Import zákazníkov z Excelu: ako preniesť celé mená, kontakty, bonusy a zľavové karty

Prechod na nový systém evidencie, spustenie programu od začiatku alebo zlúčenie viacerých databáz predajní do jednej — je bežná situácia v obchode, ktorá si vyžaduje zachovanie dlhoročnej histórie komunikácie so zákazníkmi. Režim importu zákazníkov bol vytvorený práve preto, aby bolo možné rýchlo a bez straty údajov preniesť existujúcu databázu vernostného programu z elektronických tabuliek do systému Torgsoft. 

Pri príprave na tento proces podnikatelia zvyčajne riešia praktické úlohy a kladú tieto otázky: 

Odpovede na tieto otázky sú zahrnuté vo flexibilných nastaveniach nástroja na import v Torgsoft. Nižšie si podrobne vysvetlíme, ako pripraviť a preniesť všetky kľúčové údaje o vašich zákazníkoch.

Aké údaje je možné preniesť z iných programov?

Mnohých zaujíma možnosť migrácie databázy z 1C, UkrSklad alebo iných systémov evidencie. Priamy prenos „z databázy do databázy“ nie je možný. Ak však váš predchádzajúci program umožňuje exportovať zoznam zákazníkov do súboru Excel, tieto údaje možno jednoducho importovať do Torgsoft.

Do Torgsoft je možné nahrať rozsiahle informácie o zákazníkovi: názov zákazníka (celé meno), čiarový kód vernostnej karty, percento zľavy, počiatočnú sumu na výpočet zľavy, sumu nahromadených bonusov, adresu, telefónne číslo, e-mailovú adresu, komentáre a typ vernostnej karty. Pre správny import musí byť dokument uložený vo formáte *.xls (Excel 97-2003) a bunky musia mať textový formát.

Prenos mien, telefónnych čísel a kontrola jedinečnosti (ochrana pred duplicitami)

Mená a celé mená.

Program umožňuje flexibilnú prácu s menami zákazníkov. Meno môžete importovať ako jeden riadok do poľa "Názov zákazníka" alebo môžete použiť samostatné polia "Priezvisko", "Meno" a "Meno po otcovi" a priradiť ich k príslušným stĺpcom v súbore Excel.

Ako program rozlišuje zákazníkov s rovnakými menami?

V minulosti vznikali otázky týkajúce sa jedinečnosti zákazníkov, preto bol algoritmus vylepšený. Hlavným poľom, ktoré spolu s názvom zákazníka a regiónom určuje jeho jedinečnosť, je teraz telefónne číslo. To znamená, že môžete importovať zákazníkov s úplne rovnakými celými menami a program im vytvorí samostatné karty, ak majú odlišné telefónne čísla.

Aktualizácia existujúcej databázy.

Ak importujete aktualizovaný zoznam zákazníkov do databázy, v ktorej sa už tieto osoby nachádzajú, program nevytvorí duplicity. Na formulári "Import" stačí začiarknuť možnosť "Prepísať informácie o zákazníkovi". Ak sa zákazník nájde, jeho údaje sa jednoducho aktualizujú novými hodnotami zo súboru.

Staré a nové čiarové kódy vernostných kariet

 Ak zákazníci už majú vernostné karty. Súbor Excel musí obsahovať stĺpec s čiarovými kódmi, ktorý priradíte k poľu "Čiarový kód" v Torgsoft. Dôležitá poznámka: štandardný čiarový kód EAN-13 pozostáva z 13 číslic, pričom posledná číslica je kontrolná. Torgsoft generuje a uchováva 12 významových číslic čiarového kódu zákazníka. Ak sa pokúsite importovať alebo naskenovať všetkých 13 číslic a v nastaveniach nie je povolené uchovávanie kontrolnej číslice, program môže zobraziť hlásenie "Kód zákazníka nie je jedinečný" alebo zákazníka nenájde. V takom prípade môže byť potrebné odstrániť zo súboru 13. číslicu.

 Ak čiarové kódy neexistujú (generovanie nových). Podnikatelia sa často pýtajú, čo robiť, ak už majú vytvorenú databázu, napríklad z internetového obchodu, ale plastové karty ani čiarové kódy ešte neexistujú. Torgsoft umožňuje importovať zoznam zákazníkov z Excelu úplne bez uvedenia čiarového kódu. Program počas importu automaticky vygeneruje jedinečný 12-miestny čiarový kód pre každého nového zákazníka. Neskôr môžete rozsah vygenerovaných kódov odovzdať tlačiarni na výrobu plastových kariet alebo ich použiť na distribúciu elektronických vernostných kariet.

Zachovanie statusov: prenos bonusov, kumulovaných súm a percenta zľavy

Aby vaši stáli zákazníci pri prechode na Torgsoft neprišli o svoje výhody, je potrebné správne preniesť finančné ukazovatele:

1. Typ vernostného systému. Pri nastavovaní importu môžete v poli "Spôsob výpočtu zľavy" nastaviť spoločný algoritmus pre celý zoznam: "Kumulatívna", "Pevná" alebo "Bonusový systém".

2. Kumulované sumy nákupov. Ak mal zákazník predtým kumulatívnu zľavu a už nakúpil napríklad za 10 000 UAH, túto sumu je potrebné preniesť do stĺpca v Exceli, ktorý následne priradíte k poľu "Počiatočná suma na výpočet zľavy". Podľa tejto sumy program určí, na akej úrovni zľavy sa zákazník aktuálne nachádza, a pri nasledujúcom nákupe okamžite zohľadní percento zľavy, na ktoré má nárok.

3. Zostatok bonusov. Počet nevyužitých bonusov sa prenesie z Excelu priradením príslušného stĺpca k poľu "Bonusy" alebo "Suma bonusov" v nastaveniach importu.

4. Percento zľavy. Ak má zákazník pevne stanovené percento zľavy, napríklad VIP zákazník, načíta sa zo stĺpca "Zľava %".

Stručný postup práce v programe

1. Uložte pripravený zoznam zákazníkov vo formáte Excel (xls) a skontrolujte, či majú údaje textový formát.

2. Otvorte program Torgsoft a prejdite do ponuky Marketing -> Zákazníci -> Import.

3. V zobrazenom okne kliknite na "Zdroj údajov" a vytvorte pripojenie k súboru Excel.

4. Na karte "Nastavenia importu" vyberte tabuľku a na karte "Tovar" (v tomto kontexte — polia zákazníka) priraďte názvy stĺpcov zo súboru Excel k príslušným poliam programu Torgsoft (celé meno, telefón, čiarový kód, počiatočná suma a podobne).

5. V prípade potreby aktivujte možnosť "Prepísať informácie o zákazníkovi" a kliknite na "Uložiť".

Ak venujete minimum času príprave tabuľky a jednorazovému nastaveniu šablóny importu, môžete preniesť celú históriu zákazníkov do Torgsoft a zachovať ich vernosť od prvého dňa práce v novom systéme.