Ako nájsť príčinu záporných zostatkov a sledovať odstránené dokumenty

Diagnostika nezrovnalostí v evidencii Torgsoft: ako používať «Pohyb tovaru», «Register skladových dokladov» a «Denník zmien dokladov»

Pri každodennom predaji a vedení skladovej evidencie je často potrebné zistiť príčinu, prečo sa skutočné množstvo tovaru nezhoduje s údajmi v programe. Tieto kontrolné nástroje pomáhajú sledovať činnosť zamestnancov, odhaľovať nesprávne operácie a zachovávať presnosť finančných údajov a údajov o zásobách. 

Podnikatelia sa najčastejšie obracajú na pracovníkov technickej podpory s týmito otázkami: prečo sa množstvo tovaru v pohybe nezhoduje so stavom skladu, kam zmizol tovar po uzavretí obdobia, prečo vznikajú záporné skladové zásoby, ako zistiť, kto a o koľkej hodine upravoval doklady, a kde nájsť odstránený doklad. 

Na vyriešenie týchto otázok a zistenie príčin nezrovnalostí sa v programe Torgsoft používajú tri hlavné nástroje, ktoré umožňujú sledovať celý cyklus pohybu tovaru a činnosť všetkých používateľov.

«Pohyb tovaru»: kontrola reťazca platných dokladov 

Nástroj «Pohyb tovaru» (nachádza sa v ponuke Sklad — Pohyb tovaru) zobrazuje celý reťazec pohybu konkrétneho tovaru za zvolené obdobie. V tomto režime sa zobrazujú platné skladové doklady, ktoré skutočne ovplyvnili množstvo tovaru v aktuálnom evidenčnom centre. Používateľ vidí podrobnú skladovú kartu tovaru, v ktorej sú zaznamenané dátum a čas dokladu, číslo dokladu, typ dokladu (príjem, predaj, vrátenie alebo interný presun), ako aj stĺpce «Príjem», «Výdaj» a aktuálny «Zostatok» po každej vykonanej operácii.

Ak podnikateľ potrebuje zistiť, prečo vznikli záporné skladové zásoby, práve v pohybe tovaru môže vidieť, že tovar bol predaný skôr, ako bolo jeho skutočné množstvo zaevidované v príjmovom doklade.

Zároveň tu možno skontrolovať predajnú cenu a zdroj obstarávacej ceny v čase vykonania operácie. Tento nástroj pracuje výlučne s dokladmi, ktoré sa nachádzajú v systéme, a zobrazuje matematickú logiku zmien skladového zostatku.

Ak bol doklad odstránený alebo bol jeho dátum zmenený na budúci dátum, nebude správne ovplyvňovať aktuálny zostatok. Túto situáciu možno odhaliť porovnaním výkazu so skutočným stavom skladu.

«Register skladových dokladov»: kontrola existencie a stavu dokladov 

Ak «Pohyb tovaru» zobrazuje históriu jednej konkrétnej tovarovej položky, «Register skladových dokladov» (Sklad — Register skladových dokladov) zobrazuje zoznam všetkých platných skladových dokladov za určité obdobie v príslušnom evidenčnom centre. Súčasne tu možno zobraziť všetky typy dokladov: príjmové doklady, interné presuny (príjmové a výdajové), predaje, vrátenia od zákazníkov, odpisy, vrátenie tovaru dodávateľovi a poškodený tovar.

Tento nástroj umožňuje rýchlo nájsť potrebný doklad, skontrolovať jeho obsah kliknutím na tlačidlo «Tovar» a overiť, či sa doklad skutočne nachádza v systéme. Ak podnikateľ hľadá príčinu nezrovnalostí pri konverzii dokladov, v registri môže skontrolovať, či bol interný presun úspešne skonvertovaný na príslušný výdajový a príjmový doklad a či v dôsledku systémových chýb nedošlo k vytvoreniu duplicitných dokladov.

«Denník zmien dokladov»: sledovanie zmien, odstránení a autorov 

Na zistenie príčin zmiznutia dokladov alebo neoprávnených úprav sa používa «Denník zmien dokladov» (Súbor — Denník zmien dokladov).

Podnikatelia sa pravidelne pýtajú, kde môžu zistiť, kto konkrétny doklad upravoval. Tento denník slúži na úplnú evidenciu všetkých zmien skladových a finančných dokladov a zaznamenáva autora každej zmeny. Aby nástroj zhromažďoval údaje, v nastaveniach prístupu programu musí byť povinne aktivovaná možnosť «Viesť denník zmien dokladov».

Na karte «Úplný zoznam» sa zobrazujú informácie o pridaní, zmene alebo odstránení tovaru z dokladu. Pri odstránení tovaru z dokladu systém zaznamená jeho parametre v čase odstránenia vrátane množstva, nákupnej ceny a predajnej ceny. V stĺpci «Zmenil» sa prehľadne zobrazuje meno zamestnanca alebo používateľa programu, ktorý vykonal zmenu alebo odstránil doklad. Ak napríklad zákazník oznámi, že tovar zmizol zo skladu a príslušný doklad sa nenachádza v registri, v protokole denníka zmien možno nájsť presný záznam o tom, že doklad manuálne odstránil konkrétny používateľ v príslušnom čase. Denník umožňuje sledovať aj zmenu zákazníka v dokladoch o predaji a vrátení.

Komplexný postup kontroly nezrovnalostí 

Ak sa množstvo tovaru v pohybe nezhoduje s aktuálnym stavom skladu, je potrebné použiť komplexný postup:

1. Najskôr je potrebné otvoriť «Pohyb tovaru» a potvrdiť vypočítaný zostatok konkrétnej položky kontrolou všetkých príjmov a výdajov.

2. Ak sa v pohybe zistia podozrivé operácie alebo chýbajú očakávané údaje, je potrebné prejsť do «Registra skladových dokladov» a skontrolovať existenciu a stav príslušných dokladov. Zároveň sa tu kontrolujú aj konverzie dokladov: množstvo tovaru v skonvertovanom príjmovom doklade musí zodpovedať množstvu vo výdajovom doklade.

3. Ak doklad v registri chýba alebo boli jeho údaje zmenené, je potrebné otvoriť «Denník zmien dokladov». Po nastavení potrebného obdobia a typu dokladu možno zistiť, kto doklad odstránil, zmenil množstvo tovaru alebo upravil cenu po vykonaní operácie.

4. Ak je po všetkých kontrolách pohyb tovaru správny, doklady neboli odstránené, ale stav skladu sa stále nezhoduje, najmä po uzavretí období, príčinou sú najčastejšie nesprávne vytvorené systémové kontrolné body uzavretého obdobia. V takom prípade je potrebné prepočítať stav skladu a opätovne vytvoriť kontrolné body zdola nahor.

Porovnávacia tabuľka nástrojov