Inventarul în contabilitatea pe loturi (F1-F2): cum se formează suma dintre deficit și surplus

Ako Torgsoft vypočítava manko a prebytok počas inventarizácie: zámena sortimentu, FIFO a úprava skladu F1

Po fyzickom spočítaní tovaru Torgsoft porovná skutočné množstvo s evidovaným zostatkom a vytvorí doklady na vyrovnanie skladu. Podnikatelia sa najčastejšie pýtajú, prečo môže byť suma manka nulová aj v prípade, že existuje odpis, prečo sa údaje vo výkaze, doklade o odpise a tlačenej zostave líšia, odkiaľ pochádzajú nulové sumy a ako samostatne opraviť množstvo tovaru na sklade F1. Pre správne vysvetlenie je potrebné rozlišovať tri mechanizmy: výsledky inventarizácie, výpočet obstarávacej ceny a skladovú evidenciu F1–F2.

Aké doklady sa vytvárajú po uzavretí inventarizácie

Pri uzavretí výkazu Torgsoft automaticky vytvorí:

• príjmový doklad — pre tovar, ktorého skutočné množstvo je vyššie ako evidované;

• doklad o odpise — pre tovar, ktorého sa v skutočnosti zistilo menej;

• súhrny príjmov, odpisov, zámeny sortimentu a manka.

Potom sa celkový zostatok tovaru na sklade uvedie do súladu so skutočne spočítaným množstvom.

Prebytok v príjmovom doklade sa oceňuje podľa poslednej obstarávacej ceny tovaru. Tá zahŕňa nákupnú cenu a dodatočné náklady rozpočítané na tovar. Vytvorenie inventarizačného výkazu

Obstarávacia cena v doklade o odpise závisí od metódy nastavenej v ponuke Nastavenia → Parametre → Evidencia → Metóda výpočtu obstarávacej ceny tovaru.

Ak sa používa metóda «Podľa dodávkových šarží» alebo jej varianty, Torgsoft používa FIFO: najskôr odpíše množstvo z najstaršej nevyčerpanej šarže, potom — z nasledujúcej. Ak sa do jedného dokladu dostane tovar z viacerých šarží, jeho obstarávacia cena sa vytvorí z hodnoty týchto šarží. Pri metóde «Posledná nákupná cena» sa používa iná logika. Nastavenia evidencie

Preto tvrdenie, že oba inventarizačné doklady sa vždy vytvárajú podľa FIFO, nie je správne: FIFO sa vzťahuje na odpis iba pri zodpovedajúcej metóde výpočtu obstarávacej ceny, zatiaľ čo prebytok sa prijíma podľa poslednej obstarávacej ceny.

Ako sa vypočítava zámena sortimentu

V Torgsoft zámena sortimentu znamená vzájomné započítanie manka a prebytku. Typickým prípadom je jeden model tovaru, ale rôzne druhy, farby alebo veľkosti: jedného variantu sa zistilo menej, iného — viac.

V súhrnoch výkazu sa suma zámeny sortimentu určuje ako menšia z dvoch hodnôt:

Suma zámeny sortimentu = min(suma odpisov; suma príjmov)

Napríklad:

• tovar bol odpísaný v hodnote 24 000 UAH;

• prebytky boli prijaté v hodnote 20 000 UAH;

• suma zámeny sortimentu je 20 000 UAH;

• suma manka — 4 000 UAH.

Doklad o odpise bude pritom stále obsahovať všetok fyzicky chýbajúci tovar v hodnote 24 000 UAH. Zámena sortimentu ovplyvňuje konečný finančný výsledok, ale neodstraňuje položky z opravných dokladov.

Ako sa vytvára suma manka

Vo výkaze Torgsoft sa používa vzorec:

Suma manka = suma odpisov − suma zámeny sortimentu

Výsledok nemôže byť menší ako nula. Keďže suma zámeny sortimentu sa rovná menšej zo súm príjmov a odpisov, vzorec možno zapísať aj takto:

Suma manka = max(suma odpisov − suma príjmov; 0)

Odpis teda môže existovať, ale suma manka môže byť nulová. Stáva sa to vtedy, keď hodnota zisteného prebytku úplne pokryla hodnotu odpísaného tovaru.

Napríklad:

• odpis — 10 000 UAH;

• príjem prebytkov — 12 000 UAH;

• zámena sortimentu — 10 000 UAH;

• suma manka — 0 UAH.9

To neznamená, že fyzické manko neexistovalo. Je zaznamenané v doklade o odpise. Nula znamená, že po vzájomnom započítaní nezostala vo výkaze žiadna suma manka, ktorá by znižovala zisk z tovaru. Inventarizácia pomocou počítača

Prečo doklad o odpise a výkaz zobrazujú rôzne sumy

Je potrebné porovnávať rovnaké ukazovatele:

• doklad o odpise obsahuje úplnú hodnotu všetkého odpísaného tovaru;

• suma manka vo výkaze zobrazuje odpis po zohľadnení zámeny sortimentu;

• suma príjmov zobrazuje hodnotu prijatých prebytkov.

Ak sa napríklad odpíše tovar v hodnote 20 000 UAH a v rovnakej hodnote sa prijmú prebytky, doklad o odpise zobrazí 20 000 UAH, ale suma manka vo výkaze bude nulová.

Ďalší rozdiel môže vzniknúť v dôsledku metódy výpočtu obstarávacej ceny. Pri šaržovej metóde doklad o odpise oceňuje tovar podľa šarží FIFO, zatiaľ čo súhrnné obrazovkové formuláre môžu používať obstarávaciu cenu aktuálneho stavu skladu.

Prečo sa výkaz a zostava «Výsledky inventarizácie» nezhodujú

Vo formulári «Inventarizačný výkaz» sa konečné sumy zobrazujú podľa obstarávacej ceny. Štandardná tlačená zostava «Výsledky inventarizácie» vytvára sumy v maloobchodných cenách.

Pre odlišný základ oceňovania sa údaje nemusia zhodovať:

Ak potrebujete tlačenú zostavu podľa obstarávacej alebo veľkoobchodnej ceny, je potrebné nastaviť príslušnú šablónu FastReport.

Prečo môžu byť výsledky inventarizácie nulové

Nulová suma najčastejšie vzniká z dvoch dôvodov.

Chýba nákupná cena

Ak bol tovar prijatý s nulovou nákupnou cenou a ešte nebol predaný, program nemá hodnotu, podľa ktorej by mohol oceniť odpis alebo iný výsledok. Množstevný rozdiel bude existovať, ale jeho peňažná hodnota môže byť nulová.

V takom prípade je potrebné skontrolovať príjmové faktúry a zadať správne nákupné ceny.

Sumy neboli prepočítané

Výsledky môžu zostať neaktuálne, ak bol pri uzatváraní výkazu prerušený výpočet obstarávacej ceny alebo ak sa po uzavretí zmenili súvisiace údaje.

Vo formulári výkazu je potrebné kliknúť na «Prepočítať sumy». Program opätovne vypočíta:

• sumu príjmov;

• sumu odpisov;

• zámenu sortimentu;

• sumu manka.

V prípade potreby sa vykoná aj celkový prepočet obstarávacej ceny za príslušné obdobie. Prečo sa suma manka nezhoduje s dokladom o odpise

Ako súvisí inventarizácia so skladom F1–F2

Skladová evidencia vo formáte F1–F2 — je samostatná doplnková funkcia. Neurčuje metódu výpočtu obstarávacej ceny a nemení algoritmus FIFO.

Pri vytváraní príjmovej faktúry používateľ určuje jej typ evidencie:

• F1 — oficiálna dodávka;

• F2 — iný interný formát evidencie, ktorý je v dokumentácii Torgsoft označený ako neoficiálna dodávka.

Vo všeobecnom formulári «Stav skladu» sa tovar z faktúr F1 a F2 zobrazuje spolu. Vo formulári «Stav skladu F1» sa zobrazuje samostatný vypočítaný zostatok F1:

Množstvo F1 = množstvo podľa príjmových faktúr F1 − množstvo predané prostredníctvom fiškálneho registrátora

F1–F2 je interný analytický mechanizmus. Nenahrádza prvotné doklady, fiškalizáciu, evidenciu spotrebných známok ani právne overenie pôvodu tovaru.

Prečo bežná inventarizácia neopravuje sklad F1

Uzavretie inventarizačného výkazu vyrovná celkový sklad. Samostatne vypočítané množstvo F1 môže zostať nezmenené alebo nesprávne, pretože závisí od typu príjmových faktúr a fiškalizovaných predajov.

Označenie F1 sa neprenáša prostredníctvom bežného dokladu o internom presune medzi účtovnými centrami: možno ho nastaviť iba pre príjmovú faktúru.

Podľa aktuálnej dokumentácie môžu byť výsledky F1 skreslené aj:

• po interných presunoch tovaru medzi účtovnými centrami;

• v režime «Predaj s vystavením faktúry», ak k výdajke nebol vytlačený fiškálny doklad;

• pri výdaji zákazníckej objednávky alebo objednávky na výrobok, ak predaj nebol fiškalizovaný.

Ako upraviť množstvo tovaru na sklade F1

Najskôr je potrebné skontrolovať príjmové faktúry F1, fiškálne predaje a interné presuny. Manuálna úprava bez zistenia príčiny môže skryť chybu v dokladoch.

Ak bola správna kontrolná hodnota F1 určená:

1. Otvorte Sklad → Stav skladu F1.

2. Vyberte požadovaný tovar.

3. Prepnite na anglické rozloženie klávesnice.

4. Stlačte Ctrl + Shift + Alt + E.

5. V okne «Zmena množstva tovaru podľa skladu F1» zadajte správnu hodnotu do poľa «Množstvo na sklade».

6. Kliknite na «Uložiť».

Na karte «Úpravy» sa uchováva dátum a čas zmeny, tovar, množstvo pred úpravou a po nej, hodnota zmeny a používateľ, ktorý ju vykonal. Ide o samostatnú operáciu pre stav F1; nenahrádza uzavretie inventarizačného výkazu ani vyrovnanie celkového skladu. Skladová evidencia vo formáte F1–F2