Konverzia pohybov na výdavkové a príjmové faktúry: keď je to potrebné pre finančné účtovníctvo

Konverzia interných presunov na doklady: kedy a prečo je potrebná pre finančnú evidenciu

Keď sa obchodná sieť rozrastá, jej pobočky sa často stávajú finančne samostatnými: môžu patriť rôznym podnikateľom (Živnostníkom), mať vlastné rozpočty alebo dokonca pracovať v rôznych menách. Bežný presun tovaru z jedného skladu do druhého už v takejto situácii nestačí, pretože nevytvára finančné záväzky. 

V tejto súvislosti vznikajú nasledujúce otázky: 

Na riešenie týchto úloh je v programe Torgsoft k dispozícii špeciálny režim — konverzia interného presunu na výdajový a príjmový doklad.

Aký je rozdiel medzi bežným presunom a konverziou?

Štandardný Interný presun je skladová operácia, ktorá jednoducho presúva fyzické množstvo tovaru z jedného evidenčného strediska do druhého. Tovar zostáva majetkom obchodnej siete, mení sa iba miesto, kde sa fyzicky nachádza.

Ak však vo formulári interného presunu použijete akciu "Konvertovať na výdajový a príjmový doklad", program zruší bežný presun a namiesto neho vytvorí dva plnohodnotné doklady:

1. Výdajový doklad z odosielajúcej predajne.

2. Príjmový doklad pre prijímajúcu predajňu so zaznamenaním evidenčných stredísk, medzi ktorými sa operácia uskutočnila.

Táto akcia zásadne mení stav operácie zo "skladovej" na "finančno-obchodnú".

Finančná samostatnosť a vzájomné zúčtovanie medzi pobočkami

Hlavným cieľom konverzie presunov na doklady je vytvorenie rovnováhy medzi tovarom a financiami jednotlivých prevádzok.

V programe Torgsoft sa vzájomné zúčtovanie a dlhy evidujú iba medzi obchodnými partnermi (dodávateľmi a odberateľmi) na základe príjmových a výdajových dokladov. Bežný presun nevytvára dlh prijímajúcej predajne voči odosielajúcej predajni.

Ak vaše predajne fungujú ako samostatné podnikateľské jednotky, napríklad každý riaditeľ predajne je samostatný Živnostník a počíta si vlastný zisk, je potrebné zaznamenať skutočnosť "predaja" tovaru z centrálneho skladu do predajne. Po konverzii presunu na príjmový doklad pre prijímajúcu predajňu vznikne tejto predajni jednoznačne evidovaný dlh voči centrálnemu skladu, ktorý vystupuje ako dodávateľ daného tovaru. Majitelia tak môžu presne vidieť, koľko každá pobočka dlhuje za prijatý tovar, a evidovať úhrady podľa týchto dokladov.

Správny výpočet obstarávacej ceny podľa evidenčných stredísk

Problémy s nesprávnym zobrazením obstarávacej ceny po presunoch najčastejšie súvisia s nastavením spôsobu jej výpočtu.

Konverzia je nevyhnutná, ak je v nastaveniach programu zvolený spôsob výpočtu obstarávacej ceny "Posledná nákupná cena" a podrobnosť výpočtu je nastavená "Podľa evidenčného strediska", nie pre celú obchodnú sieť.

Podľa pravidiel programu Torgsoft môže mať pri takomto nastavení ten istý tovar v rôznych evidenčných strediskách odlišnú obstarávaciu cenu v závislosti od jeho posledného nákupu pre konkrétnu predajňu. Ak vykonáte bežný interný presun, tovar sa dostane do novej predajne bez sprievodného "príjmového dokladu", a preto sa jeho posledná nákupná cena v tejto prevádzke neaktualizuje.

Práve preto odborníci spoločnosti Torgsoft zdôrazňujú, že pri výpočte poslednej nákupnej ceny podľa evidenčného strediska sa bežné interné presuny medzi evidenčnými strediskami dôrazne neodporúčajú. Na zabezpečenie presného výpočtu je potrebné použiť tlačidlo "Konvertovať na výdajový a príjmový doklad". Prijímajúca predajňa tak dostane plnohodnotný príjmový doklad, ktorý zaznamená novú nákupnú cenu v jej sklade.

Presun tovaru medzi databázami s rôznymi menami

Ďalšou častou otázkou je, ako presunúť tovar do pobočky, ktorá sa nachádza v inej krajine a používa inú národnú účtovnú menu, napríklad z Ukrajiny do Kazachstanu alebo Poľska.

Bežný presun v tomto prípade nebude fungovať pre rozdielne meny. Torgsoft rieši túto situáciu nasledovne: vytvoríte interný presun a následne ho uložíte do špeciálneho súboru s príponou .iie. Potom tento súbor v prijímajúcej databáze načítate do bežného Príjmového dokladu.

Keďže už ide o príjmový doklad, program si vyžiada výmenný kurz voči miestnej národnej mene. Po načítaní sa všetky maloobchodné, veľkoobchodné a nákupné ceny automaticky prepočítajú podľa zadaného kurzu. Presun sa tak de facto zmení na nákup, pričom sa zachová presnosť finančnej evidencie v druhej krajine.

Zhrnutie

Konverzia interného presunu na doklady je potrebná, keď:

1. Pobočky obchodnej siete sú samostatnými právnymi alebo finančnými subjektmi, ktoré sú registrované na rôznych Živnostníkov, a je potrebné medzi nimi viesť presné vzájomné zúčtovanie a kontrolovať dlhy.

2. Program je nastavený na výpočet obstarávacej ceny spôsobom "Posledná nákupná cena podľa evidenčného strediska" — konverzia umožňuje systému správne zaznamenať cenu príjmu tovaru v konkrétnej predajni.

3. Tovar sa presúva do samostatnej databázy, ktorá používa inú národnú účtovnú menu, čo si vyžaduje konverziu prostredníctvom súboru príjmového dokladu.

Používanie tohto nástroja pomáha podnikateľom predchádzať nejasnostiam vo financiách, zachovať presnosť analytických údajov a zabezpečiť transparentnú a kontrolovateľnú evidenciu v rozsiahlej obchodnej sieti.