Система обліку для мережі магазинів дитячих товарів: понад 15 років розвитку з Торгсофт
Історія роздрібної мережі дитячих товарів, яка у 2011 році об'єднала торгові точки на термінальному сервері Торгсофт і відтоді пройшла шлях до онлайн-продажів, програмної фіскалізації та 13 додаткових опцій і платних функцій. Це приклад того, як програма обліку для мережі магазинів працює на довгій дистанції. Кейс створено на основі реального досвіду багаторічного використання Торгсофт. Ми зберегли логіку бізнес-рішень, не розкриваючи відомостей про клієнта.
З чого все починалося
На старті співпраці мережа складалася з центрального офісу із власним сервером і магазинів у кількох будівлях міста. Кожна точка вела продажі у своїй копії програми, дані передавалися на центр окремим кроком. Для централізації роботи торгових точок власник ухвалив рішення про перехід на термінальний сервер.
План переходу зберігся в сервісній історії: безперебійний інтернет у кожному магазині, статична IP-адреса для доступу до сервера, MS SQL Server як сервер бази даних, окремі права доступу для кожного користувача і поетапне підключення точок з інвентаризацією. Магазини продовжували продавати під час переходу і приєднувалися до центральної бази по черзі.
Як розвивалася система: ключові віхи
Мережа переходить на термінальний сервер
Центральний офіс і магазини в різних будівлях підключені до одного сервера через термінальний доступ. Для кожного користувача визначені права, точки приєднувалися по черзі з інвентаризацією товару. Тоді ж підключена платна функція видалення статистик закритих періодів для обслуговування бази.
Аналітика закупівель і постачальників
Підключена функція аналізу прибутковості прихідної накладної. Власник одразу передав розробникам запит на згорнутий звіт по постачальнику: сума закупівлі, сума продажу і прибуток одним рядком, щоб швидко оцінювати, наскільки ефективна співпраця з кожним постачальником товару.
Пропозиція клієнта потрапляє у план оновлень
Мережа запропонувала додати у журнал реєстрації робочого часу співробітників фільтр за статусом: працює, звільнений, всі. Відділ програмування підтвердив доопрацювання безкоштовно в межах розвитку проєкту і назвав орієнтовний строк випуску оновлення того ж року.
Зарплата персоналу і сезонне зберігання
Перед покупкою опцію розрахунку зарплати активували на 30 днів для ознайомлення. Після тестового періоду мережа придбала опції «Зарплата та мотивація персоналу» і «Сезонне пакування та зберігання товарів».
Клієнтська база і сервісне обслуговування
Підключені опції масових розсилок і верифікації дисконтної картки через SMS. Мережа перейшла на договір сервісного обслуговування для восьми і більше робочих місць.
Вихід в онлайн
Запущена синхронізація з інтернет-магазином на платформі MODX, підключені мобільний додаток Торгсофт, інтеграція з Prom.ua та інтеграція з Новою поштою. Товари, ціни і залишки онлайн-вітрина отримує з облікової бази.
Маркетплейси і програмна фіскалізація
Додані інтеграція з Rozetka.ua і програмний РРО. Того ж року програму перенесено на новий сервер зі збереженням бази і налаштувань.
Нова конфігурація і супровід
Бізнес придбавав окремі ліцензії Торгсофт Ультра для нових робочих місць і напрямів, підключена політика гуртових цін. Заміни комп'ютерів і переустановлення операційної системи проходили за однією процедурою: архів бази, перенесення, відновлення налаштувань користувачів, перевірка друку етикеток і чеків.
Принципи, за якими розвивалася система: шість рішень власника
Шість управлінських рішень повторюються в цій історії з року в рік. Кожне з них зафіксоване в сервісних записах, і кожне варто взяти на озброєння власнику роздрібної мережі.
Архітектура раніше за зростання
Термінальний сервер з'явився в момент, коли обмін даними між точками почав гальмувати процеси. Мережа інвестувала в архітектуру до того, як розрізнений облік став обмеженням для масштабування.
Закупівлі на основі даних
Аналіз прибутковості прихідної накладної і звіти по товару постачальника на реалізації стали робочими інструментами. Власник регулярно повертався до цих звітів і домагався зручного формату подання даних.
Спершу протестувати, потім купити
Опцію розрахунку зарплати мережа активувала на 30 днів до покупки. Синхронізацію з інтернет-магазином повторно вмикали на тестовий період, поки сайт готувався до запуску.
Робочі сценарії передаються розробнику
Запит на згорнутий звіт по постачальнику і фільтр за статусом співробітника мережа оформила як пропозиції. Фільтр увійшов у планове оновлення безкоштовно в межах розвитку проєкту.
Онлайн поетапно
Спочатку сайт із синхронізацією залишків, потім мобільний додаток, далі Prom.ua і Нова пошта, згодом Rozetka.ua. Кожен канал підключався окремим кроком і спирався на вже наповнену облікову базу.
Дисципліна даних
Кожне зафіксоване перенесення сервера, комп'ютера чи операційної системи проходило з архівом бази і збереженням налаштувань користувачів. Версії програми оновлювалися планово, база проходила сервісні операції.
Схожа структура бізнесу
Розкажіть про свої торгові точки, і фахівець Торгсофт запропонує конфігурацію ліцензій та опцій під ваші процеси.
Які бізнес-процеси закриває система
Продажі та каса
Форма продавця на кожній точці, друк чеків, повернення за правилами, наявність моделі на складі під час продажу.
Склад і рух товару
Прихід за накладними, внутрішні переміщення між точками, інвентаризації, друк етикеток зі штрихкодами, сезонне пакування товару.
Персонал
Журнал реєстрації робочого часу співробітників, розрахунок зарплати продавців, система мотивації.
Клієнти і лояльність
Дисконтні картки з верифікацією через SMS, масові розсилки, товарні групи до дня народження покупця.
Онлайн-продажі та доставка
Синхронізація з інтернет-магазином, Prom.ua і Rozetka.ua, створення ТТН Нової пошти з програми.
Фіскалізація
Програмний РРО: електронні фіскальні чеки без апаратного реєстратора, передача даних на сервер фіскальної служби.
Підтримка як частина методології
Прозорий облік послуг
Після кожного звернення клієнт отримує звіт: що зроблено, скільки хвилин витрачено фактично і скільки списано. Частина звернень у цій історії закривалася без списання часу.
Формат обслуговування
Віддалене підключення до комп'ютера клієнта, разові пакети послуг і договір сервісного обслуговування. Фахівці супроводжують процес до відновлення продажів на точці.
Робочі сценарії стають оновленнями
Фільтр за статусом співробітника з пропозиції цієї мережі прийнятий до планового оновлення 2015 року. Доопрацювання імпорту артикулів увійшло у версію 2022.0.47.
Тонке налаштування бізнес-процесів
Через термінальний сервер: база розміщена на центральному сервері, кожна точка підключається віддалено під своїм користувачем з окремими правами доступу. Продавець бачить свою точку, власник бачить усю мережу.
Звіт «Аналіз продажу товару постачальника на реалізації» показує, що і на яку суму продано за період, а аналіз прибутковості прихідної накладної зводить закупівлю, продаж і прибуток по конкретному приходу.
Опція верифікації дисконтної картки через SMS підтверджує використання картки або списання бонусів кодом із SMS на номер, збережений у картці клієнта. Це захищає клієнтські знижки і зменшує зловживання.
Опція «Зарплата та мотивація персоналу» враховує премії за продажі кожного продавця, доплати на групи товарів і штрафи, а виплати оформлюються платіжною відомістю. Реалізації записуються на продавця в тій самій базі, де ведеться облік.
Синхронізація з інтернет-магазином, Prom.ua і Rozetka.ua передає товари, ціни, залишки і замовлення відповідно до налаштувань кожної інтеграції, а ТТН Нової пошти створюється з програми.
Програмний РРО формує електронні фіскальні чеки і передає їх на сервер фіскальної служби. Для роботи потрібен КЕП, окреме касове обладнання для фіскалізації не купується.
Процедура з цього кейса: архів бази і каталогу програми, збереження налаштувань користувачів, перенесення на новий комп'ютер, відновлення бази, перевірка друку етикеток і чеків. Ліцензія переноситься на нове обладнання.
Екосистема рішення
Ліцензії
На етапі мережі — 7 робочих місць на ліцензіях Торгсофт Термінал з базою на центральному сервері. Поточна конфігурація — ліцензії Торгсофт Ультра, кожне робоче місце ліцензується окремо.
Кому підходить така модель автоматизації
Власникам роздрібних магазинів дитячих товарів, одягу, взуття та суміжних ніш, які ведуть або планують кілька торгових точок. Модель працює і для одиночного магазину: облік у магазині дитячих товарів починається з однієї ліцензії, а термінальний сервер, онлайн-канали та фіскалізація додаються поетапно, коли бізнес до них доростає. Автоматизація роздрібної мережі в цьому кейсі будувалася саме так: крок за кроком, від каси до маркетплейсів.
Побудуйте свою систему обліку
Автоматизація магазину дитячих товарів починається з демоверсії та розмови про ваші процеси. Фахівці Торгсофт допоможуть підібрати ліцензії та опції під структуру бізнесу.
Повернутися до попереднього кроку