actuală, această situație trebuie analizată separat: trebuie verificată versiunea, documentele vânzării concrete și condițiile în care a apărut neconcordanța.

Din ce alte motive pot diferi sumele

Ștergerea produsului înainte de F6 — nu este singura cauză posibilă.

Procesul de plată nu s-a finalizat în toate etapele

Vânzarea constă din mai multe operațiuni consecutive. Pot fi create:

• documentul de vânzare;

• documentul financiar;

• bonul fiscal;

• tranzacția terminalului bancar.

Dacă în timpul achitării conexiunea la internet dispare, se întrerupe alimentarea cu energie electrică, programul nu mai răspunde sau nu primește răspuns de la un dispozitiv extern, o parte a operațiunii poate fi finalizată, iar alta — nu.

De exemplu, bonul poate fi deja înregistrat de Serviciul Fiscal de Stat, dar Torgsoft să nu fi finalizat procesarea locală a documentului.

Terminalul bancar a debitat banii, dar Torgsoft nu a primit confirmarea

În cazul plății cu cardul, debitarea banilor de către bancă și finalizarea vânzării în Torgsoft — sunt două evenimente diferite.

Prin urmare, dacă terminalul indică o plată reușită, iar Torgsoft a lăsat vânzarea nefinalizată, cardul cumpărătorului nu trebuie apropiat imediat din nou. Mai întâi trebuie verificată tranzacția bancară și starea bonului fiscal.

Documentul a fost modificat sau șters în program după fiscalizare

Bonul fiscal înregistrat la Serviciul Fiscal de Stat nu se modifică dacă utilizatorul editează sau șterge ulterior documentul asociat din baza de date locală.

Prin urmare, poate apărea următoarea situație:

• Serviciul Fiscal de Stat păstrează bonul de 1 050 UAH;

• în Torgsoft vânzarea a fost deja modificată la 720 UAH.

O astfel de neconcordanță nu mai poate fi corectată prin simpla editare a sumei locale: operațiunea fiscală trebuie analizată separat.

A fost selectată forma de plată greșită

Produsul și suma totală pot fi corecte, dar banii pot fi înregistrați greșit în Torgsoft:

• plata cu cardul a fost înregistrată ca plată în numerar;

• plata a fost alocată unui cont curent greșit;

• în cazul utilizării mai multor Persoane fizice autorizate, a fost selectată întreprinderea sau PCM greșit.

În acest caz trebuie verificată nu doar suma, ci și forma de plată, întreprinderea și contul de care este legat documentul financiar.

La aceeași casă lucrează mai multe Persoane fizice autorizate

Dacă produsele dintr-un singur coș aparțin unor întreprinderi diferite, Torgsoft distribuie vânzarea și plata între acestea.

După modificarea componenței coșului trebuie verificat:

• ce produs a rămas în vânzare;

• cărei întreprinderi îi aparține;

• prin ce PCM a fost format bonul;

• în ce cont curent a ajuns plata.

Ștergerea unui produs în sine nu ar trebui să provoace o distribuire incorectă în versiunea actuală. Însă, la identificarea unei neconcordanțe concrete, acest nivel trebuie verificat separat.

De unde să începeți verificarea

Regula principală: nu corectați documentele până când nu ați stabilit care dintre ele este incorect.

Nu trebuie să:

• ștergeți imediat documentul financiar;

• repetați vânzarea;

• tipăriți încă un bon fiscal;

• efectuați un retur;

• debitați din nou cardul cumpărătorului;

• modificați suma vânzării.

Mai întâi reconstituiți succesiunea reală a evenimentelor.

Pasul 1. Găsiți vânzarea concretă

Trebuie să înregistrați:

• data și ora exactă a vânzării;

• numărul vânzării;

• vânzătorul;

• punctul de vânzare;

• suma plătită efectiv de cumpărător;

• metoda de plată;

• numărul fiscal al bonului, dacă există;

• numărul sau detaliile tranzacției terminalului bancar în cazul plății cu cardul.

Dacă neconcordanța a fost identificată abia la sfârșitul zilei, începeți cu suma diferenței.

Apoi trebuie căutată vânzarea sau modificarea documentului exact pentru această sumă ori un produs cu valoarea de 330 UAH.

Pasul 2. Verificați ce a șters casierul din coș

În Torgsoft se poate înregistra ștergerea produselor din vânzare.

Parametrul «Înregistrarea ștergerii produsului din vânzare» se configurează în: Setări → Parametri → Acces.

Dacă este activat, la anularea unei poziții Torgsoft poate solicita indicarea motivului ștergerii. Separat poate fi gestionată posibilitatea vânzătorului de a edita lista motivelor. De asemenea, pentru rolul de vânzător este prevăzută o restricție prin care angajatul nu poate șterge din vânzare un produs adăugat cu scanerul de coduri de bare.

Informațiile despre pozițiile anulate pot fi verificate în formularul «Produse anulate din vânzări». Aici sunt disponibile date despre:

• ora anulării;

• produs;

• cod de bare;

• cantitate;

• preț;

• vânzător;

• punct de vânzare;

• motivul ștergerii, dacă înregistrarea acestuia este configurată.

Acest lucru permite să răspundeți la întrebarea principală: cum arăta vânzarea înainte de ștergerea produsului și cum arată după aceasta.

Pasul 3. Verificați vânzarea propriu-zisă

Deschideți vânzarea problematică și verificați:

• lista produselor;

• cantitatea;

• prețul fiecărei poziții;

• reducerile;

• suma totală;

• întreprinderea din partea căreia a fost vândut produsul.

Trebuie stabilită suma pe care Torgsoft o consideră valoarea produselor efectiv vândute.

Dacă după ștergerea poziției în vânzare au rămas 720 UAH, aceasta este prima sumă de control.

Pasul 4. Verificați bonul fiscal PCM

Accesați: Setări → CM programabil → Analitică pentru CM programabil. Găsiți bonul după oră, numărul vânzării sau alte detalii.

Verificați:

• dacă documentul există în PCM;

• tipul acestuia;

• suma finală;

• forma de plată;

• numărul fiscal;

• starea expedierii.

Prezența numărului fiscal înseamnă că documentul de decontare a fost înregistrat de serverul fiscal.

Aceasta este limita esențială pentru acțiunile ulterioare: un bon înregistrat la Serviciul Fiscal de Stat nu poate fi corectat prin simpla editare a documentului Torgsoft.

Pasul 5. Verificați documentul financiar

Acum găsiți documentul financiar creat la plata acestei vânzări.

Comparați:

• suma;

• data și ora;

• casa sau contul curent;

• metoda de plată;

• întreprinderea;

• legătura cu vânzarea concretă.

Dacă vânzarea și bonul PCM sunt de 720 UAH, iar în documentul financiar sunt înregistrate 1 050 UAH, neconcordanța este deja localizată clar: produsele și operațiunea fiscală sunt corecte, iar mișcarea internă a banilor în Torgsoft este incorectă.

Pasul 6. În cazul plății cu cardul, verificați terminalul bancar

Trebuie verificat nu doar raportul Z zilnic al terminalului, ci tranzacția concretă.

Comparați:

• suma;

• ora;

• starea operațiunii;

• RRN sau alt identificator al tranzacției, dacă este disponibil;

• ultimele cifre ale cardului din documentul bancar, dacă sunt afișate.

După aceasta sunt posibile trei situații diferite:

Pasul 7. Verificați Protocolul acțiunilor utilizatorilor

Dacă din documente nu este clar cum a apărut diferența, utilizați Protocolul acțiunilor utilizatorilor.

Acesta nu este necesar pentru determinarea stării fiscale a bonului, ci pentru reconstituirea succesiunii acțiunilor operatorului:

• cine a lucrat cu vânzarea;

• când a modificat documentul;

• când a șters datele;

• ce acțiuni a efectuat înainte de plată.

O astfel de analiză este deosebit de utilă atunci când neconcordanța este identificată după câteva ore, iar vânzătorul nu mai ține minte succesiunea acțiunilor.

Cum să înțelegeți ce anume trebuie corectat

După verificare, este util să centralizați rezultatele într-un tabel simplu.

Să presupunem:

• cumpărătorul a achiziționat produse în valoare de 720 UAH;

• PCM a înregistrat un bon de 720 UAH;

• cumpărătorul a plătit efectiv 720 UAH;

• în documentul financiar Torgsoft sunt înregistrate 1 050 UAH.

În această situație, bonul fiscal nu trebuie corectat.

Nu trebuie efectuat un retur de 330 UAH cumpărătorului dacă acesta nu a plătit acești 330 UAH și nu a existat o vânzare fiscală pentru această sumă.

Trebuie adusă în concordanță evidența financiară internă din Torgsoft.

Înainte de corectare verificați:

1. dacă documentul financiar aparține într-adevăr acestei vânzări;

2. dacă nu există documente asociate;

3. dacă ziua de casă a fost deja închisă;

4. dacă suma nu a fost utilizată ulterior în alte operațiuni;

5. dacă PCM nu conține un alt bon pentru diferență.

Dacă neconcordanța a apărut în perioada curentă deschisă și utilizatorul înțelege exact legăturile dintre documente, aceasta se corectează prin mijloacele standard de evidență financiară Torgsoft.

Dacă ziua de casă este deja închisă, documentul are operațiuni asociate sau nu este clar de ce programul a creat suma incorectă, documentul financiar nu trebuie pur și simplu șters manual. Mai întâi salvați datele operațiunii și transmiteți-le suportului tehnic.

Motivul este simplu: ștergerea unui singur document local poate elimina diferența vizibilă din raport, dar în același timp poate afecta legăturile cu plata, ziua de casă sau alte documente.

Aceasta nu mai este doar o neconcordanță internă în Torgsoft.

Dacă serverul fiscal al Serviciului Fiscal de Stat a înregistrat un bon pentru o sumă incorectă, editarea locală a vânzării nu va modifica documentul deja înregistrat.

Pentru PCM, Serviciul Fiscal de Stat prevede două modalități de anulare a unei sume înregistrate eronat: formarea unui document de decontare pentru retur sau stornarea bonului anterior cu efectuarea ulterioară a operațiunii corecte. 

Când poate fi utilizată Stornarea

Pentru PCM, operațiunea «Stornare» se aplică numai ultimului bon și numai înainte de înregistrarea următorului document de decontare, inclusiv a unui nou bon fiscal sau raport Z.

Dacă după bonul incorect a fost deja înregistrat un alt document de decontare, bonul anterior nu mai poate fi stornat în acest mod. Pentru anularea sumei eronate se utilizează un document de decontare cu sumă negativă — bon de cheltuieli. 

Prin urmare, înainte de orice corectare trebuie verificată mai întâi Analitica PCM, fără a vă baza doar pe faptul că vânzarea incorectă a fost efectuată «astăzi».

Stornarea nu șterge bonul din istoric

Stornarea nu trebuie considerată o ștergere tehnică a documentului din Serviciul Fiscal de Stat.

PCM înregistrează o operațiune separată de Stornare, asociată numărului fiscal al documentului care este corectat. Astfel, istoricul operațiunilor se păstrează.

Anume de aceea nu trebuie încercat același rezultat prin ștergerea vânzării sau a documentului financiar în Torgsoft.

De exemplu:

• după ștergerea produsului, cumpărăturile costă 720 UAH;

• terminalul bancar a debitat 1 050 UAH;

• bonul PCM a fost format pentru 720 UAH.

Aici diferența de 330 UAH există nu doar în baza de date — cumpărătorului i-a fost debitată efectiv o sumă în plus.

Trebuie separat:

1. verificată tranzacția bancară;

2. stabilită procedura de returnare a sumei debitate în plus prin bancă sau terminal;

3. să nu se creeze o vânzare fictivă de produse de 330 UAH doar pentru ca sumele să «coincidă»;

4. verificat dacă nu a fost înregistrat un alt document fiscal pentru această sumă.

Returnarea bancară și corectarea documentului fiscal — sunt procese diferite. Unul nu trebuie înlocuit cu celălalt.

De exemplu:

• vânzarea după ștergerea produsului — 720 UAH;

• terminalul a debitat 720 UAH;

• bonul fiscal — 1 050 UAH.

În acest caz trebuie corectată operațiunea de decontare înregistrată, nu doar modificat documentul financiar.

Mai întâi se verifică dacă bonul incorect este ultimul. Dacă da — posibilitatea de Stornare este determinată de regulile PCM. Dacă după acesta a fost deja format următorul bon sau raportul Z — se utilizează un bon de cheltuieli conform procedurii Serviciului Fiscal de Stat. 

După corectarea fiscală trebuie verificat ca vânzarea, plata și evidența produselor să corespundă de asemenea operațiunii efective.

Acest lucru este deosebit de important în cazul întreruperilor conexiunii la internet sau al blocării programului după apăsarea butonului de plată.

Nu repetați vânzarea până când nu verificați:

• analitica PCM;

• existența numărului fiscal;

• starea documentului;

• plata efectivă prin terminal.

Dacă plata cu cardul a fost deja efectuată, o nouă încercare poate genera o a doua debitare. Dacă bonul a fost deja acceptat de Serviciul Fiscal de Stat, fiscalizarea repetată poate crea o a doua vânzare.

Prin urmare, în cazul unei stări incerte, succesiunea corectă este: bancă → PCM → Torgsoft → abia apoi decizia privind repetarea operațiunii.

Cum să controlați produsele pe care vânzătorii le șterg înainte de plată

Pentru magazinele în care casierul poate modifica independent coșul, este recomandabil să utilizați controlul integrat în Torgsoft.

Înregistrați motivele ștergerii

Activați: Setări → Parametri → Acces → Înregistrarea ștergerii produsului din vânzare.

Astfel, anularea unei poziții nu rămâne o acțiune neobservată. Programul înregistrează informațiile care pot fi analizate ulterior.

Acest lucru este util nu doar pentru identificarea neconcordanțelor tehnice. Proprietarul poate vedea dacă același vânzător are în mod repetat zeci de anulări după ce cumpărătorul a văzut deja suma de plată.

Limitați dreptul vânzătorului de a șterge un produs scanat

Pentru rolul «Vânzător» în Torgsoft poate fi setat parametrul «Vânzătorul nu poate șterge produsul».

În acest mod, vânzătorul nu poate șterge independent din vânzare un produs care a fost adăugat cu scanerul de coduri de bare; pentru modificarea bonului este necesară o altă organizare a accesului, de exemplu implicarea unui angajat responsabil. Această setare este descrisă în documentația de ajutor Torgsoft.

Pentru un magazin cu un număr mare de casieri, acest lucru simplifică și investigarea neconcordanțelor de casă: numărul modificărilor necontrolate ale coșului se reduce.

Ce trebuie să facă casierul după ștergerea unui produs

În versiunea actuală, algoritmul este simplu:

1. Ștergeți produsul care nu mai este necesar.

2. Asigurați-vă că poziția nu mai apare în coș.

3. Verificați suma finală de plată.

4. Abia după aceasta treceți la F6 și acceptați plata.

5. În cazul plății cu cardul, așteptați rezultatul operațiunii bancare.

6. Asigurați-vă că vânzarea este finalizată și bonul fiscal a fost format.

Nu este necesar să numărați intenționat secundele: pe durata ștergerii produsului, Torgsoft blochează tastele rapide pentru ca formularul de plată să nu primească suma anterioară a coșului.

Ce nu trebuie făcut atunci când este identificată o neconcordanță

Până la stabilirea cauzei, nu trebuie:

• să ștergeți vânzarea;

• să ștergeți documentul fiscal înregistrat;

• să creați un retur artificial pentru suma diferenței;

• să corectați un document financiar ales aleatoriu;

• să adăugați un produs în vânzare doar pentru egalizarea sumelor;

• să debitați din nou cardul;

• să fiscalizați din nou operațiunea dacă starea primului bon nu este cunoscută.

Logica de corectare trebuie să pornească de la operațiunea efectivă: ce produs a primit cumpărătorul, cât a plătit efectiv și ce sumă a înregistrat Serviciul Fiscal de Stat.

Ce date trebuie pregătite pentru suportul tehnic

Dacă situația a apărut în versiunea actuală Torgsoft, în special după ștergerea unui produs imediat înainte de F6, este important să nu distrugeți datele prin care poate fi reconstituită succesiunea acțiunilor.

Înainte de a contacta suportul, pregătiți:

1. numărul și data vânzării;

2. ora exactă sau aproximativă a operațiunii;

3. numele vânzătorului;

4. punctul de vânzare și locul de muncă;

5. suma vânzării;

6. suma documentului financiar;

7. suma bonului PCM;

8. numărul fiscal al bonului;

9. suma tranzacției bancare, dacă plata a fost efectuată cu cardul;

10. informațiile despre produsul șters înainte de plată;

11. versiunea Torgsoft;

12. dacă la casă lucrează o singură Persoană fizică autorizată sau mai multe întreprinderi;

13. dacă după această operațiune au mai fost emise alte bonuri fiscale;

14. dacă tura și ziua de casă au fost deja închise.

Nu ștergeți documentele problematice înainte de verificare dacă motivul neconcordanței nu este clar. Pentru analiza tehnică, legăturile dintre acestea și ora creării pot indica etapa la care sumele au început să difere.

Răspunsuri la întrebări frecvente

Dacă vânzarea, bonul fiscal și plata efectivă sunt de 720 UAH, iar suma de 1 050 UAH apare doar în documentul financiar, trebuie verificată procesarea locală a plății în Torgsoft. Nu este necesar să se efectueze returul sau stornarea bonului fiscal doar din cauza acestei neconcordanțe interne.

În versiunile vechi, un astfel de scenariu a fost înregistrat și testat în cadrul sarcinii nr. 199467. Acesta a fost remediat. În logica actuală Torgsoft, tastele rapide sunt blocate până la finalizarea ștergerii.

În acest scop se utilizează înregistrarea produselor anulate. În jurnal pot fi verificate produsul, cantitatea, prețul, ora, vânzătorul și motivul anulării, dacă este activat controlul corespunzător.

Nu ca metodă universală de corectare. Mai întâi trebuie să vă asigurați că bonul fiscal este corect, că documentul este într-adevăr inutil sau conține o sumă incorectă și că ștergerea acestuia nu va afecta operațiunile asociate și perioadele de casă deja închise.

Editarea locală a vânzării nu îl va modifica. Conform explicațiilor Serviciului Fiscal de Stat, suma eronată din PCM se corectează printr-un document de decontare pentru retur sau, dacă bonul incorect este încă ultimul și nu a fost înregistrat următorul document de decontare, prin Stornare urmată de efectuarea corectă a vânzării. 

Operațiunea de Stornare nu mai poate fi aplicată bonului anterior. Serviciul Fiscal de Stat indică anularea operațiunii eronate prin înregistrarea unei sume negative — formarea unui bon de cheltuieli. 

Succesiunea este următoarea: Vânzare → Bon PCM → Plata efectivă → Document financiar → Istoricul ștergerii produselor.

În cazul plății cu cardul, între PCM și documentul financiar se verifică suplimentar tranzacția terminalului bancar.

Principiul principal al corectării

După ștergerea unui produs, neconcordanța nu trebuie corectată prin egalizarea mecanică a cifrelor din rapoarte.

Mai întâi trebuie stabilite trei fapte: ce a cumpărat efectiv cumpărătorul → cât a plătit efectiv → ce a înregistrat Serviciul Fiscal de Stat.

După aceasta se stabilește ce nivel necesită corectare: vânzarea din evidența stocurilor, documentul financiar intern, operațiunea bancară sau bonul fiscal.

În versiunile actuale Torgsoft, apăsarea rapidă a tastei F6 în timpul ștergerii nefinalizate a produsului este deja protejată prin blocarea tastelor rapide. Prin urmare, repetarea vechiului scenariu în versiunea actuală este un motiv pentru a păstra documentele și a transmite vânzarea concretă pentru verificare tehnică, nu pentru a aplica tuturor acestor cazuri vechea recomandare privind o pauză înainte de plată.