Sprievodca pokladníka: uskutočnenie predaja, výber spôsobu platby, zmiešané platby a vyhýbanie sa chybám

Tento podrobný návod vám pomôže správne vykonávať predaj tovaru v programe Torgsoft, vyhnúť sa nejasnostiam s pokladňami a typmi platieb a rýchlo reagovať na neštandardné situácie s terminálom alebo pRP.

Etapa 1. Vytvorenie dokladu a výber Živnostník / pRP

1. Otvorte formulár predaja: prejdite do položky menu «Dokument» — «Predaj».

2. Identifikujte zákazníka: ak má zákazník zľavovú kartu, naskenujte jej čiarový kód do poľa «ČK/Art.» alebo vyhľadajte zákazníka ručne pomocou tlačidla «Výber zákazníka».

3. Pridajte tovar: naskenujte čiarový kód tovaru alebo ho vyberte zo skladu.

4. Skontrolujte typ dokladu (farbu štvorčeka): venujte pozornosť štvorčeku v ľavom hornom rohu formulára «Platba».

•    Zelený štvorček: fiškálny tovar pôjde na pRP (fiškálny doklad), nefiškálny — na bežnú tlačiareň.

•    Červený štvorček: všetok tovar bude predaný ako nefiškálny (bežný tovarový doklad). Farbu môžete zmeniť kliknutím myšou alebo kombináciou CTRL+F12.

5. Výber Živnostník (ak máte na jednej pokladni viacerých podnikateľov): pred platbou si vždy skontrolujte, ktorý podnikateľský subjekt je vybraný. Ak sú do dokladu pridané tovary rôznych podnikateľov, program pri stlačení tlačidla platby automaticky rozdelí predaj na niekoľko dokladov (samostatne pre každého Živnostník). Ak prijímate bezhotovostnú platbu, program ponúkne výber zúčtovacieho účtu pre každého Živnostník samostatne.

Etapa 2. Platba (Hotovosť, Karta, Zmiešaná)

Stlačte tlačidlo Zaplatiť (F6). Zobrazí sa okno platby.

• Scenár A. Hotovosť. Zadajte sumu, ktorú vám dal zákazník, do poľa «Prijaté». Program automaticky vypočíta výdavok. Stlačte «Zaplatiť».

• Scenár B. Banková karta. Zaškrtnite možnosť «Bezhotovostná platba». Vyberte správny zúčtovací účet potrebného Živnostník. Uistite sa, že je zaškrtnutá možnosť «Používať spojenie s bankovým terminálom» (ak je terminál pripojený k programu), a stlačte «Zaplatiť». Požiadavka sa automaticky odošle na terminál.

Scenár C. Zmiešaná platba (Karta + Hotovosť). Ak chce zákazník časť zaplatiť kartou a časť v hotovosti, vyberte bezhotovostnú platbu pre sumu platenú kartou a zvyšok uveďte ako hotovosť.  Dôležité: pri zmiešanom type platby sa výdavok na kartu vo fiškálnom doklade nezobrazí.

Etapa 3. Typické chyby pokladníka pri platbe a ich oprava

• Chyba 1. Karta prešla ako hotovosť. Zabudli ste zaškrtnúť možnosť «Bezhotovostná platba» a doklad sa uzavrel ako hotovostný.

• Riešenie: je potrebné stornovať (zrušiť) tento fiškálny doklad, odstrániť jeho platbu a vykonať predaj nanovo s uvedením správneho (bezhotovostného) typu platby.

• Chyba 2. Predaj bol priradený nesprávnemu Živnostník. Ak na pokladni pracujú dvaja Živnostníci a bezhotovostná platba prešla na termináli Živnostník 1, ale fiškálny doklad sa vytlačil od Živnostník 2.

• Riešenie: stáva sa to vtedy, keď sa pokladník prepne na iný podnikateľský subjekt, ale zabudne zmeniť predvolený zúčtovací účet. Pri bezhotovostnej platbe vždy pozorne kontrolujte vybraný zúčtovací účet.

• Chyba 3. Program neumožňuje vybrať hotovosť, všetko ide na bezhotovostnú platbu.

• Riešenie: vy (alebo iný pokladník) ste omylom zapli nastavenie «Automatická platba na zúčtovací účet» v menu «Dodatočne» na formulári predaja. Stačí túto možnosť odškrtnúť.

Etapa 4. Hardvérové zlyhania (Terminál a pRP)

• Zlyhanie 1. Peniaze z karty boli odpísané, terminál vytlačil doklad, ale program Torgsoft «zamrzol» alebo zobrazil chybu timeoutu.

• Príčina: program nedostal odpoveď od terminálu pre zlyhanie siete alebo oneskorenie.

• Riešenie: v žiadnom prípade nerušte predaj! V okne platby odškrtnite možnosť «Používať spojenie s bankovým terminálom» (aby program znova neposlal požiadavku na odpísanie peňazí) a vykonajte bezhotovostnú platbu ručne. Potom Torgsoft uzavrie predaj a vytlačí fiškálny doklad.

• Zlyhanie 2. Chyba pRP «ShiftAlreadyOpened» (Zmena je otvorená inou osobou).

• Príčina: pokúšate sa otvoriť zmenu svojím kľúčom pokladníka, ale predchádzajúci pokladník (alebo kľúč Živnostník) svoju zmenu na tejto pokladni neuzavrel.

• Riešenie: prihláste sa kľúčom hlavného pokladníka (ktorý má právo zatvárať cudzie zmeny) a vytvorte Z-report, alebo požiadajte predchádzajúceho zamestnanca, aby zmenu uzavrel.

• Zlyhanie 3. Chyba «DocumentValidationError» (Suma podľa riadkov sa nerovná celkovej sume).

• Príčina: najčastejšie vzniká pre problémy so zaokrúhľovaním, keď sa v jednom doklade predáva fiškálny aj nefiškálny tovar, alebo pri platbe bonusmi.

• Riešenie: nastavte všetok tovar v doklade ako fiškálny alebo rozdeľte nákup na dva samostatné doklady (jeden fiškálny, druhý nie).

• Zlyhanie 4. Vypadol internet.

• Riešenie: ak ste pri registrácii pRP nevypínali možnosť podpory offline režimu, pRP sa automaticky prepne do offline režimu. Fiškálne čísla dokladov budú obsahovať číslo offline relácie. Pokračujte v práci. Keď sa internet obnoví, program automaticky odošle balíky dokladov daňovej službe.

Etapa 5. Správne uzavretie dokladu

1. Po stlačení tlačidla «Zaplatiť» počkajte na zvukový signál terminálu (ak ide o platbu kartou).

2. Nevyťahujte kábel a nezatvárajte program, kým z tlačiarne nevyjde fiškálny doklad.

3. Ak je integrácia nastavená, slip-doklad terminálu (údaje bankovej transakcie) sa automaticky vytlačí priamo vo fiškálnom doklade pRP.

4. Skontrolujte, či doklad vyšiel, a odovzdajte ho kupujúcemu spolu s tovarom. Ak o to zákazník požiada, môžete mu elektronickú verziu dokladu poslať cez SMS, Viber alebo Email (ak je táto možnosť pripojená).