În comerțul cu amănuntul și evidența de depozit apar frecvent situații în care produsul lipsește fizic de pe rafturi, dar continuă să figureze în program ca fiind în stoc. Acest produs „fantomă” denaturează datele analitice, blochează aprovizionarea și poate ascunde eventuale furturi.
Pentru rezolvarea acestei probleme, Torgsoft oferă un instrument de control al datei ultimei inventarieri pentru fiecare articol. Pot apărea următoarele întrebări:
„Cum pot verifica data la care un anumit produs a fost numărat ultima dată?”,
„Cum pot găsi articolele care figurează de luni întregi în stoc și nu au fost incluse niciodată într-o fișă de inventariere?”,
„Cum poate conducătorul să verifice dacă vânzătorii efectuează într-adevăr inventarierea produselor cu risc ridicat de furt?” și
„Ce trebuie făcut dacă programul indică o unitate în stoc, responsabilul de aprovizionare nu comandă un lot nou, iar produsul lipsește de la raft?”.
Mai jos vom explica detaliat cum puteți utiliza data ultimei inventarieri pentru a răspunde la aceste întrebări, a identifica produsele „pierdute” și a restabili ordinea în depozit.
Originea stocurilor „fantomă”: unde dispare produsul?
Diferențele dintre stocul real și evidența din program apar cel mai frecvent din cauza factorului uman. Produsul poate fi deteriorat, furat, poate ajunge sub un raft sau poate fi transferat accidental în alt depozit, dar în Torgsoft continuă să figureze o unitate în stoc.
Deoarece sistemul consideră că produsul este disponibil, responsabilul de aprovizionare nu creează o comandă nouă către furnizor, iar cumpărătorul nu îl poate achiziționa deoarece raftul este gol. Dacă magazinul efectuează inventarieri parțiale, pe rafturi sau pe anumite grupe de produse, astfel de articole problematice pot să nu ajungă ani întregi în fișele de inventariere, iar eroarea rămâne necorectată.
Soluția: coloana «Data inventarierii»
Pentru ca managerii să poată vedea situația completă și să identifice produsele neverificate, în Torgsoft este afișată data ultimei inventarieri.
Instrumentul funcționează astfel:
-
Înregistrarea datei. În tabelele în care pot fi conectate caracteristici dinamice, unice pentru fiecare centru de evidență, a fost adăugată posibilitatea de afișare a coloanei «Data inventarierii».
-
Independența față de starea fișei. În această coloană este înregistrată data ultimei inventarieri a unui anumit produs în depozitul selectat. Un avantaj important este că data se actualizează indiferent dacă fișa de inventariere a fost închisă definitiv sau dacă numărarea este încă în desfășurare.
Cum găsiți produsele care nu au fost verificate de mult timp (instrucțiuni pas cu pas)
Pentru a găsi produsele care nu au fost verificate de mult timp, trebuie să configurați afișarea și filtrarea în modul «Starea depozitului»:
Pasul 1. Configurarea vizibilității coloanei
-
Deschideți opțiunea din meniul principal Depozit — Starea depozitului.
-
Accesați setările de afișare a coloanelor tabelului folosind butonul „Setarea vizibilității coloanelor”.
-
Activați afișarea coloanei «Data inventarierii». În dreptul fiecărui produs veți vedea data exactă la care acesta a fost scanat ultima dată sau adăugat într-o fișă de inventariere.
Pasul 2. Utilizarea filtrului pentru identificarea articolelor „pierdute”
Pentru a găsi produsele care nu mai sunt controlate, utilizați Filtrul după produs:
-
Deschideți parametrii filtrului după produs.
-
Găsiți parametrul «Data inventarierii». Acesta este disponibil pentru filtrare dacă respectiva coloană este conectată la tabel și este activată setarea „Numai parametrii conectați la tabel”.
-
Specificați perioada. De exemplu, puteți filtra produsele a căror dată a inventarierii este necompletată, deoarece nu au fost verificate de la introducerea funcției, sau produsele a căror dată a inventarierii este mai veche de câteva luni.
După aplicarea filtrului, veți obține o listă pregătită cu produsele care figurează în stoc, dar nu au fost verificate fizic de mult timp.
Răspunsuri la întrebările principale ale antreprenorilor cu ajutorul acestui mod
Utilizarea coloanei «Data inventarierii» transformă inventarierea dintr-o scanare haotică a rafturilor într-un audit sistematic. Astfel, niciun articol nu rămâne neobservat, aprovizionarea este planificată pe baza stocurilor reale, nu a celor „fantomă”, iar posibilitățile de fraudă sau neglijență din partea personalului sunt reduse la minimum.
Reveniți la pasul anterior