Hotovosť v pokladni: oficiálne vklady, výbery a opravy chýb pre nadchádzajúci deň pokladne

Práca s hotovosťou si vyžaduje absolútnu presnosť, v praxi sa však podnikatelia často stretávajú s rozdielmi medzi skutočnou hotovosťou v pokladni, údajmi v programe Torgsoft a výkazmi pRP. Najčastejšie požiadavky na technickú podporu súvisia s nemožnosťou vybrať peniaze pre chybu «suma výberu je vyššia ako dostupná suma», nejasnosťami pri vložení drobných na vydávanie, ako aj s kritickým zablokovaním pokladne pre chybu «pokladničný deň je uzavretý budúcim dátumom». Tieto úzke, ale veľmi nepríjemné problémy okamžite zastavia predaj a vyžadujú cielené úpravy databázy alebo hlbšie pochopenie logiky služobných pokladničných operácií.

Služobné vklady a výbery: hlavné pravidlá a príčiny rozdielov

Služobný vklad (napríklad drobné na vydávanie na začiatku zmeny) a služobný výber hotovosti sa môžu vykonávať buď výlučne v účtovnom systéme Torgsoft, alebo súčasne s odoslaním údajov daňovému úradu cez pRP. Rozdiely najčastejšie vznikajú pre porušenie postupnosti krokov pokladníka alebo pre zámenu typov platieb.

1. Chyba: «Na služobný vklad peňazí je potrebné otvoriť zmenu na pRP.»

Táto situácia vzniká ráno, keď sa pokladník snaží vložiť drobné do pokladne ešte pred otvorením zmeny. V protokole činností používateľov sa to zaznamená ako pokus vykonať operáciu «Vložiť peniaze do pokladne» pred skutočným otvorením zmeny na pRP.

Ako je to správne? Najprv vždy otvorte zmenu na pRP a až potom vykonajte služobný vklad cez tlačidlo «Vložiť peniaze do pokladne» (so zapnutým označením fiškalizácie). Ak vytvoríte bežný «Príjmový pokladničný doklad» bez fiškalizácie, ovplyvní iba zostatok v Torgsoft, ale nezaznamená sa v pRP.

2. Chyba: «Suma výberu je vyššia ako aktuálna suma hotovosti zaregistroaná za zmenu na pRP.»

Pokladník sa snaží vykonať inkaso alebo služobný výber, ale program túto akciu zablokuje. Znamená to, že vo fiškálnej pokladni pRP je menej hotovosti, než sa pokúšate vybrať. Prečo sa to stáva:

• Bol uskutočnený predaj nefiškálneho tovaru, ktorý zvýšil hotovosť v Torgsoft, ale tieto peniaze neprešli cez daňový úrad.

• Platba prešla cez bankový terminál (bezhotovostne), ale pokladník sa omylom pokúša vybrať túto sumu ako hotovosť.

• Na začiatku dňa sa zabudlo na služobný vklad drobných na vydávanie.

Ako opraviť rozdiel:

Ak sa zostatok v Torgsoft a pRP nezhoduje, vyrovnanie sa robí vytvorením finančných dokladov.

• Ak chcete pridať hotovosť v Torgsoft aj v pRP, je potrebné vytvoriť príjmový pokladničný doklad na vloženie peňazí (napríklad v mene majiteľa) a povinne zaškrtnúť možnosť «Vykonať operáciu cez fiškálny registrátor».

• Ak je potrebné sumu upraviť iba v Torgsoft (pretože suma v pRP je už správna), toto zaškrtnutie musí byť vypnuté. To isté platí aj pri vytvorení výdavkového pokladničného dokladu na manuálne odstránenie nadbytočných peňazí z evidencie programu.

Problém: «Uzavretý pokladničný deň» (vrátane budúceho dátumu)

Znakom toho, že pokladničný deň je uzavretý, je ikona zámku pri dátume vo formulári «Súhrn pokladne». V uzavretý pokladničný deň nie je možné robiť žiadne zmeny, uskutočňovať predaje ani vytvárať finančné doklady.

Najkritickejšia je situácia, keď je pokladničný deň uzavretý budúcim dátumom. Zvyčajne sa to stáva pre chybu systémového času v počítači (napríklad dátum sa posunie o mesiac dopredu), následne sa vykoná predaj alebo finančný doklad, potom sa dátum vráti na aktuálny, ale program už zaznamenal uzavretie budúceho dňa. Program Torgsoft automaticky uzatvára predchádzajúci pokladničný deň prvou pokladničnou operáciou nasledujúceho dňa.

Ako obnoviť prácu pokladne:

1. Prejdite do hlavného menu Platba -> Súhrn pokladne.

2. Vymažte obdobie dátumov v ľavom hornom rohu okna (pomocou tlačidla krížik), aby program zobrazil úplne všetky pokladničné dni vrátane chybných budúcich období.

3. Nájdite dni s budúcim dátumom, pri ktorých je ikona zámku.

4. Označte tieto dni a stlačte tlačidlo «Zrušiť uzavretie pokladničného dňa». Zámok by mal zmiznúť.

5. Vyhľadanie a zmena dátumov: ak boli v budúcom období omylom vytvorené doklady predaja alebo pokladničné doklady, treba ich nájsť a zmeniť ich dátum na správny (aktuálny) alebo ich odstrániť, ak boli vytvorené náhodne.

6. Po oprave dátumov všetkých dokladov nezabudnite stlačiť tlačidlo «Prepočítať pokladničný deň» vo formulári súhrnu, aby program vypočítal správny zostatok na začiatku a na konci dňa.

7. Po prepočte treba nadbytočné (prázdne) pokladničné dni s budúcim dátumom odstrániť.

Podobným situáciám v budúcnosti pomôže predísť dôsledná kontrola správnosti dátumu a času (a časového pásma) v počítači, ktorý slúži ako server databázy.