Автоматизація мережі взуттєвих магазинів: від однієї ліцензії до 158 робочих місць
У взуттєвій мережі потрібно одночасно контролювати моделі, розмірні ряди, сезонні залишки та переміщення між містами. Ця історія показує, як власник розширював систему обліку крок за кроком: від першої повної ліцензії у 2016 році до 158 робочих місць на термінальному сервері у 2026-му. Кейс створено на основі реального досвіду багаторічного використання Торгсофт. Ми зберегли логіку бізнес-рішень, не розкриваючи відомостей про клієнта.
З чого все починалося
Знайомство з програмою відбулося на галузевій виставці взуття восени 2016 року. Після кількох демоліцензій у грудні видали першу повну ліцензію Торгсофт Ультра. Того ж місяця підключили фотографування товару за допомогою вебкамери та мобільний додаток.
У лютому 2017 року базу перенесли з локального комп’ютера на сервер, а мережа перейшла на термінальний режим: три робочі місця на старті, сім улітку і двадцять вісім наприкінці року. Надалі кількість підключень регулярно збільшували разом із мережею.
Як розвивалася система
Демоверсія і перша повна ліцензія
Восени видано кілька демоліцензій, у грудні — повну ліцензію Торгсофт Ультра. Першими підключили фотографування товару за допомогою вебкамери та мобільний додаток.
Перехід на термінальний сервер
У лютому ліцензію перенесено на сервер, налаштовано термінальні підключення для торгових точок. Протягом року кількість робочих місць зросла з трьох до двадцяти восьми. Тоді ж підключено зарплату та мотивацію персоналу і масові розсилки клієнтам.
Рік сервісного контуру
Протягом року активовано хмарний архів даних, синхронізацію з інтернет-магазином, банківські виписки, інтеграцію з Новою поштою, верифікацію дисконтної картки через SMS, подарункові сертифікати та промоакцію «Приведи друга». У березні укладено договір сервісного обслуговування на вісім і більше робочих місць. Кількість робочих місць досягла тридцяти семи.
Каса, платежі та трафік
У червні активовано інтеграцію з банківським терміналом і облік відвідувачів. До вересня кількість робочих місць зросла до сорока восьми.
Мережа продовжує рости
Кількість робочих місць збільшилася з сорока дев’яти до шістдесяти восьми. Восени 2021 року підключено універсальну версію мобільного додатка Торгсофт. Дисконтні картки замовлялися партіями по дві з половиною тисячі штук, під кожну партію створювався окремий діапазон штрихкодів.
Фіскалізація та адресне зберігання
На початку року мережа вже працювала з програмним РРО і поступово збільшувала кількість фіскальних робочих місць. У серпні підключено опцію «Місце зберігання товару». До жовтня термінальна ліцензія зросла до вісімдесяти п’яти робочих місць.
Запаси та клієнтська база
У грудні 2023 року активовано автоматичний розрахунок складських запасів. У травні 2024 року в оновленні 2022.0.36 вийшло запитане мережею підтвердження списання бонусів кодом із SMS. У лютому 2024 року власник описував бізнес як мережу з понад п’ятдесяти магазинів по Україні. Кількість робочих місць зросла зі ста дев’яти до ста тридцяти одного.
Перевидання ліцензії та чинна конфігурація
На початку 2025 року весь набір із вісімнадцяти додаткових опцій перевидано на нову ліцензію. У червні 2026 року кількість робочих місць досягла ста п’ятдесяти восьми. Мережа отримує оновлення програми, останнє з них на момент підготовки кейсу — 2026.0.5.
Принципи, за якими розвивалася система
Вісім управлінських рішень повторюються в цій історії з року в рік. Кожне з них видно в записах обслуговування, і кожне можна відтворити у власній мережі.
Одна база з другого року роботи
Мережа стартувала на звичайних ліцензіях, але вже в лютому 2017 року перенесла ліцензію на сервер і перейшла на термінальний режим. Далі всі торгові точки підключалися до одного облікового контура.
Ліцензія росте маленькими кроками
За десять років зафіксовано понад п’ятдесят окремих збільшень кількості робочих місць. Здебільшого додавали одне-два місця, в окремих замовленнях — кілька підключень одночасно.
Права доступу налаштовані за ролями
В обслуговуванні регулярно з’являються ролі «продавець», «каса», «старший касир», обмеження доступу за центрами обліку і за регіонами, робота з протоколом дій користувачів.
Лояльність ведеться як окремий процес
Дисконтні картки замовлялися регулярно з 2016 року партіями від п’ятисот до п’яти тисяч штук. Під кожну партію створювався діапазон штрихкодів, а з 2018 року працює верифікація дисконтної картки через SMS.
Опція купується під конкретну задачу
Набір опцій складався десять років. Спочатку фотографування товару і мобільний додаток, потім зарплата та розсилки, далі доставка й онлайн-вітрина, згодом фіскалізація, адресне зберігання і розрахунок запасів.
Побажання оформлюються письмово
Власник і його команда надсилали розгорнуті побажання з описом мети та скриншотами. Верифікацію списання бонусів через SMS реалізовано в оновленні 2022.0.36, доопрацювання за зверненнями мережі виходили також в оновленнях 2026.0.3 і 2026.0.5.
Супровід став постійним процесом
З 2017 року мережа користувалася пакетами технічної підтримки, а з березня 2018-го щороку продовжувала договір сервісного обслуговування.
База обслуговується за розкладом
Хмарний архів даних підключено в січні 2018 року, а видалення статистик закритих періодів — у вересні. У 2025 і 2026 роках мережа окремо зверталася щодо регламенту обслуговування накопичених даних.
Спільний знаменник цих рішень
Система розвивалася послідовно: конкретний процес описували, підбирали для нього інструмент, налаштовували права і закріплювали порядок роботи. У результаті розмірний облік, фіскалізація і робота з клієнтською базою залишилися в одному обліковому контурі під час масштабування мережі.
Хочете подивитися, як це працює на ваших залишках
Демоверсія містить розмірний облік, пошук розмірів моделі в торговій мережі та друк етикеток. Її можна встановити на один комп’ютер і завести пробну поставку взуття.
Бізнес-процеси мережі в програмі обліку
Приймання і маркування
Модель заводиться розмірним рядом за один раз, характеристики успадковуються, до артикула прикріплюється спільне фото. На кожен розмір формується власний штрихкод, етикетка друкується з розміром на видному місці.
Продаж на касі
Продавець сканує коробку, за штрихкодом вітринного зразка відкриває наявність розмірів моделі в торговій мережі. Чек фіскалізується програмним РРО, сума передається на банківський термінал із програми.
Склад і асортимент
Для кожного розміру фіксується місце зберігання. Центр управління асортиментом показує продажі й залишки моделей за точками та допомагає перемістити залишкові розміри туди, де модель продається активніше.
Персонал і мотивація
Продажі закріплюються за продавцями, зарплата й премії рахуються за відомістю. Ролі обмежують доступ до чужих центрів обліку, дії користувачів фіксуються в протоколі.
Клієнти та лояльність
Дисконтні картки видаються партіями з власними діапазонами штрихкодів. Бонуси списуються з підтвердженням кодом із SMS, працюють подарункові сертифікати та промоакція для рекомендацій.
Онлайн-канал і доставка
Сайт отримує залишки в розрізі центрів обліку, тож покупець бачить, у якому місті є потрібний розмір. Замовлення оформлюються накладними Нової пошти безпосередньо з програми.
Підтримка як частина методології
Прозорий облік послуг
Після звернень мережа отримує звіт із переліком виконаних робіт і витраченим часом. Це зберігає історію налаштувань і консультацій.
Формат обслуговування
З березня 2018 року мережа працює за договором сервісного обслуговування і регулярно його продовжує.
Робочі сценарії стають оновленнями
Побажання мережі щодо підтвердження списання бонусів кодом із SMS вийшло в оновленні 2022.0.36. У 2026.0.3 додали докладніший прогрес розрахунку зарплатної відомості, а в 2026.0.5 — зміни для обслуговування великих масивів закритих періодів.
Тонке налаштування бізнес-процесів
У вікні реалізації працює режим «Наявність розмірів моделі в торговій мережі» за поєднанням клавіш Alt+W. Продавець сканує штрихкод вітринного зразка і бачить розміри цієї моделі на своєму складі та на інших центрах обліку.
Пункт меню «Аналіз — Центр управління асортиментом» показує рух моделей з фотографіями та залишки за торговими точками. Просто з цієї форми створюється внутрішня передача на потрібну точку.
Звіт «Аналіз — Рейтинг продаваності товарів» показує продажі кожного розміру за обраний період і центр обліку. «Аналіз реалізації за сезонами» дає порівняння сезонів, а автоматичний розрахунок складських запасів враховує фактичні продажі та строки постачання.
Опція «Місце зберігання товару» закріплює за кожним розміром конкретний стелаж або комірку. Продавець бачить адресу зберігання просто в картці товару й іде за потрібною парою одразу.
Для окремої групи товарів або центру обліку створюють свою відомість. Для ролі продавця можна ввімкнути налаштування «Приховувати кількість на складі для товару на інвентаризації», щоб працівник вносив фактично підраховану кількість. Дані збирають сканером або терміналом збору даних.
Продавець сканує штрихкод чека і вибирає потрібну позицію зі списку покупки. Якщо чек не зберігся, реалізацію можна знайти за дисконтною карткою клієнта або в переліку реалізацій. Повернення залишається пов’язаним із початковим продажем.
Для товарів розмірного ряду заповнюють спільний ID моделі і передають у синхронізацію поле «Розмір». Товари з однаковим ID групуються як різновиди однієї моделі, а покупець вибирає потрібний розмір у межах однієї картки.
Екосистема рішення
Архітектура обліку Торгсофт
Термінальний сервер із базою даних, робочі місця торгових точок і центрального складу, окремі облікові контури за центрами обліку та регіонами.
Ліцензії
Торгсофт Термінал — 158 робочих місць мережі. Перша повна ліцензія 2016 року — Торгсофт Ультра.
Каса і платежі
Фіскалізація продажів і повернень, передавання суми чека на платіжний пристрій, звірка надходжень.
Програмний РРО
Інтеграція з банківським терміналом
Банківські виписки
Склад і асортимент
Адресне зберігання коробок, розрахунок замовлення за фактичними продажами, фото моделі в картці товару.
Місце зберігання товару
Автоматичний розрахунок складських запасів
Фотографування товару за допомогою вебкамери
Клієнти та лояльність
Дисконтні картки з діапазонами штрихкодів, підтвердження списання бонусів, сертифікати та рекомендації.
Верифікація дисконтної картки через SMS
Подарункові сертифікати
Промоакція «Приведи друга»
Масові розсилки клієнтам
Онлайн-канал і доставка
Вивантаження залишків на сайт у розрізі центрів обліку, оформлення відправлень із програми.
Синхронізація з інтернет-магазином
Інтеграція з Новою поштою
а також синхронізація з зовнішньою CRM
Персонал, аналітика та дані
Розрахунок мотивації продавців, доступ керівника зі смартфона, вимірювання трафіку, обслуговування бази.
Зарплата та мотивація персоналу
Мобільний додаток Торгсофт
Облік відвідувачів
Хмарний архів даних
Видалення статистик закритих періодів
Кому підходить така модель автоматизації
Описана архітектура розрахована на бізнес, де облік у магазині взуття вже переріс одну точку. Вона підходить, якщо для мережі актуальні кілька з цих умов.
- У вас від двох магазинів, і товар регулярно переміщується між містами.
- Асортимент ведеться моделями з розмірними рядами, а на вітрині стоїть один зразок.
- Сезон короткий, і залишки треба перерозподіляти до його завершення.
- Продавців кілька змін, і кожен продаж має бути закріплений за конкретним співробітником.
- Клієнтська база вимірюється тисячами карток і потребує захисту бонусів.
- Крім залу, працює онлайн-канал із доставкою.
Для такого профілю програма обліку для мережі магазинів будується навколо однієї бази на термінальному сервері. Якщо точка поки одна, підійде звичайна ліцензія з тим самим набором опцій, а перехід на термінальний режим можна зробити на етапі другого магазину.
Автоматизація роздрібної мережі починається з однієї бази
Подивіться, як Торгсофт веде розмірний облік, пошук розмірів у торговій мережі та фіскалізацію продажів. Демоверсія працює на одному комп’ютері, консультант допоможе зібрати конфігурацію під вашу кількість точок.
Повернутися до попереднього кроку