Автоматизація мережі магазинів професійної косметики: дев’ять років розвитку обліку
Наприкінці 2016 року бізнес із продажу професійної косметики та обладнання готував перехід на нову систему обліку. Власникам були потрібні кілька робочих місць, перенесення номенклатури й контрагентів, роздрібні та гуртові ціни, розподіл прав і синхронізація з власним інтернет-магазином. У 2017 році запустили п’ять робочих місць Торгсофт-Термінал. Надалі конфігурація зросла до 13 робочих місць і 13 підключених опцій. З 2022 року облікова база працює на орендованому сервері.
Кейс створено на основі реального досвіду багаторічного використання Торгсофт. Ми зберегли логіку бізнес-рішень, не розкриваючи відомостей про клієнта.
З чого все починалося
Перед купівлею власники перевірили не лише касовий продаж. На зустрічах розібрали імпорт товару з Excel, інвентаризацію, взаєморозрахунки з партнерами, продаж за рахунком, роздрібні й гуртові ціни, акції, програми лояльності та права доступу. До обговорення інтернет-магазину залучили його розробника, створили тестовий файл товарів і погодили структуру даних для синхронізації.
Для професійної косметики структура номенклатури має особливе значення. Одна серія може містити десятки відтінків, об’ємів і фасувань, а поруч із косметикою продаються пилки, пензлі, фрези, одноразові матеріали та професійне обладнання. Під час перенесення зберігали окремо код та артикул виробника, завантажували закупівельні, роздрібні й гуртові ціни та звіряли початкові залишки по центрах обліку.
Хронологія впровадження
Підготовка переходу і структури даних
На кількох робочих зустрічах власники перевірили імпорт товару з Excel, інвентаризацію, взаєморозрахунки, продаж за рахунком, лояльність, акції, права доступу та синхронізацію з інтернет-магазином. Окремо погодили склад даних для перенесення товарів і контрагентів.
П’ять робочих місць, потім сім
Запуск почався з п’яти робочих місць Торгсофт-Термінал. Підключили Синхронізацію з інтернет-магазином, Зарплату та мотивацію персоналу і Мобільний додаток Торгсофт. Номенклатуру й залишки завантажили з XLS по центрах обліку, окремо перенесли роздрібні та гуртові ціни, налаштували ролі, каси та друк чеків, етикеток і бейджів. У травні конфігурацію розширили до семи робочих місць.
Одинадцять місць і віддалена робота
У лютому кількість робочих місць зросла до одинадцяти. У серпні підключили Торгсофт-Гібрид: продажі без інтернету для віддаленого сервера та Хмарний архів даних | Ліцензія на 1 рік. Паралельно мережа продовжувала налаштовувати ролі, друк, акції та сценарії інвентаризації.
Тринадцять місць, сертифікати та банківські виписки
У липні підключили Подарункові сертифікати. У серпні додали Банківські виписки | Ліцензія на 1 рік і розширили конфігурацію до тринадцяти робочих місць. Наприкінці року мобільний додаток перевели на універсальну версію.
Запаси та правила лояльності
За один етап підключили Автоматичний розрахунок складських запасів, Мінімальні та максимальні залишки за складами, Бонуси з обмеженим строком дії і Верифікацію дисконтної картки через SMS | Ліцензія на 1 рік.
Програмний РРО і орендований сервер
На початку року підключили Програмний РРО | Ліцензія на 1 рік. У жовтні програму й базу перенесли на орендований сервер, відновили користувачів і підключення робочих місць. Конфігурацію Торгсофт-Термінал перевидали на тринадцять робочих місць.
Доставка онлайн-замовлень
До конфігурації додали Інтеграцію з Новою поштою | Ліцензія на 1 рік. Вона доповнила зв’язку інтернет-магазину й облікової бази створенням, друком і відстеженням ТТН.
Налаштування правил усередині готової архітектури
Поточні звернення стосуються вигляду форми стану складу, складу полів у шаблоні чека програмного РРО та правил накопичувальної знижки. Оренда сервера продовжується, система супроводжується в робочому режимі.
Що привело до успіху: шість рішень власника
Шість управлінських рішень повторюються в цій історії з року в рік: власники спочатку описували конкретний процес, перевіряли його на своїх даних і лише після цього розширювали конфігурацію.
Перехід почали зі структури даних
До запуску визначили, які поля потрібні для товарів, цін, залишків і контрагентів. Для номенклатури зберегли код та артикул виробника, а залишки звіряли після імпорту по кожному центру обліку.
Інтернет-магазин включили в проєкт до запуску
Власники запросили розробника сайту на окрему зустріч, перевірили дерево видів товару, склад даних для вивантаження та роботу замовлення віддаленого клієнта.
Робочі місця додавали за фактичною потребою
П’ять місць у січні 2017 року, сім у травні, одинадцять у 2018 році, тринадцять у 2019 році. Кожне розширення відповідало новим користувачам і робочим сценаріям.
Ролі та доступи розділили на старті
Для продавців, товарознавців, бухгалтера та інших користувачів розділили доступ до форм, кас і операцій. Надалі права уточнювали разом зі змінами процесів.
Опції підключали під конкретні операції
На старті були потрібні сайт, зарплата й мобільний доступ. Пізніше додали віддалений продаж, резервні копії, сертифікати, правила запасів, ПРРО та доставку. Побажання до робочих сценаріїв передавали в підтримку і розробку окремими зверненнями.
Віддалену роботу й резервування оформили окремо
Для роботи через віддалений сервер додали Торгсофт-Гібрид і хмарний архів, а згодом перенесли базу на орендований сервер.
Перевірте свої сценарії на демоверсії
У демоверсії можна створити власну структуру товарів, завести кілька серій і відтінків, провести прихід, продаж та інвентаризацію, перевірити ціни, права користувачів і роботу з сайтом.
Бізнес-процеси магазину професійної косметики
Палітри, об’єми та артикули
Товарознавець розділяє асортимент за видами, виробниками, артикулами та характеристиками. Для серій із багатьма різновидами можна використовувати правило формування моделі товару: різні відтінки або об’єми об’єднуються спільним ID моделі, а конкретна позиція зберігає власний штрихкод і характеристики.
Прихід, етикетки, повернення та інвентаризація
Товарознавець оформлює прихід або імпортує накладну з Excel, друкує етикетки для позицій без зручного заводського маркування та переміщує товар між точками. Працівники проводять інвентаризацію вручну, зі сканером або ТЗД. Повернення покупця та повернення постачальнику оформлюються окремими документами з урахуванням прав користувача.
Закупівлі, постачальники та запаси
Керівник бачить залишки по центрах обліку, продажі та рух товару. Автоматичний розрахунок складських запасів допомагає визначити рекомендовані норми, а Мінімальні та максимальні залишки за складами задають межі окремо для різних точок. Товарознавець використовує ці дані під час формування замовлення постачальнику, а бухгалтер перевіряє взаєморозрахунки за накладними.
Роздріб, гурт і продаж за рахунком
У цьому кейсі в обліку використовували роздрібні й гуртові ціни, режим «Торгівля з випискою рахунку», взаєморозрахунки з партнерами та роботу з VIP-клієнтами. Такий сценарій підходить магазину, який продає одиничні товари роздрібним покупцям і відвантажує матеріали майстрам або салонам більшими партіями.
Сайт, резерв і доставка
Синхронізацію з інтернет-магазином заклали в конфігурацію ще до запуску. Замовлення з сайту переходить у робочий сценарій менеджера, товар можна зарезервувати під клієнта, оформити рахунок та відвантаження. Після підключення Нової пошти ТТН створюється і відстежується в Торгсофт.
Знижки, ролі та мотивація продавців
Адміністратор розділяє доступ до кас, цін, документів і форм. Керівник може перевіряти використання знижок, дії користувачів і зміни документів. Опція Зарплата та мотивація персоналу підтримує окремі правила нарахувань, зокрема доплати за продаж визначених видів товару.
Підтримка як частина методології
Прозорий облік послуг
Після звернень клієнт отримує звіт із переліком виконаних дій і витраченим часом. Це дозволяє окремо бачити консультації, налаштування, перенесення та технічні роботи.
Супровід робочих сценаріїв
Фахівці допомагали з перенесенням бази, початковими залишками, ролями, принтерами, зарплатою, синхронізацією, інвентаризацією, ПРРО та перенесенням на сервер.
Сценарії переходять у загальні оновлення
Один зі сценаріїв роботи з відомістю інвентаризації був доопрацьований у версії 2018.2.0. Після випуску зміна стала доступною в загальному оновленні програми.
Тонке налаштування обліку для магазину професійної косметики
Структура починається з виду товару, виробника, артикула та характеристик. Якщо серія має багато різновидів, у Торгсофт можна налаштувати правило формування моделі товару. Товари однієї моделі отримують спільний ID моделі, а відтінок, колір, об’єм або інша характеристика залишаються ознаками конкретного різновиду. Це особливо корисно для каталогу інтернет-магазину.
У Торгсофт можна вести роздрібні й гуртові ціни та працювати через «Торгівлю з випискою рахунку». Менеджер формує рахунок для конкретного клієнта, контролює оплату й відвантаження, а в балансі з партнерами видно взаєморозрахунки. Для постійних професійних покупців можна використовувати VIP-клієнтів та індивідуальні правила знижок.
Для готових наборів у базовому функціоналі є «Комплектація» і «Шаблон комплекту». Магазин може створити типовий склад набору, наприклад лампа, база, топ і кілька матеріалів, а потім формувати комплект із товарів на складі. Якщо магазин веде обладнання з індивідуальними серійними номерами, конфігурацію можна доповнити опцією Облік гарантійних товарів за серійними номерами.
Торгсофт формує відомість інвентаризації, куди працівник вносить фактичну кількість. Підрахунок можна проводити вручну, зі сканером або терміналом збору даних, зокрема пристроями на Android. Керівник порівнює фактичну кількість з обліковою та перевіряє рух товару перед коригуванням залишків.
Синхронізація з інтернет-магазином передає дані між обліковою базою та сайтом за налаштованим сценарієм. Менеджер працює із замовленням у Торгсофт, може зарезервувати товар, оформити рахунок і відвантаження. Інтеграція з Новою поштою | Ліцензія на 1 рік додає створення, друк і відстеження ТТН.
Адміністратор налаштовує ролі й відкриває кожному працівнику потрібні форми та операції. Доступ до кас, документів і окремих дій можна обмежувати за роллю. «Протокол дій користувачів» показує зареєстровані події, а «Журнал зміни документів» після ввімкнення відповідного параметра реєструє зміни приходів, реалізацій, повернень та фінансових документів.
Якщо рекомендації майстрів є окремим каналом продажів, конфігурацію можна доповнити опцією Реферальна програма. Для партнера створюється картка реферера, клієнта можна пов’язати з конкретним партнером, а програма веде продажі та взаєморозрахунки за цим каналом.
Екосистема рішення
каталог, ціни, залишки та онлайн-замовлення
нарахування за налаштованими правилами
мобільні сценарії роботи з даними
робота віддаленої каси під час перерв у зв’язку
резервні копії бази
випуск і облік сертифікатів
робота з рухом коштів за рахунками
розрахунок рекомендованих норм запасу
межі запасу окремо по складах
правила строку дії бонусів
підтвердження роботи з дисконтною карткою
фіскальні чеки
створення та відстеження ТТН
Кому підходить така автоматизація магазину професійної косметики
Цей кейс найближчий до бізнесів, де поєднуються великий асортимент схожих позицій, кілька робочих місць, роздрібні й гуртові продажі та онлайн-канал: магазини матеріалів для манікюру й педикюру, професійної косметики для волосся, засобів для брів і вій, перукарського приладдя, витратних матеріалів для салонів та б’юті-шкіл.
Для магазину професійного обладнання до цієї конфігурації можна додати гарантійний облік за серійними номерами. Для бізнесу, який отримує продажі через рекомендації майстрів і салонів, підходить реферальна програма. Для стартових наборів і подарункових комплектів можна використовувати базову комплектацію товарів.
Автоматизація магазину професійної косметики під ваші процеси
На консультації можна розібрати структуру асортименту, роздрібні й гуртові продажі, кількість робочих місць, сайт, каси, запаси, роботу персоналу, обладнання та підібрати конфігурацію під фактичні операції магазину.
Повернутися до попереднього кроку