Úprava a mazanie dokumentov: vplyv zmeny faktúr na vzájomné vyrovnania s protistranami a postupné overovanie dlhov

Pri každodennom obchodovaní manažéri a pokladníci pravidelne evidujú tovar, prijímajú platby vopred, vystavujú výdajové faktúry a vykonávajú platby prostredníctvom bankových účtov a pokladní. Často nastávajú situácie, keď je po zaevidovaní operácie potrebné upraviť množstvo tovaru v doklade, zmeniť predajnú cenu, vrátiť časť tovaru alebo zrušiť omylom vystavený doklad. V takýchto prípadoch vznikajú otázky: ako správne vymazať faktúru, ku ktorej už boli zaevidované platby; prečo po zmene ceny alebo výmenného kurzu vznikne zákazníkovi zdanlivý dlh alebo preddavok; ako zrušiť nesprávne zaevidované splatenie dlhu a ako opraviť finančné doklady, ak už bol pokladničný deň alebo účtovné obdobie uzavreté.

1. Základné pojmy a mechanizmus prepojenia dokladov v Torgsoft

Na zabezpečenie prehľadnej evidencie systém Torgsoft jasne rozlišuje dva typy dokladov:

• Skladové doklady (príjmová faktúra, výdajová faktúra, predaj, vrátenie tovaru, doklady o odpise) — zaznamenávajú fyzický pohyb tovaru alebo zmenu jeho vlastníka v konkrétnom evidenčnom stredisku.

• Finančné doklady (pokladničný doklad, platobný príkaz, bankový výpis, neidentifikovaná platba) — zaznamenávajú pohyb peňažných prostriedkov v pokladni alebo na bankovom účte.

Vzájomné vyrovnania so zákazníkmi a dodávateľmi sa vytvárajú na princípe podvojného zápisu v tovarovo-peňažnej bilancii: skladový doklad vytvára alebo mení výšku záväzku (napríklad zaevidovanie výdajovej faktúry zvyšuje dlh zákazníka voči predajni), zatiaľ čo finančný doklad tento záväzok úplne alebo čiastočne vyrovnáva.

Na sledovanie stavu vyrovnaní sa v Torgsoft používajú dva kľúčové formuláre:

1. Bilancia s partnermi — súhrnný formulár zobrazujúci celkový zostatok dlhu (kto dlhuje nám alebo komu dlhujeme my) k aktuálnemu okamihu alebo za zvolené obdobie, rozdelený podľa obchodných partnerov a mien.

2. Karta vzájomných vyrovnaní a Podrobný rozpis bilancie s partnerom — podrobné zostavy, ktoré chronologicky zobrazujú všetky skladové a pokladničné operácie vrátane toho, ako je každá platba prepojená s príslušnou faktúrou.

2. Čo sa stane s dlhom pri úprave alebo vymazaní dokladov

Keď sa doklad upraví alebo vymaže, systém automaticky prepočíta bilanciu obchodného partnera. Konečný výsledok však závisí od toho, či k danému dokladu už boli zaevidované finančné doklady.

Úprava alebo vymazanie neuhradenej faktúry

Ak k výdajovej alebo príjmovej faktúre neboli zaevidované žiadne platby, jej vymazanie úplne zruší príslušný dlh vo formulári Bilancia s partnermi. Ak sa v takejto faktúre zmení množstvo alebo cena tovaru, dlh obchodného partnera sa okamžite upraví podľa novej celkovej sumy dokladu.

Úprava alebo vymazanie uhradenej faktúry

Ak bola faktúra úplne alebo čiastočne uhradená, jej úprava bez zmeny príslušného finančného dokladu spôsobí nesúlad medzi hodnotou tovaru a prijatými platbami:

• Zníženie sumy faktúry po úhrade: ak sa po zaevidovaní platby vo výdajovej faktúre zníži cena tovaru alebo odstráni niektorá položka, hodnota expedovaného tovaru sa zníži, ale finančný doklad zostane na pôvodnú sumu. V dôsledku toho vznikne obchodnému partnerovi vo formulári Bilancia s partnermi preplatok (preddavok).

• Zvýšenie sumy faktúry po úhrade: ak sa do uhradenej faktúry pridá tovar, predtým prijatá platba pokryje iba časť novej sumy a obchodnému partnerovi vznikne dlh.

• Pokus o vymazanie uhradenej faktúry: systém Torgsoft má zabudovanú ochranu proti strate finančných údajov. Pri pokuse o vymazanie príjmovej alebo výdajovej faktúry, ku ktorej sú priradené platby alebo náklady, program operáciu zablokuje a zobrazí upozornenie, že vymazanie je zakázané, kým sa súvisiace finančné doklady nevymažú alebo neodpoja.

3. Odpovede na časté otázky podnikateľov

Ako zrušiť nesprávne zaevidované splatenie dlhu alebo chybnú platbu?

 Otázka: predavač alebo účtovník omylom zaevidoval splatenie dlhu nesprávnemu zákazníkovi alebo zadal nesprávnu sumu. Ako zrušiť túto operáciu a obnoviť skutočný dlh?

 Riešenie:

1. Vo formulári Predaj alebo na karte Výdajová faktúra v režime Obchodovanie s vystavením faktúry (OVF) nájdite príslušný doklad a použite funkciu «Zrušiť platbu» («Vymazať platby»).

2. Ak bola operácia vykonaná v predchádzajúcich dňoch a pokladničný deň je už uzavretý, systém neumožní vymazanie dokladu, kým sa príslušné pokladničné dni dočasne neotvoria vo formulári Pokladničné súhrny.

Čo sa stane s preddavkom, ak sa vymaže neuhradený alebo čiastočne uhradený predaj?

 Otázka: zákazník zaplatil preddavok za objednávku alebo faktúru, ale neskôr od nákupu odstúpil. Objednávka bola zrušená a faktúra za tovar vymazaná. Čo sa stane s peniazmi?

 Riešenie: pri vymazaní skladového dokladu sa finančný doklad o prijatí preddavku automaticky nevymaže. Peniaze zostanú zaevidované pri danom obchodnom partnerovi ako platba vopred. Podnik má následne dve možnosti:

1. Započítať tieto prostriedky na nový nákup pomocou funkcie «Úhrada výdajovej faktúry z preddavku» v režime OVF.

2. Vrátiť peniaze zákazníkovi vytvorením výdavkového pokladničného dokladu alebo bankovej platby na vrátenie preddavku.

Prečo vznikne dlh po zmene výmenného kurzu alebo ceny vo faktúre za expedovaný tovar?

 Otázka: faktúra v cudzej mene bola uhradená v hrivnách podľa ekvivalentného výmenného kurzu. Po úhrade sa vo faktúre zmenil kurz alebo predajná cena a v evidencii vyrovnaní sa objavil dlh vo výške niekoľkých kopejok alebo hrivien. Prečo sa to stáva?

 Riešenie: v Torgsoft sa dlh vypočítava v mene dokladu ako rozdiel medzi hodnotou tovaru a sumou zaevidovaných platieb prepočítaných podľa kurzu platného v okamihu platby. Ak sa spätne upraví cena alebo kurz v skladovom doklade, celková hodnota faktúry sa zmení, zatiaľ čo finančný doklad si zachová pôvodnú sumu platby. Na odstránenie rozdielu je potrebné aktualizovať sumu finančného dokladu alebo zaevidovať vyrovnávacie vrátenie peňazí či doplatok.

Ako opraviť doklady, ak už bolo účtovné obdobie alebo pokladničný deň uzavretý?

 Otázka: chyba vo faktúre bola zistená až po mesiaci, keď už bolo účtovné obdobie uzavreté a úpravy dokladov zablokované.

 Riešenie:

1. V režime Analýza — Obdobie odblokujte požadovaný mesiac (alebo vo formulári Pokladničné súhrny znovu otvorte príslušný pokladničný deň).

2. Zrušte platby a vykonajte potrebné opravy skladového dokladu.

3. Nezabudnite prepočítať pokladničné dni, aby sa obnovili presné hotovostné zostatky, a následne obdobie znovu uzavrite.

4. Postup kontroly finančných dokladov a odstraňovania nezrovnalostí krok za krokom

Na rýchle zistenie príčin rozdielov medzi hodnotou expedovaného tovaru a skutočne prijatými platbami postupujte podľa tohto systematického diagnostického postupu: